一、会议文件涵盖的范围甚广，举凡国际会议实践中形成的书面文书都可归属其中。按会议的进行顺序可分：
（一）会前文件。会前文件是指会议开始前形成的文件，数量最多，也是与会准备过程中重要的参考材料。举其要者略加介绍：
1．会议邀请书——会议组织者向潜在的与会者发出的邀请，内容涉及（甲）会议的名称、日期、地点、主题，（乙）与会者的范围、人数、层次，（丙）会议的报名、费用等有关事项。有的国际会议在发出正式邀请前，还预发一个会议通知书（请参见第五章“会议通知”一节）。这往往是与会者最早获得的关于会议全面情况的直接信息。被邀者可据此确定是否与会，并按照要求进行与会准备。
2．与会须知——往往由会议组织者会同会议承办者共同准备，旨在向与会者介绍与会期间必须知悉的情况及知识，包括：
会议所在国的基本情况（国土、民族、宗教、行政区域、首都等）；
会场服务设施与项目（旅行、旅游、通讯、医务、外汇、邮电）；
当地的气候、电压、市内交通、购物去处；
会议所在旅馆的平面图、会议厅室及会议秘书处办公室的位置、房间号、电话号；
外国使馆及国际组织机构的电话号；
组委会的情况。
3．议程草案——即会议的临时议程，包含议程项目（议题）及审议顺序。
4．议题注释——秘书处准备的关于各个议题的说明，一般采取简介的方式，客观介绍各个议题的主要内容、中心环节及其他有关情况，俾使与会者能快速了解议程的全貌。有时也有提示讨论内容之意。
5．背景材料——关于会议突出问题的参考材料，一般由常设秘书处的有关部门或特聘的专家撰写。此类材料多具专题性质，内容包括：问题的起源、发展经过、当前情况、发展趋势、各方态度、争论焦点及政策建议等。由秘书处名义准备的材料，一般较为客观，以个人或小组名义撰写的材料，多代表一个方面的看法。背景材料是会前文件中较有实质内容的部分，应是与会者仔细阅读和研究的重点。
6．会议日程——关于大会及各委员会讨论各个议题及有关活动的日期、时间和地点的一览表。与会者经常需要查阅以掌握会议的进程和准备与会。但预定的计划经常有变。为使与会者能及时准确掌握会议的进展及可能的变更，有的国际会议还发布“每日活动日程”作为补充。
7．初步与会者名单——根据会前报名情况，由秘书处编制的名册，于会议开始时分发与会者。名册按国家分列，每个代表团团员的名次按各团提供的名单刊印。正式的与会者名单在稍后时间按正式注册时登记的情况编制。与会者名单开列了各代表团成员的姓名、职务和在代表团中的身份，是了解各国代表团的阵容和开展交往必不可少的参考材料。它也可包括国际机构、民间组织及当地外交团等与会者及秘书处官员的姓名、与会身份。
8．代表全权证书——派出国家或机构证明与会代表身份的文件。国家级代表的证件可由外交部部长签署或由国家领导机构出具。一般的格式为：“谨证明……（机构）指派……（人氏）为出席……（国际会议）的代表”，或“……（机构）兹指派……（人氏）为……（国家）出席……（国际会议）的团长，……（人氏）为代表，……，……及……（人氏）为副代表”。有时，国际会议的组织者也向与会者寄送空白的证书格式，由与会者填写后寄回。例如：……协会出席……会议的代表由下列人员组成，全部成员均为协会会员。
代表／观察员
名单如下：
1．xxx（团长）
2．xxx
3．xxx
4．xxx
5．xxx
（协会负责官员）
xx（签名）
日期
9．证件、请帖、表格——严格地讲，这些不属于会议文件，但可归入“文书”之类。各种证件，特别是身份证，是证明与会人员身份的文书。身份证分门别类，来宾、代表、观察员、记者、工作人员等的证件都有区别。许多国际会议要求与会人员随身佩带。因它们也是出席会议和参加社交活动的准入证。请帖（邀请出席仪式、宴会、演出等）种类繁多，有会议印发者，也有各代表团印发者。其中以开幕式请帖最为重要与讲究（请参见附录
