山东电子商务公司文件
龙字[2010]1号密级：机密
关于各部门文件控制流程制度的通知
各部门文件控制流程制度
为了规范各部门签字盖章制度，使内部沟通和信息传递更加顺畅，特此制定本制度：
全公司审批权限职权顺序：XX、XX、XX，各部门负责人审批本部门职权文件，本部门经理不在时由牵头人在自身签字后直接找上一级管理员签字。使用公章须经法定代表人或总经理电话授权行政主管盖章。各部门留档本部门相关文件，重大决策、协议、合同统一交由行政部留档备查。发布和执行的规范文件不应因告知岗位签字缺失而影响执行、但须该岗位补签。审批岗签字缺失部分可电话授权（特殊规定的除外）。
一、市场部
1、需要签字的文件有代理合作协议书，须公司常务副总经理以上负责人签字，并加盖公章。
2、流程：由市场部进行合作内容谈判并牵头制定协议书，制定完后由公司负责人签字，签完字后到行政主管处盖公司公章。
二、交收及行情研究
1、需要签字的文件有：注册仓单登记表、注册交收库公告、指定交收库协议书、交收之后协议转让协议书、交收违约处理申请书、新交收规章发布（包括升贴水公告）等。
2、流程：
（1）、注册仓单登记表：由交收部业务具体经办人负责填写，填写完后签字流程为：交收部门业务主管或交收部经理签字、常务副总经理审批签字（电话可审批）、结算管理员执行仓单注册、风控管理员执行冻结资金签字 。注销仓单由交收部递交申请，交收部经理审批签字，结算、风控逆向操作执行，常务副总经理告知通报（由交收部电子方式通知，无签字）。结算、交收各自存档备查。
（2）、注册交收库公告及指定交收库协议书：由交收部、市场部各自主管负责议定，协议签订后由交收部业务主管详细制定公告文件，成文后签字流程为：交收部门业务主管或交收部经理签字、常务副总经理审批签字、市场部经理审批签字、交易部交易管理员执行公告并签字 。交收部、市场部各自存档备查。
（3）、协议转让平仓协议书的签订由交收部负责制定，成文后签字流程为：交易双方签字、交收部门业务主管或交收部经理签字，常务副总经理审批签字、风控交易管理员执行并签字 。交收部、风控各自存档备查。
（4）、交收违约告知书由交收部业务主管负责制定，成文后签字流程为：违约方签字告知、交收部经理审批签字（常务副总经理电子通报）、交收部交收管理员操作交易系统执行 。交收部存档备查。
三、客服部
1、需要签字的文件有：开户申请书、调用客户信息申请单、交易商授
权/取消权限交易信息表等。
2、流程：
（1）、开户申请书由客服部指导客户填写，填写完成后签字流程为：办事处或市场部主管审批签字、客服部经理审批签字、常务副总签字（事后可补签）。由客服部整理交行政部存档备查。
（2）、调用客户信息申请由申请人填写，填写完成后签字流程为：申请部门经理审批、常务副总经理审批签字、客服部经理安排客服部经办人执行。财务部查询客户资料无需申请，可自行使用自身权限查询，或要求其他部门协助。由客服部存档备查。
（3）、客户授权/取消权限交易信息表由客服部开户管理员填写，填写完成后签字流程为：客服部经理审批签字，常务副总签字授权、操作员签字确认。由客服部存档备查。
四、结算部门
需要签字的文件主要有附带支款通知的返佣表。由结算部门填制表格和支款通知，签字流程为：经办人制定签字、结算主管复核签字、财务副总审批签字、总经理审批签字、财务部出纳员执行。该文件不得电话远程审批，最后由结算部门、财务部门各自存档备查。
五、风控部门
1、需要签字的文件有：病态会员入金确认，病态会员系统公告，强制转让、撤单、冻结/解冻资金、订货、仓单审批表等。
2、流程：
（1）、病态会员公告分系统公告和短信公告。系统公告由风控主管自行执行。公告名录电子告知客服经理并安排人员于当天执行。
（2）、强制转让、撤单、冻结/解冻资金、订货仓单由风控部主管依程序执行交易系统操作，并对相应的交易商进行系统私有公告，当天执行操作名录以电子方式通报常务副总经理。风控部门自行存档备查。
（3）、病态会员入金确认单为重要风险管控文件，由风控部主管填写并签字，转交财务出入金主管执行监控签字、次日9：30，风控管理员将对逾期不能转为正常状态的交易账户自行强制转让操作执行。当日操作名录由风控部门存档备查。（建议对当日强制执行的账户进行公告告知）
六、交易系统管理及行情分析研究
需要签字的文件主要是公告，包括交易规则调整公告、交易规则规定的有关公告、风险提示公告、升级系统公告等。公告由交易部交易管理员、市场分析研究员前期制定文件提交审批：
（1）交易规则的调整需先向总经理提出会审动议，展开会审。会审通过后由交易系统管理部人员修改成文提交签字，参与会审各部门负责人审批签字（财务、风控、结算、客服、行情研究、市场、交易）、总经理审批签字、交易部交易管理员执行并签字 。交易部存档备查。
（2）现有交易规定内需定期发布的公告直接由交易部交易管理员制定、交易部经理审批签字、常务副总签字（可补签），行情研究告知签字。技术升级公告由技术部门负责人提出经总经理签字批准后执行。交易系统管理部存档备查。
（3）商品行情研究关于行情的风险提示由本部门制定、交由常务副总签字审批，交由交易管理员执行。
（4）因市场极端发展须采取强制措施对盈利方平仓的风险解除方案由行情分析人员提出建议，与风控部门会商后制定文件，经总经理或常务副
总批准后，由风控部门于当天下午交易时段执行。
七、交易部
新交收规章制度发布，前期由交收部提交交收制度会审动议，展开会审（会审部门包括所有交易相关部门负责人和全体行情研究部门人员）。会审通过后由交收部业务主管详细制定，成文后签字流程为：所有参会部门负责人及人员全部签字认可，交易部交易管理员执行并签字 。交易部存档备查。
八、财务部
各部门正常报销手续签字和出金审核签字。因为出金审核签字是特殊时期的特殊行为，所以由市政府特派机构和董事长负责签字，不作为公司内部正常手续。运营正常后执行银商转账管控制度，该制度另行制定。
九、重大决策轮签制度
遇有需要各部门协调才能做出的重大决策实行轮签制度，由申请部门提请总经理召开各相关部门、相关人员开会决策，开会决策后由申请部门填制重大决策告知书，制定完成后到相关部门经理处签字确认，后由总经理签字或常务副总签字，然后交信息或交易管理人员执行。最后由申请部门及执行部门各自存档备查。
十、特别情况处理
所有部门工作人员，在具体工作中务必保持专业、认真、精细的工作作风，极力减少因人为因素造成的数据不实、信息不准等现象，继而给自身工作和客户造成严重的影响。尤其杜绝上述原因造成的不可修复性损害。
具体实施上要考虑：
1.保证尽量不出现类似问题。
2.保证有改正的办法。
3.有具体执行的人员。
原则上采取如下协调办法：由发现或出现问题的部门申请，经总经理或常务副总经理签字确认，安排具体执行部门执行。由执行部门按照执行需求，制定统一文件格式，各部门下发；申请部门需执行当事人和部门主管共同签字，执行部门需执行部门主管和执行人员共同签字；双方各自留档备查。
山东电子商务公司
二O一O年五月二十日主题词：管控制度
发：所有部门
抄送：董事长 总经理
综合副总经理签字：总经理签字：
2010年五月二十日印发
