婚姻登记档案管理办法（精选多篇）

发布时间：2022-04-23 12:04:54 来源：其他范文收藏本文下载本文手机版

推荐第1篇：关于《婚姻登记档案管理办法》的解读

关于《婚姻登记档案管理办法》的解读

一、遵循的原则

一是严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、《婚姻法》、《婚姻登记条例》等上位法的规定，确立婚姻登记档案管理的原则、体制、工作职责和文件材料的归档范围、整理方法以及档案的移交、保管利用、鉴定销毁等规定。二是正确处理现实性与前瞻性的关系。在四类婚姻登记档案的归档材料中，都有一条“其他有关材料”，主要考虑随着时间的推移和情况的变化，还可能产生一些新的归档材料，为以后新增加的材料留个接口。例如，目前婚检问题已成为社会关注的热点问题，今后有关法律可能对婚检做出明确规定，届时结婚登记材料就应增加婚检材料。三是整理方法的规定尽量作到简化整理、便于操作。根据婚姻登记档案的特点，在整理方法上综合了传统的“文书立卷”与“以件为单位整理”两种方法的优点，简化整理程序，加盖“归档章”，不装卷皮，不写卷内目录。

二、主要内容解读

《办法》共18条，对立法目的、依据、婚姻登记档案的定义、分类、工作职责、管理体制、婚姻登记材料的归档范围、整理方法、归档要求、婚姻登记档案的移交、保管、利用、鉴定销毁等，均作了明确规定。对有关争议问题，作了以下处理：

1、全宗归属及档案移交。

乡（镇）人民政府办理婚姻登记形成的档案应交乡（镇）档案部门集中管理。这既符合我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，又符合档案按“全宗”整理的原则。一个机关的全部档案为一个“全宗”，应由机关档案部门集中统一管理，不得分散。因此，乡（镇）人民政府形成的婚姻登记档案应归入乡（镇）政府档案全宗，它是机关档案全宗里的一个门类，应与机关其他档案一道实行集中统一管理。这样也方便当地群众查阅档案。

县级以上地方民政部门婚姻登记档案也应按集中统一管理原则实行分级管理并按规定移交同级国家档案馆。考虑到民政部门利用档案的需要及其所能达到的保管档案的能力不同，不便对婚姻登记档案在民政部门保管的时间作具体规定，只规定婚姻登记档案一般在民政部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交，具体移交时间由双方商定。

2、婚姻登记档案的分类。

将分类原则定为：按年度、婚姻登记性质两个层次划分。其中按婚姻登记性质分为结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。

根据《婚姻登记条例》第十六条规定，婚姻登记机关收到人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本后，应将其归入当事人的婚姻登记档案，从方便档案整理和利用两方面考虑，规定人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本按年度归入撤销婚姻类。因为宣告婚姻无效或者撤销婚姻是对原结婚事实的否定，所以特别强调要在当事人原结婚登记档案的《结婚登记审查处理表》中备注有关情况。

3、婚姻登记文件材料的归档范围。

婚姻登记文件材料的归档范围，严格按《婚姻登记条例》所规定的各种登记应提交的证件和证明材料的内容确定。有原件的归原件，归原件不便的则归复印件。

关于“当事人的身份证件”和“香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨以及外国人的证明材料”，《婚姻登记条例》第五条已有明确规定，本办法就简而言之。《婚姻登记条例》没有涉及军人的婚姻登记，部队又自成体系，所以没必要对部队政治机关出具的证明材料做出规定。为了方便整理，我们在确定归档范围的同时，明确了卷内文件的排列顺序。

4、立卷原则与整理方法。

根据婚姻登记文件材料的特点和各地实际工作情况，按照便于保管和利用的原则，确定了结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类材料，分别将一对婚姻当事人的材料组成一卷。在整理方法上，综合了文书档案“立卷”与“以件为单元整理”的优点，形成了婚姻登记档案独特的整理方法：一对当事人材料立一卷，没有传统意义上的卷皮和卷内目录，而是在每卷第一页加盖归档章。既简化了整理工作，又符合婚姻登记档案的特点。

5、保管期限。

婚姻登记档案的保管期限定为100年，主要考虑到绝大多数人的寿命不超过100岁，少数人100岁以上，最多是120岁，《婚姻法》规定男方22岁女方20岁才可以结婚，其婚姻登记档案保存100年，足以满足子孙三代人的需要。为慎重起见，本办法对婚姻登记档案的销毁做出了规定，销毁前要鉴定，对有继续保存价值的档案要延长保管期限。

6、档案利用是否收费。

查档收费属于行政行为，必须有法可依，否则不能在办法中对此做出收费设置。故《办法》未列收费的规定。档案形成单位查阅本机关的档案，相关国家档案馆应无偿提供服务，这已有明文规定，因此办法不再重复。

7、档案管理体制及档案人员。

考虑到各地的实际情况，根据档案工作的基本原则，《办法》只对婚姻登记档案的管理体制进行了规定，对婚姻登记机关档案工作的基本职责作了原则规定，不对机构、人员提具体要求。

8、档案利用的规定。

利用婚姻登记档案，涉及当事人的合法权益保护问题，因此，办法规定婚姻登记档案保管部门应当建立档案利用制度，确定审批程序。婚姻登记档案一般仅供婚姻登记机关和婚姻当事人使用；司法机关、律师及其他诉讼代理人为了确认当事人的婚姻关系，持合法证明可以查阅；其它单位、组织或个人因特殊原因需要查阅婚姻登记档案，须经档案保管部门主管领导批准，并严格履行查阅手续；婚姻登记档案一律不外借；利用者不得损毁婚姻登记档案，不得随意公开婚姻登记档案的内容。

9、经费。

由于婚姻登记档案数量较大，而且大部分在基层保管，档案整理、保管所需费用应有保障，民政部经与财政部预算司沟通，档案管理属于行政行为，所需经费本应纳入预算，故在办法中没有规定此类条款。

推荐第2篇：出国人员婚姻登记管理办法

2013年出国人员婚姻登记管理办法

导读：为加强出国人员的婚姻登记管理，保护婚姻当事人的合法权益，现发布《出国人员婚姻登记管理办法》。本办法自发布之日起施行。

出国人员婚姻登记管理办法

(1997年5月8日民政部、外交部发布)

第一条为加强出国人员的婚姻登记管理，保护婚姻当事人的合法权益，依据《中华人民共和国婚姻法》、《婚姻登记管理条例》制定本办法。

第二条本办法所称出国人员系指依法出境，在国外合法居留6个月以上未定居的中华人民共和国公民。

第三条出国人员的婚姻登记管理机关是省、自治区、直辖市民政厅(局)指定的县级以上人民政府的民政部门和我驻外使、领馆。

第四条出国人员中的现役军人、公安人员、武装警察、机要人员和其他掌握国家重要机密的人员不得在我驻外使、领馆和居住国办理婚姻登记。

第五条出国人员婚姻登记应符合国家有关婚姻法律、法规的规定。

第六条出国人员在我国境内办理结婚登记，男女双方须共同到一方户籍所在地或出国前户籍所在地的婚姻登记管理机关提出申请。出国人员在境外办理结婚登记，男女双方须共同到我驻外使、领馆提出申请。出国人员居住国不承认外国使、领馆办理的结婚登记的，可回国内办理;在居住国办理的结婚登记，符合我国《婚姻法》基本原则和有关结婚的实质要件的，予以承认。

第七条出国人员同居住在国内的中国公民、以及出国人员之间办理结婚登记须提供下列证件和证明：

A、居住在国内的中国公民

(一)身份证和户口证明;

(二)所在单位或村(居)民委员会出具的婚姻状况证明。、

(一)护照;

(二)所在单位(国内县级以上机关、社会团体、企事业单位)出具的婚姻状况证明;或我驻外使、领馆出具或经我驻外使、领馆认证的居住国公证机关出具的在国外期间的婚姻状况证明。持在国外期间的婚姻状况证明且出国前已达法定婚龄的，还须提供出国前所在单位或村(居)民委员会出具的出国前的婚姻状况证明。在我驻外使、领馆办理结婚登记的，须提供国内公证机关出具的婚姻状况公证。婚姻状况公证的有效期为六个月。居住在国内的中国公民同出国人员在国内登记结婚的还须出具婚姻登记管理机关指定医院出具的婚前健康检查证明。离过婚的，须提供有效的离婚证件。丧偶者，须提供配偶死亡证明。

第八条已办理出国护照、签证并已注销户口尚未出国的人员，应持护照和所在单位或村(居)民委员会出具的婚姻状况证明，到注销户口前的户籍所在地或对方户籍所在地的婚姻登记管理机关办理结婚登记。

第九条出国六个月以上，现已回国的人员，应按本办法第七条的有关规定提供本人在国外期间的婚姻状况证明;回国一年以上，确实无法取得在国外期间的婚姻状况证明的，须提供经现住所地公证机关公证的未婚或者未再婚保证书。第十条申请复婚的，按结婚登记程序办理。

第十一条一方为出国人员，一方在国内，双方自愿离婚，并对子女抚养、财产处理达成协议的，双方须共同到国内一方户籍所在地或出国人员出国前的户籍所在地的婚姻登记管理机关申请离婚登记，并须提供下列证件和证明：

A、居住在国内的中国公民

(一)身份证和户口证明;

(二)所在单位或村(居)民委员会出具的介绍信;

(三)离婚协议书;

(四)结婚证。

(一)护照;

(二)离婚协议书;

(三)结婚证。当事人双方有争议的，可以向国内一方住所地人民法院起诉。

第十二条双方均为出国人员，且在我驻外使、领馆办理的结婚登记，自愿离婚，并对子女抚养、财产处理达成协议的，双方须共同到原结婚登记的我驻外使、领馆申请离婚登记。居住国不承认外国使、领馆办理的离婚登记并允许当事人在该国离婚的，可以在居住国办理离婚或回国内办理离婚。双方有争议的，可以向出国前一方住所地人民法院提起诉讼。第十三条申请结婚当事人不符合法定结婚条件的，向婚姻登记管理机关隐瞒真实情况或者弄虚作假、骗取婚姻登记的，按照《婚姻登记管理条例》有关规定处理。

第十四条本办法由民政部负责解释。

出国人员办理结婚登记

一、出国人员办理结婚登记需提供的材料

出国人员是指依法出境，在国外合法居留6个月以上未定居的中国公民。出国人员办理结婚登记需要：

(一)中国公民

本人的户口簿、身份证(原件及复印件)。

(二)出国人员、华侨

1.本人有效护照(原件及复印件);

2.居住国公证机构或者有权机关出具的、经中华人民共和国驻该国使(领)馆认证的本人无配偶以及与对方当事人没有直系血亲和三代以内旁系血亲关系的证明，或者中华人民共和国驻该国使(领)馆出具的本人无配偶以及与对方当事人没有直系血亲和三代以内旁系血亲

关系的证明(证明有效期6个月，证明材料是外文的须提供登记注册的翻译机构的中文翻译件，费用自理)。

(三)男女双方当事人

1.本人无配偶以及与对方当事人没有直系血亲和三代以内旁系血亲关系的签字声明(声明书可在登记处现场领取或网上下载);

2.当事人提交3张大2寸双方近期半身免冠合影照片(彩色、黑白均可)。

二、出国人员办理结婚证的程序

初审(当事人提交证件、证明材料)→受理(当事人填写声明书)→审查(登记员填写审查表)→登记(交纳工本费9元、发证)。

出国人员办理离婚登记

中国公民和外国人在华要求离婚的，按《中华人民共和国民事诉讼法》有关规定，向该管人民法院提出离婚诉讼。要求复婚的，按结婚办理。华侨、港、澳台同胞以及出国人员与我国公民之间双方自愿离婚并已对子女抚养和财产作了妥善处理的，可共同到当地涉外婚姻登记处申请离婚登记。一方要求离婚或一方不能到婚姻登记机关申请离婚的，可直接向国内(大陆)一方户口所在地的人民法院提出离婚诉讼。离婚后，男女双方自愿恢复夫妻关系的，按照申请结婚登记办理。

