抓制度 重规范 保安全 进一步提升机关公文管理水平
陕西省环境保护厅 （2010年5月 日）
近年来，在省委办公厅、省政府办公厅的关心指导下，我厅认真贯彻执行国家和我省机关公文管理有关规定，紧紧围绕“规范、高效、安全”目标,坚持结合实际抓制度，严格程序重规范，强化管理保安全，公文管理工作做到了制度健全、程序规范、传递快速、利用高效、管理安全、清缴严格，较好地使公文发挥了应有的效用。2009年，省委办公厅在检查我厅公文管理工作时给予了高度评价。我们的主要做法是：
一、结合实际，建章立制，确保公文管理工作制度化 建立健全制度是保证公文管理工作规范有序开展的前提。为此，我厅在严格执行国家和我省公文管理规定基础上，结合环保工作实际，大力加强公文管理制度建设。
一是建立了领导签字制度。我厅向来高度重视公文办理工作。厅党组把文件处理工作列入重要议事日程，定期听取工作汇报，对公文管理工作进行安排部署。并建立了一把手直接抓、分管领导重点抓、办公室具体抓的工作机制。厅党组书记、厅长何发理十余次作出批示，对公文办理工作提出要求。同时，对于重要文稿坚持亲自定思路、亲自修改。分管厅领导对负责签发的文稿在办公室核稿后也都是亲自审核，严格把关。由于领导的重视，有力地保证了我
1 厅公文管理工作顺利开展。
二是建立了公文运行制度。为了确保公文管理工作更加及时和准确，我们先后制订了《公文管理办法》、《机要文件管理制度》《机要文件管理工作程序》、《文书档案管理办法》、《公文定密范围实施细则》等一系列规章制度，对文件的签收、登记、送审、传阅、分送、督办、归档等处理流程做了详细的规定。同时，收集了中央、省级和我厅有关公文管理的的各项规章制度，编印了《公文管理工作制度汇编》。目前，我厅已初步建成了公文管理工作的制度体系，真正使文件管理工作的每个环节都有章可循，有法可依，保证了公文得到规范、及时、准确的处理。
三是建立了责任落实制度。我们坚持将公文管理工作落实到处室、落实到个人，实行明确分工，定职定责，确保公文管理的每一个环节都有人管，每一份文件都有人办。日常的公文起草、核稿、印刷直至发文各个环节也都责任明确，如对公文审核我们实行分级审核负责制，公文草拟后应经各处室主要负责人、厅办公室机要室、厅办公室负责人先后审核，并明确各级审核的主要内容，各负其责，层层把关，从根本上保证了公文的质量。同时，将公文质量和办文效率列为年度考核的重要内容，对公文质量不高或办文延误的处室和个人追究责任，年度考核不能评优，有效增强了处室和个人办好公文的责任感和自觉性。
四是建立了定期培训制度。坚持每年在全省环保系统组织开展公文写作和处理业务知识培训，邀请院校专家和省政府办公厅文秘部门领导，针对日常公文管理工作中容易出错的问题，进行专业知
2 识讲授和典型文稿讲评。此外，我厅每两年组织一次优秀公文评选活动，对省、市和扩权县环保机关的公文进行评审。通过这些活动，进一步强化了办文人员的业务素质，全系统公文管理水平得到了有效提高。
二、严格程序，突出重点，确保公文管理工作规范化 无规矩不成方圆，公文管理同样也要按规律和程序办理。因此，我们注重准确把握公文办理的内在规律，从公文运行的基本环节入手，严格办理程序，保证了公文运转规范高效。
一是严格收文登记，突出一个“细”字。坚持“一个口子”进出，由办公室负责接收登记所有来文，杜绝了文件多头投送、多头批示的现象。建立《收文登记本》、《发文登记本》、《转办登记本》、《借阅登记本》，实行纸质、微机双登记，确保每份文件走向清楚，有据可查。对收到的文件，坚持认真研究文件内容，准确把握文件意图，明确提出拟办意见，力争做到安排合理、考虑周到、范围适度、意见明确。注重文件登记动态化，坚持文件运转到哪里，登记手续就跟进到哪里，随时掌握公文去向及领导批示。对紧急文件实行限时登记，做到随到随登记，随到随办理。
二是严格文件拟制，突出一个“质”字。在发文方面，我们坚持少而精的原则，精简行文数量，控制发文级格，对于可发可不发的文件坚决不发，进一步提高公文工作效率。同时，加强文稿的审核力度，严格落实分级审核责任制，层层负责，严把“四关”：把好公文内容政策法规关，使公文内容符合法律法规和现行政策；把好公文文字关，做到表述清楚，文字简洁、准确，不产生歧义；把
