论高校教学秘书的作用
摘 要：高校教学秘书是高校教学管理的主力军，本文阐述了高校教学秘书的工作职责，旨在分析高校教学秘书的作用。
关键词：高校；教学秘书
中图分类号：G647.2 文献标识码：A 文章编号：1005-5312（2015）18-0265-02
高校是培养人才的生力军。培养人才，也就是教育是高校的主要社会功能之一。教育是高校生命延续的起搏器，是高校的心脏。高校的教育主要是通过教学来完成，教学是高校最重要的任务。现今，各高校都已配备了相应的教学秘书，教学秘书的主要任务就是服务和管理教学以及和教学相关的人员。教学秘书是高校教学管理中最基层的工作，也是高校教学有序进行的保障。“它既充当教学管理的配角，又在教学管理实施中起主角作用。高校教学秘书既是系主任的得力助手和参谋，又是院校规章制度、教学计划的组织者和实施者，在院校和系之间起到纽带和桥梁的作用。”①高校教学秘书是学校教学管理的前沿，直接接触教学的实施者和对象，教学秘书工作的水平直接影响高校教学的质量，因此高校教学秘书在学校的教学管理工作中起着十分关键的作用。
一、高校教学秘书工作职责
高校教学秘书的工作内容繁琐而又复杂，其工作对象涉及面广，有学校教务部门、本学院负责教学管理的领导、学生、任课教师、班主任、其他二级学院等。而且，教学秘书的所有工作都是为教学服务的，所以，各个对象之间又存在着不可分离的工作关系。笔者根据自身多年在教学秘书工作岗位上的经验，总结得出，教学秘书的工作职责主要有以下方面：
（一）服从上级部门的工作安排
教学秘书工作中的首要部分就是完成教务部门下达的各项教学任务和教学安排，具体工作有：及时收发、传达、处理各种教学文件和通知；完成与教师、教学相关的信息采集工作；准备、收集材料，接受教务部门的教学检查；协助教务部门管理和安排外聘教师的教学工作；参加教务部门组织的教学会议，及时传达会议精神和下达会议任务；协助教务部门完成各项等级考试的报名、收费和准考证发放；根据教务部门要求，组织安排期中考试、期末考试和补考的考前科目申报、收取命题卷、考场安排、监考教师安排、领卷、装卷、发卷、收卷，考后的成绩登录、试卷袋整理和试卷保管；根据教务部门安排，组织教师参加各项教学竞赛；根据教学任务安排，编排课程表；组织召开学生座谈会，收取学生对教学和教师的意见和建议；汇总、上交班级教学周志记录；学籍核查工作；协助班主任完成学生实习统计工作；协助班主任发放学生毕业证和其它等级证书等。
（二）协助本学院负责教学的领导开展管理和服务工作
二级学院负责教学的领导是学校一线的教学管理者，在教务部门允许的范围内，他们有权制定、安排和管理学院的教学工作，同时也需完成教务部门下达的教学任务。教学秘书需为领导收集做好各项教学管理的依据，保证一线教学管理顺利进行。主要工作有：协助领导开展教研活动；协助领导完成教学、教研方面的各种计划和总结；收取教案、课件、教学大纲，提供给领导进行检查；协助领导召开师生座谈会，收取师生对教学的意见和建议，为管理提供依据；协助领导完成特色专业、教学成果和新专业的申报工作等。
二、高校教学秘书的作用
高校教学秘书的作用大致可分为三个方面，分别是服务的作用、管理的作用和协调的作用。
（一）服务作用
服务是高校教学秘书最基本的作用，高校教学秘书应为教学服务、为教师服务和为学生服务。教学秘书就像一座桥，搭起教务部门和教师、学生之间的联系，让各方通过教学秘书来实现沟通，达成共识，完成各自应该承担的任务。
（二）为教学服务
“高校的性质和任务决定了学校的一切工作都要以教学为中心。”②保证教学的合理运行是教学秘书的工作准则，教学秘书的首要工作目标就是应为教学服务。为教学服务就要做到完成教学相关的各方面工作，合理安排主管领导下达的教学任务；收集、反馈教学各个环节的信息；保障教学活动的组织和落实；管理教学档案；考试安排等。服务教学的宗旨就是让教学顺利开展，让教学的管理者、实施者和对象从服务中受益。
（三）为教师服务