一、6）。至于表格，也是形形色色。代表报到、要求发言、登记返程航班、索要文件等都可能使用。（发言报名单，请参见附录
一、9）
（二）会际文件（会议期间产生的文件）。与会者必须认真加以阅读和研究，以了解会议的进展和掌握存在的问题。会际文件包括：
1．主席的开幕词和闭幕词、来宾的讲话及各方的贺电（信）。这些文件具有一定的礼宾性质，但从字里行间人们也不难体察有关方面和人士对于会议的期待、重视和评价，特别是主席的闭幕词往往具有总结性质，尤受各方重视。
2．秘书长等执行机关领导人的工作报告。工作报告回顾一个时期来的发展形势和工作成就，指出存在的不足和面临的困难，并提出下一步的工作计划和要求代表决定的问题。工作报告是对上届会议各项决定执行情况的交代，也是对本届会议讨论的引导。对工作报告进行评议是与会代表应尽的职责。
3．代表发言稿。这是会议文件中数量最多和最重要的部分。代表是国际会议与会者的主体。他们的发言代表了成员国的声音，最受注意。会上仔细聆听他们的发言，会下将发言稿细加研究，就可从中了解与会者关心的焦点、人心的向背和事态的发展方向。代表发言纷纷云云，浩似烟海，阅读时应去粗取精，抓住关键。一些重要国家代表的发言，以及有见解和有新意的发言，尤要细加琢磨。国际机构代表、主旨讲演人、讨论小组成员有份量的发言也在此列。
4．决议草案及其修正案。有些国际会议形成决议，表达在一些事项上与会者的共同认识与要求。这些决议先以草案的形式出现，各方继以修正案加以补充修改。这些草案及修正案均应书面提出，以使与会者能从内容到文字细加研究。国际会议形成的决议具有重要的影响力和一定的约束力，因此，一字一句都往往要经过反复的讨论和磋商才能达成一致。认真研究决议草案及其修正案是每个代表团必于重视的。
5．报告书、宣言及主席声明。这三者形式虽有不同，但都是会议成果的反映和记载，有的还可能具有历史文献意义。
“报告书”是对会议进程客观的综合性反映。
“宣言”代表与会者对重大问题的共同意志，往往较“决议”的层次更高，观察面更广，影响力更大。
“主席声明”多用于表达某些不能达成一致但为多数与会者所赞同的意见。
除主席声明由主席自撰不需取得与会者同意外，报告书及宣言都要经过会议反复推敲，字斟句酌，意见一致后才能履行通过手续。
（三）会后文件。会后文件包括会议记录、对会议有贡献人员的致谢信及关于后续行动的往返信件等。
关于会议决议、报告书及记录，下一章将进一步讨论。
以上均是公开的会议文件，大部均可在赴会前或在会上获得。与会者应仔细研究这些文件，使自己随时处于有准备的工作状态之中，并在此基础上充分参与文件的审议，从而贯彻自己的政策主张，为会议的成功作出贡献。
二、如何阅读会议文件
国际会议文件素以多如牛毛著称，确实存在质与量的关系问题。文件太少或过简，不能满足会议需要，太多和过繁也令人望而却步。许多长篇大论往往被束之高阁，最后被原封不动地送进了废纸篓。国际会议的文犊主义应大力克服，文件应少而精，重质而不求量。
尽管人们不断呼吁，由于种种原因，包括国际机构养了一批以写文件为职业的官员，空泛含糊、拖泥带水的官样文章比比皆是，但国际会议又不能舍弃不用。因此，与会者从现实出发就应研究如何快速和高效阅读文件。这里简要介绍几种方法：
（一）浏览。这就是说把全文从头到尾过一遍，采取一目数行的粗读方法。在浏览过程中注意捕捉需要的信息。譬如说，你手中是一份关于经济发展的文件，而你的关心重点是外贸，那么在快速阅读中注意抓住同外贸有关的词汇，如贸易、投资、市场、外汇、进出口等。遇到此类词汇时放慢速度，以发现所需材料，再加细读。因此，这里讲的浏览并非指对全文平均使用力量，而是提倡点面结合，既快速通读全文，又注意抓住重点。