3 好公文格式关，确保公文在格式以及用纸等方面符合要求；把好公文运行程序关，严格按收文办理、发文办理程序和规定运行公文工作，确保公文质量和办文效率。
三是严格文件传递，突出一个“勤”字。我们在文件在传阅过程中，坚持专人负责，做到四“勤”，即“脑勤”，随时掌握厅领导的工作安排，并根据文件的内容和要求，把握好传阅文件的最佳时机；“手勤”， 坚持随时记录文件传递过程中的特殊情况，对领导批示件，做到及时登记，一事一记，及时转送，并存档备查；“腿勤”，每日坚持两送两取，紧急文件当面送呈，当时取回，保证领导在第一时间看阅公文，杜绝出现“错、漏、压、丢”现象；“嘴勤”， 对中、省重要文件、涉密文件和紧急文件提醒领导及时阅文，保证文件及时传递、及时处理。
四是严格督查催办，突出一个“实”字。 公文管理的关键在落实。因此，我们不断强化文件落实的督查与综合协调。首先建立重要文件跟踪督办目录，根据领导批示情况和时限要求，及时向处处室通报办理内容和要求，办完一件，注销一件。其次实行领导批示件催办登记，随时跟踪督查文件落实情况并进行详细登记，必要时向承办部门发放督办单。第三是加强对围绕文件的处理而发生的各种矛盾和关系的综合协调，及时协助或组织承办部门或承办人与有关部门进行会商或交流，确保文件办理高效率、高质量。第四是严格紧急公文办理规定，对紧急公文当面送呈或电话请示领导，领导批示后，及时向办理单位讲清情况和要求，确保文件办理不误时、不误事。
三、注重保密，强化管理，确保公文管理工作安全化 在规范文件运转程序的基础上，我们还积极采取有效措施，强化文件的安全管理，提高了文件办理过程中的安全防范水平。
一是注重保密教育。我们以机构改革为契机，及时对厅保密工作委员会进行了调整，由主管厅领导亲自抓机要公文管理工作，建立了由各处室负责人组成的工作领导小组，并在各处室专门指定了一名机要工作同志，使机要公文管理工作做到横向有人抓，纵向责任明。坚持利用每周的干部例会及每年保密宣传月活动，组织厅机关各处室、直属单位工作人员集中学习《保密法》及我厅《保密工作规则》等7项保密制度，有关保密制度，采取以会代训的方式，传达上级保密工作会议精神，学习保密法规及公文，办文人员的保密意识得到了进一步增强。
二是强化重要文件管理。严格阅文范围，对中、省文件及涉密文件实行专人负责、专册登记、专柜存放。严格按照阅知范围传递，不随意扩大。对于领导批示由有关部门办理的涉密文件，我们采取开会传达，请处室主要负责同志到办公室阅文等方式进行；强化自查和领导督促相结合，定期不定期检查人员在岗情况，确保不出现断档现象；每月检查一次登记情况、文件的运转情况以及相关制度的落实情况；每季检查一次上级来文有没有漏登现象，传阅件有没有漏传现象，收文单位有没有漏领现象，文件回收有没有漏缴现象。制定机要公文管理单项流程。本着“科学合理、提高效率”的原则制定了收文、发文、公文复印、公文清退等都制定了详细的公文管理操作流程，使机要件管理更加规范，更易管理。同时，加大机要
5 工作向信息化、网络化、自动化转变。所有机要文件全部录入专用电脑，实现电子文档与文字材料双存档，确保文件管理准确无误。
三是加大硬件设施投入。近年来，我们克服办公室紧张的困难，不断加大文件管理的硬件投入，专门设立文件室，配置了铁柜、报警器、灭火器、湿度计等硬件设施，投放了无毒、无腐蚀性的灭虫药品，为文件管理人员创造了良好的工作环境，也为提高文件保密安全打下了坚实的基础。
四是坚持文件开发利用。为了更好地管理文件、利用文件。我们对三年前以上的文件除与本单位工作密切相关的以外，都进行了清理和销毁，对有些时效性比较长的文件，在一定时期内对环保工作有指导作用的，我们注意妥善保管，保证了查阅方便，保证了文件的执行与落实。例如，每年初制定的环保工作要点，以及一些时限较长的工作部署、方案、工作意见等文件，我们都认真做好归档和落实工作，使其不断发挥效用，为领导决策和环保大局服务。
近年来，虽然我厅的公文管理工作取得了不少成绩，但与省委、省政府的要求相比，还有一定的差距。在今后的工作中，我们将查找不足，强化措施，学习和借鉴兄弟单位的先进经验，将我厅的公文管理工作推向新台阶。
