部门志编纂要领
一、部门志的概念及与其他志的区别
文化、社会的综合性的地情书。历代修志者对地方志的编纂方法作了不懈的追求和探索，已总结了不少好的、成功的经验。而对于部门志的编纂来讲，与地方志比较，目前，仍处于探索、总结、提高阶段。尽管在上届方志编纂过程中已涉及到部门志，且已有不少单位完成了编纂任务，但基本处于启蒙阶段，其编纂要领，工作方法仍需作进一步总结。为此，我们根据以往部门志编纂的成功经验，加上现代修志专家、学者的观点以及我们近些年的工作实践，对如何编纂部门志从理论上作了一些探索，并整理成文，供各部门在实际工作中参考。但需指出的是：本部门志提要，仅是一种概括，并不是固定的模式，各部门在运用掌握时，要灵活，要实事求是，不能形成我有你有，我无你无的固定模式，这是修志之大忌。一定要形成你无我有，你有我更有的特色章法。
志。
状和历史的综合资料性著述。
志、单位志等。志书的不同称谓，均有不同的意义，既有许多相同的内涵，又有一定区别。而专志、单位志与部门志的区别又在哪里呢？
况的著述，是构成地方志书的主体部分，它是以横断面为主体的专题记述，而不单独成书的分志。如省（市）、县志中通常所列的分志包括有地理志，军事志、工业志、交通邮电志、建设志、外贸志、教育志等。
又有区别，在记述范围，编写角度上有一定差异。如广播电视局，作为单位志，就仅限于记述该局所从事的工作（和）事业，可叫作《广播电视局志》。而作为它所管辖的全方位的广播电视事业，又涵盖了城区及各乡镇，其内涵和角度要大得多，宽泛得多。因此这就有所区别了，作为这个部门的志书，可叫《广播电视志》。如果我们要系统的编纂部门志，可以让部门所管辖范围内的各单位首先编写单位志，然后，再在各单位志的基础上综合编纂成部门志。
二、部门志的地位和作用
专志编写提供素材，同时也是系统反映一个部门的历史变迁和记述其发展的著述，因此，编好部门志至关重要。现代方志的编写不仅不能顾此失彼、涵盖面要广，而且还要克服旧志中重人文轻经济的缺点。所以，此次修志我们一定要注重各部门志和乡镇志、校志、厂志的编修，许多基本素材来自基层。其地位和作用千万不可忽视。
业越来越多，各部门所管辖的单位和事业也比以前复杂，繁琐。如以前各地设立的邮电局，既管辖邮政事业又管电信事业，而部门的人员不多，业务量不大，电话未普及，手机业务未兴起。现在随着科学技术的提高和社会的发展，析出了几大公司和各大行业，电信公司、邮政公司、移动电信公司、联通公司等。如果我们不通过先修部门志、单位志，是很难收集到齐全的资料的。作为负责修地方志的同志，也不是全才，对所有行业都熟悉，都精通，必须要通过部门志才能掌握第一手素材，而这种素材又是更精当的素材，比简单的资料堆积更有价值，使用起来更为方便、可靠。
要安排人员到那个部门去搜集原始资料，然后再整理，再入志。这样一来，耗费了更多时间和人力，必然影响整个地方志的编纂进度。
管理下的发展过程和部门的历史衍变过程，作为这个部门来讲，具有很大的存史价值。
方志不能取代的。
在的综合著作。一个部门的设置、建立和发展是当地经济、社会发展的需要，它所管辖的事业具有相对的独立性、系统性、完整性。部门志可以全面记述并反映这个部门的具体内容。而作为地方志就不可能事无俱细将这个部门的事业的发展全部记述下来，只能将最主要、最能反映这个部门的有特色的东西提取到地方志中。所以，这是地方志不能取代部门志的原因。同时，作为记载部门所从事的百科全书，部门志又具有很大的实用价值。一方面，可用于部门的干部熟悉情况，掌握规律。通过编修的部门志提供历史借鉴，可以改善经营管理，谋求事业发展。另一方面，为部门领导的决策提供了资料依据，不失为部门志的工具书。再一方面，通过对部门的研究，也为研究地方历史与经济发展提供了有力的依据。总之，部门志具有详实、具体、细化、微观的特性，具有独立存在的研究价值。