（二）读摘要。有些国际会议考虑到与会者不能从头到尾阅读一篇重要然而篇幅甚长的报告，往往搞一个摘要，介绍其中精华。与会者只需阅读摘要，便可见概貌。如有时间和精力再回过头来通读全文。有时会议组织者没有或未及准备摘要。如代表团自己有条件，也可选择重点文件自搞摘要，供领导人参考。摘要不是评论，应当是纯粹的原文的观点和材料，让阅读者自作判断。摘要可简可繁，根据文件的重要性和自己的力量而定。
（三）读前言和结论。前言是写作者对于全文的概括介绍，结论则是作者得出的论断和建议。两者集中反映作者的基本思维和中心论据。通常两者篇幅都较适当，文字也较精炼。是粗线条了解全文的捷径。没有时间读全文者不妨一试。
（四）读重点章节。一篇文章面对许多读者，而读者的兴趣也各不相同。前言和结论很可能不能满足对某一专题较感兴趣的读者。此类读者应选读文中有关章节。文首的目录是重要线索，按图索骥可以找到所需部分。有的文件还在文末附有索引，将有关内容按条目归并，读者可以方便地按页数找到各个出处。重点章节集中论述某个问题，可使读者深入了解作者的认识。索引则为便于读者寻找分散于全文的同一个有关的内容，有助于读者了解作者在不同的情景下对同一个问题的看法。
（五）读黑体字和标题。黑体字或斜体字是作者或编者以特殊的印刷字体标出，希望读者重视的部分。通读黑体字也能使读者在短时间内掌握全文的精彩部分。阅读标题更是一个“偷懒”的办法，可以在很短的时间内了解全文的主要内容。标题是对内容的画龙点睛，是内容最精粹的体现，有经验的读者多少可以从通览全文大小标题中，窥见文件的覆盖面和深度，并初步掂量出价值来。
以上讲的都是在时间紧张，精力不济的情况下，粗读文件的方法。如果它的某些内容能引起你的兴趣，不妨随时做上记号，待抽时间再细加品味，或有需要时回溯查考。
三、发言稿的类别
代表发言时所用文稿为发言稿。发言稿是事先写好、经过仔细推敲和斟酌的文字稿。有时也称“有准备的发言”（prepared statement）。重要和正式的发言通常都用发言稿，以保证准确性。秘书处及有关代表团也会主动索取各代表的发言稿作为文字依据。许多代表团还把重要的发言稿广为散发，以扩大影响。发言稿也常常是新闻媒介写报道时的重要依据和参考。发言稿具有特别的严肃性、代表性、准确性和可回溯性，使它成为国际会议的重要文件。有时，发言稿上也印有“以发言为准”的字样，表明发言人还可能作临时改动，文稿仅供参考。
国际会议的发言稿种类颇多，常见的有：
（一）一般性发言的发言稿。即与会代表在大会一般性辩论中，说明本国基本立场和观点的发言稿。它多半是政策性发言，阐明代表团对形势的分析、对会议主题的评述、对讨论问题的认识，以及介绍本国情况、贡献、经验等。一般性发言的发言稿是代表团在国际会议上最重要的讲话稿。这种讲话槁讲究气势、逻辑性和说服力，因而实际上就是讲演稿。但不论稿子写得如何娓娓动听，能否引起重视，关键还在内容。技巧再高，若仅是重复已知的观点和事实，就不会引起多大的兴趣。反过来，即使文字平平，但有真知灼见，也会备受重视。在国际会议上，中国代表团的发言常常能道出许多发展中国家想说而不敢说的话，因而，代表讲完后，前来祝贺和索取发言稿者甚众，这就是以敢言取胜。一般来说，重要国家代表团的发言、包含崭新论据及建议的发言、反映重大立场变化的发言更能引起注意。过分渲染自己的成就和贡献，或过多地反映国内政治需要的发言，效果可能适得其反。
（二）关于具体议题的发言稿。这种发言是各国代表团就某个议程项目进行评说的发言，较多反映务实精神。其内容包括评论会议文件、提出具体主张、介绍本国做法、宣布行动纲领和承担国际义务等。由于此种发言往往涉及实质性问题，各国代表在拟定发言稿时都较慎重，在措辞上力避使人产生误解，而且注意突出本代表团希望会议重视的内容。例如，某国准备加入某个协定，主办某个国际会议，或做出某种财政贡献，便可能在其发言中提及，以便记录在案。发言不宜长篇大论，也应力戒泛泛而谈。在同一个会上，不同的议题可能由不同的业务单位拟稿，发言稿的风格、体裁可不强求一致，但对同一问题的政策主张和提法应统一口径。
