档 案 管 理 办 法
批准：
日期：2007年4月
根据国家和福建省测绘成果资料档案管理的有关规定，结合我公司实际情况制定本办法，本办法规定了档案（测绘成果、资料档案等）管理办法。
一、管理机构和人员
（一）按照统一管理原则，把有关测绘成果资料整理完毕后，由专人收集、整理、送缴公司建立的档案室。具有保存价值的或必须归档的，不得以任何借口隐留文件、资料。
（二）有专兼职管理人员管理，思想好，事业心强，并具有一定档案管理知识的人员负责。
二、档案管理的主要任务
（一）制定档案工作规章制度、办法和实施细则，保管本公司测绘及其他档案。
（二）做好档案资料验收、归档和管理工作。编制必须的检索工具和参考资料以及汇编目录等，积极开展利用工作。
（三）参与相关档案的修改、补充、鉴定和销毁工作。
（四）向上级部门及时汇交相关资料。
（五）做好相关资料的开发、利用工作，对社会做好有尝服务。
三、档案归档要求
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（一）测绘档案。
1.测绘工作结束后15天之内，由测区负责人指定专人，将该区所形成应归档的测绘材料，按规范的要求加以整理、分类、装订，经审查验收合格后，及时向档案室移交。在未完成移交归档前，不能认为已完成该区的工作任务。
2.凡属测绘文件材料，应做到字迹工整、图面清晰、数据无误。以A14纸为基本规格，装订。禁止用圆珠笔和复写纸书写。凡未达到归档要求，档案室有权拒绝接受。
3.为便于查找、利用和保护。每份归档的科技文件材料都应编制封面。每一盒（袋）内编制卷内目录。
4.凡属归档的原始资料应严格执行公司有关档案的要求，并经上级资料主管部门验收。
（二）其他档案
1.人事档案。凡归档材料，均要认真鉴别，发现问题及时解决。需要销毁的材料要详细登记。严禁私自保存人事档案材料。 2.设备档案单独建档。于设备验收15天内建档。
四、档案鉴定与销毁
（一）档案销毁要严肃细致，定期对档案的保存价值进行鉴定。已超过保管期限且失去使用价值的档案从具体出发采取直接鉴定，对到期或过期档案提出存、毁意见。
（二）鉴定结束后，由公司成立的鉴定小组提出鉴定报告，填写销毁清单，经审定批准后，指定销毁人和监销人。
五、档案资料管理和使用
（一）加强档案形成过程的管理，确保资料质量。
（二）资料收集人员向档案管理人移交的资料必须完整，不完整资料管理人员有权拒收，并限期补做工作使其达到要求。
（三）档案管理人员对归档资料，应及时进行登记，整理。
（四）已归档的测绘资料不得借出。个别需要复制资料应在档案管理人员的允许下进行。
（五）本公司人员不得向任何单位和个人提供资料。（本公司人员因生产需要借阅资料，可直接找管理人员借阅。）
（六）外单位需借阅档案资料者，必须由公司技术负责人同意后才能提借。
（七）借阅档案资料必须履行登记手续，填写《档案资料借阅单》，按期归还。
（八）档案资料一般不得带出资料室，确需带出的需经有关部门负责人批准，需复制资料的必须经有关部门负责人同意，由资料管理员复制。
（九）资料室应根据工作需要编制各目录、编号、对照表等查找工具，采用现代化管理方法提供利用。
（十）使用单位人员对借用档案资料必须爱护，对所借资料应负安全保密责任，不得泄露、遗失污损、严禁在资料上涂画。如有遗失或损坏，视情节严重程度给予批评或处分。
（十一）确保资料安全，最大限度延长资料利用寿命。
1．库房建筑要牢固，门窗严实。
2．库房附件禁止吸烟，非档案工作人员未经许可，不准随意进入库房。
3．档案资料管理员要责任心强，不断提高管理水平，严格执行保密规定。
4．应定期检查档案资料的保管状况，对破损或变质的档案，要及时修补和复制。
六、档案检查
1．每年由公司技术负责人组织检查小组对档案资料进行两次检查。
2．资料归档入库、借用手续是否符合规定；查安全措施；查目录帐册与实物是否一致。检查结果上报公司领导，对存在的问题应提出改进意见和措施。
七、资料开发利用
测绘资料的有偿利用，即可发挥资料应有作用，可以增加效益，创造一定的经济效益。
八、本办法由本公司主管领导负责解释，自印发之日起实施。
2007年4月