推荐第3篇：浙江省婚姻登记管理办法

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浙江省婚姻登记管理办法

发布部门:浙江省人民政府

发布文号:浙江省人民政府令第73号

第一章总则第一条为了加强婚姻登记管理工作，根据《中华人民共和国婚姻法》和《婚姻登记管理条例》，结合本省实际情况，制定本办法。

关联法规：

第二条本办法所称的婚姻登记，是指结婚、复婚和离婚登记。

中国公民在本省内结婚、复婚、离婚的，必须依照本办法的规定进行登记。

申请婚姻登记的一方当事人是外国人、华侨或者香港、澳门、台湾地区居民的，分别按照国家的有关规定办理婚姻登记。办理的机关是省辖市人民政府和地区行政公署的民政部门。

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第三条县级以上各级民政部门主管本行政区域内的婚姻登记管理工作。

第四条各级人民政府应当加强对婚姻登记管理工作的领导。卫生、公安、司法、计划生育、工商行政管理等部门应当协助民政部门共同做好婚姻登记管理工作。

第五条禁止干涉婚姻自由。各国家机关、社会团体和企业事业单位或者组织以及村(居)民委员会均有责任如实为本单位申请婚姻登记的当事人出具证明。

第六条婚姻登记管理机关应当严格执行婚姻登记收费标准和经费管理的规定，任何单位或者部门不得借婚姻登记收取其他费用。

第二章婚姻登记管理机关第七条婚姻登记管理机关，在城市是市辖区人民政府的民政部门、不设区的市人民政府的民政部门，在农村是乡(民族乡)、镇人民政府。

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第八条婚姻登记管理机关的职责：

(一)依法办理婚姻登记；

(二)出具婚姻关系证明；

(三)依法处理违法的婚姻行为；

(四)对出具婚姻状况证明的单位进行业务监督与指导；

(五)对婚姻介绍机构进行管理；

(六)对负责婚前健康检查的医疗保健机构进行监督；

(七)宣传婚姻法律和计划生育政策，提倡晚婚，开展婚前教育，倡导文明婚俗。

关联法规：

第九条婚姻登记管理机关应当有专职的登记管理人员，并经过县级以

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上民政部门考核合格，方可上岗；乡镇婚姻登记管理人员的调换，应当按照专职资格管理要求，征求县级民政部门的意见。

第三章结婚登记第十条要求结婚的男女双方必须亲自到一方户口所在地的婚姻登记管理机关申请结婚登记。当事人从取得结婚证之日起，确立夫妻关系。

第十一条当事人申请结婚登记，必须向婚姻登记管理机关提供下列证件和证明：

(一)户口证明；

(二)居民身份证；

(三)人事档案所在单位或者户籍所在地的村(居)民委员会出具的婚姻状况证明；

(四)婚前健康检查证明。

当事人一方或者双方离过婚的，还应当提供法定的离婚证件。

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第十二条现役军人申请结婚登记，必须提供所在部队团以上政治机关出具的婚姻状况证明、本人身份证件和婚前健康检查证明。

第十三条持有劳动教养管理部门出具的结婚登记准假证明的劳动教养人员和人民法院决定缓刑、假释的人员申请结婚登记的，婚姻登记机关应当予以受理。

第十四条婚姻登记机关对当事人的结婚申请进行审查，符合结婚条件的，应当即时予以登记，发给结婚证。一方或者双方当事人离过婚的，注销其离婚证件。

来源：（浙江省婚姻登记管理办法http://s.yingle.com/）婚姻家庭.相关法律知识

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推荐第4篇：轻点鼠标,可查婚姻登记档案

轻点鼠标，可查婚姻登记档案想要查阅政府公开的信息和开放档案，只需要带本人身份证即可在查档窗口进行档案查询、出证，方便又快捷。今天是“国际档案馆日”，上午，绍兴市数字档案馆信息共享平台正式启用，市民可以就近在市和各县（市）档案馆窗口以及市行政服务中心窗口查询所需要的档案资料，其中婚姻登记档案、开放档案和现行公开文件实现(全市)异地查阅，该平台是全省首个地市级数字档案馆信息共享平台。

小张老家在嵊州，在嵊州办理了结婚登记。在绍兴工作的他，在办理房产登记时却碰到不少麻烦事，因为要提供婚姻登记证明，他要到嵊州查阅档案、复印材料，小张不得不两地奔走。市民陈先生住在城南区域，原先该区域属于绍兴县区域，查阅相关的档案得跑到柯桥去。而平台建成后，他们的麻烦就可以解决了，不用来回奔波，就可在当地档案馆查询到自己想要的档案了。

市档案局的有关负责人解释说，市民可以在全市任一国家综合档案馆查阅窗口申请利用共享平台上的档案数据。档案利用的审批权归属于保存该档案的档案馆，异地申请查阅利用，经保存档案的档案馆审核同意后，可以直接在受理点出证。现在，除了在市和各县（市）档案馆窗口可以查阅外，市区的居民还可以在市行政服务中心专门设立的档案查阅点查档。

由于共享平台上的民生档案记载着个人信息，涉及公民个人隐私，如何确保安全是很多市民关心的问题。市档案馆的有关负责人说，他们将加强软硬件应用管理，采取身份认证、资源权限管理、日志审计、访问控制、加密等安全措施，强化档案信息安全保障。

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绍兴市区域数字档案馆信息共享平台首期推出的服务为社会公众利用率较高的婚姻登记档案、开放档案和现行公开文件的异地查阅、跨馆出证。今后，将陆续提供更多门类的民生档案异地查阅、跨馆出证服务。

该平台主要有三大服务功能：面向各档案馆的档案资源服务功能，面向领导和市直机关的档案资源服务功能，面向公众的档案资源服务功能。该平台的正式启用和运行标志着我市以民生档案为主的区域公共档案信息资源管理和服务总平台的建设构架基本形成。

■新闻链接

如何查阅政府公开信息、开放档案？查档人随带本人身份证即可在查档窗口进行档案查询、出证。

个人如何查阅婚姻登记档案？婚姻当事人持有合法身份证查阅本人的婚姻登记档案，如果婚姻当事人因故不能亲自前往查阅的，可以办理授权委托书，委托他人代为利用。婚姻当事人查档，所取得的为档案原件的复制件，委托人、律师查档，所取得的为档案证明（即婚姻登记档案中的基本信息）。

如何查阅离婚协议书？离婚协议书必须由婚姻当事人查阅、出证，被委托人、律师及其他诉讼代理人只能取得离婚登记记录档案证明。

如何办理个人的无婚姻登记记录档案证明？当事人凭本人身份证，经查确无婚姻登记记录的，可以出具无婚姻登记记录档案证明。

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如何在网上自主查档？对于现行公开文件和开放档案，档案查阅人可直接在网上查阅、查看，申请查阅其他馆藏档案，可以填写档案预约登记单，通过短信验证码验证后得知查阅结果。

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推荐第5篇：什么人可查看婚姻登记档案

什么人可以查看婚姻登记档案婚姻当事人可以凭合法身份证件查阅本人的婚姻登记档案;

婚姻登记机关可以利用本机关移交的婚姻登记档案;

人民法院、人民检察院、公安和安全部门可以查阅婚姻登记档案;

律师及其他诉讼代理人持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

推荐第6篇：婚姻登记档案利用保密协议

婚姻登记档案利用保密协议

甲方：县民政局乙方：县计划生育局

乙方因计生统计信息工作上的需要，利用甲方婚姻登记档案。因婚姻登记档案是婚姻登记机关办理公民婚姻登记的原始凭证和历史记录，事关婚姻登记机关的依法行政管理能力和婚姻当事人个人隐私，为确保婚姻登记档案的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《婚姻登记档案管理办法》和档案管理制度的规定，甲、乙双方就涉及婚姻登记档案利用和保密的有关事项签订如下协议：

一、本协议所称的保密资料是指甲方向乙方提供的《婚姻登记基本信息表》。

二、甲方根据乙方提出的公函内容中所列的需利用具体内容制定《婚姻登记基本信息表》，并于每月月初向乙方提供上个月的《婚姻登记基本信息表》。

二、乙方收到保密资料后，必须由主管领导确定本单位知悉该保密资料信息人员的范围（以下简称相关人员），并确定管理负责人。任何人不得擅自扩大该信息的知悉范围。

三、乙方相关人员阅读和使用保密资料，应当在符合保密要求的办公场所进行；确需在办公场所以外阅读和使用保密资料的，应当经乙方主管领导批准，并遵守有关保密规定。

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推荐第7篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》，结合集团公司实际情况，制订本办法。

第二条本办法所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第二章档案机构及其职责

第三条总裁办机要室负责主体档案的管理，并对相关部门的档案管理工作进行督促和指导。公司档案工作的基本原则是：实行集中与分散管理相结合的体制。即公司文书档案由总裁办机要室集中统一管理，人事、财务等档案分别在相应部门管理，以便于及时利用、维护档案的完整与安全。

第四条总裁办机要室负责公司档案的管理，其任务是：

1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。

2、积极开展档案的提供利用工作。

3、进行档案鉴定。

4、进行档案统计。

5、认真学习档案管理相关法律、法规和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

第三章档案管理

第五条文件点收、整理

1、承办部门在文件办理完毕5个工作日内，须将一份完整的文件及《文件处理意见会签单》原件送至机要室归档。

2、中文横写或外文文件要以左方装订为原则；文件如有褶皱、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第六条归档资料的范围

1、集团与有关单位来往信件、各种协议、合同等。

2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。

3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结等。

4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。

5、国际交流和合作企业来往文件、协议、报告、和会议纪要等文件材料。

6、公司各部门发文。

7、相关工程图纸、凭证、技术资料和证件等不同形式的历史记录。

8、其他具有保存价值的文件资料、重要的工作经验材料。

9、外单位直接发给公司各部门的抄送信件。

10、出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动交档案室归档。

第七条声像档案归档

1、各部门、个人在相关业务活动中形成的具有保存利用价值的照片、录像、录音带等，在活动结束15个工作日内，均应移交档案室归档。

2、向档案室移交的照片，应包括底片、照片与文字说明，文字说明应包括时间、地点、内容、摄影者等。

3、向档案室移交的录像、录音带应是原版，并贴上文字说明。

第八条归档要求

1、归档的文件材料要按照自然形成、保存历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。

3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，永久、长期、短期三种。

4、归档文件要依目次号顺利以活页方式装订于向类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

第九条保存期限

1、永久性保存

（1）上级主管机关部门直接针对公司（主送）的有关重大问题，需要贯彻执行的批复、批转、调查报告等文件材料；

（2）上级机关领导视察、检查集团工作时的讲话、照片、录像等重要文件材料；

（3）主要职能活动、年度和年度以上重要问题的总结、专题报告。

（4）采购合同、协议；

（5）工程项目验收报告、竣工验收记录；

（6）集团与外单位签订合同、协议；

（7）设备台账。

（8）总裁会议讲话、公文批复和相关会议纪要；

（9）项目可行性研究报告；

（10）施工图会审记录单；

（11）销售合同评审记录；

（12）销售合同更改记录表；

（13）销售合同（协议）台账。

2、长期（15年以上）

（1）建设项目环境保护意见书保存70年；

（2）设计更改通知书保存70年；

（3）校审（验证）记录单保存70年；

3、短期（15年以下）

（1）管理评审报告保存10年；

（2）内部审核报告保存6年；

（3）纠正或改进项目实施及监督检查表保存10年；

（4）相关法律法规和要求一览表保存5年；

（5）服务要求评审表保存5年；

（6）物业接管计划表保存5年；

（7）物业接管验收内容及状况保存15年；

（8）住户入住初验问题处理清单保存10年。

（9）新生报名登记表保存10年；

（10）新生录取通知书保存5年；

（11）录取新生审批表保存5年。

第十条档案借阅

1、借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出

档案室查阅的，要经总裁办主任批准。

2、借阅时间一般档案最长不超过一天，密级档案最长不超过半天。

3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。

4、借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经总裁办主任批准。

5、借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，须经总裁办主任批准。

6、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。

第十一条档卷清理

1、档案管理人员应定期擦试档案架，保存档案清理，做好防潮、防污染、防火、防鼠、防虫害、防强光等工作。按规定要求每年清理一次档案，已到保存期限者，确定存销与否。对销毁文件应登记造册，按相关程序予以销毁，并做好销毁记录。

