2.1．公文的现行效用
2.2．公文的历史效用
2.3．正式通用公文
2.4．内部通用公文
2.5．专用公文
2.6．纸质文书
2.7．感光介质文件
2.8．规范类文书
2.9．领导指导类文书
2.10．报请类文书
2.11．知照类文书
2.12．契约类文书
2.13．会议文书
2.14．秘密级文件
2.15．特急件
2.16．定稿
2.17．正本
2.18．试行本
2.19．暂行本
2.20．修订本
2.21．副本
2.22．行政规范性文件(狭义)
3.1．行文规则
3.2．文书工作标准化
3.3．文书工作现代化
3.4．文件、档案管理一体化
4.1．说明
4.2．发文字号
4.3．签发人
4.4．公文生效标识
4.5．主题词
4.6．特殊情况说明
5.1．公文的主旨
5.2．消极修辞
5.3．积极修辞
5.4．经办用语
6.1．章程
6.2．规则
6.3．办法
6.4．会议记录
7.1．公文处理程序
7.2．公文处理制度
8.1．签收
8.2．收文办理
8.3．会商
8.4．用印与签署
8.5．流程重组
9.1．平时归卷
9.2．年终调整
9.3．归档
9.4．文件分类表
9.5．归档文件整理的组织形式
10.1．案卷
10.2．件
10.3．件号
10.4．室编件号
名词解释题答案
2.1．公文的现行效用：又称现实执行效用或
时效，是指公文直接形成于其内容所针对
的现行公务活动中并直接发挥实际效用。
具体来说，是指公文在一定的时间、空间、
机构和人员范围内，对机构或个人行文产
生的约束力、强制执行力和其他强制性影
响。
2.2．公文的历史效用：是指其对印证历史事
实、反映历史发展过程所产生的权威性影
响，是其转化为档案的内在依据。
2.3．正式通用公文：根据有关规定在各类社
会组织共同使用的正式公文，具有法定性、
规范性和通用性特点。
2.4．内部通用公文：简称内部文书，即在社
会组织内部通用的公文，具有复杂性、内
部性和灵活性的特点。
2.5．专用公文：亦称专门文书，是某一业务
系统、某一行业根据专门工作的特殊需要
而使用的，具有该业务系统或该行业特定
内容和体式的公务文书，使用范围具有极
强的专门性和限制性。
2.6．纸质文书：以纸张为物质载体的文件。
纸质文书是目前公文处理工作中使用最为
普遍、使用频率最高的。
2.7．感光介质文件：以感光胶片、相纸等感
光材料为物质载体的文件。
2.8．规范类文书：由各类社会组织在其职权
范围内制定的公开发布并反复适用，用以
规范行为，具有普遍约束力的文件。
2.9．领导指导类文书：由各级领导、指导机
关及其领导人制发的用于颁布政令、部署
工作、批复事项的文件。如命令、决定、
指示批复等。
2.10．报请类文书：由被领导、指导机关向
有关上级机关汇报工作、反映情况、答复
询问、提出建议、清求指示或批准时使用
的文件。如请示、报告等。
2.11．知照类文书：面向社会或特定范围(各
类社会组织之间或在其内部范围内)为公
布、通知有关事项、通报情况、联系工作、告、公告、通知、通报、公函等。 2.12．契约类文书：由双方或数方为实现一定目的、明确双方权利、责任、义务而签订的作为工作依据或法律凭证的文件。如合同、协议书等。 2.13．会议文书：是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用，用以规范行为、具有普遍约束力的文件。 2.14．秘密级文件：又称秘密件，指涉及党和国家一般机密的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害。 2.15．特急件：内容至关重要且特别紧急，必须在最短的时间内以最快的速度优先传递、处理的文件。 2.16．定稿：又称原稿、底稿，是经领导人审阅签发或经会议讨论通过的最后完成稿，是缮印正本的依据。 2.17．正本：根据定稿缮印的、供受文者使用的具有法定效用的正式文本。 2.18。试行本：指发文机关认为规范类文书的内容尚不成熟，日后需根据实践的检验情况予以修订时，先行发布的试行文本，在试行期内具有法定效力。 2.19．暂行本：指发文机关未及制定供长期执行的内容完善的规范类文书时，暂且制发的文本，在暂行期内具有法定效力。 2.20．修订本：指对已发布生效的规范类文书，经实践检验重新予以修改补充后再行发布的文本。 2.21．副本：指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的复份或复制本，代替正本和定稿供制作、抄送、传阅、参考和存档之用。 2.22．行政规范性文件(狭义)：是指除行政法规、政府规章外，国家行政机关为执行法律法规和规章，对社会实施管理，在其职权范围内依照法定程序制定、公开发布的具有普遍约束力、可反复适用的决定、命令和行政措施等行政文件。 3.1．行文规则：为确保公文运行的畅通无阻，国家有关部门专门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量，提高行文效率与效果的有关规定，即各社会组织之间文件往来运行所必须遵循的统一规则。 3.2．文书工作标准化：是指对文书工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动，通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳效能的活动过程。 