浅谈新时期秘书工作
09文秘 李晓鹏
【摘要】秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人，随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视。秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在公司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断作出决定。
【关键词】秘书职业 工作技巧 领导的助手 时代性
秘书已经成为21世纪的热门职业之一。在许多人看来，秘书工作似乎没什么难度，以为秘书工作就是收发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会，做个记录，连脑子都不用动，所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了，但当人类的脚步迈进新世纪的门槛，当WTO的快车驶入中国的大门时，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。如何做一个称职合格的好秘书已经引起了人们的广泛关注。
一、秘书职业的特点
秘书工作是一种服务性的工作，是一种规范性的职业。为领导服务、为机关服务、为基础服务，是机关单位里以政务服务为主要特点的服务工作。秘书工作绝不是地地道道的被动的服务工作，秘书工作要求秘书人员沟通上下、协调左右、出谋划策，事无巨细、随叫随到、无所不管、“无所不能”。服务性绝不是没思想，没主见，新时期的秘书工作强化了参与服务、独立办事、调查研究、指导工作等职能。秘书工作直接为领导决策当参谋助手，提供信息、提供依据、督促检查、落实决策。
首先秘书工作的实践性,决定了秘书要有全局的、战略的思维方式和思考能力。 秘书工作是领导工作的组成部分，出思路、出点子,是领导职责范围内的事项,但思路的进一步修订完善,或者说,从理论上提炼和总结归纳,则需由秘书完成。换个角度,领导者因为组织领导工作的固有特征,决定其不可能对每一份公文,每一个观点进行系统深刻的思考,不会自己动手具体草拟。日常工作中,人们见得最多的是领导出观点,秘书则从理论上去酝酿构思,从逻辑上去丰富完善,从文字上去阐述整理。
秘书人员必须要学会思考。毛泽东的政治秘书胡乔木同志对此曾精辟地论述:“秘书要正确观察、分析、判断形势,尤其是政治形势。作为秘书,只要头脑中始终牢牢把握住
1这两根弦,不论是处理领导交办的重大问题,还是草拟重要文稿,都有取得政治上的主动和工作上的成功。”我认为正是这种深刻的思想认识决定了胡乔木能够成为毛泽东这位大政治家的出色助手,成为“党内秀才”、“中共第一支笔”。因此,想领导之所想,谋领导之所谋,自觉、主动地与领导在思想上同频共振,息息相通,这是当好秘书、做好工作的基本要求,否则“你就是你,我就是我,永远相分离”。从本质上说,这是当秘书的基本素质和基本立足点,是秘书人员加强自身修养的基本要求,没有这一条,任何主观上的努力无异于缘木求鱼,甚至是南辕北辙。加强修养,培养个性,重要的一点,就是要观察全局、分析全局、研究全局,对全局了然在心,对大局洞若观火。表现在个性气质上就是具有雄才大略,将帅之才,即所谓“胸中陈兵百万,心中波澜不惊”。