2、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，可保存3年。

3、根据文书档案管理要求，按照材料齐全的原则，于第二年清理归档，并于六月底前立卷归档完毕。

第四章处罚条例

第十二条下列行为之一，据情节轻重，给予500-3000元罚款，若构成犯罪，依法追究刑事责任：

1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案；

2、擅自向外界提供、摘抄公司档案；

3、涂改、伪造档案；

4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；

5、档案管理人员在公共场所谈论保密文件的内容；

6、未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚）。

第五章附则

第十三条本办法自印发之日起施行。

二0一四年六月八日

推荐第8篇：档案管理办法

档案管理办法

一、总则

1、根据国家档案法和公司经营管理工作需要，特制定本管理办法。

2、本办法所指的档案，是公司及各职能部门的各项活动中形成的，具有凭证作用和历史作用，有查考价值的各种文件材料。

3、公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均由各部门收集整理，按年度在年初二月之前，立卷转交综合部档案室档案员，各单位的领导和承办人员是整理归档的直接责任人，负责转交工作，任何人工作调动时或退休因故外出，不准自留或带走应归档的文件材料，转交档案需完整，如缺损，档案员立即提出并退回责任单位补办。

4、档案员须忠于职守，努力学习档案专业知识，不断创新和提高档案管理、使用水平。

二、机构和任务

1、公司档案工作由档案员实施，在综合部长领导下开展档案的收集、整理、鉴定，保管、销毁、统计、检索、编研、利用工作。

2、集中统一管理本公司在各项工作活动中形成的全部档案，制修订本公司档案工作中的各项制度、工作计划、总结、分析报告。

3、贯彻执行有关档案工作中的国家方针、政策、规定、办法、创新、实践，符合公司根本利益的方式方法。

4、档案员对各部门整理，转交档案工作业务进行业务指导，协助搞好立卷归档工作。

5、负责档案的鉴定。

6、负责档案的利用、汇编、分析报告及领导交办的其它工作事项。

7、负责公司全部档案管理的使用工作。

三、档案的整理、保管和统计

1、档案按全宗整理和保管，按全宗进行分类、组卷、排列和编目，公司的档案具体分类工作由档案员以“分类目录”的形式通知实施，按年度编制案卷目录。

2、建立全宗卷时，对立卷分类方法、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录做出说明。

3、档案室须坚固，通风良好，应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全设施，严禁在档案室存放易燃易爆物品，对达不到要求的，档案员要反映、报告，提出整改计划，对不具备条件的，要与负责人员共同订出保障措施并实施。

4、档案员要对存放档案的柜、架及其它放置用具的整洁、排列整齐有序负责，

定期对档案进行全面清点核对，做到帐物一致，发生问题及时处理并向综合部长报告。

5、档案员对档案的接收、销毁、借阅、利用效果、复制、实存等数据应有记载和统计，并编制统计年报定期汇总向综合办主任报告。

四、档案的提供利用与保密

1、档案员要学习，熟悉本公司的历史和所保管的档案材料内容，为公司所属各单位积极提供档案，优质高效服务，建立档案借阅登记和利用效果记录。

2、根据公司发展工作需求，开展公司档案编研工作，编制各类档案目录和各种可利用的专题目录、索引、重要文件汇编等参考资料，开发档案信息资源为公司跨越发展服务。

3、借阅档案应根据档案的重要程度办理借阅手续。

⑴查阅重要机密档案需经公司董事长、监事会主席、总经理批准。

⑵公司内各单位查阅档案需综合部长同意。

⑶因设备维修或因具体业务工作需要可直接到档案室与档案员交涉办理借阅。 ⑷查阅非本部门的重要档案，需经归档单位同意，本部门因工作需要查阅本部门归档档案，可直接到档案室查阅。

⑸因工作需要复印存档文件，需查阅单位出具书面证明。

⑹档案室的重要机密档案材料，原则上不准外借，只能在档案室阅览，因工作需要必须借出，应经公司领导批准。

⑺外单位查借档案必须经董事长批准方可。

⑻董事长、监事会主席、总经理、副总经理、董事、监事借阅非密级档案可通过档案员办理借阅手续，直接提档，公司其它人员需借阅档案时，借本部门归档档案，需经本部门负责人批准，借用其它部门档案时须按⑷条办理。 ⑼档案员对借出归还的档案，要认真核对，如有短缺、损坏、涂改、勾划、拆

散或擅自复印、转借等现象要追究借阅人的责任，查明情况报告领导。

五、档案的鉴定和销毁

1、档案员按年度提出对过期档案存、毁处理意见。

2、档案鉴定，由档案鉴定小组负责，档案鉴定小组由综合办主任负责领导，成员由档案员和各业务部门负责人共同组成。

3、档案鉴定小组根据国家档案馆工作的原则、方法，按照档案保管期限，对超过保管期限的档案提出处理意见。

4、档案鉴定结束后，对销毁的档案要登记造册及公司领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人应在销毁清册上签字，并注明年月日，清册要长期保管。

5、根据电子档案的先进手段，在条件允许的情况下，也可录入电子文档长期保存。

六、档案室每年发布一次“文件材料归档及不归档范围目录”、“档案保管期限目录”、“立卷工作程序和案卷质量要求”、“存放文件目录”，根据特殊档案管理制订的“特殊档案管理方法”、“销毁档案（含图书）目录”、“秘密级别划分目录”、“档案借阅办法”等。

附加说明：

1、本制度由综合办提出并归口

2、起草人：

3、审核人：

4、批准人：

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档案管理办法

第一条为加强公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，根据《档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司总经理工作部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、公司总经理部设档案管理员一人，负责公司各类纸质和实物等档案的集中归档、保管和利用。

3、各部门指定专人负责收集及整理本部门档案并及时交总经部档案管理员归档。

第三条档案归档范围

1、凡是反映公司发展、生产经营、企业管理及项目（工程）建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，公司保存原件的扫描件或复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、由公司对外签订的商务合同，应至少保留两份原件，总经理工作部及市场营销部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，交由总经理工作部档案室保存，市场营销部须保存一份原件的复印件。

6、在归档范围内的其他资料，各部门档案管理员整理后连同有关资料移交总经理理工作部。部门需要使用的可复印或复制资料，归档范围外的由各部门自行保管。

7、公司各部门归档资料详见附件一《归档资料清单》

第四条档案保管制度

1、公司总经理工作部设存放档案的档案室，要求做好防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜。

2、各部门将收集、整理的归档资料交总经理工作部统一归档，编制归档目录，填写《档案交接表》。

3、为便于查阅，各部门档案管理员要对归档资料科学地编制分类目录，公司档案管理人员要将各部门档案分区域摆放，并科学编制检索目录。

4、档案要按部门及年份分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须做以帐物相符。

6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理。经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调离手续。

第五条借阅管理

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、员工借（查）阅档案资料，须经部门负责人批准，并将审批后的《档案借阅审批表》递交给档案归属部门的档案管理员办理取档手续。

3、借出档案时，档案管理员应在借出的档案位置上，放置代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

4、阅档必须在办公室、会议室等指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经总经理批准。

5、借阅部门（人）在档案资料使用完后，要按期归还。借出档案材料的时间原则上不得超过一周，必要时可以续借。过期由总经理工作部档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管领导批准。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎损坏或丢失时，要积极追查及时补救，及时妥善处理并报告总经理。

第六条各部门档案管理人员每年年末对档案进行一次清查，督促未归还档案及时归还入库，逾期未归还档案者将纳入考核。

第七条公司商务合同、重要的办公会记录、股东会会议材料等重要档案，须经总经理批准方可在指定范围查阅，且不准外借。

第八条本办法由公司总经理工作部负责解释，自颁布之日起施行。

推荐第10篇：档案管理办法

1、局机关收进和形成的文件、资料、图表，由档案室集中统一管理。档案员负责指导部门文书处理人员对文件、材料进行立卷归档。

2各职能部门设兼职档案员。负责收集、整理本部门的文件、资料、图表，定期归档。

3、机关各部门借阅档案资料可直接到档案室办理借阅手续，时间不得超过一周。若确实需要延长时间，必须重新办理借阅手续。所借档案一律不准横传，以免丢失。

4、系统内的上级或兄弟单位来机关查阅文件、资料，由办公室接待，并履行手续后方可查阅。

5、系统外人员来局机关查阅文件、资料时必须持单位介绍信，经主管局长批准方可查阅。若需要摘抄或复制的，必须经局长同意，并做好登记。

6、借阅人员必须遵守档案管理规定，不得污染、涂改、折叠、乱作标记。不准带易燃易爆物品进入档案室。非工作人员无事不得进入档案室。

7、保守秘密。查阅文件、资料人员，必须严格保守秘密。对档案文件、资料不该看的不看，不该问的不问，不该记的不记。已知道的秘密，不外传，不泄漏，做到守口如瓶。

第11篇：档案管理办法

档案管理办法

1.目的

为了规范公司的档案管理,充分,合理利用档案资料为公司发展和业务工作服务,特制订本办法.

2.适用范围

本办法适用于公司所有部门所有档案的管理工作,具体包括综合档案,内部人事档案(人事档案似乎应该在人才交流中心),项目档案,技术档案,工程档案和会计档案的收集,整理,制作,归档,立卷,编目,存放,使用,鉴定,销毁等活动.本办法对会计档案管理做出原则性要求,其具体规定应参照公司《会计档案管理办法》.

3.职责

总经理办公室是公司档案管理的主管部门,负责公司档案管理制度的制定,检查,落实监督与指导,并负责公司综合档案和内部人事档案的管理工作.

市场部负责项目档案的统一管理工作,并负责公司市场采购档案管理工作.

技术部负责技术档案的管理工作,并负责项目档案中相关部分的收集,整理.

工程部负责工程档案的管理工作,并负责项目档案中相关部分的收集,整理.

财务部负责会计档案的管理工作.

总经理办公室主任是全公司档案管理工作的领导者和责任人,各业务部门经理是本部门档案管理的责任人,各部门应指定固定人员负责本部门相关档案管理工作.

4.档案的内容与范围

公司档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的记录,资料,包括企业管理,经营策划,技术开发,工程管理,合同管理,市场销售,采购管理,售后管理,人员管理,财务管理和行政管理等各个方面活动所产生的不同载体的记录资料.上述资料均在存档范围之列.

4.1以下内容资料属于综合档案的范畴

4.1.1重要的会议材料,包括会议的通知,报告,决议,总结,重要讲话,典型发言,会议简报,会议记录等.

4.1.2政府机关发来的与本公司有关的决定,决议,指示,命令,条例,规定,通知等文件材料.

4.1.3本公司对政府机关的请示及其批复,以及本公司其它对外发文和与有关单位来往的文书.

