我县民生档案工作的现状及其对策
镇康县档案局
李子珍
［论文提要］：档案工作是维护史实、传承文明、服务社会的一项基础性工作,关注民生,保障民生,解决民生问题,离不开档案和档案工作。民生档案是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中形成的与人民群众利益密切相关的档案，是社会管理活动的历史记录，是维护群众合法权益、解决民生问题不可缺少的原始凭证和重要依据。它包括各类与民生有关的专门档案，如教育、劳动就业与培训、社会保障、医疗卫生、户籍管理、土地延包、林权改革等方面关系人民群众生产生活的档案。民生档案是党和政府保障民生、改善民生的好帮手。档案部门服务民生，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益，有利于维护社会稳定。在落实党中央、国务院和各地党委、政府为改善民生出台的一系列政策措施过程中，档案部门能指导建立、积累和提供大量的民生档案，作为有关部门开展工作、把好事办实的重要信息保障，确保党和国家的惠民政策得到具体落实，使人民群众切实感受到党和政府的关怀与帮助，进一步提高党和政府在人民群众中的威信。公民通过查阅与自身直接相关的民生档案，可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题，维护自身的合法权益。通过建立各类民生档案，可以使有关部
门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手，为妥善处理突发性、群体性事件，努力把矛盾和纠纷解决在基层，消灭在萌芽状态，为改革发展和社会稳定创造条件。
民生档案是泛指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案，包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的档案。由此可见，产生民生档案范围广、种类多、业务性强，又与人民群众的利益密切相关。且这些民生档案具有重要的原始性、基础性、凭证性特征，在解决民生过程中发挥着重要的基础性作用。党的十七大报告明确指出，加快推进以改善民生为重点的社会建设，努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养、住有所居，推动建设和谐社会。这不仅指明了我国改革发展关键阶段社会建设的重点内容和战略目标，同时，也为档案工作服务党和国家工作大局进一步指明了前进方向。同年9月，时任中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任的王刚同志对做好民生档案工作作出重要批示，指出：“近年来，各级档案部门积极指导建立民生档案，大力推动档案工作为人民群众服务，取得了良好的社会效益。希望国家档案局进一步总结经验，加强业务指导，把服务人民群众的档案工作做得更加富有成效，为积极构建社会主义和谐社会作出应有的贡献。”王刚同志的重要批示，
充分肯定了近年来各级档案部门服务民生所取得的显著成绩，同时对进一步做好民生档案工作提出了明确要求。根据我局的工作职能，如何利用档案，服务民生，积极为我县创建精神文明建设和谐氛围发挥档案工作的作用，带着这一课题，近段时间，我们组织人员，深入基层，走访相关部门和乡（镇）、社区，进行民生档案工作调研。认为：我县各涉及民生档案工作的部门对此日趋重视，民生档案意识也日益增强。但从目前全县民生档案工作的现状分析，与民生档案工作的系统化、规范化、科学化管理和百姓的期望值尚有一定差距，整个态势并不令人乐观。
一 我县民生档案工作的现状。
从民生档案的形成单位来看，我县民生档案主要包括六个部分。一是劳动、民政、教育、卫生、计划生育、房屋管理等重要的涉民职能部门形成的重点民生档案。二是农村 地区形成的与农民利益密切相关的土地承包（延包、流转）档案、山林权属档案、林权制度改革档案、宅基地档案、集体资产处臵档案、农村养老保险档案、农村税费改革档案、农村换届选举档案等。三是基层单位如社区居委会、村委会形成的低保及困难家庭、失业人员、特殊群体（老龄、助残等）等民生档案。四是公、检、法、司等单位形成的户籍管理、诉讼、公证等民生档案。五是县档案馆保管各单位已进馆的婚姻、招工、知青、公证、房产等民生档案。六是其他