（三）关于决议草案的发言稿。在国际会议上提出决议草案，应由提案国代表作解释性说明。发言稿一般均简明扼要，旨在争取会议给予支持。如提案国有多个，往往由最初的倡议国代表作介绍性发言。在讨论中，各国代表表明赞成、反对或保留，并申述理由，也可能提出修正案，对草案的部分内容作文字上的修改，甚至提出针锋相对的反决议。提出修正案时，不能仅作原则性的声明。特别是重要的修正案，应提出具体措辞，交秘书处印发各代表团考虑。
（四）投票前后的解释性发言稿。国际间利害关系犬牙交错，一个决议案写得再巧妙也是众口难调，何况某些决议的本意就是为了谴责某种行为，或为某种行为打掩护。在十分复杂的情况下，赞成、反对、弃权三种基本态度，不足以说明所有国家的立场，更不能反映某些国家采取某种暧昧态度的苦衷。为了回避矛盾，有的国家干脆不参加投票，在投票者中，投赞成票者可能仍对决议案中的某一部分有所保留，而投反对票者也不想得罪有关的国家，投弃权票者可能也很想表白弃权的原因。因此，投票前后，有关代表团作解释性的发言，是其立场和态度使然，毫不奇怪。如有人能把国际会议上，投票前后各代表五花八门的心态加以披露和描绘，定能写成一本内容十分精彩的《现代国际官场现形记》。
（五）关于“程序问题”和“程序性动议”的发言稿。此类问题很多是临场发言，但有关代表团也可能估计到形势的发展，预做了准备。发言要求主席立即对违反议事规则的行为做出裁决，一般措辞上都较简短有力，对人，对事有极大的针对性。（关于“程序问题”和“程序性动议”，请参见第六章）
（六）礼仪式的发言稿。国际会议上可以争得脸红耳赤，但每个代表都要表现出彬彬有礼的君子风度。因此，有许多发言虽无实质内容，但也是必不可少的。例如，支持某人的提名、祝贺主席的当选、自己当选后表示感谢、闭幕时感谢东道国等，均属此类。礼尚往来是人之常情，对创造和谐的气氛和体现友好感情，有一定的作用。此类发言稿应表现热情、诚恳和尽可能具体，避免给人“例行公事” 的印象。
四、如何写发言稿
这是一个大题目，非三言两语所能讲清。对于国际会议的发言稿理应提出较高要求，因为它有国家的属性。这种要求又随发言人身份的高低、会议重要性的大小及会议性质的正式与否而差异。有些演说家不需发言稿，记下的讲演同就是很好的文章。国际会议的发言者则不同，他们不但要严正表明自己的立场，努力说服别人，更重要的是，还要坐下来讨论和争辩，争取达成共识。因此，不能像一般演说家那样，仅需鼓唇弄舌而已。国际会议上的发言须具有最大的严肃性和务实性。特别是使用发言稿更能体现深思熟虑和较为郑重的态度。
对国际会议的发言稿，应提出以下要求：
（一）紧紧扣题。即是说发言稿的中心内容要紧紧环绕会议的主题和讨论中的议题。在有准备的发言中切忌“下笔千言，离题万里”。然而，变相的“离题”却不少见：侃侃而谈，不着边际；各言其是，互不交锋；仅讲大道理，不接触实际；借题发挥，顾左右而言他；或者仅表态，不说理，是否都属不扣题之列？议题就是讨论的焦点，如果与会者都统边而走，如何能讨论起来？更不用说达成共识了。国际会议发言稿，要尽量开门见山，切中要害，做到一棒一条痕。
（二）观点清楚。有时为了某种需要，发言要故意含糊其词，让有关方面去揣测。但在多数情况下，国际会议是公开的讨论，要表现最大的诚意，对某一问题究竟是赞成、反对、保留，观点要明确。含含糊糊，油嘴滑舌，使人不得要领，等于什么也没有说。这种发言人们会不屑一听。即使为了故意含糊，也必有所暗示，使人感到愚中有智，而不是听后茫然若失，不知所云。
