公司法务的一些工作
工作计划和安排
公司法务应该有自己一个年度的工作计划和安排。这个计划可能来自公司决策层的部署，也可能是公司法务主动向决策部门提交。比如，公司需要对上年度的应收账款进行清理，公司要对市场上的侵权产品和行为进行维权行动，公司要开展内部员工的法律知识培训，公司要对所有的合同文本进行版本调整，公司需要设立新的工作机构和收购其它公司的股份等等。这些计划和安排如果被通过，则最终应该转变成为法务部或者公司法务一个周期内的主要工作内容。
年度或者季度的工作计划能够让我们的工作变得可以细分和有预期。比如对应收账款的清理工作，如果事先没有计划和安排，缺乏必要的资源和相关部门的支持配合，几乎是无法开展的。很多大型公司每月都会召开应收账款清理的工作会议，制定每月的工作计划，控制和协调工作进程。
我的建议是，不论自己的公司决策层是否对法务部有工作上的绩效考核，我们都有必要为自己的工作制定计划和进度表。这样会提高我们的工作效率而让本来就比较烦杂的工作变得有条理和有安排。我不赞成将工作计划做得花哨而不切实际，也不赞成没有前瞻性的计划，在制订工作计划时，要尽可能的考虑的公司各种资源的配合程度以及自己能力的完成程度，同样也不能仅仅只顾及眼前的工作，而放弃对一些公司亟待解决的问题的方案或建议的提供。
公司法务应该不断向公司提供一些有利于公司发展或维护公司权益的工作计划。比如对侵害公司知识产权的情形进行维权活动。这种工作具有一定的挑战性，如果能够顺利完成，可以扫清公司市场上的尘氛，但这项工作需要公司业务部门和设计、生产等部门参加，而且这样的工作对公司而言也存在一定的风险。因此公司法务在制定这类工作计划时要周密思考和论证。
记录自己的工作进度
其实，据我的观察，很少有人有做工作日记的习惯。因为这个事情看起来不难，难度在于坚持。实际上，每天在一个固定的时间里写几百个字，记录下一天的工作要点，工作安排和进度，与客户、上级和同事的沟通等，看上去简单，实际上却是一件比较难的事情。
我曾经建议过律师助理记录每天的工作，这样做的目的在于可以养成一种良好的工作习惯，而公司法务记录每天的工作则不单单只是养成一个习惯。做工作记录的好处有：
●防止工作上的疏漏和偏差
在一个事务性工作比较繁杂的组织中工作，每天要处理的事务是无法仅仅通过大脑回忆的。三天前做了什么工作，有什么进展，达成了哪项一致，对今天的工作肯定存在一些影响，如果你没有记录或者你的描述和同事的描述有不一致，很可能会让工作停顿下来。客户对一项工作口头提出某项建议或者反馈，我们需要马上进行记录，并思考如何做出反应。这样我们才不至于出现工作上的疏漏。通过不断的记录一项工作的进程，我们还可以防止出现工作中的偏差，比如当我们翻阅过往的工作记录，发现某个文件存在缺陷，或者某项工作没有完成，那么我们可以及时进行补正和补救，而不会等到工作出现阻滞时，再进行诊断和检查。
●便于总结和积累
一个案子完成或者一个项目终结，我们需要进行总结。上级主管需要在我们的总结中找到更有效率的工作方法以及下一个阶段的工作方向。我们不能仅仅只让他知道结果，而应该报告一些在项目或案件的操作过程中的注意事项或者状况多发点，以便于下一次工作时规避。我们需要不断的对过往的工作进行总结和提炼，这是一个积累的过程。而日常的工作记录提供的参考案例和工作经验能够帮助我们去有效的完成这些积累的工作
●有助于工作效率的提高
我们大多具有从事多重工作处理的能力，也就是能够同时进行很多项工作。而根据计划和进度的安排，在不同的工作中切换。比如上午会出席一个工作安排会议，下午则在开庭，晚上却在制作项目文书，这些工作不是一天可以完成，有的需要几个月或者几年的时间与多个部门的共同协作才可以完成。如果缺乏工作记录进行参照，我们很可能在进行工作切换时忘记上一项工作的进度，于是很可能要去重新翻阅资料，寻找记忆的痕迹，这样会降低工作效率。呵呵。
