采购与供应商管理程序
1.目的
为保障公司采购工作有序、便捷、高效运行，进一步规范公司采购审批流程并对其进行集中管理，确保采购产品符合规定要求；进一步规范并有效控制对检验检测准确性有影响的外部服务和供应品的采购（包括消耗性材料），确保检验检测数据的准确性。保质保量完成采购保障任务。我们本着以产定购、预算审批、计划采购的原则制定本制度。 2.适用范围
适用于公司生产性物资（检验/测试仪器设备等固定资产及消耗性材料）和非生产性物资（办公设备等）的采购及支持服务等，其统分为以下三类： 3.定义 3.1大宗采购
单笔采购总额合计高于10000元（含）的服务和固定资产及耗材。 3.2日常采购
单笔采购总额低于10000元的服务和固定资产、办公耗材。 3.3紧急采购
水电抢险、活动实施、设备维护运行、意外事件等过程中急需物资和服务采购。 4.职责
4.1使用部门的职责
4.1.1按需申报，填写《服务、物资申购表》； 4.1.2按需申领，填写《物资申领单》； 4.1.3所购物资的验收，填写《物资验收单》； 4.1.4物品质量改进的建议权； 4.1.5按需制定月度、年度需求计划。 4.1.6审核新立项项目采购的可行性和必要性； 4.1.7审核物资质量标准或技术指标； 4.1.8辅助、指导物资合理使用，避免浪费；
4.1.9帮助、指导制定和实施节能降耗计划减少物资采购支出，达到降低成本的目的； 4.2行政人事部的职责
4.2.1按时收集、整理使用部门需求计划，制定月度、年度采购计划；审核月度、年度采购
计划和采购预算；签订大宗采购框架合同及存档；
4.2.2寻找合格供应商并进行询比价，询比价过程需记录并存档，填写《商务洽谈记录单》； 4.2.3组织大宗采购和紧急采购及实施日常采购； 4.2.4组织验收到货物资，填写《物资验收单》； 4.2.5保障采购物资与需求相匹配；
4.2.6保障采购物品较高性价比； 4.2.7保障采购时效性； 4.2.8建立健全采购台账； 4.2.9积极配合上级督导、检查；
4.2.10履行外部服务单位能力评价程序，填写《外部服务单位能力评价记录》； 4.2.11履行供应商评价程序，填写《供应商评价记录》； 4.2.12建立年度合格供方档案，填写《XX年度合格供方名单》。 4.3子分公司负责人职责 4.3.1对日常采购工作全面负责； 4.3.2审批日常物资采购计划； 4.3.3审核大宗物资采购计划； 4.3.4管理采购预算合理实施； 4.3.5监督检查日常采购工作落实情况； 4.3.6不断督导采购工作改善。 4.6财务部职责 4.6.1审核采购预算； 4.6.2监督预算合理使用； 4.6.3超采购预算预警； 4.6.4办理物资出入库手续； 4.6.5建立健全出入库台账； 4.6.6指导合理编撰采购预算； 4.6.7指导建立健全规范台账；
4.6.8提供月度预算使用情况汇总报表，作为制定下一步采购计划的依据； 4.6.9支付采购款项。 4.7总公司技术总监职责
4.7.1审核年度采购计划； 4.7.2审核新立项采购项目； 4.7.3核定物资技术指标及质量标准。 4.8总公司总经理及总经理授权副总经理职责 批准物资采购计划。 4.9质量负责人职责
负责维护本程序的有效性。 5.采购方式的适用条件
5.1采购项目达到500万元（含）人民币或董事会批准的符合公开或邀请招标的项目适用于公开、邀请招标；
5.2采购项目在10万元（含）人民币以上至500万元（不含）以下的适用于竞争性谈判； 5.3 采购项目在5000元（含）人民币以上至10万元（不含）以下的适用于询价采购；
5.4采购项目在5000元（不含）以下的适用于单一采购。 6.工作程序
6.1服务和物资采购过程流程图（以子分公司采购为例）
6.2外部服务和物资供应需求、采购计划 6.2.1子分公司采购
a使用部门根据工作需要结合库存情况提出外部支持服务和物资供应的需求申购申请，本公司技术负责人审核后，报行政人事部，行政人事部拟定外部支持服务和物资供应的采购申请，总经理批准。
