北京联合智业认证有限公司文件
UI认审普[2011]9号
关于归档审核案卷装订要求的通知
各位审核组长：
自现场审核资料由审核组长装订以来，很多审核组长都能够按公司要求和规定的审核资料顺序认真装订现场审核资料，由此不仅降低了认证档案整理工作的难度，也减少了审核资料发生缺失和混乱的几率。但近期发现个别审核组长交回的审核案卷不按规定的审核资料顺序装订或不装订，致使审核资料混乱或缺失，增加了认证档案整理的难度，进而影响了认证评定工作的效率，为减少审核资料接收人员为核对审核资料给审核组长打电话的频次，确保审核资料的完整性，要求审核组长按规定的审核资料顺序装订现场审核资料。
根据公司《UI-GZ-031 H3 认证审核人员责任界定规则》和《UI-GZ-032 H3 认证审核人员管理规则》的规定，审核组长对指定的审核项目应承担的职责包括：负责整理并及时上交审核资料。审核组长应按公司规定的时间和要求完成审核案卷的整理归档工作。对不按时归卷和不按要求装订的审核组长，公司将以每月通报的方式向审核员进行公告。连续两个月被通报的审核组长，将以扣除当次审核组长费用、严重者将暂停或撤销组长资格等方式追究审核组长的责任。
希望各位审核组长，认真履行组长职责，加强认证活动全过程的控制，以确保认证的符合性与有效性。
附件：初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求
二〇一一年六月十五
初审/再认证/监审审核案卷装订顺序及要求
1． 第一阶段审核案卷装订顺序及要求 1.1 第一阶段到现场审核 1.1.1 资料按以下顺序排列 （1）现场审核移交清单 （2）认证人员公正性声明 （3）审核任务书
（4）管理体系文件评审报告及文审整改资料
（5）申请评审信息现场确认表：需将组长签字的确认表及合同评审确定的确认表由档案室一同钉在卷中
（6）管理体系认证现场审核计划：2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料；如合同编号中含有H字母的，则需增加1份，并盖公章
（7）在建项目清单（固定/临时多现场所清单），并盖公章签字 （8）专业培训记录
（9）现场审核首/末次会议签到表 （10）首/末次会议记录 （11）现场审核检查表
（12）企业资质、产品质量检验报告、环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等，相关复印件需盖章
（13） 第一阶段现场审核问题清单（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份) （14） 一阶段整改资料，并盖公章
（15） 一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份) 1.1.2 装订要求
（1） 案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉） （2） 为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”请向上或向左，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）
1.1.3 组长传给审核部调度由审核方案管理人员签批的资料包括 （1）申请评审信息现场确认表（到现场时） （2）第一阶段现场审核问题清单（到现场时） （3）管理体系文件评审报告 （4）一阶段审核报告
按此顺序排列，可用订书钉钉在一起。 1.1.4 其他资料的排序要求
（1）管理体系认证现场审核计划（1份） （2）第一阶段现场审核问题清单（1份） （3）一阶段审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。如合同编号中含有H字母的，则需按1.1.4要求加印一套资料并按要求钉在一起。 1.1.5 其他散页的排序要求 （1） 审核组工作情况反馈表
（2） 审核组长对组员现场工作质量考评表 （3） 专业审核员/技术专家现场审核质量考评表 （4） 审核实施记录
不需装订，用曲别针卡在一起即可。
1.2 第一阶段不到现场审核 1.2.1 资料按以下顺序排列； （1） 认证人员公正性声明 （2） 审核任务书
（3） 管理体系文件评审报告及文审整改资料
（4） 一阶段审核报告（2份，不包括组长传给审核部调度由审核方案管理人员签字的1套资料。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份)
1.2.2 装订要求
（1） 案卷按上述顺序排好，可用订书钉订在一起，也可打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。
（2） 为了便于阅卷，每页的“字头”请向上，以下边为基准打孔装订。（以A4纸标准居中打孔）
2.再认证、第二阶段审核案卷装订顺序及要求 2.1 再认证、第二阶段现场审核资料按以下顺序排列： （1） 现场审核移交清单 （2） 认证人员公正性声明 （3） 审核任务书
（4） 管理体系文件评审报告及文审整改资料（再认证、外机构转入、扩项必须有。二阶段审核不需要。）