三、部门志的编写范围和组织形式
上面的内容，我们分清了部门志与专志，单位志的区别与联系，也就基本明确了部门志的记述范围。下面，我们从时间范围，空间范围和业务范围来明确本届部门志的编纂问题。
1、时间范围。大家知道，自上届地方志编纂工作以后，我国地方志编修是每20年一续修，这为保持全国修志工作步调一致作了明确的规定。其断限问题也得到了统一解决。而作为部门志虽没有统一规定。但我们认为，部门志属于地方志的一个部分或内容，同为志书范畴，那么，也应该同地方志编修同步，这样才能保证上下齐动，其时间范围也才有一个明确的界定。否则，各行其是，五花八门，不利于方志的统一管理。为此，本届部门志记述的时间范围其下限我们可以按照全国统一要求的2005年底为止。至于上限时间就不一致了，因有的部门以前修过志，而有的部门没有，况且部门设置、建立的时间不一样，因此，为了保持部门志记述的连续性和完备性，凡以前修过的，可以接前志续修，同时对前志进行删补和完善。没有编修的，从部门成立之时记述，以保持史料完备，不给后人留下遗憾。还有的部门是从另一个部门析出来的，那么，在记述这个部门成立之日前，还要追述原部门的概况。这里，还有一种情况需要提及就是在撰写某些部门志时，会遇到交叉重复的情况。譬如旅游部门，它是随着八十年代旅游业的兴起而逐渐由政府的一个办公室而衍变成立的。在八十年代修志时没有编写部门志，因此它要从成立之日记起。同时，作为旅游志，它所涉及的不仅有旅游资源产业，还有相关的船舶运输业以及配套的宾馆、饮食服务行业等，因此他不仅是只记它这一个行业，还要记述交通、商贸等方面的内容，这就必然要与交通志，工商管理志、商贸志等有一定的重复和交叉。作为部门志来讲，都是要一一记述的，而在编写县志中的旅游专志时就要注意横排竖写、避免与交通等志重复了。
2、部门志的空间范围。方志有方志的地域特点，部门志也有一定空间范围。虽然它不同于单位志，范围要宽泛些，但也不能超越部门职能范围之外而记述，不能将某些虽涉及本部门但主要是其他部门的事而在本部门志中浓墨生彩，更不能将全国性或全省性的大事作重点记述。若必须记述，也只能作为背景、前提交代，而不能作为重点。如全国在进行国企改革，随之各地的工业部门、经贸系统要对所辖企业进行结构调整，这是按照国家政策而进行的，我们写部门志时不能将笔墨放在全国范围、全省范围、全市范围来写，而重点要写出在国家此政策出台后，我们是怎样实行的，采取的措施，取得什么成效，包括对国有资产的处理，工人的安置等。因此，要正确把握部门志所记述的地域范围。
3、业务范围。部门志不同于单位志和行业志，所以在编修时要注意内容的范围，而不能仅局限于“××局”、“××办”、“××委”。如在全国机构改革中，很多地方将原先的畜牧局、果品经济办公室等合并到了农业局。因此农业志所包括的业务范围比以前的农业部门业务要广，它就成了大农业范畴。包括了种植业，果品经济，畜牧业等等。若作为一个部门志，要将各专业横排纵写－－叙述。若在条件允许、人员充足情况下，也可以分为几个专业志而独立成书。所以说部门志与单位志、行业志是有区别的。在业务范围的记述上要严格按照所从事的业务范围来界定。既不能超越，也不能遗漏。若某项事业在高一层次中设有专业部门，而在县、乡一级未设立，其业务范围，我们就要将其“挂靠”到相应的部门记述。如计算机网络管理事业，作为一门新兴的行业，许多地方目前没有明确的主管部门，我们可以将其挂靠到相关的电信部门，广播电视部门或党政办公系统中加以记述。
