办公室职责
负责文秘(印)和上传下达、请示报告、督促贯彻工作; 负责馆务活动安排、协调、联络和接待工作;
负责财务管理、会计核算、资金运营和票房管理工作; 负责政府采购、合同(协议)审核和办公用品采购工作; 负责宁夏自然科学博物馆协会建设工作; 负责党办工作;
负责档案和印章管理工作;
负责对外宣传材料审核和重大新闻发布工作; 负责服务总台管理及相关数据采集工作; 负责车辆调配、维护保养、安全运行工作; 完成馆领导交办的其他工作。
具体工作流程
(一)承办收文工作流程
收文→→编号登记→→填写《文件处理单》→→填写拟办意见→→董事长审批→→分管领导阅示→→对口部室落实→→填写承办情况→→文件回档。
(二)承办发文工作流程
1、内部发文:部室撰写文件→→部长核稿→→分管领导审批→→办公室主任核稿→→办公室文秘确定文号→→董事长签发→→办公室印发。
2、联合发文:部室撰写文件→→部长审签→→分管领导审批→→办公室主任核稿→→送外会签→→办公室文秘确定文号→→董事长签发→→办公室印制→→承办部室分发。
(三)接待工作流程
接收来访函→→填写《接待审批单》→→制作《接待方案》→→办公室主任审阅→→董事长审批→→通知分管领导和相关部室做准备→→采购接待用品→→按程序接待→→财务人员结帐。
(四)政府采购工作流程
部室确定招标采购方案→→分管领导审签→→董事长审批→→预算报办公室财务审核→→报财政审核→→协调部室完善并确认招标书→→协调招标部门公示→→通知分管领导、相关技术人员招标(办公室参与监督、协调和印章服务)→→承办人(或项目负责人)与中标单位对接(承办人在合同上签字、分管领导签字)→→董事长审批→→办公室盖章生效;
工程完成后,承办部室、分管领导、相关技术人员和办公室人员同时在场验收并签字、董事长审批后财务人员按手续付款。
(五)办公用品采购工作流程
办公室征询→→各部室申报→→办公室汇总→→主任审批→→董事长审批→→双人采购→→验收入库→→各部室按程序审批后领取。
(六)印章使用流程
1、普通证明(介绍信):个人申请→→签字备案→→办公室盖章;
2、特殊证明(介绍信)(如房产、二胎子女、高等学历等):个人申请→→填写《印章使用申请单》→→分管领导审签→→董事长审批→→办公室盖章。
(七)新闻发布工作流程
个人撰写→→部长批改→→分管领导审批→→办公室接洽→→副主任校对→→主任终审投递→→数字声像部发布。
(八)复印、打印工作流程
交稿→→复(打)印→→经办人登记→→取回。 为便于工作,急件可随时复(打)印,普通件为每周
三、五下午统一服务。
(九)投诉接待工作流程
1、当面投诉:服务台接待→→疏导→→登记→→报告值班领导并处理→→向投诉人反馈→→投诉处理结果向董事长汇报。
2、电话投诉:服务台疏导→→登记→→报告值班领导→→反馈相关部室→→分管领导处理→→董事长阅批→→向投诉人反馈。
(十)服务总台考勤数据采集工作流程
1、正常上班考勤数据采集:人事部授权→→工作人员统计→→服务台主管审核→→人事部审核→→董事长审批→→通报。
2、节假日及加班考勤数据采集:办公室授权→→工作人员统计→→服务台主管审核→→办公室核实→→主任审签→→馆领导审批→→通报→→财务兑现加班费。
(十一)车辆派遣工作流程
市内派车:部室填写车辆派出单→→办公室登记并确定司机及车辆→→口头(电话)向主任报告→→出车→→用车人在《车辆使用登记册》签字并填写车辆回场时间和行驶里程→→车辆入库。
市外派车:部室填写车辆派出单→→分管领导审批→→办公室登记并确定司机及车辆→→主任签字→→董事长签字→→出车→→用车人在《车辆使用登记册》签字并填写车辆回场时间和行驶里程→→车辆入库。
(十二)采购及报销工作流程
部室填写《采购申请单》→→分管领导审批→→董事长审批→→采购→→入库→→经手人签字→→部长核实→→分管领导审核→→财务审核→→董事长审批(需附《采购申请单》)。
为保证馆领导正常的办公秩序,除不可预见的特殊情况外,董事长对采购、报销的签字审批集中在每周
三、四下午,由于出差、开会或接待等冲突,时间顺延至周五下午。
(十三)信息稿酬兑现流程
工作人员统计→→部长核对→→办公室主任核实→→公示→→分管领导审批→→董事长审批→→财务发放。
(十四)机票预订流程
4 订票人填写《机票预订申请单》→→部长签字→→分管领导审核→→董事长审批→→办公室与签订协议售票处预订→→出差人员刷个人公务卡支付票款→→凭纸质机票和开会(出差)的通知(函)到办公室财务报销票款。
(十五)地下餐厅因公接待流程
承办部室填写《地下餐厅接待用餐审批单》→→分管领导审批→→办公室确认→→董事长审批→→地下餐厅就餐。
结帐时,地下餐厅主管持《接待用餐审批单》和发票到办公室办理。