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机关档案管理工作
制度汇编
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成损失的，分管档案工作的副局长应负领导责任，自觉接受相关处罚。
分管机关档案工作科长责任制
一、认真学习、宣传、贯彻《档案法》、《实施办法》以及其他档案法律、法规。
二、在分管档案工作的局长领导下，负责全机关档案业务的开展和建设，抓好下属单位档案材料的形成、归档和管理工作。
三、制定本局档案工作计划，总结档案工作情况。
四、负责检查档案管理人员执行岗位责任制及其它各项档案管理制度的落实情况。
五、负责组织专（兼）职档案人员的业务培训。
六、负责对机关各科室及下属各单位的档案工作进行监督和检查。
七、抓好档案库房的“八防”工作（防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防尘等），确保档案的保密与安全。
八、按时参加上级主管机关和本机关的档案工作会议，并认真贯彻执行会议精神。
九、负责到期或超过保管期限档案的鉴定和销毁的组织工作。
十、如果档案管理工作中发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，分管档案工作的科长应负相应的责任，自觉接受处罚。
十一、办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
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机关各科室及下属单位 兼职档案员责任制
一、认真学习《档案法》、《实施办法》，努力学习业务知识，不断提高档案业务水平。
二、负责管理、收集本部门（单位）文件材料，力求使本部门（单位）文件保持齐全完整。
三、负责本部门（单位）文件材料的立卷、归档和移交工作。归档案卷要按照国家标准，符合各门类档案质量要求，并确保归档的文件材料齐全完整。归档时间要在每年的5月底前完成。
四、负责本部门（单位）工作人员外出参观、学习、考察等带回的材料的收集归档工作。办公室兼职档案员除负责办公室人员外，还要负责局领导外出参观、学习、考察等带回的文件材料的收集归档工作。
五、积极为领导或承办人提供文件材料。
六、个人不得擅自带走和销毁文件材料，不得长期保存原件和积压文件材料。
七、认真执行档案管理的各项制度。
八、在工作调动时，要办理文件交接手续。
九、如果档案管理发生违法事件或发生泄密、丢失等造成档案损失时，承担相应的责任并自觉接受处罚。
机关档案保密制度
一、严格执行《档案法》，确保档案的完整与安全。
二、档案文件密级的界定、变更、解密，必须严格按照国家有关规定执行。
三、机密档案应放在保密设施较好的箱柜中，不得随意乱放。
四、凡来档案管理中心借阅档案资料者，必须严格履行借阅手续。本局工作人员因工作需要查阅机密档案，在征得产生机密档案科室负责人的同意后，报分管该科室业务的副局长批准，方可查阅。机密档案概不外借。
五、档案工作人员要加强安全保密工作的责任感，做到知密不泄密。
六、未经领导批准，不得擅自复印保密档案的内容。
七、非档案工作人员，严禁进入档案库房。
八、重大节假日，档案工作人员要对各项安全防范措施进行全面检查，发现不安全的隐患要及时向分管科长报告。确保档案的完整与安全。
九、凡需要销毁的档案，必须登记造册，报经档案鉴定小组审查，主管领导批准后方可销毁。
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机关档案保管与保护制度
一、档案管理人员要有高度的政治责任感，努力钻研档案保护技术，不断提高科学管理水平。
二、库房内档案资料应按要求存放，要做到排列有序，查找方便。
三、档案库房要坚固，有“八防”设施（防盗、防火、防尘、防水、防光、防潮、防鼠、防污染）。档案管理人员要定期或不定期的检查，对不符合要求的设施，及时提出更换建议。要经常检查档案的保管情况，对破损或字迹褪色的档案要及时修补、复制或做其它技术处理。
四、档案出入情况应详细记录，借阅的档案收回时要认真检查，及时放回原处，防止前后错位。
五、档案库房要有专人管理，无关人员一律不得进入库房。档案工作人员出入库房应随手关门上锁，下班前关好门窗，关掉电源。
六、库房内严禁吸烟。停电时进入库房，应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。
七、要做好温湿度记录，在现有条件下，采取有效措施控制档案库房内的温湿度，尽力使库内温湿度达到相关要求，即温度为14℃—24℃，相对湿度为45%—60%。要保持室内卫生，库房内不准存放与档案无关的物品。
八、档案柜架的排放要与墙体和窗户保持一定距离，以利于库
内空气流通。
九、要提高警惕，做好保卫、保密工作，严防发生盗窃破坏档案资料的事件。
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机关档案统计制度
一、档案统计工作是定性定量分析、研究和改进档案管理的重要工作，搞好档案统计工作，是档案工作人员的一项重要任务。
二、按期填报档案业务主管部门下发的各种统计报表，准确反映本单位档案工作基本情况、档案数量等变化情况。
三、档案统计工作应严肃认真、实事求是，依据档案移交清册、销毁清册、借阅登记、案卷目录等，如实填报档案统计数据。
四、档案统计数据力求做到准确，符合统计计算口径，不出现计算、抄写错误。
