车辆费用管理
一、车辆费用的分类与预算的制定
（一）车辆费用的分类
1、常规费用
包括车辆的养路费、保险费、年审费、营运车辆的行检费、运管费以及办理通行证或路桥费年票等。其中年检费包括：国家规费、地方性检测调试费。行检费包括：国家规费和地方性检测调试费用。各大区分子公司自备车辆固定规费的办理由大区车检、分公司车检负责，集团总部车辆固定规费的办理物流管理中心车管组负责。
2、油耗费用
主要包括日常耗用的汽油、柴油。
3、维修费用
包括工时费，材料费：更换配件、钣金、作漆、零部件修复加工、车辆内饰（如内部车门、车厢板作漆、购买坐垫、座套、太阳膜、空气清新剂等）、添置设施费用（如安装空调、暖风机、收录机等）、辅助材料费、刹车液以及冬天使用的防冻液，维修厂提供选配件服务时收取的管理费及税金。
4、其它费用
包括VI粘贴费用、过户费用、报废费用。
（二）车辆预算的制定
1、费用预算分类
（1） 固定费用：养路费、运管费、年检费、二维行检费、保险费、通行证费用（年票）。 （2）维修费用：材料费、材料管理费、工时费、补胎费、外加工费、新车装饰费、税金。
（3）油耗费用：燃油费。
2、标准制定与审批程序
（1） 固定费用：养路费、运管费、年检费、二维行检费、通行证费用（年票）的标准按各地区相关管理部门制定的统一规费参照办理，保险费的标准按上年保单的实际支付的金额计算，所有预算的各项固定费用必须于年终向各大区、集团总部上报审核备案。 （2） 维修费用：材料费、材料管理费、工时费、补胎费、外加工费、新车装饰费、税金等相关的维修费用，按各分子公司自备车辆的运行状况、自备车的车况，自备车维修保养的频率按预算来定。所有上述的维修费用必须按分子公司申报、大区、总部物流管理中心、财务管理中心审核批准后的程序予以报销。
（3） 燃油费用：燃油费用预算按车辆实际车况所确定的百公里油耗标准，及各地根据上年实际行驶的公里数预测次年每辆车每月的大概行驶里程数参照制定次年车辆燃油的费用预算。此燃油费用必须按分子公司申报大区、总部物流管理中心、财务管理中心审核批准后的程序予以报销。
二、车辆费用的审核、报销
（一）申购新车费用的审核、报销 集团各大区、分子公司根据企业形象，业务、行政、售后、物流各部门为了工作需要，根据集团的有关规定，确定确需购（配）车辆的单位经申请报大区、总部物流管理中心、财务管理中心、集团办、总裁办批准后，由集团汽车公司统一核定车型、车价并确定购车地点后方可按此办理。各项购车的相关费用也按此程序审批、报销。
（二）新车上牌办证费用审核、报销
新车购置到位后，各大区、分子公司车管根据当地的实际情况申请新车上牌办证等相关手续及费用，经分子公司、大区、集团物流、财务、集团办审批后方可予以办理交费、报销等手续。
（三）常规费用的审核、报销
各大区、分子公司配送中心车管在每年12月30日前列出第二年全年的车辆年检、行检时间及所需产生的常规费用收费标准及燃油费用做出预算，报大区核查后、总监签批后，报物流管理中心、财务管理中心审批，回传当地财务备案。同时，车管将全年的车辆年检、行检时间安排表细化到每个月，以后每月的车辆常规费用发生时，车管凭预算先到财务预支款项交纳各种费用，然后凭有效的收费凭证填写费用报销单按月报销。当地财务根据实际发生费用标准进行核对无误后报总经理、地区总监签批即可报销。当车辆常规费用发生变动时，须以书面报告形式按以上流程进行报批或备案。
分公司配送中心负责人对所报收费项目及收费标准的真实性、准确性负第一责任，当地财务负监督、核查第二责任。若发现收费项目或收费标准不实，超出实际费用部分按10倍由相关责任人按责任进行处罚分担。
（四）维修费用的审核、报销
1、各地分公司行政、售后车辆维修应由当地物流车检鉴定并做相应车辆维修台帐后方可维修，月末由物流车检汇总由负责人确认后以月报格式上报给大区、总部。
2、所有车辆维修费用的审核、报销按集团苏连股物流字{2002}4号文《车辆管理补充规定》之第三条执行。在预算内1000元以下维修费用经分子公司总经理、地区物流部财务、总监核批后可直接报销，1000元费用以上经分子公司总经理、大区物流部财务、总监核批后报物流管理中心、财务管理中心核批方可报销，2000元以上报总裁办，超预算的需按预算流程办理后再按以上流程报批费用。但所有车辆维修后的费用清单（包括1000元以下经分子公司总经理、地区物流部财务、总监核批后可直接报销及不须上报大区物流部的所有车辆维修后费用清单，即含维修工时、配件费用清单）须报物流管理中心统一建档备案。