教师是教学的一线工作者，是教学秘书的直接服务对象。教师在实施教学的过程中，会遇到各种需要解决的问题，教学秘书就是教师的帮手。教学秘书应及时将教学任务下达到教师手中；根据教师不同情况，合理安排课程；为教师提供学生名册；为教师办理调、停课手续；为教师提供课程教材；收集和保管教师的教学档案；按月认真统计和上交教师工作量；组织教师完成教学奖励申报和课题申报；为教师提供教学所需的各类材料；协调教师间的关系等。为教师提供全方位的服务，目的是让教师能够顺利实施教学，保障教学的有序开展。
（四）为学生服务
学生是教学活动的接受者，也是教学秘书的主要服务对象之一。教学秘书为学生服务，能够帮助教学开展取得效果。教学秘书完成学生的报到、注册工作；管理学生学籍信息；按教务处要求为学生办理休学、退学、复学等手续，保证学生学籍管理顺利进行；为学生提供学籍相关证明；按教务处要求为学生办理转专业申报、考试和编班工作；核查学生出勤，帮助学生提高自我监控能力；为学生办理各类等级考试的手续；为学生实习和毕业提供相关证明和材料；为学生征订学习教材和搜集各类等级考试材料；搜集学生对教师和教学的意见和建议，及时反馈于领导和任课教师。帮助学生解决课堂内外各类与学习相关的事情，让学生学习顺利开展。
（五）管理作用
管理是高校教学秘书的一项基本职能，也是高校教学秘书重要性的体现。“教学管理是高校管理工作的核心内容之一。教学管理水平的高低直接影响着教学质量的好坏和人才培养质量的优劣。教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分，是教学管理一线的基层管理者。”③作为教务部门的助手，教学秘书需要在教务部门的指导和要求下监控教学过程和教学质量。同时，还需布置教师撰写教学计划，检查教学计划的执行情况，协助教务部门和本院主管领导检查教学质量，评估教学效果。教学秘书根据自身工作经验，对工作进行总结和研究，及时发现问题，分析问题并解决问题，“在教学管理中形成自己的建议和意见，一方面促进教学管理工作取得新的进步，另一方面为教学管理、教学手段和教学方法提出建议和意见，出谋划策。以保证教学秩序的顺利进行和教育教学质量的不断提高。”④
（六）协调作用
教学秘书的工作性质决定了教学秘书需要与多个部门和多方面的人员进行沟通、联系，协调多方的工作，起到一个中枢的作用。有效的沟通是协调的前提，教学秘书只有具有了良好的沟通能力，才能得到领导、教师和学生的理解与支持。“协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、系领导所布置的各项工作；另一方面学会借助有效的沟通手段协调院、系与校部机关、各部门的关系，以及院、系之间的关系，建立起相互了解、相互合作、相互促进的融洽关系。更为重要的是经常协调本院、系教师与学生有关教学的事宜，并在协调中摆正自己的角色位置，做到到位不越位，参与不干预，出谋不决策，处处以集体利益为重，自觉维护系领导集体与院。系的形象。声誉。”⑤
三、结语
高校教学秘书是一项平凡的工作岗位，然而平凡中也有着它的特殊性和重要性，它为高校教学的开展提供了保障，是高校教务部门和院系领导的好助手。高校教学秘书应意识到自身工作的价值，爱岗敬业，时刻保持积极、严谨的工作态度，脚踏实地的完成每一项工作任务，发挥自己最大的作用。
注释：
①杜启明，江芳.高校教学秘书的角色分析[J].湖北民族学院学报（哲学社会科学版），2012（02）：143-145.
②肖卫.新时期高校教学秘书管理工作浅析[J].教育与现代化，2007（12）：75-80.
③④张爱中，高来举.浅析高校教学秘书的工作特点、作用及素质[J].北京工业职业技术学院学报，2007（04）：87-89.
⑤徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报（高等教育版），2005（03）：58-60.
