机关档案管理制度
为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统安全，提高机关工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。
一、档案材料前期控制
1、严格按照国家和省、市规定的公文制发程序，把好拟稿、核稿、登记编号、呈批、注发、印刷、分装、送出等环节，做到行文规范、结构规范、格式规范。
2、党组会议、主席会议、常委会议、行政办公会议以及党委、各党支部等召开会议，均应有完整的会议记录。
3、拟稿、核稿、呈批、签发各类文件，必须使用符合规范的标准纸张，按格式打印。
二、档案安全保密制度
1、档案人员必须认真观贯彻落实《保密法》，遵守保密守则，要严守秘密、严防泄密、失密，否则要追究责任，严肃处理。
2、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。
3、档案人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时归档、核实。
4、档案人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。
5、销毁档案要登记造册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，须经领导签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。
6、档案室内严禁吸烟，以防火灾。
三、档案保管制度
1、档案柜属机要重地，外人不得随便开启。
2、保持柜内卫生整洁，档案分类排放，排列整齐。
3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。
4、档案人员熟悉档案库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。
5、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。
6、未经批准，任何人不准将档案带出，更不准私自摘抄、外传。
7、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。
四、档案利用制度
1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准确地提供档案利用服务。
2、本机关工作人员因工作需要查阅本部门形成的档案，
须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。
3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案室可拒绝查阅。
4、档案室档案原则上在阅档室内使用，如因特殊情况需要借出时，须经档案管理员同意后方可借出，借出时间一般不得超过一周，到期仍需继续利用者，经办理续借手续。
5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。
6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。
五、立卷归档制度
1、凡是本机关从事各项工作活动，所形成的具有查考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围，任何部门和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。
2、办公室应按照档案的分类类目、归档范围、保管期限对本机关形成的应归档文件进行整理立卷，交由档案室集中处理。
3、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷、归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给档案室。声像档案随时归
档。
4、立卷归档的要求。归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡形成的各类文件材料、归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，并由有关部门负责人审查核定。
5、向档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，填写交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。
六、档案销毁制度
1、档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。
2、档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。
3、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存１—２年后确认无保存价值，方可销毁。
4、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人）以上监销。
