秘书如何做好文件办理工作
文件办理作为文秘工作的重要组成部分，工作的好坏直接体现文秘部门为领导服务的层次和水平，反映出文秘干部的素质和形象。如何提高文件办理的质量和效率，既做到快速、准确，又切实让服务对象满意，需要每名文秘干部在努力工作之余，积极的探索和思考。
一、前期准备要严谨细致。对经手办理的文件，要在办理前仔细检查。做到“五看”：一看打印是否清晰，报面是否整洁；二看页码顺序有无颠倒，有无漏页、白页、倾斜页；三看文件的紧急程度和文件的具体内容，准确区分出轻重缓急，必要时在文件中圈画出电文的重要信息，以方便领导阅示；四看文件隐含信息，对于领导在批示过程中可能需要询问的内容，要提前做好准备，做到心中有数；五看文件处理笺填写是否准确规范，对报文内容描述是否简明准确。通过严谨细致的检查，确保每一份文件的办理准确高效，不出任何差错。
二、呈报拟办要超前主动。拟办意见的批写作为文件办理过程中的关键一步，其重要性非常突出。首先，在呈送主管领导批写拟办意见前，对经手的文件，要超前考虑，吃透精神，抓住要点。重要文件要在心里形成对文件的“默批”。这样在办报时既可避免在领导询问时“卡壳”，又可以就领导拟办中考虑不周之处加以适当的建议。同时对照领导批示，还会发现自己“默批”存在的差距，进而提高自己。其次，在拟办意见提出后，要初步设想出文件的办理流程，根据实际情况分析考虑文件办理过程可能出现的难点和问题，及时加以解决。在文件办理过程中，要及时向拟办领导反馈文件的办理进程，让领导第一时间了解文件批办的进度，为工作的顺利开展争取主动。
三、呈报阅示要讲求方法。好的工作方式和机制是提高工作质量和服务水平的基础和保证。在呈送文件过程中，一是突出创造性，创新工作方法。改变以往根据拟办意见，依照领导级别的不同分别呈送的办法，采取集中送阅、召集传达、先主办后呈送等灵活多变的方式送阅文件。集中送阅，即充分利用领导开会、座谈的间隙，为多位领导一起呈送文件。召集传达，就是对阅办范围较广的文件，经主管领导同意，以会议的形式传达文件精神。先主办后呈送，即对于业务性强的文件，若出现领导外出、调研等情况，可采取请示主管领导，先由主管这项业务的部门阅办，再电话汇报或稍迟呈送的方式进行特殊处理。二是突出主动性，增强工作效率。通过为领导直接服务的跟班秘书或者驾驶员了解领导人的活动安排，这样既对文件顺利办理很有帮助，又能提高文件的办理效率。三是发挥能动性，提高工作水平。为领导当好参谋助手，是文秘部门的重要职责。在实际工作中要坚持做到“四个注意”：注意向领导介绍文件的关键内容，以防领导有所疏漏；注意领导的询问，回复询问必须准确、流利、表述清楚；注意领导批示，如有不清或不理解，须当面问清楚；注意领导的口头指示，必须笔录下来，及时向有关领导转达，做到准确及时。
四、落实批示要注重实效。文件批办后，要认真研究领导的批办意见，做好批示意见的传达工作。首先，要正确领会领导意图，及时将信息反馈到相关部门。办理过程中，一般要求部门主要负责人到专门的阅文室阅报，以促进领导决策和工作部署落实，从而推动各项工作的顺利开展。如有特殊事由主要负责人不能阅报，须由分管领导前来，一般不能由部门办公室人员摘抄和复印文件。其次，要按照“谁办理，谁跟踪落实”的原则，由负责该份文件办理的文秘干部做好文件内容的相关跟踪服务工作。要根据文件的实际内容，提醒相关单位工作的落实，确保文件内容和批示精神落到实处。
五、推进工作要规范守纪。文件办理直接面对领导，是宣传推动文秘工作、体现文秘干部精神风貌的良机，掌握服务的基本礼仪很有必要。衣着要整洁大方，不穿奇装异服装；言谈要得体，口齿要清楚，语气要诚恳；举止要得当，既要快捷迅速，又要把握尺度，切忌冒失。要提倡微笑服务，带着感情去办理文件，通过自身的文明举止去感染人、打动人，充分展示文秘干部的良好形象。