3、需更换配件的车辆在维修后，旧件由各分子公司配送中心车管统一保管，配送中心负责人监管，大区物流管理中心及财务管理中心根据维修费用档案不定期派人抽查核对旧件，若发现旧件与维修档案中所记录更换的配件不一致时，同样以档案中记录的所更换配件价格的10倍，对各相关部门的相关责任人进行相应处罚，总部物流管理中心、财务管理中心定期审核。车管保存旧件一年后，在行政部门的一同参于下对其处理。
（五）油耗费用的审核、报销
1、各地分子公司行政、售后车辆用油详细情况，月末由上述部门将单车月加油明细报物流车检处做加油台帐，每月月末汇总在负责人的确认后以月报形式报大区、总部。
2、车辆燃油的费用一般占汽车运输成本的20%-30%，所以降低车辆的燃料消耗是减少使用费用支出的主要途径之一。车辆油耗的统计核算按集团苏连股物流字{2002}4号文《车辆管理补充规定》之第九条燃油管理办法执行，每月进行一次油耗考核，考核时间为每月的月底。原则上新车按出厂油耗标准根据实际情况增加0-1升左右作为百公里油耗标准，两年以上的车辆须根据实际车况由当地车管及财务共同参加考核制定后，报大区物流配送车管审核，再报物流管理中心车管组、财务管理中心审批、备案。原则上每月购一次油，购油时根据上月的用油量以及下月工作计划的实际需要（如新店开业、销售旺季等可按比例增加）确定购油量及定点加油协议（按集团规定的统一文本）、由子公司财务审核，油耗经核准后，子公司总经理、地区总监批准。每月底前子公司物流部汇总当月所有车辆的用油量及单车标准油耗报地区物流部审核，物流管理中心车管组、财务管理中心审批。子公司财务发现油耗超标，应要求子公司物流部出具情况说明，若子公司财务不同意情况说明，可将子公司物流油耗情况向区域物流中心申请审核，由区域物流中心作出处理意见。
增加车辆油耗的因素如下：
（1）新车、大修后车辆走、磨合期间； （2）车辆超载； （3）夏天开空调；
（4）长时间等人（发动车辆）； （5）长时间塞车。
（六）其它费用审批流程
1、VI粘贴费用审批流程
根据集团企业形象的统一标识的规定，新购车辆一律按统一标识设计、粘贴。首先，车辆部门填写广告审批单，按审批单上的内容逐一填写审批，由市场策划部负责具体事务的办理，产生的费用由市场策划部报批。
2、过户费用审批流程
集团各分子公司根据现有车辆的用途，结合各地实际情况，需要相互调剂使用的先写出书面申请，报大区、物流管理中心、财务管理中心、集团办审核批准后，相互调剂。因此产生的过户费用由申请用车的部门承担。
3、报废费用审批流程
集团各分子公司根据各自备车的使用年限、车辆状况，依据集团车辆报废的有关条款，首先，写出书面申请，列出报废原因，报大区、物流管理中心、财务管理中心、集团办、总裁办审核批准后，方可办理报废手续，报废后的费用统一交子公司财务管理。
4、驾驶员话费标准制定与报销
（注：具体标准请参考行政统一要求办理）
（七）自备车运输附加费的审核、报销
自备车运输附加费根据工作量由运输作业组调度或配送派工人员审核后，部门负责人签字后交当地物流中心\\配送中心财务、子公司财务、总经理核查报销。自备车运输附加费每月统计后随月报表报区域物流中心和物流管理中心。
路桥费审核注意事项：票据有效性（盖章、票据是否正规），票据盖章、微机打印时间是否为实际发生费用时间。
生产用车产生的停车费由调度派工根据实际情况（当时工作需要如行驶路线上的交通规则、停放需要等）审核，非生产用车产生的停车费用还需有用车人员的签字证明，总经理级以上及外宾服务由办公室负责人签字。
出差薪资、补贴、食宿标准按集团出差相关规定（苏连股财管字（2003）3号文《日常费用开支管理规定》）及集团颁发的（苏连股通知（2002）39号文《营运自备车驾驶员半计件工资试行方案》）执行。
三、运输费、汽油费的管理 为便于费用的结算和车辆使用的控制，公司内部车辆的使用一律凭“车辆使用申请单”。各部门用车前，应事先填写“车辆使用申请单”注明需用车型、任务、行驶路线（起止地点）和计划用车时间，经申请用车单位负责人签字同意后，报车辆调度根据公司小车使用管理规定的要求，统一调度安排所属车辆。用车完成后，由驾驶员填明往返里数，由用车人、驾驶员双方签字确认（车辆用于礼仪接待及为各总裁服务时由办公室签字）。若未按本条规定的要求填写“公里数”的驾驶员，将按私自出车处理。
原则上按百公里油耗定额标准实行考核，特殊情况由集团办公室（各地大区配送管理部）会同各地物流中心对该车进行油耗试验后核准油耗定额。
途中购油票原则上需开增值税发票，以便抵扣，购油发票必须同当次差旅一直报销，不得拖延，报销时必须先到会计或车管部负责人处记录登记入帐，再经车辆使用部门领导审核签字后方可报销。
