黑龙江专业技术人员继续教育知识更新培训
档案专业学习心得
一、所学知识的概括和总结
2010年
6、7月份，我参加了黑龙江大学承办的专业技术人员继续教育知识更新培训的档案专业培训，在培训过程中学习到了很多新的知识、新的技能，并顺利通过2010年的技术职称晋级，于10月份顺利拿到了档案专业的中级职称。2011年的继续教育知识更新培训也已结束，在今年的培训过程中，我学习到了更多的知识和技能，具体包括：图书馆治理理论、西方国家公共图书馆治理模式、当代档案学基础理论的转型、不同种类档案鉴定的理论与实践、当前我国政府文档管理的模式与实践规范、面向市场的出版选题策划方法与技巧、面向市场的出版选题营销策略与运作、面向市场的出版物投入与产出先期预算等等。
我是机关办公室的一名工作人员，负责文档、档案及办公室的部分工作，在日常工作中与文件、档案接触很多，经过2010年的培训，我学到了OA环境中的文档处理、文书立卷改革成果--《归档文件整理规则》的解读、档案信息化与纸质／照片档案数字化，这些知识使我受益非浅，对我日常的工作有很大的帮助。2011年学习的不同种类档案鉴定的理论与实践及当前我国政府文档管理的模式与实践规范又令我耳目一新。
二、收获与体会
1 通过有针对性地学习不同种类档案鉴定的理论知识，我懂得了：
（一）文书档案的鉴定
文书档案的鉴定，应从“来源鉴定”理论出发，从分析档案内容与本单位职能活动的关系入手。每一个立档单位的档案、从它们对于本单位职能活动的关系来分析，大致可以先划分为两大部类，然后从具体问题的文件入手，判定档案的保存价值。
划分记述和不记述本单位职能活动两部分档案。前者主要是本单位制发的文件和少量从外单位发来的却是记述着本单位活动的文件，如上级发来的任免或奖励本单位于部及通报本单位工作得失的文件，还有与本单位的请示或批复有相互依存关系的上、下级文件等等。后者都是外单位发来的文件，如上级普发的指示、通知及下级上报供参考备案的文件等等。两种类型的文书档案的价值分析方法如下：
记述本单位职能活动的档案
这是本单位档案中的精华，大致上又可以划分为下列三部分：
1.记述本单位主要职能活动的档案。
在记述本单位主要职能活动的档案中，又大致上可以分为记述型（如报告、总结、报表等）和指导型（如指示、规定等）两大类，每一类中还有重要与次要的区别。
2 （1） 在记述型的档案中，有综合性、典型性和零星材料的区别。所谓综合性，指的是内容涉及面较宽或时间跨度较大（年度以上）的档案；所谓典型性，指的是内容上具有代表性、首创性，或者在时间方面属于关键时刻及历史转折点上形成的档案。这两类档案往往具有史料价值，通常要永久保存。所谓零星材料，指的是内容涉及面小或者时间跨度短（月、季度），又无典型意义的档案。这类档案通常只有日常工作查考价值，多数只需短期保管，少数可能要长期保管。
（2）在指导型的档案中，有重要与一般的区别。其中重要的大致有：
a)对某一方面的主要职能做出全面、系统的规定； b)需报请上级机关批转和需报请权力机关表决通过的文件；
c)有效期限长、影响很大的文件等等。
这类文件记述的总是履行本单位主要职能活动的重大决策，一般都要永久保管。所谓一般的指的是本单位制发的临时性或小范围内需要执行的规定，以及针对策些具体书项的批复等档案文件。这些档案文件在失效后尚需短期或长期保存，因为有许多事情办理完毕之后常常还要复查，而且复查时又常常要以是否符合当时的指导型文件为标准。
2.记述本单位辅助职能活动的档案。
所谓辅助职能活动，指的是为开展主要职能活动服务的一