其次，秘书工作的广泛性,决定了秘书人员要有开放广博的知识结构。 先有领导后有秘书，领导关心关注或涉足接触的人和事,秘书都要接触介入,直至提笔具文。但秘书的身份、角色,资历等决定了秘书不可有像领导一样深入全面地驾驭把握某方面的人和事,一旦工作需要又必须下笔成文。显然,其难度可想而知。怎么办?当然还得从自身找办法。一要善借,为我所用。在网络时代、信息时代,对各种资料数据,实行拿来主义,这种借法,想必人人不学自通。作为秘书要赋于“借”字以更丰富的内涵。要借鉴历史。无论哪一时代的人们,都不能事事直接体验,总要借鉴前人已经在实践中获得的间接经验。秘书工作的综合性离不开智能结构的优化,需要广博的知识积累。历史知识丰富了,可以“寂然凝虑,思接千载;情焉动容,视通万里”,进而开阔眼界,提高精神境界。如果秘书人员在分析具体问题时,能够由此及彼,穷源竟委,溯观来路,那么认识将更为准确。要善于借助哲学。哲学是世界观,更是方法论,不仅给人“望远镜”,也给人“显微镜”。拥有哲学知识,具备理性思维,秘书就能在纷繁的矛盾中看到本质,抓住关键,就不仅能由此及彼,而且会由点到面,由浅到深,决不会“一叶障目,不见森林”。没有哲学知识,就会在不自觉中借助老办法去工作,就不可能用有力的方式敲开陌生的知识之门。只有具有良好的理性思维和理论哲学修养,思维才会敏捷,能力才会提高,处理政务,办理事务、搞好服务才会深谋远虑,得心应手。
要善思,借题发挥。“学而不思则罔,思而不学则殆。”学习与思考应是同步进行。善于思考,就是要善于开动脑筋,善于联想,向主观要效益,在现有材料中加工、取样,触发灵感,找米下锅,在别人的题目下做出自己的文章,借题发挥,借鸡下蛋。总之就是触类旁通,无中生有。对秘书来说,草拟的文稿所涉及的工作,可能比较陌生,囿于时间、人手等因素,难以作进一步了解,善虚的作用就可以发挥了,可以虚字入手,多出题少解题。这样,可使文稿拔高层次、增加份量。当然务虚不是故弄玄虚,雾里看花,而是在加强写作功力修炼基础上的融会贯通,虚得恰到好处。让人感到是“在其中”与“在其外”的完美结合,
是来自现实又高于现实的集中体现。
二、秘书是领导的“另一只手”
一般而言，秘书的角色是定位辅佐功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。此外，秘书工作具有协调性,决定了秘书人员要有良好的协调公关能力。其秘书作为领导的左右手,其工作内容具有广泛性,工作特点是操作性,但从根本上讲,秘书要与各级、各色人打交道。特别是秘书们置身于领导之间,是群众,但从群众看来又在一定程度上代表着领导和领导机关。秘书工作的社会角色,决定了秘书们经常“关起门来当领导”,跟领导同步思维,互换角色,这种“提笔为官,搁笔为民”的特殊性,决定了秘书要有善与人合作沟通的协调能力和水平,在协调人际关系上匠心独运,技高一筹。
当好领导的“代行人”平时详细观察领导的习惯，应可大概判断领导将会于何时、以何种方式交由你代行职务，而你有所心理准备，到时候就不会惊慌失措而不能够从容应付。也要以领导的立场作出精神的判断，并有勇于承担一切责任的自觉。如果遇到非常棘手的事情而那件事情又是领导未曾事先允许你去做，而被迫非决断不可的时候，按常理来说，可向领导的领导请示，请求他给你适当的指示。努力做到出力而不“越位”。勤于向领导请示，积极汇报。信息的交流对于缩小与领导之间的心理差距，消除一些误解。在关键时刻，在领导最需要的时刻，你能够及时而勇敢地、得体而巧妙地站出来，为他接触尴尬窘迫的局面，这往往取得出人意料的效果。正可谓雪中送炭好于“锦上添花”。
要增强公关意识。秘书就其工作中的人和事而言,都有首次效应,要通过多种形式,拓展和利用这一效应,比如得体的语言艺术,自然的着装风格,真诚的微笑以及由此构成的具有亲和力和感染力的外在气质形象等。具体说,待人接物中要以和气为准则,人际关系中要以和睦为前提,价值取向上以和谐为出发点,以此构成谦和诚信为主要内容的立身处世美德。这种美德,表现在为人上的诚实,待人上的诚恳,对事业的忠诚,进而达到宁静致远,淡泊明志为做人的原则,不以物喜,不以已悲,把做人放在第一位,甘于清贫、乐于奉献,不求闻达于诸侯,只求有益于群众,台前不露面,台后做文章,甘当绿叶、小草,全心全意做好“三服务”。
