公文写作教案
余春柯
章节名称：第一章
现行行政公文写作基本知识
第一节
概
说
教学目的与要求：
1、明晰、理解基本概念； 2.掌握现行行政公文种类； 3认识行政公文的特点与作用。
教学重点：
教学目的与要求的1与2。
教学难点：
教学目的与要求2。
教学方法：讲授、练习
作业安排：课后习题，见下。 教学过程： 第一小节
一、现行行政公文的含义
1.文书、公文、文件、行政公文的含义
文书，是以文字为主要方式记录信息的书面材料。
公文，是公务文书的简称，是各级各类机关、部门、单位、组织处理公务的书面材料；它包括法定的和非法定的两类。
文件，通常是指党政军等机关制发的法定公文。
行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文件
2.上述四个概念的关系
文书包括私务文书和公务文书（简称“公文”），公文又包括法定公文（常称“文件”）和非法定公文（也称“事务公文”），法定公文包括党务公文、行政
1 公文、军事公文、司法公文、人大公文等所有用法律法规规范的公文，它们一般都习惯上被称作“文件”。
3.现行行政公文的含义
现行行政公文是行政机关在现行行政管理过程中依法行政和进行公务活动使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。
定义 的4个视角内涵: (1)时指性——现行（1999年以后当前）。 (2)域指性——行政(各级政府机关及职能部门等)。 (3)效用性——行政管理。 (4)文本特性——规范（法定）。 4.行政机关及部门
行政机关，即各级政府机关，是行政管理的决策单位；行政部门是各级政府的职能单位，负责政府决策、任务、工作的落实、贯彻、执行与完成。(举例国务院及所设部门加以说明) 二、行政公文的特点
1.政治性
体现行政机关意志 ；是传达贯彻党和国家方针、政策，处理机关公务的工具；为政治服务。
2.权威性
在法定时空对受文者产生强制影响和行政约束力。 3.现实性
为解决现实问题和矛盾而制发，为现实服务。
4.规范性
有法定的种类、格式、行文规则和处理程序等，必须严格遵守。
第二小节
三
、现行行政公文的种类
《国家行政机关公文处理办法》规定现行行政公文为13种：
⑴命令（令）
⑵决定
⑶公告
⑷通告
⑸通报
⑹通知
⑺议案
⑻报告 ⑼请示
⑽批复
⑾意见
⑿函
⒀会议纪要
上述13种现行行政公文根据行文关系或行文方向，又可划分为3类。
2 （1）上行文
（2）下行文
（3）平行文 （注意说明：有的文种可多行。）
四、行政公文的作用
1.法规和准则作用 ； 2.领导和指导作用 ； 3.宣传教育作用 ； 4.信息沟通作用 ； 5.依据与凭证作用。
又有泛行文的提法。
第三小节
一、怎样学习公文写作
1、多读书、勤思考，是学好写作的基础。要加强我们语言修养和理论水平、学识素养，不读书无以达成。多读范文，以范文为模板，可以让我们向规范和标准走得更近，更正宗。
2、写作---材料---主旨---语言---结构，加强练习是学好写作的捷径。每个文种我们都要动手练习，直到学会。不练习，人类永远不能直立行走。
3、多修改。既能认识别人公文中的错误（我们哈哈一笑，以大方之家暂居），又能认识到自己的不足。有则改之，无则加勉。
4、关注现实，与时俱进，不断更新自己的理论，开阔我们的视野。
二、应具备的素养： （1）较高的政治理论水平（2）较高的法制知识
（3）一定的历史、经济、文学知识 （4）丰富的行政管理、读写经验 （5）较高的语言水平。 练习
1.解释下列概念
公文
行政公文
现行行政公文
2.怎样理解行政公文的四个特点？
3 3.现行行政公文具有哪些文种？它们按行文运行方向能分哪几种类别？ 4.行政公文具有哪些作用？
章节名称：第一章·第二节
现行行政公文的格式
教学目的
1、.了解格式的种类、格式要素及其规范要求；
2、.掌握格式与文种的匹配使用。
3、格式要素及其规范要求和格式与文种的匹配使用。
4、格式要素及其规范要求
教学重点：
1、格式要素、规范及要求
2、格式与文种的匹配 教学难点：同上教学重点
1、2。 教学方法：讲授与练习
作业安排：用电脑依照所学公文的标准格式各制作一份。要求：各要素具备。分：上行文、下行文、联合行文格式；信函格式、命令格式、会议纪要格式。每人各6份。 教学过程：
第一小节
一、行政公文格式的种类
1.稿纸格式（见教材P5；作制发单位存档） 要求：自己依样制作一份。 2.成文格式（作向外发文） 要求：自己依样各制作一份。
（1）一般（通用）格式 ：①下行文格式；②上行文格式；③联合行文格
式。
（2）特定(专用)格式:①函的格式（平行文专用）；②命令格（发布令和任命令专用）；③会议纪要格式（行政办公会议专用）。
二、行政公文格式要素及规范要求
4 新《办法》规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”
《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）则将各要素划分为：1.眉首部分；2.主体部分；3.版记部分。
图1-下行文格式首页
图2-上行文格式首页
(一)眉首
1.公文份数序号：同一文稿；机密、绝密用；编虚号，如“0001”。应用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。
2.秘密等级和保密期限：密级（密件标注），分“秘密”、“机密”、“绝密”三级；保密期限：需保密的时间。用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行。密级与保密期限之间用★隔开。
3.紧急程度（急件标注）：特急或急件。用3号黑体字标识在版心右上角，若有密级，则在其下标识。
4.发文机关标识：俗称“红头”，由发文机关名称加“文件”组成。 小标宋体字，红色，字号≤22mm×15mm。联合行文时，应把主办机关置首，同级的则按党政军群是前后顺序排列。必须公文显示正文。
