关于下发档案管理八项制度的通知
为了规范我局综合档案室的管理，完善档案管理各项制度，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，现制定以下制度，希遵照执行。
附：
1、档案人员岗位责任制
2、立卷归档制度
3、档案保管制度
4、档案保密制度
5、档案统计制度
6、档案查阅借阅制度
7、室藏档案保管应急处置方案
8、计算机档案信息网络应急处置方案
二○一五年八月五日
附件1：
档案人员岗位责任制
一、热爱档案事业，认真学习档案专业知识，不断提高专业文化水平。
二、严格执行《档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规，认真履行自己的职责。
三、熟悉业务，了解本单位历史和现状；认真编制检索工具，编写参考资料，积极做好提供利用工作。
四、做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。
五、忠于职守；认真履行档案业务中的监督、检查和指导职责，推进本单位档案管理水平的提高。
六、认真做好档案管理日常工作；严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。
附件2：
立 卷 归 档 制 度
一、归档范围：凡是本单位在工作中直接形成的具有查考利用价值的各种文字材料、图表、帐簿、声像等均属归档范围，并严格按照“三合一”制度规定的归档范围执行。
二、归档时间：管理文件在次年第二季度前立卷归档，本单位专业文书在办理完毕后立卷归档。基建工程全套材料在竣工验收后及时归档，会计核算材料由财务人员按要求装订成册，保管一年后交档案室归档，形成的声像材料、实物随时归档。
三、归档要求：归档的文件材料必须齐全完整，档案类别层次分明，保管期限划分准确，卷内文件排列有序；案卷题名简明确切。封面填写工整；装订案卷牢固，档案入库案卷规范统一。
四、归档份数：一般归档一式三份，重要的和利用频繁的适当增加归档份数。
五、归档手续：移交（接收）档案时，要认真履行交接手续，填写档案移交（接收）登记簿，接受双方签字，以示负责。
附件3：
档 案 保 管 制 度
一、本机关的全部档案实行集中统一管理，做到专人、专室、专柜管理，任何人不得据为己有。
二、加强档案室的管理，做好防盗、防火、防高低温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防霉、防污染等工作，并配备必要的保护设施。
三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，并做好记录，发现问题及时向分管负责人汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
四、认真做好档案收集工作，按规定向档案馆移交，每年做到目录与室藏档案相符。
五、定期做好档案鉴定工作，对无价值的档案登记造册，经分管领导同意后，由两人以上在指定地点进行销毁。
六、档案人员在调动工作时，必须办好移交手续，方可离开岗位。
七、因保管不善，造成丢失和损坏，按损坏程度追究责任。
附件4：
档 案 保 密 制 度
一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全的完整。
二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥善保管，绝密档案要单独保管。
三、档案库房设施应符合\"十防\"的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。
四、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
五、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。
六、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。
七、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
八、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作，发现问题，及时报告。
九、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。
附件5：
档 案 统 计 制 度
一、档案统计包括档案数量、保管状况、鉴定情况、利用情况及档案部门基本情况的统计，档案部门要建立上述各种情况的登记簿，定期进行统计分析。
二、各类档案的统计由分管的档案人员负责统计，档案统计工作的汇总表，由档案室主任指定专人负责填报。
三、要保证统计资料的准确性，系统性和及时性，做到完整、连续、报送及时。
四、对于上报的档案统计报表，由本单位主管负责人和统计人员签字并对统计资料、报表的准确性负责。
五、定期统计档案利用情况，每年年末统计当年档案借阅人次、卷数，总结档案利用效果。
六、档案统计报表一律用钢笔填写，字迹清晰、书写工整，各类档案统计报表及综合统计表，均要保留一份存档备查。
附件6：
档案查阅借阅制度
一、本着方便工作、满足利用的原则，档案资料一般不予借出，须在档案室、阅文室内查阅。
二、因工作需要须借阅档案，原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
三、外单位来查找利用档案者，一律凭单位介绍信，经局领导签字同意，有关部门派人陪同，方可查阅。
四、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画，不准涂改撕毁，不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。
五、查阅档案时，禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
六、借阅者归还档案时，应填写利用效果信息反馈，认真履行交接签字手续，如发现有撕毁、涂改和损坏现象，按照档案法规有关条款及追究责任。
附件7：
室藏档案保管应急处置方案
为迅速、有效地处置突发事件，并尽早予以防范，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施细则》、《机关档案工作条例》及有关档案工作业务标准，结合本局档案管理实际，特制定本方案。
一、指导思想
按照“预防为主，积极处置”的原则，进一步完善我局室藏档案保管应急处置方案，提高突发事件的应急处置能力。
二、原则
突发事件应急处置应坚持统一领导，分工负责，立足防范，分级指导相结合的原则。一旦发生事件预警，应立即向责任处室报告，同时向主管领导通报。
三、组织领导
成立室藏档案保管安全保护工作领导小组 组 长：XXX 副组长：XXX 成 员：XXX XXX
四、应急措施
（一）建立灾情预警联络系统：局档案室安全责任人负责与公安消防、水文、气象、地震、人防等部门联系，建立有关突发
性重大事件报告制度。
（二）完善抢险救灾的日常训练工作：所有人员均应熟悉自己的抢险岗位、职责、消防的存放位置、使用方法等，真正做到责任到人，措施到位，方法得力。
（三）办公室要完善抢险救灾器材配置，保障后勤供给。消防器具应每年检查（更换）一次，并与相关处室配合，保证消防通道畅通。
（四）档案库房应配备钥匙两套，一套由库房管理人员使用，一套由办公室主任保管以备急用。
（五）建立档案安全检查制度，把安全工作的重点从事后处理转到事前防范上来，树立预防重于抢险的思想。库房管理人员应对库房安全情况进行检查登记，加强对重点部位的检查，发现问题和隐患要及时整改。
附件8：
计算机档案信息网络应急处置方案
为妥善应对和处置我局计算机档案信息网络突发事件，营造健康向上的网络环境，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》等有关法规文件精神，结合我局实际情况，特制定本应急方案。
一、指导思想
以维护正常的档案工作和营造绿色健康的网络环境为中心，按照“预防为主，积极处置”的原则，进一步完善我局计算机档案信息网络管理机制，提高突发事件的应急处置能力。
二、组织领导
成立计算机档案信息网络系统安全保护工作领导小组 组 长：XXX 副组长：XXX 成 员：XXX XXX
三、应急措施
（一）、由办公室牵头，各部门负责实施。
（二）、各部门要加强对本部门干部、职工进行及时、全面地教育和引导，提高安全防范意识。
（三）、各部门配备专职人员，严格执行计算机网络安全管
理制度，规范电子阅览室、计算机机房等上网场所的管理，落实实名上网登记制度和日志留存。
（四）、各部门建立健全重要数据及时备份和灾难性数据恢复机制。
（五）、采取多层次的有害信息、恶意攻击防范与处理措施。各部门专职工员为第一层防线，发现有害信息保留原始数据后及时删除；办公室为第二层防线，负责对所有信息进行监视及信息审核，发现有害信息在及时处理的同时向党总支汇报。
（六）、切实做好计算机网络设备的防雷、防盗和防信号非法接入。若有以上情况发生，在向党总支及时报告的同时，还应向公安网监部门报告。
以上措施请各部门遵照执行