4.1.4本公司的各种工作计划,总结,报告,通知,通报,请示,批复,会议记录,统计报表,简报以及反映公司主要业务活动的报告,总结.

4.1.5 本公司印信管理存根,登记记录和审批记录.

4.1.6本公司管理干部任免的文件材料以及关于职工奖励,处分的文件材料.

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4.1.9本公司职工劳动,工资,福利方面的文件材料.

4.1.7本公司的历史沿革,大事记及反映本公司重要活动的剪报,照片及音像资料等.

4.1.8本公司与有关单位签订的合同,协议书等文件材料(工程项目合同,分包采购合同及其技术协议除外).

4.1.9 公司各种证书,证照等.

4.1.10各部门业务活动产生的不在业务档案存档范围以内的记录与文件

4.2以下内容资料属于项目档案的范畴

4.2.1项目的初步论证报告(包括商务可行性,技术可行性和运营可行性论证部分).

4.2.2项目招标书等招标文件.

4.2.3项目方案初步设计及其任务安排与审核记录.

4.2.4项目投标书及其制作审核记录.

4.2.5项目合同及技术协议.

4.2.6中标通知,项目内部交接记录.

4.2.7项目技术联络会,项目专题协调会,设计评审会,项目总结会等有关会议的会议纪要及其落实情况记录.

4.2.8项目技术提资材料,变更及审核批准记录.

4.2.9项目设计输出,设计变更,设计图纸会审记录.

项目整体计划,施工计划,设计与技术支持工作计划,采购计划,开工报告以及项目各期现场工作计划等.

4.2.10项目分包采购合同及技术协议.

4.2.11项目经理工作手册与工作日记,以及各方联系,设备到货,开箱验收,质量检验,安装调试记录,施工签证,验收材料,竣工报告等各种施工过程记录.

4.2.12项目总结及项目设计工作,采购工作,施工工作总结,各期现场工作总结等.

4.3以下内容资料属于市场采购档案的范畴

4.3.1 市场调研材料与分析报告.

4.3.2产品推介材料.

4.3.3本公司客户关系资料.

4.3.4合格分包商,供应商名录;分包商,供应商考察,评价记录等.

4.4以下内容资料属于技术档案的范畴

4.4.1实验分析报告等实验室文件.

4.4.2典型设计的设计输出.

4.4.3投标项目初步设计的设计输出.

4.4.4中标项目设计的设计输出.

4.4.5技术开发文件资料.

4.5以下内容资料属于工程档案的范畴

4.5.1每期公司工程项目实施计划,工作安排.

4.5.2每期公司项目进度总表.

4.5.3公司项目工作总结.

4.5.4工程技术标准与项目经理工作手册.

4.6以下内容资料属于会计档案的范畴

4.6.1公司的会计凭证.

4.6.2公司的会计帐簿.

4.6.3公司的会计报表与财务报告.

4.6.4公司的会计文件.

4.6.5公司项目会计台帐及其它有保存价值的会计资料.

4.7以下内容资料属于内部人事档案的范畴

本公司人员登记表,职位申请表等.

5.档案管理的程序

5.1档案的收集

5.1.1公司所有人员在工作过程中应严格遵守公司业务规程,并按照业务规程要求做好记录,并将工作形成的文件与相应的记录文档妥善保存.

5.1.2项目档案分未中标项目和中标项目,分别在开标后和项目验收后收集,整理.对于项目档案立完工工程卷,未完工工程资料整理成册.

5.1.3会计档案资料分类收集整理.其中,会计凭证应按月,按编号顺序每月装订成册,标明月份,季度,年起止,号数,单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单,审核,记帐,主管),由总经理指定专人归档保存,归档前应加以装订.会计报表应分月,季,年报,按时归档,由总经理指定专人保管,并分类填制目录.

5.1.4其它各类档案在每年一月中旬至二月中旬定期收集,整理上年度档案资料.对于文书档案,当年立前一年的卷,并预立当年的卷.

5.1.5收集由各部门指定的档案管理人员负责,档案管理人员应按照负责的档案管理范围列出需归档资料清单,有关人员应按照归档资料清单提供资料.档案人员在接收文件时要认真进行清点和检查,对不符合归档要求的要拒绝接收,并督促规范提供.对接收后的档案要逐一进行登记,形成移交

记录,移交人,接收人,接收日期及内容要填写齐全完整.

5.1.6一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归档.会议文件由会议主办部门收集归档.

5.1.7任何部门和个人不得拒绝归档或将材料据为已有.

5.1.8因管理不善或不能按要求及时归档,造成文件资料遗失的,应追究当事人及部室主管领导的责任,并与年终考核兑现挂钩.

5.1.9员工因工作岗位发生变动,须向本部室办理文件资料交接手续后方可办理调离手续.交接不清的,不予办理调离手续.

5.2档案的整理,分类和立卷

5.2.1公司档案一般以问题特征为主,立小卷,一事一卷,根据分类和成立时间整理.

5.2.2公司档案根据不同价值确定保管期限,而分为永久,长期,短期等三类.

5.2.3文书档案按年度,保管期限,内容分别组卷,依次排放;音像资料,证书(照)分类排放.项目档案按年度,项目名称,流水号,前期资料,项目设计,采购资料,施工管理资料,售后服务等分别组卷依次排列;技术档案按照年度,类别,名称,流水号等分别组卷依次排列;内部人事档案按姓氏依次排列;财务档案按年度,凭证,帐薄,报表,项目台帐,其它分别排列.

5.3档案的保管与存放

5.3.1公司档案按照档案管理职责归口管理存放.各部门存放的档案应做到分类科学,目录齐全,内容完整,便于查找.各部门每半年应将档案管理状况报总经理办公室备案.

5.3.2各部门指定的档案管理人员要采取有效措施对档案进行安全保管,对所有资料必须进行分类编目,并建立清晰的台帐.

5.3.3公司所有档案目录按科学的方法统一编制成册,建立详细的公司档案分类目录,供有关业务部门查阅.

5.3.4档案文件应编写件号按顺序摆放在档案盒内,盒内应有卷内目录.档案盒上要注有卷号,按顺序依次排列在专门的档案柜内.档案柜上要标明卷号,便于档案的查找,利用.

5.3.5档案柜存放处必须具备良好的通风环境,保持清洁和适宜的温度,注意防火,防盗,防潮,防光,防高温,防有害生物.

5.3.6对破损的档案要及时进行修复.

5.4档案的使用

5.4.1利用档案要严格借阅制度及审批手续,根据档案的机密程度和业务性质,确定不同的利用范围.档案密级依照公司的《保密制度》,分为绝密,机密,秘密三种,其余为普通档案.档案限制利用范围参照公司的《保密制度》执行.

5.4.2总经理办公室综合公司档案管理情况编写档案目录,以方便使用,并可根据档案的使用范围,适当复印部分档案,供各业务部门使用.

5.4.3公司内部人员借阅许可密级的档案资料,需办理借阅登记手续.

5.4.4凡查阅,复制,摘录经济合同,商务标书,会计档案等档案资料须经总经理批准.其它越限阅档须经档案管理部门负责人批准,特殊的须经总经理批准.

外单位人员前来查阅档案资料时,需经总经理批准,由相关业务部门的工作人员到总经理办公室办理登记手续后方可代查.

5.4.5公司商业秘密档案和知识产权档案不得携带外出,未经批准不得复制.

5.4.6重要档案(如各类批文,证照原件等)一般情况下,只提供当场查阅,特殊情况需复印和借出时,必须填写申请单,报请总经理批准.

5.4.7借出的文件资料要妥善保管,不得损坏或遗失,不得私自转借他人,不得随意涂改,使用完毕后立即归还公司档案室.

5.4.8档案借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料,情况特殊者可加写说明,主管领导签字后续借.借用重要档案当日必须归还,其他档案资料借用时间不得超过七天.若到期不能归还,又未办理续借手续,档案管理人员应及时催还档案.愈期仍未归还者,报总经理办公室强制其归还档案,并给予处分.

5.4.9丢失重要文件者,应负责补办文件,并承担补办手续费和相关损失.丢失技术变更单或其他单据,造成公司经济损失者,处以损失费用二倍罚款.丢失其它文件,给公司造成重大经济损失者,酌情给予经济处罚.

5.4.10对档案进行涂改,抽换,盗窃,隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,除追究相应责任外,还要根据所造成的损失进行相应的经济处罚.

5.4.11档案保管或借阅过程中,如因人力不可抗拒的原因造成损失,可报领导审批,视情况予以减免赔偿金额.

5.5档案的保管年限,鉴定与销毁

档案文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:

5.5.1永久保存的档案包括:公司章程,股东名簿,组织规程及办事细则,董事会及股东会会议纪要,财务报表,政府机关核准文件,不动产所有权状及其他债权凭证,工程设计图,项目档案,印信登记,公文登记,重要公文及其他经核定须永久保存的文书.

5.5.2长期保存的档案包括:预算决算书类,会计凭证,事业计划资料及其他经核定须保存10年的文书.

5.5.3短期保存的档案包括:期满或解除的合约和其他经核定须保存3年的文书.

5.5.4规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存.

5.5.5档案超过保管期限,须经过由公司高管,专业技术人员,档案管理人员组成的档案鉴定组的鉴定.经鉴定审批确无利用和保存价值的,要逐一登记造册后方可申报销毁或加盖作废章暂存;经鉴定仍有保存价值的档案,可适当延长保存时间.

5.5.6各类档案的销毁须报主管副总审核,总经理批准,由档案管理部门,档案生成部门和总经理办公室档案管理员共同销毁.

6.记录

《归档资料清单》,《档案交接单》,《卷宗目录》,《档案借阅登记簿》.

第12篇：档案管理办法

档案管理办法

编号：目的

一、对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，规范公司档案管理，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

范围

二、公司的规划、各项目所有工程档案资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、会议记录、通知等具有参考价值的文件资料。

职责

三、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

描述

四、项目部的经办人员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交档案室统一管理。项目经理负责对移交档案室的档案进行审核。

内容

（一）档案资料的控制

1、收集、进库和保管

①做好收文发文登记

②工程项目过程中收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同（包括设计合同、监理合同、施工合同等）以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管。工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。

③ 工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交档案室统一管理。

2、归档

①工程项目过程中，档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，并分别存放。

②公司所开发的项目均有项目名称，且档案盒使用统一的标识。

③档案管理员对所接收的项目资料，在专业不同的基础上分类后按接收的先后顺序进行编号。 ④对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。

（二）工程资料的控制

1、工程竣工资料的范围

政府部门所要求专项工程项目均应做竣工资料

⑴工程竣工资料的验收条件

工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：

①建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；

②工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕；

⑵工程竣工资料的验收程序

①工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工验收申请表》，报送项目经理部。

②项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工验收申请表》后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和验收。

③工程竣工专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管项目管理部门验收小组主持。

④验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位依验收意见认真进行整改，并确保符合规定要求。

⑤工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送项目部门复核审查。⑶工程竣工档案的移交

①工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。②档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，进行文件签收登记。

2、移交

工程竣工资料一式两份，原件移交至档案室统一管理。同时移交所有的移交目录清单。

3、归档

档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。

本制度即日起（）开始执行。

审批：审核：制表：

第13篇：档案管理办法

档案管理办法

为了全面、真实、客观反映公司建立发展的历史全貌，收集整理、保存各类有价值的文件资料，以发挥其参考和利用价值。为规范公司各类文件资料收集、整理、归档、保存等管理工作。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《企业档案管理规定》等，参照石油、石化和化工行业有关档案管理办法，以及昌源水务集团公司档案管理的相关规定，制定适合本公司的档案管理办法。