验，可以每个部门确定一名总纂人员，再配备2－3名编辑人员。若部门所辖事业单一，可由总纂执笔，其他人员协助收集资料。若部门机构宠大，下属站、所、企业较多，可由各下属单位明确执笔人员，写出单位志书初稿，再由部门志编纂班子集中总纂，由主编按照大纲将各单位志系统化、完整化、科学化，形成部门志。如此集中人员，统一安排，分工负责，可以节省许多时间和精力。便于资源有效利用和掌握资料补缺、核实以及篇目的修改完整。当然，采取什么样的方法要从部门自己的实际出发，选择适合的组织形式。部分单位聘请退休老同志编写，也不失为一个好方法，因为老同志熟悉情况，了解部门的发展与变迁，许多文档资料无法查找的内容可以补充上来，而且了解全貌，写作时更得心应手。
四、编写部门志的注意之点
根据具体情况而定，方志体例一般为章节体，类目体、章节、类目结合体三种类型。但不能千志一面，而应根据各志所涵盖的内容和所掌握资料的多少而定。若资料详实，门类多，可以采用逻辑严密的章节体；若有的部门事务少，所收集资料不多，内容不充足，可以采用传统的类目体。还可将两种体例结合使用。总之，根据具体情况分析，各取所需。在确定部门志体例时要注意以下几点：
1、要具有志书的特点。部门志依然要保持志体的特色，充分运用图、表、录等，而不能写得象专业书或单位、部门总结。
2、体例设置要全面概括，应该成为本部门的“百科全书”和“史书”。将所辖各行业、从横向、纵向方面充分展开记述，详记部门的整个历史变迁和发展。凡所从事的工作都要详略得当的记述，客观真实的反映事物的本来面目。
3、突出部门特色。这是由部门的性质所决定的，也就是要有专业特色。部门与部门之间所从事的事业和分工不一样，因此不能泛泛而谈，千篇1律，要具有专门性。如党委系统和政府系统虽然在处理和从事的具体事务中有很多相同之处，观点是一致的，但所处的位置和站的角度不一样，因此在某一件事情的表述方法就不一定相同，各有各的特色。部门特色是最主要特色，必须深入研究。没有研究就会流于肤浅，体现不出部门志的根本特色。
辅相成，紧密联系，互为因果的。部门志作为一个独立成书的志书，设置好篇目至关重要，尤如一间房屋的框架，是对整个志书的总体设计，因此要注意以下几点：
1、注意整体性。一部志书就是一个有机的整体，即使在部门志之间有一些内容出现重复交叉，但若有必要，也可从不同角度详略，尽量保障部门志书的完整和丰满。
2、注意层次性。篇目是志书的蓝图，篇目设置是否层次分明，标准统一，排列有序，直接关系到一部志书的质量。我们采取横排纵写的方式，要分清经纬。在章与章、节与节之间，注意内容的并列关系，先后次序，形成一个立体的层次分明的统一整体。
又矫枉过正，许多志书又存在突出经济性，弱化文化性的缺憾，部门志虽然有自身的专一性，如经济部门修志当然以经济内容为主，文化部门修志当然是编写文化内容。但我们都要注意二者之间的协调。经济类志书在语法、文风上要朴实生动，而不能写得象会计报表，用数字，专业术语堆砌。部门志加强文化性，可设“艺文”章或“著述”章（节），记述有关专著，学术论文、文学作品等。同时在大事记、概述中也应注意，突出志书的特色。在强调文化性时，也应加强经济观的记述。
