XXX小区首次业主大会筹备
XXX小区位于宁波市XX区XX街道XXXX，建成于XX年，总建筑面积XXXXX平方米。小区前期物业服务合同已到期，且已具备业主大会成立条件，为理顺小区管理关系，根据《物业管理条例》、《宁波市物业管理条例》等相关法律法规，参照《宁波市业主、业主大会、业主委员会指导规则》，筹备首次XXX小区业主大会。具体程序如下：
一、报送材料
通知XXX小区建设单位，告之小区已具备筹备首次业主大会情况，同时报送下列筹备首次业主大会会议所需的文件资料：
（一）物业管理区域划分意见书；
（二）房屋及建筑面积清册；
（三）业主名册；
（四）建筑规划总平面图；
（五）交付使用共用设施设备的证明；
（六）物业服务用房配置证明；
（七）筹备所需的其他资料。
二、建设单位提出成立申请
已达到首次业主大会筹备规定，建设单位应当在30日内书面报告物业所在地街道办事处和辖区物业主管部门，或有10名以上业主联名提出书面请求但建设单位未及时报告，街道办事处或辖区物业主管部门有权责令建设单位在30日内进行筹备工作。 建设单位已注销的，由社区居民委员会和物业服务企业共同提交书面报告。
三、街道办事处组织、指导成立首次业主大会会议筹备组
时间：自接到申请之日起60日内
组成：业主代表7人、建设单位代表1人、街道办事处代表1人、辖区派出所代表1人、社区居民委员会代表1人，共11人组成。
组长：由街道办事处代表担任。
四、一次公告：
筹备组成员名单确定后，3日内在小区内主要的人员通行位置书面公告7日。公告结束报辖区物业主管部门备案，10日内召开筹备组会议。
业主对名单有异议的，应在公告期内说明理由并书面提出，组长在24小时内书面答复或街道办事处协调解决。
五、开展筹备工作并二次公告 筹备工作内容：
（一）确定首次业主大会会议召开的时间、地点、形式和内容；
（二）拟定《业主大会议事规则》（草案）和《管理规约》（草案）；
管理规约、业主大会议事规则的拟定工作非常重要，这是小区业主行为的基本准则，也是决定小区管理及议事的重要参照。建议以宁波市示范文本为基础，参照近几年发生的小区物业纠纷类型，结合小区实际情况进行制定。注意点：茗莲春晓分期开发，考虑增补或另外成立。
（三）确定业主身份、业主人数以及所拥有的专有部分面积； 业主资格确认：①业主是指房屋所有权人，以房屋产权证上登记名字认定为业主；已订购房合同尚未领取房屋产权证且已实际居住的，可视为业主。②房屋所有权人为2人以上共有，可以推选1人行使表决权，也可由各共有人按照所占份额行使表决权，但共有人所代表的业主人数为1人； ③业主不具有民事行为能力，由其监护人代理。④业主与使用人以书面协议约定由使用人代为行使业主投票权，由业主出示协议或书面委托书，经筹备组审核后使用人可参加选举。⑤业主因故不能参加业主大会会议的，可以书面委托代理人参加。
（四）依法确定首次业主大会表决规则；
1、未表决业主的投票权数计算：
在表决时，未参与表决业主的投票权数是否可计入已表决的多数票，由管理规约或者业主大会议事规则规定。很多小区，并不是所有业主都能积极行使表决权，有的是业主公共决策意识不够，有的是因为居住的大多数是租户，业主较难联系等等原因，小区决议本来就很困难，在没有特殊规定的情况下，一般都不会将未参与表决业主的投票权数计入已表决的多数票，这无疑会进一步增加表决难度，建议在管理规约或业主大会议事规则中提前约定清楚。
2、以幢、单元、楼层进行表决
每召开一次业主大会是非常繁琐的，周期非常的长，直接影响到了小区公共事务决策和管理的效率。有关幢、单元、楼层内业主的有关事宜不一定非要通过业主大会，而由幢、单元、楼层业主自行表决，更具合理性和可操作性，具体的议事方式、程序应在议事规则中提前规定。
（五）确定业主代表、业主委员会委员候选人产生办法，组织产生业主委员会候选人名单；
业主委员会候选人由业主推荐或自荐，筹备组审核参选人资格，根据物业规模、物权份额、委员的代表性和广泛性等因素，在首次业主大会召开前确定业主委员会候选人人数及名单。
业主委员会委员具体条件如下（参考）：
委员条件：具有完全民事行为能力； 遵守管理规约、业主大会议事规则；未被业主大会依约限制被选举权的行使； 热心公益事业，责任心强，公正廉洁；具有一定组织能力；具备必要的工作时间；管理规约、业主大会议事规则规定的其他条件。
主任条件：具有丰富的工作经验和良好的群众基础；熟悉物业管理相关法律、法规、规章和政策；年龄原则上不超过65周岁，身体健康；经连选连任、工作规范、成效突出的可适当放宽。
（六）参照议事规则（示范文本）制定业主委员会的选举办法；
（七）其他准备工作。
以上七项内容在筹备组会议结束后7日内，业主大会召开15日前，以书面形式在小区公告至业主大会召开。业主有异议的，筹备组应当记录并在大会召开前答复。
六、业主代表选举并公告
筹备组会议结束后7日内，首次业主大会召开15日前，由筹备组组织业主代表选举，选票应发至每一位业主，选票的回收数应高于投票权数的2/3，业主以选举单位的最高得票数当选为业主代表。
业主代表名单公告15日。业主有异议的，筹备组应当记录并在大会召开前答复。
七、会前公告
首次业主大会召开15日前，书面公告大会会议时间、地点、议题和议程有关材料，并送至各业主、告知街道办事处、辖区物业主管部门、社区居民委员会。
八、筹备相关规定
筹备费用：筹备相关费用是由建设单位承担的，包括参会人员开支、场地费用、材料费用等，交街道办事处专户储存、专款专用，由筹备组申请使用。首次业主大会召开后30日内，筹备组应当将筹备经费的使用情况向全体业主公告7天。
筹备时间：筹备组应当自组成之日起90个工作日内完成筹备工作，组织召开首次业主大会会议。
筹备组表决：每人享有一票表决权，筹备组作出决定应当经过半数成员同意；筹备组的业主代表不能委托代理人参加会议。
九、首次业主大会召开
首届业主大会会议，应由投票权数1/2以上的业主或业主代表参加，审议内容：《管理规约》、《业主大会议事规则》、《物业服务合同》、业主委员会选举方案，选举产生业主委员会委员。