第一章档案管理部门的职责

1、档案管理总则：公司档案管理实行统一领导，按部门、子公司分级管理各类档案的原则。

2、负责制定档案管理办法，审查各部门、各子公司档案管理规章制度及管理办法。

3、负责指导、监督、检查管理办法的执行情况，定期、不定期组织检查考评。

4、审查各部门、各子公司专（兼）职档案管理人员的职责，以及各级领导的管理职责。

5、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《新疆维吾尔自治区档案管理条例》及《企业档案管理规定》，制定公司文件资料归档范围，时间和要求等，确保原始文件资料的齐全、真实、完整、准确和系统的归档。

6、组织有关档案业务学习和交流与培训工作；

7、做好档案的保管安全工作，确保档案的安全。

第二章档案管理岗位职责

1、认真执行档案管理的各项规章制度和管理办法，学习档案管理的基础和专业知识，不断提高档案管理水平。

2、负责工程建设项目文件材料、技术资料的立卷档案及文书文件材料的归档及档案管理工作。

3、认真做好各类文件资料的收集、整理、统计工作及时立卷归档。

4、负责本部门、本单位全部档案资料的接收与移交工作。

5、熟悉和掌握本单位档案的种类、数量、内容等基本情况，对所存档案定期进行检查，整理、调整和统计，做到帐物相符。

6、编制各种检索工具，积极提供利用，并及时填写利用效果登记薄。

7、严格按照相关规定，组织对到期档案进行鉴定、销毁。

8、严格执行保密规定，防止“密从口出”、“密从手失”。未经分管领导批准，不得扩大档案的利用范围。

第三章档案管理的基本规定

一、档案管理的基本要求：

1、公司各部门、子公司负责本单位归档文件材料的收集和整理，及时列入档案管理，任何人不得拒绝归档。

2、归档文件材料必须齐全、真实、准确。真实反映企业筹建、项目建设、生产、经营、企业管理和科研、技术改造等各项活动的重要内容及历史面貌。

3、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

4、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等及其他各种载体形式。

5、归档的文件材料必须为正本，本单位编制的文件应附发文底稿。

6、归档的文件材料具有永久、长期保存价值的电子文件材料应与附有相应的纸质文件材料一并归档保存。

7、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

8、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

9、归档的文件材料所用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写文字必须工整、图像、字迹清晰。

10、各类归档文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。

11、图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。

二、文件材料归档范围：

1、公司在筹备、成立、项目建设、生产、经营、企业管理及产权变动等过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围（见附件《公司文件材料归档范围》）。

2、归档文件材料的来源：

（1）公司各部门、子公司内部形成的文件材料；

（2）公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料；

（3）公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；（4）公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料；

（5）公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料；

3 (6）公司应该执行、办理的外来文件材料。

附件：公司文件材料归档范围

一、党群工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

（二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。

（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。

（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）公司筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。

（二）公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，公司内部机构及变更。

（三）公司领导班子活动。

（四）综合性行政事务，公司事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。

（五）法律事务，纪检监察，公证工作。

（六）审计工作。

（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

（八）职工教育与培训工作。

（九）医疗卫生工作。

（十）后勤福利，住房管理。

（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。

（十二）外事工作。

三、经营、企业管理工作形成的文件材料

（一）企业管理，经营、技改战略性决策。

（二）计划管理，经济责任制管理，各种统计报表，综合性统计分析等。

（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

（四）公司所有的知识产权和商业秘密及其管理。

（五）企业信用管理，形象宣传。

（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

（七）财务管理，资金管理，成本管理，产品价格管理，会计核算管理。

（八）设备、物资、材料管理、保存、供应等。

（九）经营（业务）管理，服务质量管理。

（十）采购、销售项目招投标管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

（一）生产准备、生产组织、调度工作。

（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。

（三）能源管理。

（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。

（五）生产安全，消防工作，交通管理。

（六）环境保护、检测与控制。

（七）计量工作。

（八）标准化工作。

（九）档案、图书、情报工作。

五、产品生产与新产品开发工作形成的文件材料

（一）产品的市场调研、新产品研制、论证、设计。

（二）产品的工艺技术、操作规程、设备运行、试制及生产。

（三）产品的检验、包装。

（四）产品的鉴定、评价、评优。

（五）产品的销售与售后服务。

（六）产品质量事故分析及处理。

六、科学技术研究工作形成的文件材料

（一）科研项目的调研、申报立项。

（二）科研项目的研究、试验。

（三）科研项目的总结、鉴定。

（四）科研项目的报奖、推广应用。

七、项目建设与技术改造工作形成的文件材料

（一）建设项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及项目建设的管理工作。

（二）建设项目和技术改造项目的设计。

（三）建设项目和技术改造项目的施工。

（四）建设项目和技术改造项目的监理。

（五）建设项目和技术改造项目的竣工和验收。

（六）建设项目和技术改造项目的评奖、创优。

（七）建设项目的投产、维修、改建、扩建。

（八）事故分析和处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

（一）购置设备、仪器的申报、审批，购置合同。

（二）设备、仪器的开箱验收或接收。

（三）设备、仪器的安装调试。

（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

（五）事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

（一）会计凭证。

（二）会计账簿。

（三）财务报告及报表。

（四）其他文件材料。

十、职工个人管理形成的文件材料

（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。

（二）职工的鉴定、考核。

（三）职工的专业技术职务评聘。

（四）职工的奖励与处分。

（五）职工的工资、保险、福利待遇等。

（六）职工的培训与岗位技能评定等。

（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。

十一、其他对国家、社会和企业具有保存价值的文件材料。

三、文件材料归档时间

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后归档。

2、建设项目、科研项目、技术改造等文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4、公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

5、会计文件材料在会计年度终结后由会计部门整理归档。

6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

8、下列文件材料应随时归档：

7 （1）变更、修改、补充的文件材料；

（2）公司内部机构变动和职工调动、离岗时，留在部门或个人手中的文件材料；

（3）公司产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。

四、文件材料归档要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2、归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可凭具有证明作用的文件材料归档。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

7、两个以上单位合作完成的项目，矿业公司公司保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、各部门、子公司的专（兼）职档案管理人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。接收档案时应全面检查归档文件材料的质量。

9、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第四章档案管理的保密规定

1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

3、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

4、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

5、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

6、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

第五章档案管理的安全工作规定

一、安全检查规定

1、定期检查：公司定期组织检查。

2、不定期检查：根据当时安全工作需要，开展具有针对性问题进行检查。

3、节假日检查：针对元旦、春节、“五一”、“十一”等特殊时间，进行专项性安全防范措施检查。

二、安全检查主要内容

1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。

2、各类防护装置是否完好。

3、档案库房是否保持清洁。

4、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。

5、隐患整改情况。

三、报告与反馈

1、对检查出来的问题，要积极进行整改，并及时上报公司，保证档案管理的安全。

2、检查中发现问题在未解决之前必须采取有效的安全防范措

9 施，防止事故发生。

3、对检查发现的问题要求积极整改，因此造成后果的追究其相关责任。

第六章档案的借阅和利用规定

一、为了保守企业秘密，维护档案管理的严肃性，必须严格执行档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。

二、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案管理单位联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。不得向外单位提供。

三、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密级的档案材料、重要的财务档案必须经其主管部门领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在阅览室查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件，进行注消。科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅，需要时可借阅复印件。凡离开本单位一个月者应提前把档案归还。档案管理单位有权调回急用的科技档案。

四、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。

五、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者，按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。

六、借阅档案人员离职，或调离时对所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则档案管理单位及上级单位有权不在调动清单签字。

七、任何单位、个人不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供单位一切档案材料，不得私带外单位人员到档案管理单位查阅档案。外单位人员借阅公司档案，须持本单位介绍信，经有关领导批准并下达通知，由接洽人员按规定办理借阅手续。未

10 经公司主管领导批准，不能复印任何档案材料。

八、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。

九、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

第七章档案的鉴定及销毁规定

1、本单位到期档案的鉴定销毁工作，由单位分管领导和相关部门负责人以及档案管理人员组成的档案鉴定小组，具体负责。

2、档案鉴定小组定期对已超过保管期限的档案进行清理鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，对尚有保存价值的档案重新归档。清理鉴定到期档案时，除档案管理人员外，档案鉴定小组必须有2人以上参加。

3、对鉴定确无保存价值、需要销毁的档案资料，档案管理单位应编制销毁清册，逐件登记造册，注明销毁原因、日期、和鉴定意见，写出销毁报告，经鉴定小组审查批准，再报请主管领导和上级档案管理单位批准后，方可销毁。任何单位和个人，均不得擅自销毁档案材料。

4、销毁档案时，应由鉴定小组指定专人销毁，监销人员要在销毁清册上签字，档案室对销毁的档案应及时在各种登记薄和检索工具中注销。

5、销毁的档案必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做其他用。

6、销毁档案的目录，鉴定销毁档案报告，及审批销毁手续等材料要存入全宗卷，并在各种统计台账上注明。

第八章档案管理工作的奖励与处罚

一、有下列事迹之一的，由有关部门和所在单位给予表彰和奖励：

1、认真执行档案工作法规、政策，在监督指导工作中做出显著成绩或同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的。

2、在档案收集、整理、保管、统计、鉴定、开发利用工作中做出显著成绩或在档案面临危险时抢救档案有功的。

3、在征集档案方面成绩显著或将个人收藏的重要、珍贵的档案捐赠给公司的。

4、在档案保护、档案现代化管理及档案学术研究上做出重要贡献的。

5、长期从事档案工作成绩显著的。

二、有下列行为之一的，视情节轻重，由公司或集团公司参照国家相关规定给予通报、处分、经济处罚；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任：

1、不按规定建立档案管理制度和档案管理办法，或档案管理不当危及档案安全造成损失的。

2、发现档案材料破损、变质、丢失、泄密等情况，未及时采取措施造成档案损失的。

3、不按规定将应归档文件材料进行移交或据为己有的。

4、涂改、伪造、盗窃、抢劫档案或擅自提供、抄录、公布和损毁公司档案的。

5、出卖公司档案或非法携运禁止出境档案及档案复制件的。

第14篇：档案管理办法

档案管理办法

1 目的

为了规范国网*******公司负责管理建设的电力基建工程的档案管理，本着有利于工程建设、明确职责、规范工作程序、明确服务范围的原则特制定本办法，从而保证建设工程项目档案管理的产品满足质量、环境和职业健康安全的要求。 2 适用范围

本程序规定了工程建设档案管理的整个流程,适用于******工程建设有限公司各部门及工程建设部。

3 编制依据

3.1《中华人民共和国档案法》 3.2《中华人民共和国档案法实施办法》

3.3 DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 3.4 GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》

3.5国家档案局2001年颁发《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》 3.6能源办（1991）231号《电力工业企业档案分类规则》

4 职

责

4.1主管档案工作的副总经理领导档案工作的整个流程；4.2公司档案室的职责包括：

a)贯彻执行《档案法》及国家有关法律、法规和方针政策，负责制定公司工程档案管理的有关标准；

b)负责组织、协调和指导设计单位、施工单位、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件；

c)及时了解工程建设计划与进度，做到工程档案归档与工程建设同步；

d)建设项目立项后，按公司下达的工程名称和项目代号，负责组织各部门完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作；

e)负责建设项目前期文件、招投评标文件、试运行文件及竣工验收文件的收集、整理、归档工作。对建设公司各管理职能处室档案资料的形成、积累进行指导、监督、检查；

f)参加公司主持的工程竣工预验收工作，对工程竣工预验收文件和竣工图是否符合归档要求进行检查验收，并布置竣工资料和竣工图的编制工作；

g)参加国家电网公司建设运行部主持的工程竣工验收工作；

h)对工程建设部实施业务指导，负责工程档案管理业务的培训。负责指导工程建设部档案室建立工程档案全引目录，并对工程建设全过程的档案资料实行统一管理；

i)负责工程档案管理的统计工作，按时填报上级要求报送的各类统计报表。 4.3计划与物资部、换流站管理部、线路管理部各部门在拟定施工合同时，应明确归档内容、归档要求、归档时间、归档数量并实行归档保证金制度；负责做好各自职责范围内，按《档案实施细则》和合同规定本部门负责管理的工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、物资供应及竣工验收全过程中形成的应该归档保存的技术文件预立卷工作，并填写单项工程归档清单，按规定时间向档案室移交，按工程建设阶段分期分批向档案室办理移交手续；合同结算前审核工程档案是否验收合格；