（三）材料准确。在发言稿中经常要引用一些材料来证明自己的观点。这些材料使用前要反复核对，防止差错。特别是涉及第三国的材料，使用时更要谨慎，尽量是官方公布的。如材料有误，有关代表进行纠正、反驳，就会贻人口实，使自己处于难堪境地。数字容易发生差错，多一个“o”和少一个“o”，相差十万八千里，引用时更要核实。引经据典时，要把出处弄清楚，最好是查对原文，防止以讹传讹。观点虽正确，但材料有误，就会使发言稿大为减色。
（四）言简意赅。古话说“要言不繁”。在国际会议上，发言稿唠唠叨叨就俗不可耐。言简只是指文字表达要精炼，意赅才是核心。要做到言简意赅，首先要思路清楚，层次分明。长话短说，不以词害意也属必要。除论据充足，事实确凿外，发言稿写后还应从文字上反复修改，去掉繁言蔓词。有的国际会议限定大会发言时间，例如世界劳工组织就严格执行15分钟的规定。为在较短时间内把问题讲清楚，尤其要注意言简意赅。
五、宣读发言稿须知
写发言稿是学问，宣读发言稿也不简单。有时人们发现一篇写得较好的发言稿却被念得七零八落，委实可惜。有时台上念稿人无精打采，台下人也报以昏昏欲睡。
国际会议上宣读发言稿主要有以下方式：
（一）全文宣读。即从头到尾，一宇不漏地按照发言稿宣读。如发言稿写得精彩和有气派，论据充足、观点新颖、材料翔实、语言生动，听起来也蛮有滋味，否则就容易陷于呆板。
（二）读稿插话。基本上念全文，但在原稿之外，在适当部分，又离稿作口头补充。此种方式不拘泥于事先准备的稿于，而可随情况变化和听讲对象，临场补充，显得较为生动，又可表现读稿人的自主性和灵活性。
（三）读重点段落。许多时候，发言人并不全文宣读讲稿，而仅是跳跃式地宣读其中的重要段落，并用自己的话加以说明与补充。这种方式既可保证重要问题的表述准确无误，也能发挥发言人的主观能动性。它听起来不那么沉闷，是一种比较受欢迎的方式。
（四）读头尾。为了免去读、译两道程序占去双倍的时间，有的发言人仅读发言稿的头尾，其余部分由翻译代为宣读。在发言时间受严格控制而发言稿又较长的情况下，往往不得不采用此种方式。请翻译代读，并不会降低发言人的身份或发言稿的价值，有时直接效果更佳。关于周总理在万隆会议上的补充发言，曾有以下的记载：“为节省时间，总理的发言除首尾两段外，其他都由译员浦寿昌用英文宣读。年轻潇洒的浦寿昌，讲得一口漂亮的美式英语，一下于震动了全场。”
宣读发言稿应有心理准备。要克服紧张情绪，不能有怯场的表现。紧张主要来自缺乏自信。有人说应当构筑这样的心理状态：确信自己做了充分的准备，对所讲内容了若指掌，自己的发言值得听众花时间给予关注。
念稿也有技巧问题。技巧掌握得好坏，对效果影响甚大。以下几点可供参考：
（一）掌握意群。一个句子是由不同意群组成的。同一意群的字应念在一起，否则听众便无从了解。例如，“和平共处”四字应一起念，不得念成“和平”、“共处”。这是普通知识，无需多讲。念稿人有时并非由于文化程度低而念破句。主要是由于事先没有仔细读稿，不知拟稿人的思路。
另一种情况是，没有考虑听众常借意群间的停顿来掌握发言人的思路。滚滚而流的宣读，常使人得不到要领。因此，念他人拟的讲稿事前应多练习几遍，最好用笔把意群断开，读时就流畅多了。
（二）掌握速度。念稿速度要适中。国际会议上，经常发生的问题是，发言人往往念得过快，致使同声传译跟不上。许多人不知其中底细，以为自己念多快，翻译也能译多快。汉语是由单音节的方块字组成的，而西方语言大都是多音节词。念一个汉语句子所需时间，往往比念一个外语句子短。有些人还有越念越快的习惯，中间别人递条提醒也往往无济于事。如读者看电视，定可发现，在联合国会议上中国代表念稿时速度甚慢。其实，发言人往往带着耳机，监听同声传译的翻译，并据此调整自己念稿的节拍。引用数字、使用引语、涉及高度技术性内容时，速度尤应放慢。
（三）掌握音量。念稿时不须声嘶力竭，也不要轻言细语。每个人发声时音量不同，声音宏亮可以使沉闷的会场为之一振，音量较差者则要注意保护自己的形象，不要予人气质微弱的感觉。说话对准和靠近话筒，是克服这一缺陷的办法之一。
