物业部申购与领用管理制度
为加强公司各物业小区的物品申购和领用管理，保障各物业小区工作的正常进行，控制物品的规格及节约经费开支，提高资金和物品的利用率，特制定本制度。
一、物业部物品的申购
1、物业部各物业小区对日常所需的办公用品、保安用品、保洁用品、绿化用品、安全消防器材、物业及工程维护维修保养所需的工具物品等，原则上要求按月填报《月度物资申购表》，报物业仓库核查库存情况。具体如下表所示：
2、物业部各物业小区填写《月度物资申购表》时，要本着计划性、节约性的原则，预估易损易耗及常规消耗配件和常规消耗物料，分类、分项标明规格、型号及用途等，各物业小区主任要严格把关，防止重复、超标准购买，避免造成人为积压。
3、物业部各物业小区应于每月20日前填写《月度物资申购表》，于25日前完成物业经理和分管领导审核签字后，报采购部询价初审、财务部复审，30日前报总经理批准进入采购流程，次月10日前采购部完成物品采购交物业仓库入库。
4、物业仓库可根据实际库存情况和日常库存的消耗记录，设立常用消耗物品安全库存量，一般以三个月的消耗量储备。
5、各物业小区所需的物品，均须按年分季做
2 出计划，经物业经理和分管领导审核，报总经理批准后，知会采购部备案。
6、如遇突发性等特殊情况，急需购买配件物料时，可随即填写《物资申购表》，经物业小区主任、物业经理和分管领导审核确认签字后，急转采购部进入采购流程处理。采购部在接到经过审批的急需购买配件或物品《物资申购表》，必须在3个工作日内完成采购交物业仓库入库。具体申报表如下：
7、物业部或各物业小区可设立应急维修备用金，金额为人民币1，000元，主要用于工程维
3 修和突发事件，如供水、供电、消防、排水、备用发电、道闸、门襟等设备所需物品维修的釆购，需动用备用金采购的物品，必须提前上报分管领导，待批准后实施，费用在1，000元之内，可从备用金内支取，1，000元以上的由公司统一开具支票或转帐。
8、若遇设备／系统紧急故障，急需要采购物品，费用在人民币500元之内，可先支取备用金，维修好后再上报公司统一报销。
二、物品采购
1、物品选购三原则：
⑴同种物品购置部门找三家。 ⑵同种物品报三家。 ⑶同种物品最后定三家。
2、定购三原则：
4 ⑴同类物品质量最优。 ⑵同类物品价格最低。
⑶同类物品的供应商服务最好。
3、验收三原则：
⑴由购置部门、使用部门、资产管理等部门共同参与验收。
⑵经参与验收的各方代表签字方能视为有效。 ⑶发现假伪劣产品，一票否决，坚决退货。
4、物业部和各物业小区正常申购的物品，经申购审批流程完成后，交由采购部按《采购流程》处理，并在规定要求期限完成采购交物业仓库入库。
5、若遇设备／系统紧急故障，急需要零星采购费用在人民币500元之内物品，可经过物业经理和分管领导同意批准后，先行支取备用金实施
5 零星采购急需物品或配件，要求零星采购必须取得相关票据，待维修好后再按报销流程统一报销。
三、物品入库
1、物品入库，是为了确保采购物品的质量，办理完备的入库手续。
2、入库时需登记的内容为：日期、时间、名称、数量、品种、重量、有效期及类别等，并要有申购物业小区和使用明细，并要求与发票或收据相吻合。
3、入库时需开箱／盒查验物品的质量，若仓库人员无法把握时，可请申购或维修或工程人员协助，并对查验的物品签字认可。
4、仓库管理人员应将验收入库的物品分别堆放、编号，方便查找。
5、燃油、应急发电机和装修工程等使用的汽
6 油、柴油、油漆、涂料等燃料和化学品，不需入库，但供货商必须送到申购地时，仓库管理员要在现场核实油料和化学品的质量、数量。
6、所有申购的物品、配件、设备等可不进入物业仓库，但入库、出库的手续必须按公司规定办理相关领用手续。
7、申购的物品、配件、设备到申购地开箱后，若有技术数据和随机文件，需交物业工程或档案管理人员统一归档，安装和使用人员需阅用这些数据文件时，可办理借阅手续。
四、仓储管理
1、物品在仓库内储存，应按不同种类分别存放，并设置品种代码与之对应，设立“物品的进、出、存货卡”，物品要先进先出，定期盘点，当提货时可快捷的提出
2、要节约仓容，合理使用仓容，对干货、液体货、物品轻重、危险品等需区分和分开存放，重载物品与轻抛物品不要混放，有挥发性物品与吸潮物品不要混放。
3、仓库管理员要留意仓房的温度和湿度情况，注意防火和防潮安全，确保所有物品的安全存放。
4、仓库管理员对仓储的物品应经常检查，对存放在仓库时间较长的物品要主动向部门经理和分管领导反映滞存情况，对仓储中发现霉变、破损或超保管期的物品应及时提出处理意见。
5、仓库重地，除仓库管理人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经许可不准随意出入仓库。
6、仓库管理员必须每月最少2次与各物业小区主任核对物品情况和具体数据，每月30号完成
8 对各物业小区的物品盘点，于次月2号完成物业仓库和各物业小区物品的《月度统计报表》，交物业经理和分管领导备案，防止人为流失和造成浪费。
五、工具借用
1、临时借用工具，由使用小区主任填写《临时工具借用申请表》，经物业经理和分管领导批准后，向仓库管理员申请借用，并在《工具借用登记本》上登记。在交还时，仓库管理员也要在该表上写明交还时间并签收，签收时应检查工具及其附件是否完好无损，若发现问题立即记录，并向物业经理和分管领导反映。