标识位置与上行、下行、平行有关。
5.发文字号：机关代字（要习惯、规范）---年份（不简写、不加年，外用六
5 角括号〔〕）---序号，（不编虚位号、不加第），如“国发〔2004〕5号”。年份，
只能标注一个机关的发文字号。字号位置居“发文机关标识”下空2行外，用3号黑色仿宋字，居中标注。若是上行文，有签发人署名，则与其左右并列分居在发文机关标识下面。其下4mm处印一条红色与版心同宽的反线。武文线----文武线。
6.签发人： 批准文件发出领导签名。上行文用。发文机关标识的右下方、红色反线右上方印出签发人和会签人的名字。
签发人平行排列与发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人居右空一字。签发人三字用3号宋体字，后用全角冒号，冒号用3号楷体字标识签发人姓名。
第二小节
（二）主体
1.标题：机关名称＋事由＋文种；事由：关于……的；如：国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知。
武文线下空2行，用2号小标宋体字。
2.主送：公文主要受理单位。（上行文、下行文、普发性）标题下1行左侧顶格，用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格。
多，可移到主题词之下，抄送之上。首页要保证出现正文。 3.正文：开头→主体→结尾。注意主体的层次序号的使用。 4.附件说明：公文附属材料（“附件”）的顺序和名称标注。
正文下一行，左空2字，用3号仿宋字标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
5.成文日期：公文生效时间 。用汉字小写数字标写。如“二○○六年十月五日”。
6.印章：公文合法、生效标志。
7.附注：公文使用方法、传达范围等的有关说明。3号仿宋体字，居左，空2字，加圆括号标识在成文时间的下一行。
（三）版记
6 1.主题词：规范的标引公文主题内容的词或词组。《国务院公文主题词表》由15类1049个主题词组成，分主表和附表两部分，主表13类751个主题词，附表2类298个主题词。
给公文标引主题词是便于计算机检索文件。
类别词
主题词
{
内容词
类属词
{
形式词（即“文种”）
主题词标引方法 ：
（1）一份公文，除类别词外，类属词不超过5个。
（2）先类别词→再内容词→最后文种词。例如：《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词：农业
水土保持
通知 ；《关于表彰奖励我院优秀学生的决定》的主题词：学生管理
表彰
奖励
优秀
决定 。
（3）如一份公文有两个相关主题，应先集中标引第一个主题的主题词，然后再标引第二个主题的主题词，最后标引文种词。如：《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》的主题词：经济管理
企业
兼并
破产
劳动
就业
通知。
2.抄送：主送以外需要执行或知晓公文内容的其他机关与个人。
3.印发机关和印发日期 ：印发机关指负责印制、发送公文的机关 ；印发日期指文件印制完成的时间 。二者同行，分居左右。
7 ××××××××〔2004〕×号 关于×××××××××××的意见×××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× 二○○四年×月×日主题词：×× ×××× ×× ×××× ×××× 抄送：××××，×××××，××××，××××， ××××，×××××××。 ×××××办公室（厅） 2004年×月××日
图4-信函格式
图3-上、下文格式尾页
四、其他规定
1.公文用纸
采用国际标准A4型纸 (210mm×297mm）。 2.排印
从左而右横排、横写。一般每面排22行，每行排28字。 3.字号 发文机关标识≤22 mm×15 mm;标题用2号小标宋体字；密级、紧急程度、主题词用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、附注均用3号仿宋字。签发人姓名用3号楷体字。
4.页码
置于版心下边缘之下一行，用4号半角白体阿拉伯数码标识。 5.表格
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封
三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。
第三小节
五、公文格式与文种的匹配使用
1.命令： 发布令、任命令——特定命令格式
行政令——（下行文）文件格式 嘉奖令——信函格式
8 2.决定——（下行文）文件格式
3.公告、通告——登报、张贴、播放播发，不用行文格式
4.通知：批转、转发、印发、部署通知——
下行文格式
知照通知——信函格式
5.通报——下行文格式 6.议案——信函格式 7.报告、请示——上行文格式 8.批复——信函格式
9.意见：指示性意见——下行文格式
建议性意见——上行文格式
平行意见、评估意见——信函格式 10.函——信函格式
11.会议纪要：行政会议纪要——会议纪要格式
其他会议纪要——随转发公文 思考练习
1.稿纸格式与成文格式各起什么作用？ 2.成文格式又包括哪些具体行文格式？
3.一份文件由哪三部分构成？它们又各包括哪些要素？
4.为什么有的文件有公文份数序号、密级、紧急程度标注，有的又没有？ 5.什么行文应标注签发人姓名？什么文件不仅要标注签发人姓名，同时还要标注联系人姓名和联系电话？它们分别是在何处标注？
6.“主送机关”与“抄送机关”有何不同？通常情况下，它们在公文格式中所处的位置有何不同？
7.应该怎样标引主题词？
8.公文文种与格式是如何匹配使用的？
★上交作业：用电脑依照所学各制作一份公文的标准格式。要求：各要素具备。每人6份。上交时间：十一假期之前。
