听王华老师《文档管理》有感
今天听了王华老师关于文档管理的培训，让我感触颇深，我深深地意识到了文档管理的重要性。我想从以下几个方面来阐述：
1.文档管理为什么重要
首先来说，在实际工作过程中，组织中的个体不可能完全独立完成一项工作，每一项工作的完成都是需要组织成员的相互配合才行的。这就涉及到组织成员沟通的问题，在沟通过程中，由于个人的知识结构和背景不同、所处的岗位和立场不同会导致一个人对一项工作的口头描述和对方的理解产生偏差，因而造成了双方信息的不对称。而如果采用文档沟通的方式，结果将会大大不一样。因为文档具有延续性、长期性和全面性的特点，它克服了口头沟通的随机性、即时性和局限性，也因为撰写文档的过程本身就是对思路的整理过程，对沟通双方也是一次统一认知的过程，在这个过程中不仅有效地减少了沟通障碍，而且也避免了因为时间的消磨而造成个人思维和想法的变化。
上面我谈到的是文档管理对于组织沟通的重要性，其实文档管理的重要性还体现在组织管理上。组织管理是一项庞大的系统工程，在这项系统工程中，我们必须重视重复工作造成的时间成本浪费，尤其是对于IT企业而言。实际上，文档是对于组织管理者而言是项目跟踪和控制的一个重要工作，让管理者很清楚地知道每一个组织成员所做的工作，从而为其提供了项目管理、资源分配和成果审查的重要依据。
对于个人而言，有效的文档管理能够显著提升工作的效率和规范化程度，对于未来的工作计划也能起到指导性的作用。这一点不仅仅适用于研发人员，对于营销人员和运营体系成员同样适用，清楚地记录自己每一天所做的事情，可以帮助我们对于工作获得全面而系统的认识与了解，使自己思考问题的方式更加系统化，提升自己看问题的眼光，我们应该养
成这种习惯。
2.如何提升文档管理的有效性
我觉得提升文档管理的有效性要从两个方面入手：
首先是文档属性的管理，对文档的数量、名称、标识、类型、版本、内容、责任人做出事先的安排，做出合理的文档管理总览表，并在修订文档的时候做出及时的更新，这样才能保证文档的管理持续有序。
其次是文档的动态管理，要注意对文档进行不定期的检查与更新，按照PDCA的原则，保证文档的真实有效，否则文档管理就是形式主义。 只有在保证了文档管理的有效性的基础上，谈项目管理、谈组织管理才能有意义。
