房地产有限公司会议管理制度
为进一步规范公司会议管理，提高会议质量及工作效率，特制定本制度。
一、会议类型
（一）股东会
1、股东会是公司的最高权力机关，它由全体股东组成，对公司重大事项进行决策，有权选任和解除董事，并对公司的经营管理有广泛的决定权。股东会一般在每年元月中下旬召开。
2、股东会主要任务是：选举董事，变更公司章程，讨论增加或者减少公司资本等等。
3、股东会参加的范围为：全体股东。
（二）总经理办公会
1、总经理办公会由总经理或总经理委托的副总经理主持，一般于每周六上午8：30召开。
2、总经理办公会的主要任务是：传达党中央、国务院、省、市、区和房地产行业重要文件和会议精神；公司各分管领导通报上周工作情况，安排本周工作任务；通报重要事项，确定议定事项。
3、总经理办公会参加范围为：公司经营班子成员。
（三）总经理联席会议
1、总经理联席会议由总经理或总经理委托的副总经理主持，由总经理根据需要决定召开。
2、总经理联席会议议题由经营班子成员提出，或由公司各部室提出建议，总经理确定。公司经营班子成员如对议题有意见或建议，可在会前提出。
3、总经理联席会议研究决定公司重大事项，主要任务是：
（1）临时传达贯彻党中央、国务院、省、市、区和房地产行业的重要会议、文件、指示和决策精神，落实工作部署；
（2）审议公司发展规划、年度工作计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；
（3）审议决定公司年度财务预决算；
（4）审议公司绩效考核、薪酬分配方案和基本工资制度； （5）研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案； （6）研究决定公司生产经营和管理中的重大问题； （7）研究公司重大改革方案和部署； （8）审议通过公司重要规章制度；
（9）讨论公司半年及年度工作总结，听取各部室的工作汇报；
（10）总经理认为应研究审议的其它问题。
4、总经理联席会议参加范围为：公司经营班子成员（董事长根据需要参加）；根据会议议题，相关部室主要负责人参加。
5、总经理联席会议讨论的有关议题，原则上会前要和与会人员进行沟通。
（四）季度经营形势分析会
1、季度经营形势分析会由集团副总裁主持，一般在下季度第一个月上旬召开。
2、季度经营形势分析会主要任务是：研究集团季度主要经营指标完成情况；建设项目和投资完成情况；预算执行情况；成本控制情况；存在的问题、解决措施和下一步工作安排等。
3、季度经营形势分析会参加范围为：董事长、集团副总裁、集团各成员单位负责人、公司经营班子成员。
（五）专业办公会议
1、专业办公会议是公司经营班子成员依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。
2、专业办公会议一般由公司副总经理、总监召集和主持，公司有关部室负责人参加。
（六）半年及年度工作总结会议
1、公司半年工作总结会议一般每年7月中下旬召开；年度工作总结会议一般次年元月中下旬召开。
2、公司半年工作总结会议及年度工作总结会议的主要任务是：总结半年及年度工作，安排部署下半年及次年度工作；通报公司重大事项；年度表先。
3、半年及年度工作总结会议参加人员为董事长、公司经营班子成员、集团各成员单位主要负责人、集团公司员工、受表彰人员。
（七）专业（业务）工作会议
专业（业务）工作会议是指公司各部室召开的部室综合性会议或业务会议。会议要贯彻精简、高效、节约的原则，尽量减少会议，压缩会议时间，精简会议人员。部门综合性会议或业务会议，参加人员为相关部室负责人，一般不邀请公司领导参加，确需参加的，须报公司分管领导同意。
（八）其它会议制度
公司其它会议制度按照有关规定执行。
二、会议提拟与审批
（一）股东会由董事长直接提拟召开时间及议题。
（二）总经理办公会无须提拟和审批。
（三）总经理联席会会议、季度经营形势分析会、半年及年度工作总结会议由总经理直接提拟召开时间及议题，报董事长批准；公司专业办公会议由召集的公司领导提拟召开时间及议题，报总经理批准。
（四）部室专业（业务）工作会议由各部室自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。
（五）会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
三、会务工作管理
（一）公司召开的公司级会议会务服务原则上统一归口总办负责。
（二）部室召开会议需用公司会议室的，应向总办提出申请，由总办统筹安排。会结束后，由使用者负责打扫会议室卫生。
四、会议的服务规程（具体服务内容及会议用品根据需要而定）
（一）会前准备及要求
1、需要认真了解及准备的工作
（1）详细了解会议名称、人员名单、人数、时间，做好会议通知前的准备工作。
（2）了解会议材料准备要求。按要求由总办及相关部室提前做好会议资料（如会议议程、议题、汇报材料、计划草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。