4.4工程建设部负责工程档案资料的技术审查，确保归档文件的齐全、完整、准确、系统。组织、协调和指导各参建单位编制项目竣工文件和整理项目文件；参加工程初验和竣工预验收工作；负责保管和提供利用工程施工记录和竣工图；对各参建单位工程档案目录进行合并整理，并移交公司档案室。 5 内容与要求

5.1各个工作阶段应该存档的文件如下： 5.1.1可研报批阶段

前期可研结果；发改委批复文件； 5.1.2初步设计阶段

初步设计结果；初步设计报批文件； 5.1.3工程准备阶段

主设备供应合同；监理、施工招标流程文件；监理、施工合同；征地的相关文件； 5.1.4施工阶段

施工阶段安全、质量、进度、物资、信息管理会议记录、相关文件；转序验收资料；图纸现场交底、会审记录；设计修改、设计变更记录；质量验评记录；物资设备到货及开箱记录；网络进度计划报批及实施记录；施工方案报批及实施记录；安全文明规划、二次策划报批及实施记录；施工记录； 5.1.5调试、试运行阶段

启委会工作纪要及文件；站系统、系统调试、试运行方案、试验记录；工程预验收相关文件；设备单体及分系统调试记录；工程初步验收相关文件；设备带电签证；向生产移交相关文件；厂家资料； 5.1.6竣工验收阶段

工程验收相关文件；竣工决算相关文件；备品备件移交记录； 5.1.7移交运行、达标投产阶段

达标投产检查相关文件；各单位工程总结、声像资料； 5.1.8后评估阶段工程后评估相关资料 5.2存档文件要求

a) 所有需要存档的文件按照《档案管理细则》的要求进行编制；

b) 合同、竣工签证书、评标文件等应制作规范。实现标准化、规范化。各项内容填写齐全、完整。

c) 提高文件题名的编写质量，文件题名应简明准确表达文件的主要内容，不能抽象。如协议书，应明确关于什么问题的协议书。各种文件应标明编制日期，各种表格应注明制表日期。

d) 进口设备资料编制中英文对照目录。

e) 凡是需要审签的文件，原稿必须用黑色碳素笔手签。 f) 打捆招标的文件要按单项工程移交。

g) 单项工程资料预立卷时做到齐全、完整、准确、系统、及时；资料移交

不能缺页、缺卷、签字手续完备，自产文件必须原件归档，批复文件要有原文、附件，签报附件要齐全；评标打分表要齐全完整；归档资料（包括合同）按规定在一个月内移交。

第15篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划，制定企业档案发展规划和年度计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料；第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交第十条文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上年度全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上年度的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求，按照年度—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章档案的鉴定与销毁

第十九条档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章档案信息系统的维护与管理

第二十一条集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一年度档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章审批过程中文件的管理

第二十五条审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、年度工作总结、年度财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、年度工作总结、年度财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、年度工作总结、年度财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章附则

第三十三条本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。

第16篇：档案管理办法

档案管理办法

1 目的和范围

1.1 目的：建立健全公司档案管理网络，维护公司档案的完整、准确与安全，使公司档案管理工作基本实现制度化、规范化、标准化。

1.2 范围：适用于公司党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备类、会计类及声像照片类归档文件的建档工作。 2 术语定义

2.1 归档文件：指公司在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为管理类档案保存的各种文件材料。

2.2 归档文件整理：指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3 职责

3.1 公司办公室是档案工作的归口管理部门，负责统一管理本公司档案工作，建立健全档案管理网络，维护本单位档案的完整、准确与安全。

3.2 公司各职能部门根据职责分工负责及时做好文件材料的收集、整理和归档工作。

4 文件材料的归档及日常管理

4.1 文件材料的收集、整理和归档应当依据《东风汽车公司档案整理规则及分类建档规范》，以确保归档的各类文件材料完整、准确和系统。

4.2 各职能部门对文件材料的收集、归档工作要列入各项工作的管理程序；列入生产、经营和管理等各项活动的工作计划；列入职能部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

4.3 各职能部门有关产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程项目竣工验收、外购设备、仪器开箱验收等有关活动，必须通知档案人员参加，由档案人员负责文件材料的验收。凡没有完整、准确、系统的文件材料的不能进行鉴定和验收。 4.4 归档文件材料纸面要清洁，空白处不得有无关文字或符号。

4.5 员工因公出差、出国、外出考察、学习和参加各种会议等过程中收集的重要文件材料应按规定及时上交档案室整理归档，凡未上交档案室的，按照出差管理规定财务部不予报销差旅费。

4.6 档案人员应对各部门移交的各类档案认真检查，检查合格后交接双方在移交清单（一式两份）上签字，正式履行移交手续。

编写部门：公司办公室编号： 4.7 文件材料归档后不能更改。

4.8 档案的整理和摆放应合理、规范，便于保管和利用。

4.9 档案应安全存放，存放地点及环境应符合国家和上级主管部门的规定。 4.10 单位员工在离职前，必须先清退应归档的文件材料和归还借阅的档案，经档案室签字确认意见后，方可办理离职手续。 5 文件材料的归档时间

5.1 公司文件材料：每年度的文件材料各职能部门应在次年三月底前进行移交，档案室应在次年六月底前整理和归档完毕。

5.2 产品技术文件材料：新产品开发在试制定型后归档；定型产品在投产后归档；工艺、工装在调试合格后归档。

5.3 科学技术研究文件材料：科研课题已完成并经过鉴定或评审、验收后三个月内必须归档；研究周期长的科研课题可分期归档，待完成后，经补充或修改后再全部归档；取得负结果或因故中断的科研课题，在批准中止时应及时归档；对在归档后形成的文字材料，如获奖证书、用户反馈信息等，科研课题负责人应及时移交档案室归档。

5.4 设备文件材料：设备购置、验收阶段文件材料在设备投入安装调试前归档；设备安装调试阶段文件材料在安装调试完毕投入正常使用前归档；设备维修文件材料应于设备维修结束后归档；设备使用管理文件材料应在其形成后及时归档。 5.5 基本建设文件材料：在项目实体完成后三个月内将项目文件归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档。对重大、复杂工程施工周期较长的项目，可在工程项目告一段落后，先作阶段性归档，待工程项目竣工验收后两个月内再全部整理归档。

5.6 会计材料：按会计年度归档。每两年移交一次。

5.7 声像照片材料：每年度形成和积累的声像照片材料，须在次年六月底前整理完毕并归档。 6 归档范围

附件1 公司文件材料归档范围

附件2 产品技术文件材料归档范围附件3 科学技术研究文件材料归档范围附件4 设备文件材料归档范围附件5 基本建设文件材料归档范围附件6 会计材料归档范围附件7 声像照片材料归档范围

