公司OA办公自动化系统管理制度
第一章总则
第一条 公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
第二条 为了加强对公司OA系统的管理，提高工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据公司的实际，制定本规定。
第二章OA的使用
1、员工上班后第一时间登陆OA系统，查阅邮件、信息等文件，并保持OA系统处于在线状态，确保信息通畅。
2、各部门及各分店上报的公文（包括文件、通知、请示等）必须经过上级领导审批后方可采用OA系统传送。
3、发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。
4、电子文件发送后，发送文件的人员要对发送的文件情况要进行检查、催办、督办，确认发出的文件已落实到位。
5、接到电子文件的人员必须给发送电子文件的人员予以反馈，确认已收到。
6、严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情。
7、严禁未经许可，IT管理员利用管理员权限私自查看他人文件。
第三章OA系统用户的开通和注销
1、由人力资源部负责现有用户、及新增用户的审核，并把需要开通的人员名单和使用权限，送至信息部办理开通。
2、由人力资源部提供需注销OA系统的人员名单，由信息部管理员及时办理注销，注销前应备份用户OA系统文件。
第四章 系统模块
1、各部门按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。
2、本系统设定公告通知、紧急通知、公司新闻、文件柜、内部邮件等五大主要功能模块。
a公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是公司全体员工。
b文件柜模块:此模块的权限由各部门负责人负责本部门信息共享设置。
C紧急通知模块：发布离职、入职、请假员工名单及一些紧急交代事项。由人事部提供相关内容，信息部负责发布。
第五章 登录规范
1、系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。如不按时查看，导致相关通知等未及时传达到位，致使发送文件的人员工作没能如时开展，则可告知行政人事部，由行政人事部对收件人根据事情的严重性，给予20——100元的扣款。
2、如果是多人共用一台计算机，若暂停OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。
3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公务运转。
4、涉及国家和公司秘密以及其他密级文件不在OA办公系统上进行工作流转。
第六章 处罚规定
OA用户严格按照此文件规定执行，违反相关规定给予20元以上扣款，给公司造成重要经
济损失的情况追究当事人的经济和法律责任。
第七章 附则
1、本规定未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。
2、本办法由公司行政人事部负责解释。
3、本办法自发布之日起施行。