变和特征，发展条件，历史经验教训和本部门所取得的成果以及涌现的先进人物和事迹等方面，以事业发展史和发展条件为主体，而不是编成专业技术手册、资料书或工作报告等类型。部门志应属于社会科学范畴，如某县的《科技志》中记述某年该县所取的科研成果，某项医学技术获得省级二等奖，可以简述此项技术成果的特征，原理及效果，而不需要将整个医学报告和实验过程写入，这和志书的性质不相符合。如《农业志》中也不需把各种作物的栽培技术、各种病虫害的防治技术、各种施肥方法都记入书中，写部门志要切忌采用编写技术手册的作法。
学术科研任务，因此也不能写得象学术著作。部门志与学术著作的区别就在于：一是部门志在写到某项专业技术时只是“介绍”和“记述”，而不是就某项学科进行“研究”或“探讨”，有时可以发表简单评述，分析，但不是进行细致深入的研讨。二是部门志书对所管理的专业，事务不发表预见，不记载各种规划，而学术著作可以进行展望和规划。三是部门志书记述的范围是限定在本部门、本行业、本地方范围内，而学术著作可以涉及国外、省外、县外。
简单的资料汇编，如将各年移民政策汇集编排在一起，就成了《××县移民政策汇编》，部门志书虽然也要采用大量浩繁的资料，但要对资料进行精选和科学整理，作者用志体的语言加以陈述，科学地反映事业发展的历史、发展的条件和规律。不适合插入大段的引文，除个别特殊意义的文献外，也没有必要建立“文体选录”专章。
五、部门志编纂方法及内容提要
的综合性著述，能独立成书。因此，部门志在体例，篇目上有其完整性，和省志、市志、县志等方志一样，要有概述，大事记，然后根据内容需要分专志或章节，一般在概述中要将部门总的情况予以介绍。大事记作为全书之经，很有必要编写，若首先写好大事记，再分章记述可事半功倍，避免遗漏。大事记写好之后，便要进入章节编写。
部门志书编写方法
体裁
志书的体裁，一般有记、传、图、表、录等。这些体裁，各有特点和用途，不能互相取代。
一、记
“记”作为志书的一种体裁，是用来编写大事记的。编写大事记要掌握好三个特点：
一、以编年体为主，记事本末体为辅。
二、竖排竖写。
三、只记不述。下面分别讲这三个特点。
1、以编年体为主，记事本末体为辅
编年体为主，就是按年记载发生的大事。其特点是：同一件事、于上年发生，在上年列条目记载发生的情形；于下年结束，又在下年列条目记载结束的情形。记事本末体，就是同一大事，其发生、经过、结尾不论跨度有多少年，均在这件大事发生的年份列条目记完全过程。采用记事本末体的写法，使读者便于看到大事的全貌。
2、竖排竖写
竖排:就是编写志书记事的标题有年、月、日，以时间先后为序，进行编排，称为竖排。
竖写:就是要按事件发生的时间先后进行编写。
3、只记不述
这是对编写大事记条目的要求：只记概要，不展开叙述，更不要议论。在编写大事记时，一个条目记载一件事，力求文字准确、简洁。
二、传 “传”是用来记述立传人物的。即生人不立传，传体的主要要求是：
（一）、人物的生卒时间、身世。
（二）、主要政治思想和主张或重要学术思想和著作。
（三）、一生的主要活动和事迹。
（四）、人物的生活习惯和爱好。
编写人物传，要选取最能体现人物品德优劣的记实材料，进行叙述；选取最能反映人物思想境界和精神面貌的言行的素材。要写实，写得具体、生动，写出人物的个性；不要写虚，写得抽象化、概念化，平平淡淡，千篇1律；更不要空发议论。
三、图
“图”，也称图照，包括地图、插图和照片。图照作为“无言之史”，是志书记事的一种辅助手段。照片的说明文字，应准确、简洁。
四、表
“表”是地方志记事的一种特殊方法。表的种类有二：有数据的称为统计表，无数据的称为类目表。如《革命烈士名录》，就是类目表的一种。
统计表的表文是指表中的数字，这是表的主体部份。表中的数字应准确无误。表中的数字应尽力搜集齐全，力求不留空格，当数字为零时，应写“0”当没有该项数字时，应用“——”符号表示；当缺少某项数字时，用“……”表示。
