采 购 部
第一部分 部门组织机构及工作内容
一、人员编制：经理、采购员、内勤
二、工作内容
按需求拟定计划→资料审核→合同签定→订单→入库→处理滞销、效期、退货、返利相关业务→税票→付款。 第二部分 岗位操作流程 采购员
（一）操作流程
1、审验供货单位的合法资格、购入药品的合法性、，核实供货单位销售人员的合法资格：查验供货单位营业执照、药品生产或经营许可证及生产或经营范围及法人授权的委托书，对被授权的销售人员的身份证复印件（均需加盖公章）留档。保证其真实性；
2、对于首营企业，查验加盖公章原印章的以下资料： （1） 《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件； （2） 营业执照及其年检证明复印件。
（3） 《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书复印件； （4） 相关印章、随货同行单（票）样式； （5） 开户户名、开户银行及账号
（6） 《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件。
3、对于首营品种要索取以下资料并交质管部存档：
（1）.药品注册证(非处方药同时提供非处方药登记证书)；
（2）.药品的质量标准；
（3）.包装、标签和说明书的批件（符合24号局令要求、必须盖有省、市局专用章）；
（4）.当地省、市药检所检验报告书（依据现行质量标准）；是《药典标准》必须符合2005版要求； （5）.包装、标签和说明书的样张（品）； （6）.药品随货质检报告书；
（7）.生产厂家GMP证书、《企业法人营业执照》复印件（已年检）、《药品生产企业许可证》复印件。 （8）. 商标条码证
（9）加盖供货单位公章原印章的药品生产或者进口批准文件复印件并予以审核。
4、与供货单位签订质量保证协议。质保协议包括以下内容： （1）明确双方质量责任；
（2）供货单位应当提供符合规定的资料且对其真实性、有效性负责；
（3）供货单位应当按照国家规定开具发票； （4）药品质量符合药品标准等有关要求； （5）药品包装、标签、说明书符合有关规定； （7） 药品运输的质量保证及责任； （8） 质量保证协议的有效期限。
5、与供货单位销售员业务洽谈采购事宜，达成意向性协议。
6、合同拟定（协议合同和预付款合同）：协议合同内容包括：签订时间、约定时限、品名、规格、厂家、数量、单价、金额，付款方式、收货地址、发货方式及运费承担等，字迹清楚明了，不得涂改。预付款合同除按以上条款外，还需标示预付款品种批号和效期，到货时间。
7、合同拟定好后由部门领导审核签字生效。合同签定后，统一交 采购内勤存档备查。
8、根据签定的合同计划在系统里做定单：订单中包括来货单位，品名、规格、厂家、数量、单价和到货时间，要求必须准确。
（1） 需购进大于上限数量的，填写上限申请台帐（分临时和调整）或压货申请台帐，交部门经理核准签字后传内勤处修改上限
（2） 缺货品种订单数量1,单价0.00，停产的品种订单数量2，单价0.00，涨价品种订单数3，单价为现涨到的价格。 （3） 购进品种必须都有订单，且订单必须准确，错误处罚：5.00/次。
9、货到入库工作
（1）到货后，检查随货同行单（票）与定单信息（包括品名、规格、厂家、数量、单价等）是否一致，有差异的，上报部门并联系供应商处理。
（2） 紧俏品种到货后，注意加急催促入库，并第一时间通知销售员销售。缺货0库存品种到货后，同样处理方法。
（3） 入库后，半小时内审票，审票时核准品种入库信息，（购进价格，销售建议价，政策是否登记入账等） （4） 入库信息错误以及半小时内未审票或审错票据，处罚：10.00/次。
10、发票管理：
（1） 税票有效期180天，规定收票时间在开票时间起150天以内。
（2） 税票品种一对一，税率为17%（中药和其它类品种另核算）
（3） 检查税票是否完好，同时查看开票日期，密码区是否整洁。
（4） 税票对应该单位金额进行系统下账，每月底扎账前核对交票金额和系统下账一致。
（5） 开票金额必须和应付账相等，高开税票部份需提供现金收据。
（6） 票折返利金额，需系统下账，并写好调账说明平账。 （7） 月底27号前交完所有税票，自己需做好单位、票号、金额登记，并保存待后查。
（二）操作要求
1、审验资质要认真，把握好关口；
2、定单尽量准确，与实际来货基本一致；
3、合同要规范，发票索取要及时。
4、滞销、效期、退货、税票核对参照相关制度进行处理
5、分销返利
（1） 返利分阶段返利和年协议返利。
（2） 政策返利协议谈好后，把相关协议内容：单位、任务、返利比，返利兑现日期、兑现方式、联系人及电话以及协议相关约定登录系统。
（3） 年协议返利凭双方协议签定生效，阶段返利则需相应该业务员书面承诺，两种方式都必须备档后查。 （4） 每天返利报表内勤打印出后，认真检查，返利应收是否正确，核实准确后签字。
（5） 定期核算约定任务完成进度，保证完成拿到返利。 （6） 每月按时催返应收，并做好催收记录，并统计重点企业，包括应收较大的和拖欠时间较长的，保证返利安全。 （7） 随时关注所辖企业返利收取情况，出现问题及时处理或上报，因个人原因造成损失的，按 %责任承担。
6、付 款
（1） 付款时间：付款时间每月20-30号付承兑，1-10号付电汇。
（2） 统计出月结需付款单位明细，做出目录，根据目录付款。
（3） 根据企业的付款期限，应付，库存，税票，以及返利情况，拟定付款金额，制定采购付款申请单（包括：付款封面，附结算明细，相对应税票和合同复印件），并交到内勤处做登记传递。
（4） 付款方式：承兑（6个月和3个月），电汇，转账，支票，转卡等。
（5） 付款性质：预付款，货到付款，月结，压批付款，实销实结，账期付款。
（6） 预付款可根据要货情况，不定时申请付款，并每次都必须后附当次订单合同。
（7） 特殊付款特殊申请，急要的，需要自己随时做跟踪，保证及时付款。
（8） 承兑汇票领取规定：必须是供货企业委托人领取，并做好票号、金额和日期的签收登记保存做为后边的凭证。
7、保守商业机密。公司商业机密，人人有责，人人保守。因个人行为，有意或无意泄露公司机密造成损失的，按公司规定承担相应责任。