五、档案统计要手续齐全，其中填表人、审核人、单位公章、填报日期及必要的统计说明，都应填写齐全。
六、档案统计数据未经分管档案工作的领导批准，不得私自报送、复印和抄写。
机关档案工作管理办法
一、人力社保局机关的档案工作，由档案管理中心一名科长分管，档案管理人员具体负责日常工作。
二、人力社保局所属各科、室、中心等有立卷任务的，要配备专兼职档案人员，负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、整理立卷、归档和移交工作。
三、档案管理中心的主要任务
1．负责管理人力社保局机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
2．负责人力社保局机关各门类、载体档案的接收、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁及提供利用等工作，并按要求向区档案馆移交应进馆的档案。
3．负责对本机关各科、室文件的收集、整理、归档等进行指导、监督和检查。
4．制定和执行保密和保卫制度，确保档案实体和档案信息的安全。
四、机关各科室应负的责任
1．建立本科室立卷归档制度，责任落实到人。
2．负责本科、室文件材料的形成、收集、整理、移交等工作。 3．确保归档文件材料齐全完整。即：每项工作所形成的文件材料要齐全完整；每份材料要齐全完整，页数要齐，内容要完整。
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与批复、正件与附件、印件与定稿及有领导签字的发文稿纸、转发文件与被转发文件等，不得分开；报批的表格，需要填写的内容、印章、签字等要齐全。
2.案卷组合科学规范。每个科室工作中所形成的文件材料，在所对应的类别内，以文件材料反映的问题为主结合其他特征组卷。一个问题所产生的文件材料较少时，可考虑将相同保管期限的文件材料合并组卷，但问题一般不超过三个为宜，以利案卷标题的准确拟写。
3.文件材料立卷归档的年度划分：年度计划、总结、预算、决算、统计报表、先进表彰等文件材料归入内容针对年度；多年规划、计划、预算归入开始年度；多年总结、决算归入最后年度；专案文件归入结案年度；总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度，不好区分主次的总结、计划针对的年度各归一份；会议文件有针对年度的归入针对的年度，没有针对年度的归入举行会议年度；请示、批复归入批复年度；转发、批转文件归入本单位文件制成年度；法规文件归入批准和公布年度；其他文件一般归入成文年度。
4.组卷要保持文件之间的联系
（1）有密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件、一个运动等的文件，应根据其历史联系和不同保管价值合理组卷。
（2）文件的正本与底稿、正件与附件、批复与请示、批转件与原件，应放在一起组卷。
（3）同级别和平行机关的文件，除了与本单位文件有密切联系而保管价值相同的可以合并组卷外，其他应分别立卷。
（4）文件与声、像材料（照片、音带、像带等），除了有特殊要求的案件、工伤或设备事故等情况，需文、照合并立卷外，其他均应分门别类进行系统整理和存放。互有联系的文件与声像材料，均应在卷内目录或规定位置注明互见号，以保持其联系和方便查找利用。
（5）本单位的请示文件，如有口头答复，应由承办人将口头答复内容及答复机关、人员、日期等在请示件适当位置上注明并签字后归档。没有文字批复或口头答复的重要请示件，应视其重要程度区分保存价值，归入行文年度的案卷中。
5.保管期限划分准确。文书档案按永久、定期两种保管期限，定期为30年。
6.卷内文件排列有序。卷内文件排列要有条理、系统，保持文件的历史联系，一般可按时间顺序和重要程度排列。
（1）单一作者、单一问题的案卷，按文件日期先后顺序排列；单一作者，几个问题的案卷，先排问题，问题内再排时间；一个问题，不同作者的案卷，先排作者，同一作者内再排时间或者按文件内容的联系顺序排列。几个问题，不同作者的案卷，应先排问题，再排作者，作者下排时间。
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补救措施：进行复制，与原件一并装订立卷，原件在前，复制件在后。
立卷归档的收文和发文，承办中的文件处理纸（指有领导批示处理意见或办理结果的，与文件一起存档，只有阅后签名的不予存档）和发文稿纸均应保留，便于日后查用。
对文件材料左侧装订线外有字迹，或左侧没留装订边的文件材料均应加边拖裱，对小于A4规格的文件材料，一般应裱糊符合要求后才能装订。
立卷归档的文件材料要去掉金属物，有破损的应加以修复。 （2）案卷装订采用左侧三孔一线装订法。孔距在案卷封面有标注，用白线绳装订，结扣一般在背面。卷内文件材料一般以右、下角取齐（如卷内材料多数纸张小于A4规格的，要以左、下角取齐）。装订好的案卷要结实、整齐、美观，不掉页、不压字迹、不损坏文件。
9.封面编目要整洁美观。封面填写的内容一般用电脑打印。 （1）封面第一横线上为立档单位名称栏，即全宗名称。 （2）封面第二横线上为文书档案分类名称栏，填写本科室档案所对应的类别。
（3）封面第二横线下为案卷标题栏。案卷标题应确切的揭示卷内文件的作者、问题和文件材料的名称三个主要成分，做到文字通顺、简明、确切。案卷标题一般以不超过50个字为宜。
案卷标题应由立卷部门起草，并与局档案管理人员商定后拟写，以保持书写规范。
（4）起止年月栏与卷内文件的起止日期对应。