社会组织保管的企业职工档案等涉民档案。但是目前我县民生档案工作却仍呈现“四不”现状：
（一）、部门之间业态管理不平衡。民生档案产生于不同的主体，涉及众多部门，全县共有100个立档单位，涉及临沧市第一批民生档案的就有28个，如民政、社保、林业、卫生、教育、移民、公、检、法、司等部门产生的婚姻档案、低保档案、养老保险档案、失业保险档案、林改档案、医疗保险档案、学籍档案、移民档案、户籍管理、诉讼档案、公证档案等，但各部门对所涉民生档案的重视度不等，到目前为止，28个单位中已实现星级管理的只有10个，造成业态管理不甚平衡。如民政、社保、公、检、法、司对所涉民生档案管理实行了规范化管理，但相比之下，少数单位对本部门产生的一些民生档案管理混乱，如移民、教育、卫生、城建、村、社等对所涉民生档案乃在进一步规范中、有的还处于无序管理或失管状态，既多年不曾整理归档统一保存，有的甚至己遗失,更没有集中到综合档案室，自然给日常的利用带来诸多不便，仅2008年，由于乡、村档案整理不规范（或遗失），村民直接到县档案局查阅土地承包、山林权属、行政界限档案的就有100多人次。
（二）民生档案制度不建全、管理不规范。近年来，《婚姻登记档案管理办法》《社会保险业务档案管理规定》等档案标准的及时出台，为民生档案的规范管理奠定了基础，档
案整理比较规范，但尚不能覆盖民生档案的所有领域。因缺乏相关的档案标准制度，有的单位（如移民）自行设计民生档案整理方法，未考虑档案的专业要求，只是简单装订，写上封面，无编号、目录，查阅极为不便，档案标准化程度较低。有的单位（如农村社会医疗保险）未将关系百姓切身利益的材料纳入档案管理范围，文件材料还裸露在外，已发黄变脆，质量受到严重影响，并且有遗失现象发生，未系统整理。
（三）从业人员档案管理不专一。由于民生档案产生的领域广泛，故而形成的民生档案种类繁多。据我们初步统计，到目前止我县共有民生档案近四十种，涉及各行各业，且随着党和国家对民生工作的越来越重视，民生档案种类也将越来越多。既如此，不同种类的民生档案其归档整理方法也不一致，显示出较强的专业性，这就需要档案人员有较强业务能力，才能保证民生档案工作的顺利开展，而目前我县100个立档案单位中，兼职档案人员就有75人，并且档案人员更换频繁,人力配臵不尽专一，显得档案业务力量不够强，难以保证有足够的时间、精力和专业化程度来从事民生档案工作，由此往往造成民生档案资料收集不齐全，规范不到位，给民生档案的日后利用带来了潜在的隐患
（四）民生档案利用渠道不顺畅。民生档案属于公共信息资源，应为社会所用。但现实情况是，因民生问题涉及面广，
民生档案形成的主体多而复杂，致使民生档案资源分散保存于不同的部门，因而形成了多头管理、各自为政的局面，有碍于民生档案资源的共建共享。如各类社保档案、婚姻档案、学籍档案、出生档案、户口迁移档案、土地承包档案、诉讼档案、移民档案、建房用地档案等都由各形成部门自我保管，显得比较分散，而民众又往往直接到档案馆查阅利用档案，结果难以查到所需档案，这就给广大民众查阅民生档案带来了一定的不便，难以使民生档案资源真正为社会所用。
二、产生上述问题的原因：一是民生档案的重视度相对弱化。有的单位对档案工作缺乏认识，没有引起重视，领导对开展档案建设工作的重要性、目的意义不清，档案意识淡薄，认识不到位，主动性差，认为档案可有可无。二是档案管理的体制机制不甚完善。涉及民生档案工作规范性文件还不够完善。三是干部队伍建设较为滞后。档案员多为兼职，档案工作成了搭头，日常管理难以顾及，人员变动较频繁，队伍不够稳定，缺乏业务教育和培训，专业技能不熟，档案管理混乱。四是执法监督和技术指导落实不够。档案行政执法缺乏力度，工作效果监测不够深入。为此，我们应从执政为民的高度出发，强化档案管理，提升档案事业。
三，加强全县民生档案工作的思
做好民生档案工作是贯彻落实党的十七大精神的具体体现，也是今后档案事业发展的重点。县档案部门要切实采取措施，把与百姓生活息息相关的全部档案纳入民生档案工作的范围，加强民生档案资源建设和开发，使民生档案真正造福于百姓。
（一）加强领导，齐抓共管，与有关部门共同做好民生档案工作
