任务三 会议文件的收集、整理与归档
一、会议文件的收集
（一）会议文件收集的要求
1.确定好会议文件的收集范围。
2.保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。
3.收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。 4.收集过程中注意保密。
5.文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行弥补。
（二）文件收集范围
1.会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
2.会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。
3.会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。
（三）会议文件的收集方法
二、会议文件的整理
（一）会议记录的整理 1.文字记录的整理
一些资深秘书具有丰富的经验，他们所做的会议记录多不需要整理，可以直接送审、存档。但经验不足的秘书的会议记录，只按原话照搬，或有漏记、错记现象，就需要会后进行修改和补充；作为文件下发，或作为新闻报道用的领导人的报告、讲话，重要的与会者的报告、讲话，也需要进行整理。
整理会议记录应注意以下问题：
（1）会议记录人亲自整理。会议记录是原始型材料，整理后的会议记录也要保持其原始性。会议记录人参与了会议的全过程，熟悉会议的原始面貌。
（2）会议整理人要熟悉有关方针政策，具有相应的思想理论水平和较强的理解、分析能力。整理会议记录过程中，要对原始记录内容进行鉴别和取舍，如何取舍，如何在对口语进行转换过程中仍保持讲话人的语言风格，如何保持讲话者的讲话意图，这就涉及到整理人的政策理论水平及理解分析能力。
（3）补正过之或不足之处。口语表达有很明显的随意性，对某种观点的表达难免有过之或不足之处，如果是领导的即兴讲话，这种情况就更加明显。整理会议记录，要善于把口语转化为书面语，但又要保持讲话的原意，这就要求整理者在充分理解原意的基础上，补充其讲话的不足之处。
（4）修正用词和语法错误，保持记录条理清晰，语言表达准确通顺。会议讲话多为口语，口语表达难免出现用词不当或语法不规范之处，做记录时，由于时间的限制，没能及时纠正；整理记录时，就要把这些不当之处修正过来，以保持记录的文通字顺。
2.会议录音的整理
整理会议录音工作，就是会议录音整理者根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修正不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清晰、文字通顺内容连贯的书面材料。
整理会议录音是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而进行的。对于按原打印稿进行的讲话、发言的会议录音，没有必要整理，只将会议录音磁带存档即可。
整理会议录音，既要借鉴整理会议文字记录的方法技巧，也要结合录音的特点。
（1）删除。在整理过程中，会议录音整理人要删除讲话人不必要的、重复的语言，例如与中心内容无关的口头语、笑声，与讲话内容无关的开场白、结束语，讲话发言人的自我否定、自相矛盾的内容和语句，因插话而引起的题外语，为消除歧义、误解而加以解释、说明的内容。此外，会议录音整理人还要根据讲话稿的用途，删除不宜公开的材料，对明显的错误说法，给予删除或代为纠正；删除讲话人过多的举例，只留下最能说明问题的一个。
（2）补充。一是补足讲话内容中所缺的句子成分，以保持意思表达的完整性。口语表达中，经常会出现省略、不完整或指代不明的现象，这些语言现象如果出现在书面语中就会影响表达效果。所以，整理会议录音时，就要根据语言环境作出恰当的补充；有时因磁带脱漏，或翻转、换带造成录音不完整，整理人应根据前后语义，进行补充，以保持文句连贯、内容完整。二是加标点符号。录音整理人要根据讲话人的讲话原意，给每句话加上合适的标点符号。三是加标题。讲话人在讲话时，有时说出题目，有时不说。当录音中没有讲话稿的题目时，整理人要拟一个合适的标题加上。简便的方法题目中提示讲话人和会议名称，如“×××在×××会议上的讲话”。
（3）更正。主要指语法或写作技巧上的更正。如果讲话人的语言表达有不规范、不严谨、不确切，引文不准、层次混乱、上下衔接不好的，会议录音整理人就要对会议录音进行修改更正。
需要强调的是，整理录音时，删改、标点、分段，都要忠实于讲话人的原意。否则，整理出来的材料，就不是原来的讲话稿了。
整理录音时，整理人特别要注意辨别清楚讲话人的身份，切忌张冠李戴。 （4）送审。会议录音整理好后，整理人要将整理稿送讲话人、发言人审阅。讨论性的发言，还要送领导、主持人审阅。这样，一方面，讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话做一些纠正；另一方面，也可避免因会议整理录音者的水平有限而造成的整理错误。送审是对讲话者的尊重，也是一种工作程序，整理者必须按规定程序办。不送审的整理稿，传播出去，讲话人是不负责任的。这一点，录音整理者必须清楚。
（5）整理录音的技术问题。第一，切忌按错键。整理录音时，如果按下录音键，内容就会被抹去，那将无法补救。保险的办法是，在整理录音之前，先复制一盘磁带保存好，以保证整理工作的万无一失。第二，使用暂停功能。为了避免过多的按键，录音整理人可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记录一句内容。如果用的是变速录音机，可慢速放音。第三，注意保密。重要会议的保密录音，不要在家中或有无关人在场的大办公室整理，以免泄密。