（5） 申请评审信息现场确认表（再认证必须有，一阶段到现场审核的，则二阶段审核不要求有。）
（6） 管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）
（7） 在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字） （8）专业培训记录
（9） 现场审核首/末次会议签到表 （10） 首/末次会议记录 （11） 现场审核检查表
（12） 企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等。（复印件需盖章）
（13） 现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份） （14） 企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。 （15） 不符合项分布表
（16）受审核方业绩评价表（再认证必须有，二阶段审核不需要。） （17） 审核报告（3份，单独装订，见2.3要求。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份） 2.2 装订要求
(1） 案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。 (2） 为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。 2.3 其他资料的排序要求 2.3.1 （1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（2份） （2）审核计划（2份） （3）审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。 2.3.2 （1）组织认证证书表达要求（签字盖公章）（1份） （2）审核报告（盖公章）（2份） 按此顺序用订书钉钉在一起。 2.3.3 审核报告（3份） 可用订书钉装订。
2.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按2.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。
（1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（3份） （2）审核计划（3份） （3）审核报告（4份） 2.4 其他散页的处置 （1） 审核组工作情况反馈表
（2） 审核组长对组员现场工作质量考评表 （3） 专业审核员/技术专家现场审核质量考评表 （4） 审核实施记录
不需装订，用曲别针卡在一起即可。
3.监督审核案卷装订顺序及要求 3.1 监督审核资料按以下顺序排列 （1） 现场审核移交清单 （2） 认证人员公正性声明 （3） 审核任务书
（4） 管理体系认证现场审核计划（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）（盖公章）
（5） 在建项目请单（固定/临时多现场所清单）（盖公章签字） （6） 专业培训记录
（7） 现场审核首/末次会议签到表 （8） 首/末次会议记录 （9） 现场审核检查表
（10）企业资质、产品质量检验报告，环评、安评、环保验收、环境监测报告、守法证明、型式试验、排污许可证等证明文件及法律法规清单、重大环境因素清单、重大危险源清单等（复印件需盖章）。
（11） 现场审核不符合报告（2份，如合同编号中含有H字母的，则需增加1份）
（12） 企业不符合整改资料（纠正措施表后应附企业提供的整改关闭资料并加盖企业公章，组长在纠正措施表中必须填写验证结论）。 （13） 不符合项分布表
（14） 监督审核报告（3份，单独装订，见3.3要求。如合同编号中含有H字母的，则需增加1份） 3.2 装订要求
（1） 案卷按上述顺序排好、打孔后用串钉装订（案卷中不要有订书钉）。 （2） 为了便于阅卷，每页的“字头”或“附件资料的画面”，请向上或向左，以下边为基准打孔装订（以A4纸标准居中打孔）。 3.3 其他资料的排序要求 3.3.1 （1）不符合报告首页（不包括企业整改措施）（1份） （2）审核计划（1份） （3）监督审核报告（1份）
上述资料按此顺序可用订书钉钉在一起。 3.3.2 （1）（有变化时填写）组织认证证书表达要求（签字盖公章） （2）监督审核报告（一份）（盖公章） 按此顺序用订书钉钉在一起。 3.3.3 监督审核报告（1份） 可用订书钉装订。
3.3.4 如合同编号中含有H字母的，则按3.3.1条内容加印一套资料并按要求钉在一起。 3.4 其他散页的处理 （1） 审核组工作情况反馈表
（2） 审核组长对组员现场工作质量考评表 （3） 专业审核员/技术专家现场审核质量考评表 （4） 审核实施记录 3.5 其他要求
组长须按公司规定的时间将装订好的案卷及时交至公司。 3.6.借阅文件的归还要求
（1) 组长借阅的管理手册、程序文件请随卷还回，以保证档案卷宗的完整性。 不需装订，用曲别针卡在一起即可。 （2) 往年的不符合报告，组长如借走请务必随卷及时归还，以便于监审案卷的阅卷与评定。
二〇一一年六月十五日