7 本办法由公司办公室编制；本办法由公司办公室解释。

2009-04-29发布 2009-04-29实施

公司办公室发布附件1：序号一党群工作 1 党委工作（1）党代会、党委扩大会会议文件材料（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8） 2 （1）（2）（3）（4）（5） 3 （1）（2）（3）（4）二 1 （1）（2）（3）（4）（5）（6） 2 （1）（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）公司文件材料归档范围归档范围党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部负责部门党委全委会、团委会、常委会议记录与纪要党委民主生活会记录与纪要党委年度工作计划、规划、总结党委作出的决议、决定、指示、通报、批复和条例、规定等党员民主评议、发展党员党委任免干部的决定、批复、通知组织关系介绍信纪检工作纪检、监察和信访保密工作中形成的制度、决定、通知、报告关于申诉、检举符合立案条件的调查材料党员受警告以下处分及以上处分的决定、报告、批复党员处分年度统计报表处理群众来信、来访工会工作工会主席与公司总裁会晤记录与纪要职工、工会委员代表大会文件材料公司先进集体、先进生产（工作）者代表大会文件材料工会工作年度工作计划、总结行政管理行政事务单位领导办公会记录与纪要年度工作计划、总结单位内部机构的成立、合并、撤销、调整、更名与启用印信等各种专题会议材料及专题性调查报告、分析材料等各项规章制度、管理办法单位对内对外宣传材料、刊物及汽车展示计划和活动材料人事管理与培训人事管理年度工作计划、总结单位各高管人员及中管人员聘任与解聘通知、决定单位与员工签订的招聘录用合同、担保书等材料职工专业技术职称评聘、晋级等材料职工获奖材料职工除名、受警告以下处分及以上处分的调查报告、处理决定职工名册及人员情况统计表工资分配方案单位为职工办理退休、养老、待业、医疗保险的材料职工在职培训工作党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部党群工作部公司办公室公司办公室公司办公室公司办公室公司办公室公司办公室人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部 4 （1）（2）（3）三 1 （1）（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）（11）（12）（13） 2 （1）（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9） 3 （1）（2）（3）（4）（5）（6）（7）（8）（9）（10）（11）（12）外事工作单位组团出国考察报批文件出国考察报告出国人员的请示、审查报告、批复生产技术管理生产管理中长期制造技术和工艺发展规划生产能力建设和技术改造发展规划，项目投资计划产品生产工艺路线规划以及工厂布局方案新产品生产准备计划技术标准、工艺标准新增工艺设备、测量设备前期技术管理及采购招标文件材料装备管理文件材料，装备改造、更新、大修计划安全事故报表，重大伤亡事故报告及分析处理特种设备事故、火灾、交通事故和重大环境污染事故统计材料有关工业卫生、职业病安全生产操作规程有关环保的计算依据、方法、规定，污染源调查材料环境污染防治材料，环境影响报告书，环境工作基本情况材料质量管理质量管理程序文件制造质量改善规划方案、制造成本改善规划方案及其管理材料质量认证体系材料质量管理统计报表质量事故及处理结果材料产品质量分析报告及有关材料计量工作计划、总结、报表，计量工作定级、升级仪器、仪表检测记录与仪器、仪表流动情况记录计量标准仪器的周期检定记录，计量标准考核材料科技管理新产品研发试制和技术改造立项计划、总结等科技工作长远规划、年度计划、总结中外合资项目的立项报告、请示与批复专利、著作权登记、科技成果管理文件材料科技合作、成果转让合同、协议科研经费预算、分配、使用的文件材料科技奖励材料标准化工作规划、计划、总结、规定等企业标准、标准认证材料科技管理、技术革新、合理化建议形成的材料新产品开发的材料设计、制造工艺选定方案新材料应用研究、新工艺开发、特种装备研制及专利申请材料人事总务部人事总务部人事总务部人事总务部技术部技术部技术部技术部技术部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部附件2：产品技术文件材料归档范围序号一 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 二 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 三 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 四 1 2 归档文件材料产品设计文件材料产品开发规划技术、经济市场调查、考察报告及可行性研究报告专题分析报告、专题会议纪要技术任务书或技术建议书、技术协议、合同、批复研究试验大纲、报告技术设计说明书，技术经济分析报告，标准化审查报告试制总结，试制鉴定大纲，鉴定证书、审批文件文件、图纸目录各种图纸产品使用说明书、装箱单引进国外产品的技术文件材料工艺技术文件材料工艺方案产品零部件工艺路线表工艺规程及附图，工艺守则，工艺卡工艺关键件作业指导书技术标准（工艺、工装标准）外协件、配套明细表专用工装设计文件（工具清单、工装蓝、底图）材料消耗工艺定额明细、汇总表关键工艺问题处理纪要工艺总结产品工艺文件目录产品质量检验技术文件材料产品检验大纲各种理化检验分析报告性能、无损探伤、金相检验报告质量保证控制卡、检查卡重要质量问题分析报告及重大质量问题处理记录产品返修批准文件，不合格品申请回用单关键零部件检验记录及汇总表，配套件检查记录产品验收记录，产品试验报告，用户质量反馈意见产品质量攻关记录及成果材料产品质量专检、行检记录及总结材料，产品合格证明书产品创优文件材料产品创优计划和措施优质产品审批文件、优质产品证书、奖状、奖杯、奖章等负责部门技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部品质保证部附件3：科学技术研究文件材料归档范围序号一 1 2 3 4 5 二 1 2 3 4 5 6 7 三 1 2 3 4 5 6 7 四 1 2 3 五 1 2 3 4 5 6 7 六 1 2 3 归档文件材料准备立项阶段行业规划、专项规划、本单位发展规划项目申请书、委托书、技术任务书、协议书及审批文件调研报告、可行性分析报告研究方案及论证、方案审查报告或纪要课题研究计划、年度实施计划研究试验阶段试验装置设计文件、图纸、研究报告试验大纲、试验记录及数据处理材料、试验、测试报告设计计算书、设计说明书关键技术、工艺、关键工艺设计文件、产品图纸样机试验报告、样品安装、调试检测记录、试运行报告计算机辅助设计、辅助制造文件材料，源程序征求意见稿、送审稿、报批稿、编制说明、意见汇总表总结鉴定阶段研制工作总结专利申请文件、专利证书、公证书鉴定或评审、验收测试报告鉴定申请报告及批复、鉴定大纲、鉴定会议文件、鉴定证书项目费用计算材料，经济效益、社会效益评述及凭证材料标准审查会议纪要、签署单位贯彻措施采用国际标准、国外先进标准原文及译文成果申报奖励阶段科技成果报告表成果奖励申报材料获奖凭证材料推广应用阶段推广应用方案及论证技术转让文件合同、协议推广的产品设计、工艺文件生产定型鉴定文件用户信息反馈推广应用总结技术改进文件，技术培训材料，标准宣传贯彻材料其它环保审查文件与本课题密切相关的请示、批复、会议记录和来往函件样品、样本、出版物负责部门技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部技术部附件4：设备文件材料归档范围归档文件材料设备购置（更新）计划设备购置申请书及审批文件设备购置项目建议书、可行性分析报告及审批文件设备购置协议或合同设备开箱验收单或验收记录随机文件 (1)产品合格证、证明书等有关产品质量说明方面的文件 (2)产品使用说明书，操作说明书、电器说明书等 (3)电器原理图、电器接线图、液压原理图、管路图等 (4)安装规程、安装说明书等有关安装方面的文件 (5)备件或易损件图册 (6)设备生产的依据标准设备安装任务书、安装工艺规程、安装基础竣工图设备精度检验记录设备调试记录、试车记录设备安装验收移交单或验收记录设备操作及安全技术规程设备维护保养规程设备润滑卡片、履历表保养记录表、技术状况调查表设备精度调整记录设备事故报告及处理意见设备大修申请书及审批文件设备厂修理前检查记录设备零部件测绘图设备维修记录病历卡设备封存、启封报告及审批文件设备调迁（转让）报告及审批文件设备迁移安装报告设备技术状况检验记录设备移交清单设备检验调整记录设备革新文件（1）设备革新成果表（2）设备革新奖励证书及其凭证设备技术改造文件（1）设备技术改造申请书及审批文件（2）设备技术改造计算书、说明书等文件材料（3）设备技术改造图纸、试验数据（5）设备技术改造验收文件、验收记录负责部门保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部保全部设备购置阶段设备验收阶段设备安装调试阶段设备使用管理阶段设备维修阶段设备封存调迁阶段设备革新改造阶段附件5：基本建设文件材料归档范围序号一 1 2 3 4 5 二 1 2 3 三 1 2 3 4 5 四 1 2 3 4 五 1 2 3 六 1 2 七 1 2 3 4 5 6 7 归档文件材料可行性研究、任务书项目建议书及其报批文件项目选址意见书及其报批文件可行性研究报告及其评估、报批文件环境预测、调查报告、环境影响报告和批复设计任务书、计划任务书、报批文件设计基础文件工程地质、水文地理、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明地形、地貌、控制点、建筑物、构建物及重要设备安装测量定位、观测记录水文、气象、地震等其它设计基础资料设计文件总体规划设计、方案设计、技术设计、施工图设计技术秘密材料、专利文件、报批文件工程设计计算书关键技术试验设计评价、鉴定及审批项目管理文件征地、移民文件计划、投资、统计、管理文件招标投标、承包合同协议专项申请、批复文件施工文件建筑施工文件设备及管线安装施工文件电气、仪表安装施工文件监理文件施工监理文件设备采购、监造工作监理资料竣工验收文件项目竣工验收报告工程设计总结、施工总结、监理总结项目质量评审文件工程审计文件、材料、决算报告环境保护、安全卫生、消防、人防、规划等验收审批文件竣工验收会议文件、验收证书、验收备案文件项目评优报奖申报材料、批准文件及证书负责部门附件6：会计材料归档范围序号一 1 二 1 2 3 三 1 2 3 四 1 2 3 4 会计材料名称会计凭证类原始凭证、记帐凭证、汇总凭证会计帐簿类日记帐、明细帐、总帐固定资产卡片（指固定资产报废清理后还需保管）辅助帐簿、涉及外事的会计帐簿会计报表类主要财务指标快报（包括文字分析）月、季度会计报表（包括文字分析）年度会计报表（决算)（包括文字分析）其他类会计档案移交清册会计档案销毁清册各类协议、合同银行余额调节表、银行对帐单负责部门财务部财务部财务部财务部财务部财务部财务部财务部财务部财务部财务部附件7：声像照片材料归档范围序号一 1 2 二 1 2 三 1 2 四 1 2 3 4 五 1 2 声像照片材料内容视察、来访党和国家领导人、部委和省领导人来本单位视察工作外宾来访、洽谈等党政工作本单位召开的重要会议本单位领导人的重要活动反映本单位发展及历史面貌本单位发展史、简介材料、本单位全貌和区域景物本单位荣获国家和部、省级奖励项目或荣获名、特、优产品科研、生产、经营活动科研课题进程中各个阶段本单位在研制重大设备仪器过程中有关阶段科研成果鉴定会、评审会等有关科技会议产品质量检测过程中有关阶段基本建设本单位基建工程、基地原貌、奠基仪式、开工和竣工本单位建筑物改造前后负责部门

第17篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条为加强集团档案的科学管理，有效保护和利用档案,更好地为集团提高经济效益服务，根据《中华人民共和国档案法》、《工业企业档案分类试行规则》等有关规定，制定本办法。

第二条档案分类:

一、按档案性质分：包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。

二、按档案专业分:包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十类。

三、按档案保存介质分：包括纸质档案、声像档案。

第三条集团综合部负责全公司的档案管理工作，各子公司综合办负责本公司的档案管理工作；集团各部办、直属公司，子公司各职能部门（单位）建立临时档案，在档案管理业务上归综合部门统一管理。

第二章归档范围

第四条各单位在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《文件材料归档范围》）。第五条归档文件材料的来源：

一、各单位内部形成的文件材料；

二、集团所属单位和派出机构应报集团的文件材料；

三、各单位引进项目、外购设备等带来的文件材料；

四、集团投资的全资、控股、参股企业应向本集团提交的文件材料；

五、集团参与的合作项目，合作单位按要求应向集团提交的文件材料；

六、集团执行、办理的上级和外来文件材料。

第六条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

第三章归档时间

第七条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

第八条新产品、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

第九条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

第十条集团员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。第十一条会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

第十二条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十三条下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

三、企业产权变动过程中形成的文件材料；

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章归档要求

第十四条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

第十五条归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

第十六条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。第十七条具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

第十八条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。第十九条归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，文书档案应订一式二套卷，底稿加正文留存一套，正文留存备查一套。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。第二十条两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

有合同、协议规定的，按其要求执行。

第二十一条各单位的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。

第二十二条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第五章档案管理

第二十三条档案分类

一、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

二、集团的党群、行政、生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入相应的类别中统一编号。

三、常用的分类方法有：（1）按产品型号分类；（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。

第二十四条档案编目与编制检索工具

一、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

二、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。

第二十五条档案保管

一、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

二、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

三、底图除修改，送晒外，不得外借。修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。

四、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

（一）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放；

（二）胶片库房应设臵在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

五、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

六、档案库房的一般要求：

（一）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

（二）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。

第二十六条图纸的修改、补充

一、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

二、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。

三、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

四、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

第二十七条档案鉴定

一、各单位要根据国家有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。

二、确定保管期限的基本原则是：

(一)对本单位有长远利用价值的档案应永久保存，它主要包括：本单位制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、本单位领导人任免的文件材料；上级直属单位颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级单位针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；本单位的基本建设和技术改造、产品开发、设备仪器管理形成的科技档案、会计帐簿、财务报告、审计报告等。

(二)对本单位在一定时期内有利用价值的档案分别为长期保存。它主要包括：本单位一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，上级单位颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。财会档案的会计凭证和一般性财务报表等。

(三)凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

三、本规定未尽事宜，参照《文书档案保管期限表》、《会计档案保管期限表》、《建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。

第二十八条档案借阅

一、查阅档案时，首先由查阅人认真填写查阅档案登记簿。

二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

三、如因工作需要借出档案时，要办理档案借阅手续，认真填写档案借阅审批表，同时须经主管领导审批（各分公司借阅档案须经各分公司经理签署意见，集团各部办借阅档案须经各部办部长签署意见），档案管理部门领导审批同意后，方可借阅。(见附件2《档案借阅审批表》)

四、借阅档案使用完毕应按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经主管领导批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

五、企业档案主要供本企业利用，企业外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经主管领导批准后，方可查阅。

第二十九条档案销毁

一、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，对短期档案由销毁人提前登记造册，提出销毁报告，由各单位综合办主任审批。

对长期档案销毁的由销毁人提前登记造册，提出销毁报告，经各单位综合办主任审核，集团主管领导审批，并报上级主管部门备案。

二、销毁档案时要严格执行保密规定进行烧毁，必须由二人以上进行。

第三十条本办法自下发之日起执行。

第三十一条本办法由综合部负责修订及解释。

集团文件材料归档范围

一、党群工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织（如党、政、工、团、妇）召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种音像材料。

（二）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作、重要政治活动或事件所形成的资料及办理员工的行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作、安全保卫、综合治理形成的文件资料；

（四）本单位党委、工会、团委和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）行政领导的会议文件材料，召开的工作会议、专业会议材料；

（二）本单位颁发的（包括转发与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿；

（三）本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件；

（四）本单位及其内职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。及检查下级单位工作、调查研究形成的主要文件材料。

（五）本单位的成立的可行性研究、申请、批准，企业章程。合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料。

（六）本单位的历史沿革、大事记、年鉴、反映本单位（本行业）重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。

（七）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理登记的文件材料；

（八）内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。

（九）本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训，专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表，以及员工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩文件材料。

（十）本单位与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和本单位外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料。

