文秘档案管理制度
一、主要内容及使用范围
规定人事行政部各类文秘档案资料的形成和归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
二、文秘档案的管理机构
1、各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。
2、文秘档案室主要职责：
① 制定或参与制定文秘档案工作的规章
② 做好学校文秘档案的收集、整理、保管和利用工作； ③ 做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作；
④ 提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、文秘档案的种类
1、法规必文件。包括上级颁发的、需学校执行的，或由学校 发行的各标准、规章制度等。
2、学校的重大决议。包括由学校、主任办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录 等。
3、计划性文件。包括学校总体计划或规划。
4、总结性文件。包括学校年度工作总结、及教师的工作总结。
5、汇报性文书资料。上报主管单位的文件资料，以及学校领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
6、人事资料。包括学校人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
7、声像制品资料。包括学校在其活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察埋或外 提供 的，以声像 形式记录 下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像 资料、影片资料等。
8、题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的书记、教学资源等。
四、文秘档案管理 的基本基本程序
1 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
五、文秘档案的收集
就是把分散 的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关的规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档即把企业 活动中产生的有保存价值的各种材料，由学校办公室定期协同档案进行整理、立卷、归档。
1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所有函盖的文件资料，均应卷归档。
2、立卷归档的时间
① 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
② 对于某些专门文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况延长。
3、立卷归档要求
① 各部门兼职档案员在规定时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
② 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复。
③ 立卷应以反映问题为主,结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
④ 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
⑤ 声像档案摄录必须有详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
六、文秘档案的借阅
1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印， 2 不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，台有违纪，酌情处罚。
4、对珍贵或易损的档案，应制成自制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
5、必要进，档案 室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室公章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而東能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
6、文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅霎时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
7、借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
七、文秘档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强、保密意识，双方共同做好保密工作。
2、外来参观人员，统一由负责 接待人答复问题和办理所需材料。
3、档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
4、学校在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
八、超期档案的销毁
1、对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经主任和校长共同鉴定，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为 3 糨用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
九、文秘档案的保管
档案保管工作应做到四不：不荼（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全必，对破损档案及时修补。