3 切工作活动，主要有财务、统计、文秘、档案和行政事务等工作活动。记述辅助职能活动的档案，也有记述型和指导型两大类，每一大类中也都有重要与次要的区别。只不过它们的保管期限都可以比记述主要职能活动的同类型档案低一个档次。重要的通常只要长期保存，次要的通常只要短期保存，有的可以不归档。但是必须注意：这里仅指纯属记述辅助职能活动自身的档案，不包括在辅助职能活动中形成的却是记述主要职能活动的档案。例如，在财务和统计工作中形成的、记述和反映主要职能活动的财务和统计报表，应当属于主要职能活动的档案。
3.记述机关（单位）历史和人事变迁情况的档案。 记述机关历史变迁的档案主要是机关成立和撤销，内部机构的设臵和调整，机构编制的增减等活动中所形成的档案。这里既有本机关制发的文件，也有上级批文。这类档案是研究机构沿革的基本史料，绝大多数要永久保管，少数零星材料或者经过汇总整理的第二手材料，可以短期保存。关于人事变迁的档案，主要是人事任免、奖惩、考核等方面形成的档案。这类档案记载着有关人员的政治历史情况，一般都要长期保管，有的还是研究机关历史沿革的史料，如领导人的任免文件等，需要永久保管。只不过在实际工作中，记述人事变迁的档案有两类：一类是源于文书档案之中的，如本机关或上级机关制发的任免通知和奖惩决定等，需要长期或永久保管，另一类是为了
4 工作需要从人事（干部）档案中摘录、整理出来的，属于第二手材料，一般只需短期保管。有的可以不归档，这是必须区分清楚的。
不记述本机关（单位）活动的档案
这些都是外来文件，比较次要，可以按照其作者划分，确定其保管期限。
1.上级和不相隶属单位来文。
这部分档案又可分为两类：第一类是政策和规范性档案。这些档案虽然不直接记述本单位的活动情况，但却是本单位开展各项工作的依据，在其有效期限内固然必须保存，即使在其失效之后也有一定的保存价值。如前所述，有些事在时过境迁之后，还有可能依据当时的政策和规范查核其合法性。第二类是参考型的档案，即上级和不相隶属单位发来的不反映本单位情况的简报、通报等类文件。这类文件仅供本单位参考相借鉴，绝大部分只有短期保存价值，有的可以不归档。
2.下级单位来文。下级单位来文大致上有三种情况： （1）贯彻执行本机关文件（或会议）精神的汇报。这类文件可以作为本机关指挥性活动的反馈信息，其中少量特别重要的并且与本单位文件有相互依存关系的，可以与本机关相关文件一起长期或永久保存，绝大部分文件只需短期保存，有的可以不归档。
（2）报请备案的文件。这主要是下级单位自己制订的重
5 要文件，包括指挥性的和契约类的文件。其中按照行文规则理应备案的可以短期保存，不必备案的文件可以不归档。
（3）请示性文件。这类文件凡主送本单位的均应办理批复，与本单位的批复文件一起保存。但在实际工作中常见有口头或电话答复，有的甚至不予批复的，对于这些文件均应短期保存。这是因为这类文件往往不很重要，否则不会口头或电话答复，甚至不答复。但是，这需要接受时间的考验，所以必须暂存备查。
（二）科技档案的鉴定
科技档案鉴定工作是通过两个过程实现的： （1）第一过程
科技档案鉴定的第一个过程是在归档的时候进行的： a)鉴别、核对归档材科的完整性和准确性，保证归挡材料的质量；
b)鉴别科技文件材科有无保存价值，从而确定科技文件材料的取舍，剔出无保存价值的科技文件材料；
c)判定科技文件材料价值的大小，据以确定保管期限的长短，对每个归档的保管单位划出保管期限。
这一个鉴定过程，一方面补齐了短缺，纠正了差误，另一方面又对科技文件材料实现了筛选和过滤，从而有利于保证归档材料的质量。
（2）第二过程
6 科技档案鉴定的第二个过程是在管理工作中进行的： a)对已过保管期限的科技档案重新进行审查，把失去利用价值的科技档案剔出销毁；