2、个人借用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请，经物业经理和分管领导批准后到仓库办理借用乎续，借用后个人负责使用和保管，业务完成请及时交还，仓库管理人需作签收记录。
3、公共工具借用由工程人员或小区主任申请，经物业经理和分管领导批准后，到仓库办理借用手续，借用后由申请人或指定专人负责保管。
4、工具调换原则上以旧换新，发生丢失和毀损，由保管者写明原因，向上级领导报告，不属人力不可抗拒的丢失和损坏，由使用人按当时工具的价格赔偿；属长期使用正常磨损或损坏，由物业经理和分管领导批准办理报废手续。
5、工具一律不得公物私用，特殊情况须经物业经理和分管领导批准同意，否则丢失或损坏由使用人全部赔偿。
六、物品领用
1、物品到各物业小区后，请物业工程人员或各物业小区主任到物业仓库办理物品领用手续，填写《物资领用记录表》，注明数量、规格、名称、维修或施工内容、安装位置等，经物业经理和分管领导批准后领取使用。
2、《物资领用记录表》一式三联，一联留存仓库（核账对账用），一联由领料工程人员或小区主任保管（核账对账用），一联由仓库管理员月底转交财务（核算成本，冲减库存用）。
3、物品领用原则上以旧换新，但在实施过程中可先领后交，若发生多领，应主动归还物业仓库。
4、若工程或维修中确需新增的物品，被盗或遗失的物品，需在领料记录表上注明，经物业经理和分管领导批准后备案。
5、物业仓库严格落实履行物品验收、出入库手续，建立物资物品仓库管理台账，做到账物相符，数量一致；做好日常物资物品卫生整洁、有序摆放；坚持每月一查一清工作。
6、工程人员和各物业小区主任，必须将领用
12 的物品使用和维修情况，在《物品使用记录表》进行记录，将换下来的物品和配件归还物业仓库。
七、物品报废
1、工程人员对所有物业设备除加强日常运行、维修和保养等工作外，还应认真做好物业设备、材料的更新工作。
2、工作人员以旧换新的旧料，如灯具、阀门和配件等集中到一定数量作报废处理，对有回收利用价值的金属、塑料可集中送至废品回收站，所得款项交财务入帐。
3、申请设备报废，经物业经理和分管领导
13 批准同意后，填写“固定资产报废鉴定书”，经财务部和相关领导同意后方可报废。
4、设备报报废需符合下列情况之一 ⑴经预测，继续大修后技术性能仍不能满足工作（技术）要求，并且大修需要费用相对更新设备较多的。
⑵严重影响安全，又无法改造，继续使用可能引起事故的。
⑶严重污染环境，危害人体健康，进行改造又不经济的。
⑷其它需淘汰或更换的设备。
⑸对仓库中发现因过期、损坏和老化不能使用的物品，仓管员应按年度报物业经理和分管领导批准报废，相关人员应吸取教训，在以后的工作中加以避免。
八、物品盘点
1、每月30日前各物业小区主任，负责统计小区物资的库存情况报物业仓管。
2、物业仓管应定期（每月30日前）盘点物业仓库和各物业小区物品库存，发现升溢或损缺，应寻找原因，并写出盘盈盘亏报告，若差额严重，物业仓管应承担相应的责任。
3、物业仓库内的各种物品应做到帐、物、卡三相符，物业经理和分管领导需监督物业仓库的情况，防止物品过多、过少、损坏或过期等情况。
4、物业仓管负责在次月2日前，根据物业仓库和各物业小区物品库存数据，统计编制《月度物资进出库存统计表》交物业经理和物业分管领导，防止人为流失和造成浪费。
九、物品报销
1、为了减少因附件不齐单据被退回的情况，报销人要按《财务报销制度》所列各类具体业务的附件要求备齐附件，如《物业部零星费用报销汇总表》、《物资申购表》、《发票或收据》、《送货单》、《验收单》、《入库单》、《物资领用记录表》、《物品使用记录表》等。
2、报销人可按照《财务报销制度》附表所列的审核要点首先进行自审，自审通过后再送下一环节的物业小区主任——物业工程人员——物业经理——分管领导审核与审批，并按审核、审批
18 要点进行审核审批，确保及早发现问题及早解决。
3、物业部门的办公费用、清洁绿化费用、劳动保护费用、物业活动费用、公司车辆费用、维护维修费用等报销，按上述审核审批流程和《财务报销制度》执行。
4、关于物业部门处理应急供水、供电、发电、排水、三防、消防、道闸、门襟、电梯、救人等维修设备设施，紧急需要购买的物品，需要先电话报告物业经理或分管领导同意后才可实施应急采购活动，事后按《财务报销制度》的报销和审核审批流程处理。
5、报销单上的报销摘要内容必需与发票或收据内容填写一致，严格控制无票据报销的行为，如需要附加说明的必须用铅笔在备注栏注明。
6、预算内物业维修费用的报销要与预算审批
19 表一一对应标注，当月预算的费用必须在下月25日前报销完毕，否则如果要发生该笔费用必须重新进行预算审批，正常预算内的费用不得挪作他用。
十、附则
1、本《物业部申购与领用管理制度》自2018年8月1日起实施，之前如有相关制度或规定冲突的，以本制度执行为准。
2、腾瑞地产公司物业部负责本制度的执行与解释。
十一、附页
1、《月度物资申购表》
2、《物资申购表》
3、《临时工具借用申请表》
4、《物资领用记录表》
5、《物品使用记录表》
6、《物品报废申请鉴定表》
7、《月度物资进出库存统计表》
8、《物业部零星费用报销汇总表》
9、《物业部物资申购与领用流程》
腾瑞地产公司物业部 2018年7月18日
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