山东银明装饰工程有限公司财务管理制度
（征求意见稿）
财务部作为公司核心部门是从事一切财政事务及资金活动的管理与执行机构，对公司的经济活动进行核算和监督，负责公司的日常财务管理和财务分析工作，其工作范围和主要工作有：
1、负责公司的财务管理工作，编制公司的各项财务收支计划；审核各项资金使用和费用开支；收回工程款，清理催收应收款项；办理日常现金收付，费用报销，税费交纳，银行票据结算，保管库存现金及银行空白票据，编报资金报表；处理、协调与工商、税务、金融等部门间的关系，依法纳税。
2、负责公司会计核算工作，遵守国家颁布的会计准则、财经法规、按照会计制度进行会计核算；编制年度、季度、月份会计报表；按照会计制度规定设置会计核算科目、设置明细帐、分类帐、辅助帐及时记帐、结帐、对帐、做到日清月结、帐帐相符、帐实相符、帐表相符、帐证相符；管理好会计档案。
3、负责公司成本核算和成本管理，设置成本归集程序和成本核算帐表，做好成本核算，控制成本支出，收集登记汇总各项成本数据资料，及时、正确地为成本预测、控制、分析提供资料；按合同、预算、审核支付工程、设备、材料款项，配合工程部等部门做好工程，材料设备款的结算及竣工工程决算；完善各项成本辅助帐的设置，健全各项统计数据。
4、建立经济核算制度，利用会计核算资料，统计资料及其他有关的资料，定期进行经济活动分析，判断和评价企业的生产经营成果和财务状况，为公司领导决策提供依据。
5、配合公司内部审计。
根据上述工作范围和职责，为加强财务管理，特制定本制度。
第一章
资金审批制度
1、总则
⑴
公司5000元以上的款项的支付，须经公司董事长签字批准。如董事长不在公司需紧急用款可电话通知董事长由董事长联系财务批准后方可付款，待董事长回来后补办相关手续。5000元以下（含5000元）可以由总经理直接签字批准。
⑵ 财务专用章，公司法人章及支票必须分开保管，公司法人章由法定代表人指定专人负责保管，财务专用章和支票由出纳负责保管。印章代管须办理交接手续，代管人员必须对印章的使用情况进行登记。
⑶ 财务部原则上不得将已加盖财务专用章及公司法人章的支票预留在公司（已加盖财务章及人名章），如因工作需要，需先填好限额，并经公司主管领导批准。
⑷ 开具的支票须写明经批准同意的收款人全称，收取的发票须与收款相符。如收款人因特殊情况需要公司予以配合支付给第三者，必须有收款人的书面通知并经公司董事长批准。 ⑸ 往来款的冲转(指非正常经营业务)，财务部需做出书面说明经董事长签字确认后方可进行冲转。提前做好资金调配工作不可因非正业务资金支出造成资金短缺影响公司正常运营，如不得已发生此类情况必须向董事长进行充分说明，提供资金使用计划，由董事长酌情处理，根据实际情况改变资金使用计划，规避财务风险。合理设置流动资金库存最低存量，原则上非正常资金支出不可使用最低存量资金。
⑹ 用以支付各种款项的原始凭证必须保存原件，复印件不得作为原始凭证，如遇特殊情况须经公司主管领导批准。（因挂靠其他公司开展业务活动而产生的成本费用发票，在将发票原件交给挂靠公司前必须留存复印件报财务入账）。
2、施工工程用款审批制度
施工工程用款由公司主管领导批准支付，其程序按以下“施工工程专用款支付审批工作流程”执行。支付给施工方的款项多少要根据甲方付款情况而定，甲方未支付工程款我方要等待款项到位后在行支付，支付给施工方工程款不得超过甲方拨付工程款。如有特殊情况需要挤占其他项目回款或其他资金，支付工程款的项目，必须进行书面说明由总经理和董事长进行签批方可付款，书面说明必须注明该项目的预计回款时间以便财务部做好资金使用计划。（与甲方订立合同时在合同中明确约定的回款周期本身较长视情况而定酌情处理）。 ⑴
承包单位提出付款申请，并填写工程支付审批表。 ⑵ 现场管理人员对其工程进度进行核实，签字并确认。
⑶ 工程项目部对其工程进度及质量进行复核和验收，工程项目负责人签字并确认。
⑷ 财务部对其申请金额已付累计款金额等相关数据进行审核并确认实际支付金额，财务部负责人签字确认。财务部要对各项目在施工周期发生的各项施工支出进行不定期不定点现场抽查，根据预算核准各项支出是否准确真实，在条件允许情况下财务部要对所有项目的结算支出工作进行实地监督，发挥实际意义上的核算与监督职能。 ⑸ 总经理签字确认 ⑹ 董事长签字确认
