高校教学秘书实用写作能力研究
随着高校内部二级学院的建立,二级学院的管理体制和职能也相应地发生了变化,二级学院教务管理工作的重要性也日益突出,对教学秘书(含教务员)的能力也提出了更高的要求,写作能力是其中一个重要的方面。笔者以为,作为一种实用写作能力,应当有针对性地开展思考和研究,在实践中逐步提高。
一、写作能力是教学秘书能力结构的一个重要方面
随着高校管理体制的改革不断深入,已经初步形成校系二级管理体制,学校减政放权,管理重心下移,逐步扩大二级学院教学管理自主权,使得二级学院教学管理工作亟待加强。院系二级管理逐步确立后,管理重心下调,学院的教学管理将逐步由过去教务处的直接管理转为宏观管理,由过程管理转为目标管理,在管理职能上有了很大的变化。教学秘书是一线教学管理人员,是教学管理的具体执行者、协调者,也是稳定教学秩序、规范教学过程管理的重要人物。
教学秘书工作在全院教学管理中属于最具体、最活跃的层次,这一客观地位决定了其工作的基本职责是服务,为系领导的决策服务、为教师的教学和学生的学习服务。教学秘书处在教学第一线,具体执行学校制定的各项教学管理制度及规定,如配合学校搞好教学评估,教师考核、专业建设、课程建设。并联系学生处理有关学习方面的问题,负责学生成绩、学籍、考试、考勤、教材、教学计划执行、考试科目安排、成绩的登记和学分的统计等。这些工作都涉及实用写作的问题。
能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发,教书秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件综合。具体包括以下几种:处理信息资料的能力;具有良好沟通的能力;文字写作的能力;计算机管理操作的能力,等等。可见,写作能力是教学秘书完成工作的基本功,无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流,都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作,完整地表达思想,都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的,是一个合格教学秘书的基本要求。[1]
二、熟悉教务工作中所应用的各种文体特点和写作要领
根据工作要求,熟悉各种应用文体。教学秘书的一个重要工作和职能就是协助教学主任做好本单位的日常教学管理工作。如参与专业教学计划的修订编书,订发教材,检查学生上课情,编排课表,下达教学任务,参加有关教研、教学竞赛制况活动,处理毕业实习、毕业论文及其答辩工作的相关事宜。编制、归纳好有关教学档案,分类归档,妥善保管。如不同时期的专业课程设置,教学计划,教学大纲,教师工作量表,学生成绩档案,反映本单位教学活动的有关文件资料,教学科研立项书等等,都要认真编制、整理和保管。其中所涉及的实用文体就有多种,主要有:事务文书、应用文书、行政文书,还有少量的涉及规章制度的法规文书,要根据不同的文体行文。
事务文书要抓住其应用性、广泛性、程式性、真实性、事务性的特点,尤其要突出其应用性和真实性,写作态度要端正,写作所依据的事实要真实可靠,材料要准确无误,判断要符合实际,内容要具体明确,措施办法要切实可行,做到文实相符。第一,注意文体独特风格。风格,是指作者所独具的精神特点和写作技巧的总和。事务文书写作重求实,其文风要求朴素自然、庄重谨严,不浮华夸饰、矫揉造作。第二,注意用语准确、贴切。用语准确、贴切是指在叙述事件、说明情况、提出意见和主张时,语言要得当、有分寸感,合乎语法逻辑要求。第三,篇幅简短、文意完整。篇幅简短但文意必须完整。少说空话、套话、大话,无原则的话。忌概念重复堆砌。总之,内容求实用,不尚空谈;形式求得体,不图新奇,以务实地解决实际问题为宗旨。应用文书要突出其实用性,要目的明确,认清行文对象,有的放矢。观点正确,表达的愿望与观点符合实际,符合规律。行政文书是广义上讲的,包括各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等,要熟悉不同文书的格式要求,文种格式和规范既是公文的包装,又是公文的规矩。如何选择使用适当的文种格式是公文写作工作中常常遇到的问题。许多人在文种的选定上不很清楚,这样在无形之中弱化了行文目的和中心思想的表达效果,也使工作带来了不便,影响了公文的严肃性、准确性。因此正确选择文种格式是公文写作工作的基本要求。行政公文的语言既不同于文学语言,也不同于生活口语。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。[2]
此外,还要拓宽知识面,结合本院特色熟悉各种写作文体。教学管理既是行政管理,又是学术管理。教学秘书要了解本单位各门学科的基本知识,结构体系,了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系,逐步建立适应工作要求的知识结构。
