办公室人事、总务管理细则
第一条、目的
为加强公司人事、事务管理，提高办事效率，特制定本规则。
第二条、范围
本规章适用于办公室人事、总务的管理，部分条款适用于全体员工。具体内容：办公室人事、总务工作职责，档案管理制度，办公用品管理规定，员工证卡发放使用管理准则，工作服发放管理制度，信（函）、报刊管理制度。
第三条、办公室人事、总务工作职责
一、人事工作职责
1、负责各类人员的招聘、录用手续的办理，建立人事档案和培训档案；
2、负责拟定新聘员工上岗前培训计划，并按计划组织实施，培训结束后对培训效果进行评估，将培训结果记录在员工培训档案；
3、协助部门主管对公司各项规章制度的健全与实施；
4、负责公司员工考勤卡和员工工作证的制作发放工作；
5、负责全公司员工差假、考勤、值日、解雇、辞职手续和办公物品移交的办理，负责全公司人员工资核算；
6、负责公司档案、人事档案资料的管理工作；
7、负责工作服、劳动保护用品管理和发放，负责医疗保险和财产保险等业务处理；
8、负责全公司各部门表单印刷和办公用品、低置易耗品控制发放与管理工作；
9、负责公司各类图书和体育活动器材管理；负责组织员工生日活动等工作；
10、协助总务做好公司各项活动的筹备、布置等事项；
11、协助部门主管做好企业文化建设和宣传工作；
12、协助部门主管处理各种不属于本职工作的事务。
二、总务工作职责
1、负责公司清洁卫生、环境绿化管理工作；
2、负责食堂、宿舍的监督管理，负责厂区卫生和宿舍卫生检查考核工作；
3、负责公司清洁工管理、保安管理工作，并做好监督考核；
4、负责公司生活设施维护与修缮工作；
5、协助部门主管做好公司基础设施维修与施工管理工作；
6、负责消防安全和消防设施的管理；
7、协助部门主管做好公司安全生产工作；
8、负责做好公司各项活动的筹备、布置工作；
9、协助部门主管做好公司资产管理，建立资产管理台帐；
10、负责公司舞厅、音像器材的管理；
11、协助部门主管做好各种文体活动组织与准备工作；
12、负责公司信（函）、邮件、报刊杂志收发管理工作。
13、完成部门主管交办的其他工作任务。
第四条、管理细则
一、档案管理制度
1、档案类别：（1）人事资料档案，包括员工人事档案、员工培训档案、员工晋升奖惩档案；（2）公司对外各种文件资料档案，包括公司对政府、社会团体往来的各种文件资料；
（3）证照档案，包括公司的营业执照和各种证书；（4）财务审计资料档案，包括公司年度的审计报告、验资报告、银行贷款资料、海关资料等；（5）资产管理档案资料，包括主要生产设备技术资料、厂房建筑审批资料；（6）公司内部各种通告、申请报告文件和具有参考价
值的文件资料档案。
2、公司档案由办公室人事负责管理，部门主管是档案管理的主要责任人，保证公司档案资料的安全。
3、各种文件资料的存档：档案管理人员应定期收集各部门需要存档的文件资料，各部门应将收到有价值的文件资料及时送入办公室存档，档案管理人员应做好收文登记工作，注明文件的编号、收文日期、发件部门等，然后重新分类编号存入档案。
4、档案的借阅与索取：因工作需要借阅档案资料时，应经办公室主管批准方可办理借阅手续，借阅时间：重要文件资料如各种证照等一般不得超过一天；一般档案资料不得超过两天。借阅档案资料时应做好借阅登记，注明借阅人、借阅时间和归还时间、借阅人签名确认。
5、借阅档案资料必须爱护不得损坏，保持档案资料的整洁，严禁涂改，严禁擅自复印和转借，需要复印的必须经办公室主管批准方可复印，并做好复印的用途记录。
6、档案的销毁：任何部门和个人非经批准无权销毁档案资料，档案资料因没有保存价值需要销毁时，重要档案资料由总经理批准，一般档案资料经办公室主管批准方可销毁并做好记录。
7、档案管理人员离职时应做好交接手续，应将保管的档案分类交接清楚并在交接单上签名确认。
8、档案管理人员违反档案管理规定造成档案的遗失等，给予10－50元、50－100元以上的罚款，重要文件档案遗失的视情节给予其他处理；部门主管应给予同等的处罚，承担相应的责任。
二、办公用品管理规定
(一)、办公用品的请购
1、每月月底前，各部门应将本部门所需的办公用品制定请购计划，办公室按照实际需要制定全公司办公用品计划及预算，经总经理审批后交由采购人员进行购买。所采购的办公用品按照分类进行入库。
2、公司新聘员工办公用品，办公室根据工作性质和需要，按标准负责配齐，并造册登记。