民生档案工作涉及面广、难度大。国家对民生档案工作越来越重视，国家档案局已于［2007］12号文件下发到各基层单位，民生档案已纳入综合档案馆的接收范围。各级各部门要进一步加强对民生档案工作的领导和重视，将民生档案工作纳入档案工作重要日程，建立健全各项工作制度，制订民生档案工作规划；同时加大对民生档案项目经费投入，县档案局还要积极争取县委、政府的重视和支持，把民生档案工作列入县委和政府的议事日程，纳入当地经济和社会发展规划；切实改善和推进民生档案工作健康发展。档案行政管理部门还要深入有关行业和部门，加强民生档案的调查研究工作，建立民生档案资源数据库。同时要加强与劳动、民政、教育、卫生等涉民主管部门的协作，联手推动各领域的民生档案工作；深入基层，对各社区、村委会、社保所等基层单位民生档案的建档管理和利用服务进行有效监管，基本形成
一个由各级党委政府领导、涉民主管部门各负其责、档案部门依法监管的合力推动民生档案工作的良性机制。
（二）建立健全民生档案管理的法规和制度体系 民生档案来源于不同的行业和部门，种类较多，内容丰富。档案行政管理部门要会同有关专业主管部门共同研究，联合制发或修订关于涉及民生的社区档案、企业职工档案等规范性文件，完善民生档案管理的法规和制度体系。各单位要严格规范民生档案归档制度，县档案局要以实施国家档案局8号令为契机，从源头抓起，推进依法管理民生档案工作的进程。
（三）强化队伍建设，不断提高综合素质
在民生档案管理活动中，人是最重要的因素，管理人员不但要有很强的理论水平和专业技术，还要有很强的事业心和责任感。因民生档案涉及面广，应随时开展多种形式的民生档案管理人员专业培训。一是对现有民生档案管理人员的培训。可采取集中培训，现场指导培训等方式，切实提高其实际操作技能和管理能力；二是要加强档案专业理论培训。要适时举办档案专业理论培训班，不断提高档案人员理论水平。因为基层领导干部工作面广，无论是眼前工作，还是长远工作，都要产生和利用档案。只有通过采取多种途径，充分挖掘人才潜力，才能切实提高民生档案管理人员的综合素质。
（四）整合民生档案资源，建立完整的民生档案资源体系
涉民部门要把民生档案作为本单位档案的有机组成部分，纳入档案管理体系，实行集中统一管理。县档案馆应积极调整馆藏档案收集范围，在收集保管民生档案资源方面发挥主渠道作用。对一些专业性较强，受各种因素制约难以按时移交进馆的民生档案，可通过目录移交、电子文件在线接收、全文数字化等方式，实现民生档案信息数据的集中统一管理。通过档案实体和信息数据两种方式的整合，改变民生档案的分散状态，最大限度地实现民生档案信息资源的社会共享，使档案工作在服务民生、服务大局中真正起到安定社会促进社会和谐的应有作用。
（五）优先对民生档案进行数字化，提高档案利用效率
档案部门要依据《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规，完善民生档案利用制度，简化利用程序，加大数字化力度，在保护公民个人隐私的前提下，为公民获取民生档案信息提供便利。
为解决民生档案查找不方便、不快捷的问题，发挥民生档案资源的最大效用，可运用计算机技术和网络技术，优先对婚姻、招工、低保、医保等利用最频繁的档案进行数字化处理，提高服务民生的办事效率。
（六）依法治档，合力推进民生档案工作的健康发展。
鉴于民生问题涉及面广，民生档案形成的主体多而复杂，各个部门对民生档案的重视力度又各不相同，个别部门对民生档案还处于失管状态，因此要做好民生档案工作还存在着不少障碍，单靠档案部门一家努力还远远不够，必须加强依法治档。要把相关单位的民生档案工作纳入档案行政执法检查范围，通过不间断的开展专项执法检查和依法监管工作，增强各部门依法管理民生档案的意识，进而达到各部门通力合作，及时发现和改正民生档案工作中存在的问题，突出重点，切入难点，破解难题，以齐抓共管之举，确保民生档案的安全保管和有效利用，共同推动民生档案工作步入法制化轨道，合力推进民生领域档案工作的健康发展
参考文献
［1］、国家档案局，关于加强民生档案工作的意见，2007
［2］、临沧市档案局，关于加强民生档案工作的意，2009
［3］、《中国档案》2007年10期---2008年2期 ［4］、冯惠玲主编《档案学概论》中国人民大学出版社，2001