五、录
主要是附录，是志书的最后一个部份。附录，是将不属于志书的内容，但又有保存价值的资料。
志体
一、纵写事物
第一要点，按照时间先后顺序记述事物发生、发展、结果的全过程。一是按时间先后顺序记述-----这就是纵写，二是记述事物发生、发展、结果的全过程。
第二要点，记事单一，就是要做到一事一记、一物一记。不要两件或两件以上的事物交叉记述。
这次编写志书，许多事物在1988年以前就已发生，并且到2005年还在变化发展。这样，始末就是记述年限的上限和下限。据此，用始末法进行记述：
第一种，记述事物的发生----发展变化----结果。 第二种，记述事物的1988年情况----发展变化----现状（2005年的情况）。
以上两种表现形式中，关键是要写好事物的发展情况。任何事物每时每刻都在发展变化，或增加减少，或兴衰起伏。但是，事物的发展变化，有的年份慢些，不显著，有的年份快些，较显著。在进行记述时，发展变化慢、不显著的年份可以少写或不写,发展变化快的年份必须写并写多一些，写出发展变化的特点、原因等，这样，写了开始，又写了发展变化，最后写了结果或现状。
二、据实直书
要掌握好据实直书的基本章法，必须注意避免以下几种写法：
第一种：不要夹叙夹议。在整部志书中，编写大事记，志书正文，附录等，都要遵循据实直书的原则，只记不议，不要进行评论，也不要摆观点、下结论、抒感情。只要概述、综述序言、后记可以有一些议论，但在概述、综述中，仍以概括事实进行叙述为主，议论不能太多，起到画龙点睛的作用就行了。
第二种：不要有工作汇报、工作总结、新闻报道、文艺作品、讲义、教材的写法。
第三种：在志书中，不要进行任何解说，也不要对任何名词下定义。
三、详细得当
在编写地方志时，哪些地方写详细些，写多一些，哪些地方写简略些，写少些，甚至不写，一般来说，要处理好详主略次。事物的主要方面要详写，次要方面应略写。详事业略机构，详写事业的发展变化、兴衰起伏，略写机构的设置撤并。
四、志书选材
选材时，应注意把握以下几个要点：
一、真实性和可信性；
二、目的性和针对性；
三、思想性。
(一)结 构
结构是指布局，将材料合理编排。编写地方志常用的是线、面、点结构。线，即纵向按时间顺序呈现事物发展的脉络；面，即横向展现事物的整体面貌；点，即对重点部分进行详写，突出局部。总之，就是以线纵述历史，以面横呈全貌，以点突出局部。
(二)层 次
层次，一般分为章节层次，段落层次。在层次安排上，一般要求做到合理、清楚、明白。所谓合理，就是层次的先后排列合乎逻辑，合乎语法。
(三)背 景
按照竖写原则，编写地方地一般从事物的生发或事件的开头写起。但是，事物或事件的出现，往往有其特定的背景。适当地交代这种背景，表明事物兴起的缘由，可提高记述的深度和广度。背景，包括时代背景、历史背景、社会背景，还包括当时当地政治、经济、文化、自然、地理等各方面的种种物质条件和精神条件。
1、一笔带过
在记述事物时，用很简短的文字交代时代背景，称为“一笔带过”。用“一笔带过”的方法，带出背景。这样记述，文字简洁，因果清晰。
2、专门叙述
用几句或一段文字，专门交代背景和条件，称为“专门叙述”。
对于背景或条件的记述，除了要处理好详略问题外，还要注意以下两点：第一，记述背景和条件，仍须遵循“据实直书”的原则，用“资料说话”，不要发议论，也不要滥作判断。第二，不要记述任何事物均交代背景或条件，凡是“开门见山”，直截了当书写开头、经过、结尾，即能把事物记述清楚，读者也易于理解，就不必交代背景和条件。