（5）件数与卷内目录的最后一个顺序号对应；页数与卷内目录最末件起止号的止号对应。
（6）保管期限栏，按永久、30年标注。 （7）归档号栏由局档案员填写。
（8）右下方三联小栏（全宗号、目录号、案卷号）由区档案馆使用。
四、档案移交
各科室文书档案整理好后，区别保管期限进行排列并编制移交案卷目录。
1.一个年度的案卷应按永久、30年两种不同保管期限分开排列，每种期限内的案卷按顺序排列编制流水号。
2.为保持案卷之间的有机联系，科室内的案卷排列顺序应按职责或问题重要程度排列。每年排列的顺序应保持不变。
3.案卷排列好后，即可编制移交案卷目录，并填写移交人姓名，5月底前向档案管理中心移交。局档案员在检查、清点无误后，填写接收人姓名，并接收档案实体，进行档案入库后的案卷顺序排列和编目。
4.有电子档案的，要与纸质档案一并移交。
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9.移交档案要做移交登记手续。填写移交目录，一式两份，签字后双方各存一份。
机关实物档案归档制度
实物档案系指以物体实体为载体，反映本单位历史真实面貌的特定物品，是本机关档案的一部分，必须交由档案管理中心集中统一保存。根据区档案局印发的《怀柔区实物档案管理规范（试行）》，结合本局实际，制定本制度。
一、归档范围
1.本局所获各类奖品（杯、锦旗、奖状、奖牌、证书等）。 2.本局机关科室及所属单位用过的作废印章。 3.收集或者接受的字画等。
二、归档时间
应归档的实物档案，在形成或获得实物的一个月内，由接受部门造册登记，连同实物一同向档案管理中心移交。如需在会议室或其他地方摆放展示的，由相关部门先与档案管理中心办理移交手续，一年后再归还档案管理中心。任何部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。
三、归档要求
1.归档实物应保持整洁、无破损，保持原貌。
2.移交实物档案时，应进行登记，办理移交手续。登记内容包括：颁发机关、接受单位、颁发时间、接受时间、实物类别和内容及名称。归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
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机关声像档案归档制度
一、归档范围
凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的照片、录音带、录象带等胶质和磁性材料为载体资料均应归档。具体包括：
1.市以上领导视察、检查本机关工作形成的声像资料； 2.本机关召开的重要会议、举办的重大活动的录音、录像、照片等声像资料；
3.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像资料； 4.其他具有保存价值的声像资料。
二、归档时间
凡属收集范围的声像资料，由制作者或形成部门负责对应归档的声像进行收集，按规范要求编写文字说明，自形成之日起一个月内向档案管理中心移交，任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。
三、归档要求
1.需归档的声像材料应清晰、完整，并附有详细的文字说明。 2.照片应和底片图像对应，同时移交。 3.摄（录）像带要移交原版带。
4.归档的材料应由摄（录）制单位或人员对归档材料进行整理，写好说明，详细记录时间、地点、人物、活动内容、背景及摄（录）制单位或人员姓名，按规定要求移交。
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机关档案安全责任追究制度
依据《档案法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《北京市关于重大安全事故行政责任追究的规定》等法律、法规、规章，结合本局实际，制定本制度。
一、局长对本单位档案安全工作负首要责任。
二、分管档案工作的副局长对档案安全工作负主要责任。 1.依法加强本单位专、兼职档案工作人员的安全教育，增强防范意识。每半年召开一次档案安全分析会，了解、分析、布置、督促、检查档案安全情况，并责成专人负责落实。
2.不断加强档案库房基础设施、设备建设，逐步实现现代化管理。
3.组织有关人员对本单位档案库房设施、设备、电路等情况进行重点检查，使其真正具备防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防尘等“八防”要求，发现事故隐患，立即组织人力、物力妥善处理，并及时向局长报告。
4.档案安全事故发生后，要积极组织抢救和善后处理工作，并立即向局长及上级有关部门报告。
三、档案管理部门和档案管理人员职责
1.档案管理中心负责本单位档案安全工作的具体落实。 2.严格贯彻、执行档案安全的有关法律、法规、规章。建立健全确保档案安全的《文书档案立卷归档制度》、《档案保密制
度》、《档案借阅制度》、《档案鉴定与销毁制度》等各项规章制度，并严格按照规章制度操作。
3.严格按照档案的收集、整理、鉴定、统计、销毁，管理、利用等业务环节的规定操作。认真落实档案安全各项防范措施，做好档案库房管理工作，尽力使其达到“八防”要求。
4.档案安全事故发生后，在积极采取补救措施的同时，及时向分管副局长报告。积极配合有关部门对事故原因进行调查。
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