（3）了解会议主席台的人数、名单、身份等。
（4）了解会议的茶水、水果、鲜花要求。
（5）了解会议室布置的要求。
（6）了解会议的服务要求（签到桌、签到表、标识牌、录音笔、投影设施、白板等是否需要）。
2、会议通知及要求
（1）除公司专业办公会议、部室专业（业务）工作会议由召集者自行通知外，其余会议原则上均由总办负责通知；
5 （2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；
（3）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、会议资料的准备、会务安排等作特别说明的会议，应以书面进行通知。
（二）会场的布置 （一般要提前半天布置完毕）
1、搞好会场的清洁卫生工作。
2、按要求悬挂横幅。
3、按主席台人数布置主席台。
4、按会议参加人数摆好会议桌、座椅、标识牌，排列好座次。会议桌要求台形端正，台布无破损、无污迹、中线对直。
5、备齐话筒，调试好扩音设备。
6、根据需要，以盆景、花草装饰主席台及会议室。
7、夏季要调好会议室空调温度（一般为22-24度）。
（三）准备用品并摆放（根据需要摆放）
1、根据会议人数备足开水、茶杯、烟缸、纸张、水笔等用品，具体标准要求如下：
茶杯：应选用颜色、型号统一的茶杯，放适量茶叶，以座椅靠背为垂直，每排杯放置于同一直线上。
烟缸：每两座位放一烟缸，放在两位置中间，烟缸保证无破损、无污迹，每排放置成同一直线。
2、会议材料及文具等应按要求事先摆好。
3、如会议需用水果，应按要求的品种和数量准备并摆放，同时用保鲜膜包盖。
（四）会议服务
1、迎领服务
（1）与会人员前来，会议服务人员应在会议室门口迎接来宾，礼貌问好。
（2）会议服务人员及时引领与会人员进入会议室入座，以免门口拥塞。
（3）等客人全进入会议室后，会议服务人员应及时关闭会议室的门。
2、会中服务
（1）如摆放有水果，在会议开始前十分钟撤去水果保鲜膜，服务人员应由里至外依次斟倒茶水。
（2）等客人的茶水近剩下1/2时，须及时添加，每15分钟应加一次水。
（3）会中休息时应及时清理会议桌上的果皮等杂物，并撤换烟缸（烟缸内烟头不能超过2个）。
（4）注意观察会议室温度及音响效果。
3、会后服务
会议结束时，会议服务人员应及时打开会议室的门，热情送客，礼貌道别。
4、会议后会场整理
（1）会议人员全部离开后，会议服务人员关闭空调，
7 打开门窗，通风换气。
（2）检查有无尚未熄灭的烟头及与会人员遗留的物品并记录。
（3）将茶具、烟缸等物品整理、清洗。
（4）清理所有垃圾，搞好会议卫生。
（5）关上窗户，拉好窗帘，关闭电灯等所有电器开关，锁好会议室的门。
（五）会议室保养与卫生工作
1、搞好会议室的地面及四周卫生，保持无灰尘无污迹。
2、地面无垃圾无大头针。
3、每次会议结束后，检查地板是否需要清理。
五、会议记录及要求
（1）公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
（2）公司各类会议原则上应确定专人负责记录。公司会议原则上由集团公司总办秘书负责会议记录工作；公司涉密会议，由总经理指定人员记录；各部门应常设一名会议记录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
（3）会议记录人员应遵守：以专用会议记录本做好会议的原始记录，并根据需要整理会议纪要；会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；做好会议原始记录的日常归档、保管工作。
（4）会议原始记录的归档按以下规定：本部门会议记
8 录由本部门常设会议记录员统一归档备查；公司会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
六、会议纪律及处罚规定
（一）会议纪律
1、应准时到会，并在《会议签到表》上签到。
2、会议发言应言简意赅，紧扣议题。
3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
4、与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。
（二）处罚规定
1、迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后未到的，计为迟到。
2、早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
3、缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
4、处罚。无正当理由迟到、早退每次处20元的罚款；无正当理由缺席每次处以50元的罚款；凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