3.3．文书工作现代化：是指将处于领先地位的科学管理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不断达到先进的科学技术水平。 3.4．文件、档案管理一体化：又称全程管理模式，更加强调将文书工作与档案工作统筹兼顾，协同管理，以期发挥各自及总体的最大效能。 4.1．说明：是指对人物、事项或客观事物进行介绍、解说的一种表达方式。说明是公文中基本的表达方式，常用于解释政策规定，说明知照事项，介绍有关人员的基本情况等。 4.2．发文字号：又称发文编号，指发文机关对其所制发的公文依次编排的顺序代码。 4.3．签发人：指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领导人姓名。 4.4．公文生效标识：是证明公文效力的表现形式，包括发文机关印章或签署人姓名两种形式。 4.5．主题词：主题词是揭示公文内容并经规范化处理的词与词组。 4.6．特殊情况说明：是对印章与正文不能同处一面时不得采取“此页无正文”的标注方式的特别说明。5.1．公文的主旨：是指公文中表达的基本观点或中心思想，它贯穿于文件的全部内容，集中地表现了对客观事物的感受、认识和理解。 5.2．消极修辞：是指以说明事物而使人理解为目的的修辞，它是概念的、抽象的、理性的表达方式，以内容上的明确、通顺，形式上的平匀、稳密为标准。 5.3．积极修辞：是以表达人们的生活体验、感情而令人感受为目的的修辞；它是形象的、具体的、感性的表达方式。 5.4．经办用语：说明工作处理过程的已然时态，表明处理时间及经过情况的用语。 6.1．章程：是政党、团体、企业等社会组织对于本组织的性质、宗旨、任务、组织机构、组织成员、活动规则，或对于社会组织的权利、义务、经济性质、业务范围和规模、活动制度以及就某项业务所制定的规范类文书。 6.2．规则：用于规定一定范围内某项工作、活动中大家共同遵守的行为规范。 6.3．办法：是领导机关或职能部门在办事标准、方法、步骤和措施方面制定的规范化式的具体规定。 6.4．会议记录：是对会议情况、过程和内容的原始记载，是撰写会议纪要及传达贯彻会议精神并对其实施情况进行检查的依据7.1．公文处理程序：即按照公文制发、办理和管理的规律，对其一系列操作环节、工作步骤的有序组合和合理安排。该程序体现了公文运转的全过程，通常分为收文处理、发文处理和办毕公文的处置等具体程序。 7.2．公文处理制度：是指在公文撰制、传递、处理和管理活动中，有关工作人员应当共同遵守的一系列工作规范。 8.1．签收：即各类机构公文处理工作机构内的专(兼)职文书人员或指定的专门人员在履行规定手续后，通过专门渠道收取外单位发来公文的环节。 8.2．收文办理：即对收文进行阅处、分析研究、从中获取信息、了解有关情况或做出决策、解决问题的过程。 8.3．会商：撰拟公文过程中，主办部门对涉及其他机构(部门)职权范围的事项，需要征得其同意和配合时进行协商活动的环节。 8.4．用印与签署：用印即在公文落款处加盖发文机构印章证实其法定效力的环节。签署即由领导人在公文正本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的环节。 8.5．流程重组：是指以文件、档案一体化管理理念为先导，打破文件工作、档案工作互相分家的局面，对原有的文件管理流程和档案管理流程进行统筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在简化重复环节、提高效率、满足电子文件的全程管理需求。 9.1．平时归卷：指机关文书工作人员在立卷计划的指导下，将处理完毕的文件随时或定期收集集中，初步分类，放入相关卷盒、卷夹等装具进行妥善保管的活动。 9.2．年终调整：即文书处理部门在档案部门的指导与帮助下，对已收集归卷的文件，于本年年底或次年年初进行全面的检查、调整与加工，最后确定归档整理成果的工作活动。 9.3．归档：是指各类社会组织将其管理活动中形成的、处理完毕的、具有一定保存价值的文件材料，由文书处理部门或承办部门按照整理(立卷)的原则和方法进行有序化整理，定期向机关档案室移交，并由档案室进行集中统一保管的活动。 9.4．文件分类表：是揭示文件内容的一组规范的词或词组，它是通过概念之间的从属、并列等关系构成的一个概念系统。文件分类表的结构一般由类目体系、类号、注释组成。 9.5．归档文件整理的组织形式：是指一个单位的文书部门选择何种方式组织文书立卷工作。包括集中整理形式、分散整理形式、复合整理形式。 10.1．案卷：是一组有密切联系的文件组合体，一向被视为保管文件的基本单位。 10.2．件：是归档文件的整理单位。 10.3．件号：即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置、固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。 10.4．室编件号：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列顺序从“1”开始标注。