b.子分公司需求计划批准后，报总公司行政人事部，行政人事部部根据需求计划、价格、渠道、采购方式等条件制定采购计划或是内部调拨，行政人事部部主管副总审核后，转总
公司财务部审核数量、金额，报总经理批准。 6.2.2总公司采购
a.总公司使用部门根据工作需要结合库存情况提出外部支持服务和物资供应的需求申购申请，报使用部门主管副总批准。
b.总公司使用部门主管副总批准后，如果是日常采购，应及时实施具体采购工作；如果是大宗采购应转总公司行政人事部，行政人事部继续组织具体的采购工作。 6.2.3紧急采购
紧急采购物资和服务总金额在2000元（不含）以下的，子分公司电话请示当地公司总经理同意批准即可执行，总公司电话请示主管副总同意批准即可执行；2000元以上10000元（不含）以下的，子分公司总经理、总公司主管副总电话请示总公司总经理或总经理授权副总同意批准即可执行；10000元以上的，需电话报请总公司总经理同意批准后方可执行。紧急采购执行完后需后补申购程序。 6.2.6内部调拨
需求单位提出需求调拨申请（填写《物资调拨申请单》），行政人事部受理后安排调拨（填写《物资调拨通知单》），行政人事部主管副总批准执行，物资调出单位接通知单后，安排物资减持和发货，需求单位按通知单和收货物资办理入库发放手续。此外，应注意调出设备公司仍应按照《仪器设备管理程序》4.9.4条款保存该设备技术档案；接收设备公司应按照《仪器设备管理程序》4.9.3向调出设备公司索要调拨设备的技术档案扫描件。 6.3对外部服务和供方资质的控制 6.3.1对外部服务及供应商的选择原则：
a.优先选择本公司熟悉并已经证明有质量保证能力、守信誉的外部服务和物资供应商。
b.选择本公司不熟识、未经证明有质量保证能力的物资供应商时，优先选择： 1）已通过质量认证的供应商； 2）已获得生产许可证的供应商； 3）权威机构推荐的品牌。 6.3.2选择与评价
a.服务商的评价与合格服务商档案的建立
对本公司提供仪器设备检定、校准服务、外部培训服务等单位，应是政府质量技术监督部门授权的校准实验室及有权威性的培训中心。行政人事部组织使用部门填写《外部服
务单位能力评价记录》，并建立服务档案。
b.供应商的评价与合格供应商档案的建立
①行政人事部每年组织对大宗采购活动中涉及的供应商进行评价。各子分公司行政人事部应索取供应商相关资料包括（营业执照、组织机构代码证、生产许可证等法律文件）并组织使用部门对其质量水平、服务质量、技术与管理能力、设备与设施、质量保证能力、证照及有效期进行评价上报行政人事部。行政人事部根据上报情况对提供外部服务和物资供应的供应商筛查或实地考察、确认（必要时，可请检验鉴定部协助。），报技术总监审核、总经理批准。行政人事部依据上述评价情况，每年12月份筛选下一年度合格供应商，建立供应商名录。
②行政人事部组织对日常采购活动中涉及的供应商进行评价。分别由所在公司的部门经理审核、总经理或主管副总批准即可列入日常采购合格供应商名录，建立日常采购供应商档案。 6.3.3复审和评定
公司对外部服务单位和合格供应商实施动态管理，由行政人事部组织相关部门每年对他们进行一次复审与评定。外部服务和物资供应发生质量问题时，必须对该供应商进行复审与评定，结论合格方能继续列入合格供应商目录。 6.4服务和供应品的采购实施
a.行政人事部负责组织经批准的外部服务和物资供应采购计划的实施。
b.大宗采购的外部服务和物资供应采购应签订合同。必要时可办理公证手续，或者签订质量保证协议，其条款应明确规定供应商应负责的质量责任。由行政人事部办理签订手续并归档管理，相关部门配合。
c.特殊的外部服务和物资供应采购由总经理特别批准，按照应急采购程序办理。 d.采购对检验/测试工作质量有直接影响的物资，应向供应商索取有效的合格证、生产许可证、计量检定合格证等有关证书（或加盖公章的复印件）。 6.5外部服务和物资供应采购的验收 6.5.1外部服务质量的验收