三、经营管理工作形成的文件材料

（一）本单位改革，经营战略决策。制定的工作条例、章程、制度等文件材料。

（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。

（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。

（五）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

（六）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

（七）物资采购、保存、供应和流通。

（八）经营业务管理，服务质量管理。

（九）境外项目管理。

（十）招投标项目管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

（一）生产准备、生产组织、调度工作。

（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。

（三）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。

（四）生产安全，消防工作。

（五）环境保护、检测与控制。

（六）计量工作。

（七）标准化工作。

（八）能源管理。

五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

（一）产品的市场调研、立项论证、设计。

（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。

（三）产品的检验、包装。

（四）产品的销售与售后服务。

（五）产品鉴定、评优。

（六）产品质量事故分析及处理。

六、科学技术研究工作形成的文件材料

（一）、科研项目的调研、申报立项。

（二）、科研项目的研究、试验。

（三）、科研项目的总结、鉴定。

（四）、科研项目的报奖、推广应用。

七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料

（一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。

（二）基建项目和技术改造项目的设计。

（三）基建项目和技术改造项目的施工。

（四）基建项目和技术改造项目的监理。

（五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。

（六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优。

（七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。

（八）事故的分析和处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

（一）购臵设备、仪器的立项审批，购臵合同。

（二）设备、仪器的开箱验收或接收。

（三）设备、仪器的安装调试。

（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

（五）事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

（一）会计凭证；

（二）会计账簿；

（三）财务报告及报表；

（四）统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（五）审计工作形成的材料文件等。

十、员工个人管理形成的文件材料

（一）员工的履历材料。

（二）员工的鉴定、考核。

（三）员工的专业技术职务评聘。

（四）员工的奖励与处分。

（五）员工的工资、保险、福利待遇等。

（六）员工的培训与岗位技能评定等。

（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。十

一、其他对企业有保存价值的文件材料。

第18篇：档案管理办法

xxx集团有限公司会计档案管理实施办法

第一条为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）的规定,结合本公司实际情况，制定本办法。

第二条

会计档案管理部门

1、集团公司档案主管部门和财务管理处共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由集团公司财务管理处、二级核算单位财务部门分级负责。集团本部财务管理处负责会计档案的入库集中管理，由财务管理处指定专人负责在专门地点保管。二级单位的财务机构负责本辖区的会计档案临时归档管理。二级核算单位的行政负责人应保证本单位的会计机构独立封闭的财务办公场所，会计档案存放的专门用房。会计档案保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

2、财务管理处及集团公司内部有关的项目部、分公司、子公司，必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三条

会计档案归档的范围

1、会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

2、会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

3、财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告及其附表、审计报告。

4、财务金融资料，包括银行对账单、银行存款余额调节表、金融授信及贷款合同。要求报表报送主体单位每月把报表汇总范围内的银行存款对账单汇总装订成册。国外办事处、项目部银行对账单扫描到国内，由中煤国际财务部审核和核对后装订成册。

5、税务资料，纳税申报表、税务审计报告、增值税和普通发票存根联、增值税抵扣联及汇总册等；

6、其他会计资料，包括会计档案移交清册、会计档案保管清册（目录）、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见数、内部审计报告、经济活动分析报告等其他具有保存价值的会计资料；

7、会计电算化资料：包括会计软件安装系统盘、使用手册、会计套账定期（年度）备份电子文档、年度财务报表电子文档及读取平台。第四条会计档案的整理

1、各单位的会计机构、海外会计组、项目部会计人员按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计记账凭证、报表和其他会计资料装订成册，会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

2、会计凭证

按月立卷。每月将凭证装订成册，根据凭证多少，凭证可分散多册装订，做到整齐、牢固、美观。月末统一登记案卷目录，每月立卷一份。装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

3、会计账簿

手工核算的会计账簿，应按《会计基础工作规范》进行立账、登记和结账。

实行会计电算化的单位，会计核算总账、明细账应在年度结束后次年2月底前打印并按规范装订成册。

会计账簿的装订应符合要求。装订顺序为账簿封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。会计账簿应注明所属年度及账簿名称和编号。账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

4、会计报告、税务申报表、增值税抵扣联汇总册

会计报告编制完成并按时报送后，报表封面应经财务机构负责人、总会计师、单位负责人签字。留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

税务申报表、增值水抵扣联按月装订，年度终了统一归档保管。

第五条会计档案资料的归档保管

1、集团本部财务机构核算单位，当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入集团本部会计档案室并由专人保管。

2、驻外独立核算的项目部，项目会计档案由项目部财务部门保管，项目部撤场时，当年会计档案移交项目所属单位财务机构保管，以前年度会计资料存入集团档案室并由专人保管。

3、驻外区域办事处及其核算的项目部会计档案资料，5年以内的会计档案，由其财务机构按本会计档案管理办法归档管理，期满后存入集团本部会计档案库并由专人管理。

4、境外办事处及其项目部会计档案资料，由其财务机构按本会计档案管理办法管理，每年的会计资料归档清册报送一份集团本部会计档案室归档，境外机构撤销时，应向集团本部会计档案室移交全部会计档案资料。国际业务主管部门财务部每年应对境外办事处财务机构会计档案进行至少一次检查和指导监督。

5、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅等一系列工作。

6、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收，由会计机构负责人和档案管理部门负责人鉴交。

第六条会计档案的借阅使用

1、单位内部会计人员借阅会计档案，应办理登记审批手续。会计档案借阅由会计所在单位会计机构负责人审批。单位内部其他人员需借阅会计档案的，由所在单位会计人员办理。

2、借阅会计档案，一般不允许将会计资料拿出档案室。单位内部会计人员需将会计档案借出档案室的，应经集团公司财务机构负责人审批。会计档案管理员履行档案借出、归还登记手续，在归还时，应查验会计档案资料的完整性，及时归档。单位保存的会计档案不得对外借出，根据国家有关规定必须借出的，需经集团公司主要负责人审批，并严格按规定办理相关手续。

3、借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，严禁纂改、调换和损坏会计凭证及其他会计资料。对外复制提供会计凭证、账簿、报表应经集团公司财务负责人或单位负责人审批同意。

第七条各种会计档案的保管期限

1、会计原始凭证和记账凭证保管30年。

2、会计账簿：总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿保存30年。固定资产卡片、固定资产台账保管期限为固定资产报废清理后保管5年。

3、会计报告：月度、季度、半年度财务会计报告保存10年，年度财务会计报告、年报审计报告永久保管。

4、会计金融资料：银行存款余额调节表、银行对账单保存10年。

5、税务资料：纳税申报表、税务审计报告、增值税和普通发票存根联、增值税抵扣联及汇总册保管期限为10年。

6、会计档案管理资料：会计档案移交清册保管30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书保管期限为永久。

7、其他会计资料保管期限为10年。

第八条会计档案资料归档前的保管

1、会计档案资料集中归档进入集团公司会计档案库或二级单位临时会计档案库前，财务机构负责人应明确各会计核算主体的会计档案保管人员，并定期对未入库的会计档案资料进行检查。入库前的会计档案资料一般应由核算本单位套账的主办会计保管并承担保管责任，由多个会计共同核算同一套账目的，财务机构负责人应指定其中一人保管。

2、各单位负责人或财务机构负责人必须为会计人员提供保管临时会计档案资料的场所、设施和设备，并符合防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

3、保管会计档案的会计人员应对会计档案加强日常安全管理，注意保密，防盗防丢失。发现会计资料偷盗或遗失应立即报告单位负责人和财务机构负责人，并采取相应紧急救治措施。

第九条会计档案的销毁

1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限。可以销毁的会计档案，应编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

第十条会计档案管理员职责

1、认真贯彻执行国家《会计档案管理办法》和公司会计档案管理工作的规定，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

2、做好会计档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和利用工作。电算化档案还要做好防磁、防潮、防尘，保证其完整无缺，有效利用。

3、对移交的会计档案，应当编制会计档案移交清册，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案管理人员应当会同会计主管人员、经办人员共同拆封整理，以分清责任。

4、负责会计档案调阅工作，会计档案的调阅要严格按照公司规定的调阅手续进行办理。

5、负责定期检查会计档案的到期情况，按规定办理会计档案的移交、销毁手续。

6、接受上级主管部门的业务指导和监督检查。

7、定期向领导汇报档案管理情况。完成领导交办的其他任务。

第十一条任何个人不允许私自藏匿会计档案资料，并因此承担相应法律责任。

第十二条处罚

1、因管理原因导致会计档案资料遗失，由保管人员承担相应责任，并处以不低于5000元的罚款，财务机构负责人、档案管理部门负责人和单位负责人承担领导责任。

2、年度终了或会计档案临时保管期限届满6个月内，未按本规定及时办理会计档案移交入库集中管理的，由集团财务管理处责成相关单位或部门在30天内整改到位，并对相应单位财务机构负责人和主办会计处以每次1000元的罚款。

第十二条附则

1、自本办法下发之日起

60天内，各单位完成本单位的会计档案自查，对照本办法完成会计档案的归档整理和入库。

2、本办法自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。

年月日

第19篇：档案管理办法

会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节总则

第一条为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节管理体制和职责

第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节文件材料的形成和归档

第三条档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节档案的利用

第六条档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节档案保管期限的划分及鉴定

第九条档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节档案保密规定

第十三条档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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会签日期：2016-8-12

第 0 次修改

（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节档案查阅、借阅规定

第二十一条借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节档案室管理规定

第三十条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节档案销毁规定

第三十八条需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等） 3.02证书（资质等） 3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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第20篇：档案管理办法

档案管理办法

第一条

目的

档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。第二条

档案范围

公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。第三条

档案分类及编号

1、档案按其内容及关联部门可分为五大类： 1.1行政类 1.2财务类 1.3人事类 1.4业务类 1.5政策类

2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第四条第2款条。

3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

4、归档后须填写《档案管理登记表》。第四条

机要档案

1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中：

2、划分标准： 2.1绝密档案包括：

 公司经营发展中的经营战略  经营方向  经营规划

 经营项目及经营决策  战略性的合作协议 2.2机密档案包括：  财务资料

 公司重要会议纪要  公司经营情况

 人事档案、薪资性档案、劳动合同  技术资料 2.3秘密档案包括：  重要项目资料  项目合同协议第五条

档案装订

1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。

2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。第六条

保存期限

档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：

1、永久保存：  公司章程；  公司证照；  各级批文；  印鉴；

 公司年度经营计划；  公司年度经营总结；  年度财务报表；  人事资料；

 大型活动图片、音像资料；  其他核定须永久保存的文书。

2、十五年保存：  会计凭证；

3、两年保存：

 期满或解除的合同协议；  完结后的项目方案；

 其他经核定须保存两年的文书。  部门工作计划及工作总结；  完结后的部门请求报告；  完结后无长期保存必要文书。

4、公司规章制度由总经理办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第七条

保管部门

1、财务专项机要档案由财务部负责保管。

2、人事专项机要档案由行政人事部负责保管。

3、其他档案均由总经办指派专人保管。第八条

档案移交

1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。

2、会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交总经办。

3、合同协议应在签订之日移交总经办。

4、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。

5、其余档案半年移交一次，时间为每年的１月和７月。

6、、档案移交须填写《档案移交清册》。

7、《档案移交清册》一式三份，移交双方各一份，总经办留存一份。第九条

档案调阅

1、因工作需要需调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相应核准人核准后方可调阅。

2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须总经理助理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。（保密性档案的范围见《机要档案管理制度》）。

3、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。

4、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。

5、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。

6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。

7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第十

档案销毁

1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。

2、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。

3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。

4、销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。

5、档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。

6、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，总经办一份。第十一条

其他

1.档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。2.所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。 3.所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。 4.以上表格均由总经办统一编号。

5.各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

《婚姻登记档案管理办法.doc》

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