衡水广播电视台机关档案管理制度
一、档案机构和档案人员职责
（一）档案机构和人员
设置机关档案室，负责机关档案的管理工作。档案室归口办公室管理。办公室确定一名档案人员，各科室档案交机关档案室实行集中统一管理。
各科室要指定兼职档案员，负责本科室档案资料的整理和管理工作。分管办公室的领导分管机关档案工作，办公室主任具体负责部署和指导办机关的档案工作。
（二）档案工作人员职责
1、珍惜爱护档案，搞好科学管理，经常检查档案资料，保持案卷整齐清洁。
2、严格遵守保密制度，防止失、泄密事件发生，确保档案安全。
3、案卷及时入盒进柜，妥善保管门柜钥匙，离开档案室随时锁门，禁止档案乱丢乱放。
4、严禁档案室内吸烟、明火、存放食品及堆放易燃易爆物品，定期检查防护设施，注意电源及电路开关，保持防火器具的完整有效，发现问题及时处理。
5、及时修补或复制破损、变质的档案。
6、禁止用商业手段出卖档案。
7、平时注意收集与档案工作有关的各种报刊、书籍、史料等。
8、调动工作时，必须在离岗前办理好档案接交手续，交接双方要根据移交目录清点核对，严格履行签字手续。
二、档案收集
（一）各科室在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料（包括文字、图表、数据等各种载体）均自行整理立卷后，于翌年6月底前向档案室移交。
（二）台领导交由各科室承办的文件，由各科室按拟办意见落实承办事宜后，将处理结果随文件一起及时（最迟于当年年底前）返回办公室整理。
（三）台领导参加会议或其他活动中所接受的文件、材料，应及时交由办公室整理。
（四）收集的文件、材料、资料必须齐全、完整、准确，并区分保存价值，分类整理、立卷。
三、保管
（一）根据保存档案资料的数量设置必需的档案专用室和柜架。
（二）遵循“内外有别”、“既便利工作，又确保秘密”的原则，严格保管好档案。
（三）严格按照国家有关规定对档案进行密级确定和变更工作。
（四）保管期限参照机关《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》有关规定执行。
（五）档案保管纳入机关办公自动化管理，逐步实现文档一体化管理。
四、档案利用
按照档案密度和利用范围，编制必要的档案工具、参考资料和收藏指南，健全检索工具，完善检索手段，提高档案利用效果。
五、档案统计
（一）建立档案的各类表帐，对各类档案的收进、保管、利用、销毁情况进行登记。
（二）档案室年终进行汇总统计，并按规定向市档案主管部门报送档案工作基本情况。
六、档案查阅
（一）绝密级档案,一般不提供非本台查阅使用,因特殊情况必须提供时，由办公室报台领导审批。查阅利用机密档案，必须经台领导批准。查阅其他密级档案必须经办公室领导批准。摘录、复制、拍摄档案材料必须经办公室或台领导批准。
（二）在档案室查阅档案时不准吸烟，不准翻阅无关的文件材料，不准折卷、撕页、划圈、涂改、增删、剪裁，违者要追究责任，同时填写《档案查阅登记表》。
（三）确需外借档案的，必须先填写《借阅档案登记表》，再经办公室或台领导批准后方可办理。借阅档案限期归还（一般不超过7天），不得丢失、转借他人、带到公共场所或以口头方式向外传播有关内容。涉密档案一般不外借。
七、档案销毁
各处在进行材料整理时，对不需归档的文件材料，经本科室及办公室领导批准后，交办公室送文件销毁站统一销毁。
成立档案鉴定销毁小组，定期对超过保管期限的档案进行鉴定，经鉴定已失去保存价值的档案，应登记造册，并报办公室或台领导批准后，送文件销毁站统一销毁。
衡水广播电视台文书档案归档文件整理制度
为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我台具体情况，特制定本制度。
1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。
3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文；发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。
7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。
档案管理制度
1、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。
2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。
3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。
4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。
5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
档 案 统 计 制 度
1、做好档案组织机构和人员构成情况的统计。
2、及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。
3、做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计。
4、做好档案提供利用情况和档案利用效果的统计。
5、有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。
档案安全保密制度
1、严格遵守党和国家的有关保密制度加强管理，防止丢失、泄密。
2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的机密文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。
3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。
4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。
档案查阅借阅制度
1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。
2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。
3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。
4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。
5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。
6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。
7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。
档案室管理制度
1、档案室是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。
2、档案室内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。
3、档案室门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。
4、档案室内要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。
5、档案装具要坚实、耐用、整洁大方。
机关档案归档制度
一、凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团、以及人事、保卫、专业、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进进整理、归档，并定期向本机关档案室移交。
二、机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交给办公室档案管理人员，统一进行归档文件整理。
三、凡本单位参加外出学习、考察、参加各种会议的人员返回单位后，三日内必须将所带回的资料、材料、文件的原件交给办公室档案管理人员，统一进行归档文件整理。
四、各业务科室在办件过程中形成的材料、文件和所需的要件，按一件一卷的原则，由本科室进行整理、立卷、归档。
声像档案立卷归档制度
声像资料是国家档案资料的重要组成部分，为做好声像档案立卷归档工作，结合我台情况特制定本制度：
1、声像档案的归档范围是机关在职能活动中反映主要事件、会议、人物、主要活动及有历史价值的资料。
2、凡本单位在工作中形成的各种声像、档案，由形成部门统一立卷，在每年五月前向档案室移交。
3、归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度，形成规律和联系组卷，使声像档案能正确反映工作实际，便于查找利用。
4、按要求填写好卷内目录，编好号码。
档案利用制度
1.凡本单位人员利用档案，须严格履行查（借）阅登记手续，注明查（借）阅目的，用后及时反馈利用效果。
2.外单位的人员查阅档案，必须持单位介绍信并办公室主任批准方可查阅。 3.因工作需要拟抄录的档案材料，须经办公室主任同意并经检查校对后方可带出。
4.档案资料一般不借出室外使用。确因工作需要必须借出时，须经办公室主任同意。借出时间不得超过两周，到期仍需继续使用，要办理续借手续。
5.如查（借）阅秘密、机密的档案，须请示本部门领导并由档案办公室主任批准;查阅党委会议记录、班子会议记录的须经主管局长批准。
6.对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自拆卷、勾画、涂改、撕页、照相。借出的档案要严格保管，不准转借他人，对将档案丢失者视情节轻重给予处罚。
7.查（借）人员要遵守保密制度，严禁把档案内容向无关人员泄漏，违者按有关规定，给予批评教育或纪律处分。
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