书面的和可以追溯的沟通方式
工作记录大概只能算一个个人性质的文档，具有相对的私密性，除非不得已，没有人会将自己的工作记录公开。而法务的大部分工作内容，却需要通过文字的或者书面的形式去表现，有的甚至必需存在文字的或书面的记录。我建议从事法务的朋友慢慢形成用书面方式去表达自己观点和意图，而不是随意的口头表达。况且，我们的工作会与很多其他部门人员形成协调和配合的关系，用书面的并且可以追溯的方式进行沟通，更能够保证工作的效率和划分各自在项目中的责任。
●报告以及工作函件
我们的工作流程中应该会有报告和沟通的制度和安排。比如按月、季、年度而向上级部门提交的工作报告。撰写一个工作报告并不会占用太多的时间和精力，只需要查阅过往的工作日志即可形成。工作报告的主要内容是向上级部门陈述工作的进度、目前的难度、需要上级的支持、以及下一个阶段的工作安排。其逻辑上应该层层递进，而不能层次混乱，主题不明。对于报告多个案件或项目，可以分别陈述，或者逐一单独报告。
工作函件主要用于与公司外部的客户进行沟通交流或者对某项事务代表公司发表意见。公司法务对外提出得最频繁的工作函件可能是催款函件或者针对某个合同违约和侵害公司利益的行为提出的各种沟通函、提示函等。
举例：
催款函
致某公司 敬启者：
贵公司与我公司于年月日签订《****合同》，贵公司向我公司订购，我公司于年月日向贵公司交货并完成了设备的安装调试，贵公司已经签字确认，并已经支付了我公司货款万元。
依据贵我公司之间《******合同》的约定，贵公司应于******支付剩余货款万元。但经我公司多次沟通协调，贵公司对于剩余**支付的期限没有任何明确的表示。
现受公司委托，特此致函贵公司，请贵公司于收到本函后五日内安排剩余的支付事项。特此函告！
此 致
某公司法律事务部
年 月 日
------------------------某--公--司--法--务--部-----------------------
致某公司 敬启者：
贵公司与我公司于年月日签订《****合同》，贵公司向我公司订购，我公司于年月日向贵公司交货并完成了设备的安装调试，贵公司已经签字确认，并已经支付了我公司货款万元。
依据贵我公司之间《******合同》的约定，贵公司应于******支付剩余货款万元。但经我公司多次沟通协调，贵公司对于剩余**支付的期限没有任何明确的表示。
现受公司委托，特此致函贵公司，请贵公司于收到本函后五日内安排剩余的支付事项。特此函告！
此 致 某公司法律事务部
年 月 日
●备忘录
备忘录作为一种外交或商务上的非正式文件，它的法律效力要低于协议和合同。在商务交往中，对于一些程序性工作或者细节性操作的达成一致的意见，便于工作的开展，而又无需签订具有法律约束性的文件时，一般采取备忘录的形式。
公司法务在工作中会参与一些项目的操作，会在一个个阶段与客户达成一种对某项工作时间上的要求或进度上的安排，或者会与公司平行部门之间会存在一些对于具体工作合作和分工的一些约定，用于表达本部门对某项工作的关注和对其它部门的提醒，这需要用一个书面的文件进行固定，以便于操作和事后追溯。我建议起草一个的书面的备忘录，作为下一个工作阶段或者在实际执行时候的参考。
举例格式：
关于工作的备忘录
致：公司某某部门
自：公司法务部
起草人：某某法务专员
正文：
1、关于某某项目的进程时间表如下：2009年6月30日前，本部门完成
所有与项目有关的尽职调查工作，并出整理和复制所有清单中必须
提交的文件资料；
2、2009年7月31日前，本部门配合董事会完成外聘律师事务所的筛选
并确定入围名单；
3、贵部门应在上述第2项的该期限届满前协调完成如下工作：
1、公司股东会议作出对某事项作出决议；
2、配合公司财务部门以及内部审计部门确定主办会计师事务所；
此致
敬礼
签署：