3、临时需要购买的办公用品，如计算器电脑耗材等经总经理审批后方可购买。
4、办公室对各类印刷品和低置消耗品等办公用品，如笔芯、复印纸、笔记本、各种表单做到库存合理，减少不必要的浪费和开支。
5、建立办公用品台帐、做好入库、出库手续，做到日清月结，帐物相符。
(二)、办公用品的发放
1、办公用品按照计划标准进行发放，发放时要开具领料单才能发放，禁止先发放后补单。
2、各部门根据每月所需各类办公用品用量汇总出一份清单或领料单，由部门主管签字后，交给办公室，办公用品管理人员按照领用标准进行核准，不得多领。
3、贵重的办公用品应严格控制领用标准，做到以旧换新。计算器使用年限不得低于2年，计算机耗材按照使用年限进行换发，各类文件夹使用年限一般不得低于5年，因保管不善造成丢失或损坏，由本人负责。
4、因工作需要临时计划领用的办公用品，必须经部门主管签字确认后，方可领用。
5、办公用品只能用于工作或生产中，任何人不得另作他用。
6、办公用品领用标准附后。
(三)、办公用品管理监督考核
1、办公用品管理人员必须建立办公用品使用台帐，员工离职时按照台帐记录的数量进
行收回。
2、办公用品管理人员如有违反上述规章，给予10－50元、50－100元的罚款，并承担相应责任。部门主管对办公用品管理监督不严，给予相应的处罚。
四、员工证卡发放使用管理准则
1、员工工作证、就餐卡由办公室人事制作配发，并收取工本费。
2、新员工进厂办理完各种人事手续后，当天配发就餐卡，员工进厂7天内应制作配发工作证。
3、员工进出公司或在上班期间应佩戴工作证，未按规定佩戴工作证的禁止出入，并给予相应的处罚，如果因人事没有及时制作发放的，由人事承担相应责任。
4、工作证应佩戴在左胸前位置，或吊挂在胸前，任何人不得将工作证挂在其他位置，否则给予相应的处罚。
5、员工证卡如有遗失应及时向人事申请补办，人事应立即给予补发不得拖延，补发时应收取工本费。
6、员工离职时应将工作证、就餐卡交还人事进行注销。
7、监督考核：如有违反上述条款分别给予10－50元。
五、工作服发放管理制度
1、工作服发放时间：夏装：每年5月、冬装：每年10月，工作服使用年限为2年。
2、新员工进厂15天内暂不发，15天过后经部门主管核准后，按规定标准发放工作服，工作服的发放以部门为单位进行领取。
3、工作服从第一次发放之日起，在本公司服务满2年以上，再换发工作服的，不收取工本费；员工在本公司2年以内，辞职或因违反《厂规厂纪》除名和辞退的，从发放之日起，工作满半年的按照80％收取工本费，工作满一年的按照60％收取工本费，工作满一年半的按照30％收取工本费。
4、因本人保管不善和使用不当，造成丢失或损坏的，需换发新装，换发新装时按照成本价格进行收费。
5、员工在上班期间应着工作服，否则，给予相应处罚。如因人事未及时发放而造成的，由人事承担责任。如因部门主管未按规定的时间申领，由部门主管承担责任。
6、监督考核：如有违反上述条款分别给予10－50元。
六、信（函）、报刊管理制度
1、公司的信（函）、报刊由公司总务负责管理，负责信（函）、报刊的收发工作。
2、公司信（函）一般分为员工私人信件、包裹、汇款单和公司商务对外事务所发生的信件、特快转递、包裹等2种。
3、外来邮件送到公司时，首先由大门岗门卫负责收件，进行严格的分类登记、签名，并同邮局的邮递员办理信件的交接手续，按规定进行妥善的保管不得丢失，下班前应将本班收发的信件向下一班交接清楚，并办理移交手续。
4、公司总务负责对门卫收发信件的管理进行监督，并经常检查门卫是否按规定的程序处理邮件，发现问题及时纠正并向部门主管报告。
5、公司总务每天下午17：00以前进行当天信件、报刊、杂志领取发放工作，并与门卫做好交接手续，属私人信件的应及时填写《员工信件领取通知单》公布在公告栏里，通知员工到大门岗领取。属公司商务信函、特快专递、包裹等应及时送到收件人的手中，并做好记录、签名等手续。
6、信件、包裹、汇款单等邮件包含着员工个人的隐私和个人权利的内容，任何人不得撕看、销毁等行为，否则追究法律责任。
7、公司总务应及时的送发公司信件和各种邮件，不得积压和延误时间，严格信件的各
种收发交接手续，否则，视情节分别给予50－100元的罚款，情节严重的追究法律责任。
第五条、附则
一、本规章的完善与修改由办公室提出，经批准方可执行。
二、本规章的解释权归办公室。
三、本规章经公司总经理批准，从2005年6月1日起执行，原相关制度即行作废。
