单证管理
单证管理职责
一、要求建立完整的单证台账即电子台账（电子台账详见附表1），详细登记领
用与发出记录。
二、负责对所领有价单证规范使用、妥善保管。确保空白单证不遗失，如有遗失及时上报；作废的单证确保单证联次齐全，严格按照核销制度销号，并按规定装订存放。
三、负责按省公司有价单证管理制度要求向财务部门有价单证管理员及时回销已使用有价单证。
四、负责定期盘点有价单证库存量，保证有价单证账实一致。
五、编制单证领用计划 ：要求各机构单证岗根据近期本机构的单证使用率、回销率等情况，提前三到五天向省公司单证岗汇报单证领用计划。
六、领取单证：省公司单证岗根据申领单证的机构的单证回销情况、业务量情况等决定本次单证下发数量。各机构必须根据业务情况申领，不得多领！各机构领取单证时仔细核对单证流水号是否与清单登记一致，核对无误后签字确认留存！（1.柜面领取：领取单证的机构负责人或者正式入司内勤在单证领取清单上签字及领取日期，作为领取凭据。2．邮寄：省公司单证岗将单证及清单一同寄出，接收方收到后第一时间打开进行核对，核对无误后在清单上签字照片回传省公司单证岗。）
单证的入库、保管
一、各机构必须有专门的单证管理岗。
二、各机构领回单证后，务必当日登记单证台帐。
三、按保险公司和单证类别分类保管。不准把各种有价单证随意散放或相互混放；还应设有专用的单证保管设施，符合防火、防盗、防潮、防蛀的安全保管要求，时刻保证单证的清洁和安全。
单证使用规范
一、各机构使用单证时，需按照先用流水号小后用流水号大、先用旧批次再用新批次的顺序，不得跳号、空号。正常使用的交强险标志或商业保险卡的流水号要写在对应的交强险保单或商业险保单的右上角，在登记电子台账的时候一并填写上去。
二、在使用中由于打印不正等造成单证作废的，须将保单、发票所有联完整核销；使用过程中要细心细致，不得出现各个保险公司的单证混用现象。
单证的回销
一、单证的回销即系统自动回销和手工回销。对所有重要单证要求手工与系统同步进行回销。
二、系统回销是指单证在系统中的打印销号，正常情况下，在单证被打印的同时，系统自动完成。若因各种原因造成系统没有自动核销或系统状态与实物单证状态不一致时，需要查明原因，进行手工调整，使系统状态与单证实物状态保持一致。
三、手工回销是指单证使用完毕后，单证领用和使用人员完整填制《单证回销明细表》，连同单证实物一起交单证管理员，由其核对实物、单证流水号的一致性及单证实物使用的规范性。《单证回销明细表》中必须真实反映每一份单证的实物状态（已用、作废、注销、遗失等）。对非已使用状态的单证进行核查，并注明原因。
四、各机构已使用的有价单证，每月至少办理一次回销，最晚在保费结算期内必须全部收回（每月5号以前必须回销上月已使用单证，最迟不得超过8号）。对超期未回销单证的机构停止单证发放及保费结算，至单证回销日止。
单证的核销
一、每家保险公司的单证都是有核销期限的，所以要及时进行已使用单证的核销，单证的回销需按照相应保险公司的单证管理制度进行整理。
二、单证回销时必须有投保单、投保提示、投保条款、浮动告知单等，这些投保资料需要客户签字或盖章，除此之外，还必须附有行驶证和身份证复印件资料。
三、各家保险公司对单证的回销都要求“三回一”（即第三次领用单证时，必须将第一次领用的单证全部回销）。
四、各机构单证岗对其回销的单证实物与清单进行核对，同时及时在电子台帐上登记，更新台帐。
五、已经使用的保单按顺序整理好回销给省公司单证岗，需要附相应的《单证回销明细表》（详见附表2）（一式两份）。省公司单证岗确认无误后在回销清单上签字确认，机构单证岗留存一份作为回销凭证。
遗失、作废单证的处理
一、丢失申报制度
机构领取的单证如有丢失或其它特殊情况，应及时上报省公司，省公司根据具体情况作出相应的处理，如有瞒报、不报等情况发生，所有责任要求各机构自行负责。
二、丢失单证的处罚
单证领用人遵循“谁领用，谁负责”的原则，对所领用单证认真进行保管。如发生单证遗失等现象，应第一时间通知省公司单证岗，并在发现之日起十日内在省级以上报刊上刊登遗失启事，相关登报费用自理。具体处罚措施详见《圣源祥单证管理责任书》。
如某一机构在一个年度内多次出现丢失遗失情况，省公司将停止其领用有价单证。
单证移交规定
各级财务部门单证管理员（含兼职）应保持相对稳定，发生变动应逐级报告上级计划财务部。
一、单证管理员工作调动或离职，必须办理交接手续后方可离职。
1.移交人须将已领用未回销的有价单证全部回销后方可进行工作移交；
2.所有关于有价单证的资料，包括对已归类的以前年度有价单证电子账簿、电子明细表、凭证、有价单证培训资料、有价单证管理制度等必须进行交接； 3.单证业务系统内所有空白库存有价单证数据清理回收给接任的有价单证管理员；
4.必须进行有价单证实物盘库移交；
5.移交人、接任人进行核对确认，办理交接手续，由财务部门负责人进行监交，并把移交情况表上报给上一级有价单证管理员备案。
二、各机构必须明确指定单证管理责任人，与计划财务部对接办理单证领用、回销、对账等事宜，并对所领用单证负有保管责任。
三、有价单证领用人和使用人异动，须对所领用或保管的有价单证进行清理，分别整理已使用单证和空白单证，并在财务部门和业务管理部门联合核实其领用数量与已使用数量和空白数量之和一致后，方能办理交接手续。
附表1：单证电子台账模板
附表2：单证回销明细表
