小张是A公司的行政人事经理，自打担任这个职务后，经常加班开会，即使回到家里也电话不断，每天似乎总有做不完的事情。小张对公司的会议管理意见很大，他抱怨道，公司的主管不知道何时是开会的最好时机，许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开；许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见，这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议；有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行，而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
请你对A公司会议管理中存在的问题进行简要分析，并说明如何才能提高会议管理的效率。
答：案例中，A公司会议管理存在以下问题：
（1） 开会时间选择不当；
1、把会议安排在周五下午或是事务繁忙的周一开。
2、主管未选择恰当的开会时间，导致员工疲于奔波，甚至要延后或放弃其他会议。
（2）必要出席会议的人员应有重要事情未能参会，到场的人并非是与议题关系密切的人，导致会议讨论难以进行。
（3）开会的目的或开会想要达到的目的不明确。
（4）开会前没有通知参会者相关事宜，材料准备不充分，会议拖沓。
A公司会议管理出现上述问题，是低效率会议的表现，其原因主要有以下3点：
1、没有明确的会议目的和预期结果。一个会议必须有明确的目的，这是会议组织者在会前要充分考虑的，否则将影响会议的效率。
2、会议主持人缺乏能力。会议主持人的能力决定了会议的成败。会议主持人起到引领、控制、达成决议的重要作用。一个缺乏能力的主持人是很难主持好会议的。
3、会议准备不充分。会议准备包括内容准备和形式准备。内容准备包括让参会者明确开会目的、参会者的作用以及会议材料的准备等。形式准备包括确定开会的时间、地点、参会者等。此外，会议支持人的沟通准备也非常重要。良好的会议准备是会议成功的关键要素。
要提高会议管理的效率，使会议变成高效率会议，主要以下8种方法：
1、确定必要时才召集开会；
2、会议的目的性明确，需要解决的问题明晰，有明确的方向；
3、筹划准备充分，拟定和分发了议程表；
4、正确选择参会者，参会者明确开会目的；
5、主持人控制议事的进程，按部就班；
6、会议控制在规定的时间内，卓有成效；
7、主持人进行了归纳总结，达成会议决议；
8、会议记录了所有建议、决定及执行的负责人。