要有细致的作风。细致不仅是工作作风,也是秘书工作的公关协调能力的重要法码,因为任何一个有意无意的错误,都会影响全局,进而影响整体形象。“不以善小而不为,不以恶小而为之”,对秘书来说,尤为典型。秘书工作无小事。文秘工作的职责决定了文秘工作者没有决策权,但什么时候、什么文件也没有讲过文秘工作者没有对大事的发现
权、报告权以及在领导授意下的代拟对策权。只抓小事的秘书与那种堪称领导的“眼睛”的秘书是两个悬殊的层次。把不厌小事与不漏大事紧密结合,是文秘工作的一种职业艺术。思考这一艺术,具备水准,是秘书树立形象,提高公关能力的一个重要方面。
三、秘书工作的时代性
秘书工作作为人类社会的一种实践活动，已经有了几千年的历史。但是，把它作为一门科学来研究是本世纪40年代初才开始的。我国研究秘书学并取得丰硕成果，还是党的十一届三中全会以后的事。笔者认为，1984年，我国第一代秘书学著作问世，是我国秘书科学诞生的标志。秘书的工作于时代的发展紧紧密切相联。
随着时代发展，秘书人员面临的形势在不断变化，有许多新知识和新领域需要熟知和探索。只有孜孜不倦地学习，才能适应先进生产力和先进文化的发展需要。随着我国社会主义经济体制的建立，社会的运行机制真正在转向以经济建设为中心的轨道。当市场经济成为我国目前社会经济发展的主旋律时，秘书工作出现了新的特点。一般意义上的参谋、助理性工作已经远远不能满足工作的需要。随着政治体制和经济体制改革的深入，秘书工作被赋予了更多的职责、更大的责任，是一种不可或推的中坚力量。
世界正在发生深刻的变化，全球化进程在加快继承优良传统是搞好新时期秘书工作的重要基础很好保证必须继承和发扬秘书工作者长期培育形成的服务大局、积极主动、任劳任怨，做好参谋助手的奉献精神。秘书工作所承担的主要任务是当好参谋助手，搞好“三服务”，即为本级党委服务，为各部门和各地区服务，为人民服务。就本质而言，秘书工作就是为人民服务，是通过为各级领导服务、为各部门和各地区服务，实现为人民服务的宗旨必须继承和发扬秘书工作在为领导服务中坚持出谋献策、抛砖引玉、拾遗补缺、举一反三的工作方法。领导和秘书在政治上具有一致性。
办公自动化浪潮的冲击，是秘书科学产生的科学技术条件。新技术革命冲击着人类社会的一切领域，对秘书工作也产生了重大影响，其主要标志是实现办公自动化。作为秘书人员要努力于时代的科技同步发展。熟悉掌握和利用科技革命给办公带来的各种便利。要做到更好更方便快捷的服务。现代科学的发展，呈现出既分支化又综合化、整体化的趋势，各门科学之间相互联系，相互影响，相互借鉴，相互渗透，协调发展。进入80年代以来，与秘书工作相关的管理科学、领导科学、档案管理学、行政学、公共关系学、社会心理学等科学理论都已发展成熟，并且日趋完善。秘书学工作越来越复杂重要。
文秘专业的就业前景还是广阔的，只不过要有扎实深厚的文书基础，办公自动化基础，
沟通基础，速记基础，企业管理基础，法律与法规基础。秘书实务包括：会议管理，事务管理，文书拟写与处理，涉外英语等。理性的职场人都会对自己的职业发展前景进行仔细、认真地规划。我们需要很清楚自己所走的每一步路，在自己职业发展的过程中学会为自己的职业打算，进行补充，进行充电，以便使自己职业选择道路更宽。
秘书职业是一种具有综合性和辅助性特点的职业。因此，在新标准中，要求从事这一职业者具有较强的文字与语言表达能力，综合协调能力和合作能力，逻辑思想与分析能力等。秘书角色是一个从属性辅助性的社会角色，因此秘书工作具有他的丰富性、多样性特点。从不同的角度去分析会得出不同的结论，秘书的社会角色也并不是固定不变的，处在不同行业、不同层次的秘书人员所担任的秘书角色是有许多差异的。秘书人员只有明确自己的角色特征，才能增强为领导服务的自觉性和主动性。
【参考文献】
1、曹金浩;《论如何做好文秘工作》[J].经营管理者, 2009年 22期
3、张家权.《 做好秘书工作的几点体会》[J].秘书工作, 2010,(03)
2、刘福奎.《浅谈新世纪对文秘工作者的新要求》[J].办公室业务, 2005,(02)