对提供仪器设备检定、校准或测试验收由使用部门设备管理员负责。验收内容如下： a.对检定服务应提供规范的检定证书，证书上至少应有：证书号、检定机构的名称、检定、审核和批准人签字、日期、检定所用计量标准、环境条件、各检定点的示值记录、结论、本公司的仪器名称。
b.对校准服务应提供规范的校准证书。校准点应有不确定度的信息。 c.对测试服务应提供规范的测试证书，提供测试点的示值误差。
d.对外部培训的验收由人力资源部组织实施，技术负责人进行验收和评价。 6.5.2 对外购物资质量的验收由行政人事部组织申购部门验收。
a.外购仪器设备的验收分三步进行：第一步使用公司应根据采购合同对购入仪器的外观、规格型号、数量、装箱单提供的内容进行验收；第二步对其计量特性进行检查；第三步用标准物质或对比试验进行验证。经检定/校准和验证合格方可认为质量满足我方要求。
b.常用消耗性材料须从本公司选择的合格供方购入，物资的名称、数量符合采购计划要求，技术指标应符合相关标准的要求，有厂家的生产合格证，则视为合格。
c.外部服务和物资供应不符合有关合同或质量要求时，由验收人员评定后，行政人事部按合同规定处理。
d.验收人员应及时填写验收记录，仪器设备验收记录放入该设备档案中保存。采购物资验收记录放入合格供方档案中。验收记录是复审合格供方的依据。 6.6采购物资的存储
验收合格的物资应入库分类存放，办理入库、领用手续。超过保存期的物资原则上要报废，若要使用则必须经过检验，证明质量符合要求，不致影响检验工作质量。 6.7采购档案的管理
6.7.1采购档案信息包含范围：
a供应商调查、评估、考核评鉴过程记录及文件； b 招标及其他方式采购过程记录及文件； c 采购合同、协议及相关签订依据、谈判记录； d 公司采购审计记录； e 供应商资质文件资料；
(一般包括公司营业执照、生产许可证、税务登记证、计量授权证书附附表等资料) f 采购计划、资金预算及执行资料； g 与供应商日常业务往来函件； h询价、比价、议价、定价等单记录； i 主要材料市场价格波动表； j 物料单价异动记录表—电子档。
6.7.2凡涉及讨论、决定采购计划预算、采购方式、供应商引入退出、采购价格渠道、管理
制度、供应商评价考核、采购付款分配比例及其它采购决策、敏感事宜的相关会议，参会人必须签到，发言应指定专人记录，会议决定应以纪要或其它会议专业记录等形式转发，内容重要的纪要应予以签收，且与会议资料一并归档。
6.7.3 凡涉及采购方式的确定及执行，应建立专门卷宗，完整收集采购方案集体讨论、审批文件记录、经审核的招标及其它采购方式、法定代表人授权书（公开招标）、材料检测报告、谈判记录等，涉及采购决策、执行过程所有相关资料均应存档。
6.7.4所有归档资料均应有承办人签名确认或单位盖章确认，行政人事部采购主管及档案员应复核。 6.8归档标准
6.8.1 档案记录装入文件盒或档案袋，其上标明记录名称、年份、供应商名称等信息。 6.8.2 文件盒或档案袋首页放置《文件清单》，包括：序号、档案记录名称、备注等内容。 6.8.3 一种记录装入一个文件盒或档案袋，如为成套记录，需用回形针或长尾夹夹整齐并按顺序存放。
6.8.4 文件盒内或档案袋内放置的清单与档案记录顺序一一对应，按时间顺序，后存的档案记录放在上面，先存的放在下面。
6.8.5 无需上交公司档案室的一般性采购档案资料保存6年，期满有历史资料价值的继续保存，无价值的经行政人事部副总核准后，按《记录控制程序》销毁。
6.8.6 大类按年份归档，公司档案室要求归档的重要采购档案，每年行政人事部向其上交一次保存，档案管理人员负责保存好交接记录。 7.相关文件
1）《仪器设备管理程序》 2）标准物质和试剂管理程序》 8.相关记录
1）《服务、物资申购表》 2）《物资申领单》
3）《外部服务单位能力评价记录》 4）《供应商评价记录》 5）《XX年度合格供方名单》 6）《物资验收单》 7）《物资调拨申请单》
8）《物资调拨通知单》 9）《商务洽谈记录单》
