公司对外接待管理办法
一、目的
为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则。
二、范围
本标准适用于公司各种接待工作。
三、管理
行政事业部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各部门、分子公司在接到重要来访预约后,可报行政事业部,并协助拟定接待计划,需公司领导出面、行政事业部协调的重要接待,应提前2天告知行政事业部。
四、计划与准备
(一行政事业部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。
(二行政事业部根据来宾情况按计划通知参加会晤的 领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
(三行政事业部据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。
(四行政事业部可根据特殊情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。
(五因特殊会议需要行政事业部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。
(六行政事业部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从行政事业部和主接待人员协调安排,统一调度。
(七行政事业部根据情况提前购买车票及机票。
五、接待标准 一级接待标准: 陪同人员:董事长兼总裁、监事长、执行总裁、首席技术官、执行副总裁、行政总监
(一迎接:总经理、副总经理、办公室主任在高速路口、机场、车站迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时
的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。
(二参观:总经理、副总经理、办公室主任陪同,由行政总监沿途介绍本市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息。
(三座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
(四用餐标准:行政事业部根据情况预定酒店:下榻宾馆标准:行政事业部根据情况预定酒店:行政事业部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。
(七行政事业部根据情况购买礼节性礼品。 二级标准: 陪同人员:监事长、执行总裁、行政总监、相关部门负责人 (一迎接:由行政事业部人员到公司驻地门口迎接,引导来宾。
(二参观:监事长、执行总监、行政总监、相关部门负责人额陪同,由行政负责人沿途介绍市基本情况及相关信息。
(三座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
(四用餐标准:行政事业部根据情况预定酒店: (五下榻宾馆标准:行政事业部根据情况预定酒店: (六行政事业部根据情况购买礼节性礼品。 三级标准: 陪同人员:相关对口的部门负责人及人员
(一参观:相关对口的部门负责人及人员陪同,由相关人员沿途介绍本市基本情况以及相关信息。
(二座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
(三用餐标准:行政事业部根据情况预定酒店:
六、接待礼仪: (一仪表:面容清洁,衣着得体。 (二举止:稳重端庄,从容大方。 (三言语:语气温和、礼貌文雅。 (四态度:诚恳热情,不卑不亢。
(五迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。
(六接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。 (七过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。
(八进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。
(九座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。 (十送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。
七、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注 意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严 守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员 说明。
八、信息反馈 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与
来访者交流中 取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部 门领导。