b)对原划保管期限不当的科技档案，重新进行价值鉴定； c)审查科技档案的机密等级，根据实际情况进行密级调整；
d)鉴别、核对科技档案的准确性和完整性，做好相应的更改、补制工作。
通过这一鉴定过程，又—次对库藏科技档案进行了筛选、过滤和补充、纠误工作，有利于库藏科技档案质量的稳定和提高。
从科技文件材料归档时的鉴定，到科技档案管理过程中的鉴定，这两个鉴定过程具有密切的联系。科技文件材料归档时的鉴定是基础，它不仅对归档材料进行了鉴别、核查和去粗取精的筛选工作，而且对归档材料划定了保管期限。这些任务的完成，都为管理过程中的鉴定工作奠定了基础。科技档案鉴定的第二个过程，就是在这个基础上，对科技档案重新进行审查和鉴别，根据实际情况修正某些划分不当的保管期限，进一步完善科技档案的质量，并且把确实已经失去保存价值的科技档案剔出销毁。
（三）专门档案的鉴定
会计档案是企业、事业单位和机关、团体在经济管理和会
7 计核算一系列活动中产生的会计凭证、账簿和报表等材料。
划分会计档案的保管期限是会计档案价值鉴定工作的主要内容之一。会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两种。原则上按《会计档案管理办法》和三个附件的规定执行，如有特殊需要，可以适当延长保管期限。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应该永久保存。属于永久保存的会计档案主要有：年度决算报表、涉及外事和对私改造的会计凭证、账簿等，其余属于定期保存，定期保存的年限分3年、5年、10年、15年、25年五种。
（1）会计凭证的保管期限
会计凭证，一般情况下不需要永久保存，这是由凭证本身的性质决定的。一般的会计凭证，保存15年左右，便基本上可以满足查找利用的需要。加之会计凭证天天、月月产生，日清月结，数量是很大的，如果把它作为永久保存，既不必要也不可能。但是对会计凭证也不能一刀切，还要依据具体情况，区别对待。对于未了结的债权、债务的原始凭证，涉及到林、地、房产产权的有关货币收支凭证，精简下放、退职回乡、落实政策的支付凭证、工资支付单，以及对处理历史遗留问题有参考价值的原始凭证等，也应适当延长保管期限。
（2）会计账簿的保管期限
会计账簿，也不需要永久保存，在一般情况下保存15—
8 25年左右即可。对其中能够反映企业财务活动的主要账簿，保管期限可以长一些。比如，单位预算会计档案中的现金出纳账、银行存款账以及企业会计和建设单位会计档案中的现金和银行存款日记账的保管期限可长一些。因为通过这些账目可以全面了解各项财产、资金增减变化情况，财产与资金的保管情况，以及成本与利润的计算情况。
（3）会计报表的保管期限
会计报表中的年度会计报表（决算）需要永久保存。会计年报能够集中地、总结性地反映经济活动和财务收支情况。它是以会计账簿记录为根据，经过加工整理而产生的一套完整的指标体系。它不仅是分析、检查和编制预算的主要依据、而且也是进行国民经济综合平衡工作所必须的参考资料。同时，它又是研究和编纂立档单位历史的不可缺少的史料。因此，会计年报应该永久保存，而月份、季度会计报表，至少也要保存3—5年。如果会计年度报表过于简略，或者年度报表遗失，需要季度、月份报表辅助时，季度报表、月份报表可酌情适当延长保管期限。
通过此次学习，我深深的体会到理论知识的学习要与实践充分的结合才能够发挥其最大的功效，因此我会把所学习到的知识充分运用到日常工作中，把本单位的档案工作做好，提档升级，从中摸索经验，更好的回报社会。