3、行政费用支出管理制度
⑴
公司管理人员的费用报销在限额以内，须经公司总经理批准后财务部方可报支，超出限额的由公司总经理及董事长签字批准后财务部方可报支。
⑵ 涉及应酬等非正常业务，需向总经理提前申请，经批准后方可开展业务，未经批准发生的任何费用不予报销。限额以内由总经理批准，限额外由董事长批准。
4、公司差旅费及交通补贴制度
（1）车补；公司员工因公用私车外出办公的，必须记录好起止点，外出事由，公里数，将相关数据报送综合事务部签字确认，由综合事务部报送财务审核后报送总经理签字予以发放。具体规定如下 排量在1.6以下（含1.6）每公里补助0.8元。 排量在1.6以上每公里补助1元。 （2）差旅费用
外地出差需住宿的总经理每天食宿150元，经理120元，职员100元。不须住宿的餐费补助总经理50元，经理35元，职员20元。
5、车辆维修费及汽油费管理制度
（1） 公司车辆维修保养由综合事务部统一管理，应指定维修点，维修费用一般采取银行转帐的方式结算。
（2） 公司汽油卡由综合事务部统一保管并设帐登记使用。
6、办公费用，会议费用及其他费用管理制度。 （1） 公司办公用具由综合事务部统一采购，管理。 （2） 办公室财产台帐为财务部附设帐册。
（3） 公司各部门因工作需要，需邀请有关单位人员召开会议的，应由部门经理提出建议，报总经理批准，其会务工作由办综合事务部统一安排。
7、行政费用报销制度
（1） 公司行政费用现金支出范围为：向职工支付工资、奖金、津贴、差旅费，向个人支付的其他零星开支。
（2） 公司职员报销行政费用应填写报销单，由经办人员按规定粘贴填写，取得的原始票据应按照财务部规定整齐粘贴，取得的发票与收据不得混贴，要分开黏贴填写报销单，填写与粘贴不符合规定的不予报销，公司主管领导签字认可后报送财务部按照本制度有关规定进行审核后报懂事长签字，并按本章第1条的规定进行审批支付。 （3） 应酬、礼品费用支出实行一票一单，事前申报制,批准后方可实施。
（4） 如出现临时采购资金需求，要向总经理提前申请，经批准后作为临时性借款，必须填写借款单据，借款单留财务存底入账，待借款还回时财务开冲帐收据给经办人，原借条入账后不予退还。临时借款周期不超过一周，如有特殊情况需提前向财务部说明情况延迟报销时限。
（5） 报销人应及时填写报销单，自行找到相关负责人签字，待单据具备报销条件后及时送报财务予以报销，财务部在资金充足具备报销条件下不得以任何理由延迟报销，做到具备报销条件的报销单当日处理完毕。如有特殊情况及时上报财务经理。
第二章 工程成本管理制度
1、公司所有工程经济合同以及涉及工程成本的一切指标、保证、,承诺及其他经济签证均需由董事长签署或授权委托签署。
2、公司工程部主要负责工程造价的预测及审核，工程招投标文件的编制，工程决算的审定。
3、采购部负责组织工程用设备材料的采购供应及经济合同的谈判工作，对已经选择定型的设备，材料进行采购，确保设备材料及时供应，积极进行市场询价工作，大宗采购需采购部组织招标工作，建立市场价格询价登记薄，记录材料价格变动的历史资料。
4、财务部主要负责工程成本的总体控制工作。
（1） 参与有关工程经济合同的谈判工作，及时准确地了解公司各项工程成本的构成及用款计划，必要时需到项目现场进行实地勘察。
（2） 负责工程进度款的复核工作，参与工程造价的确定和最后决算的审定工作。
5、工程中间结算程序
（1） 施工单位于每月1到3日，将工程进度结算报送工程部审核，工程部结合工程施工图纸，施工进度计划以及其他文件资料提出审核意见，并在每月5日内送财务部会签。 （2） 财务部根据有关文件资料，施工单位领用的供应材料数额，以及与施工单位其他经济往来等情况，并参考公司财务状况提出付款意见，报送公司主管领导审批。
6、工程决算程序
（1） 施工单位应将工程决算书以及各项经济签证资料按工程中间结算同样的程序报工程部复核，财务部会签。 （2） 财务部根据各种经济签证，合同以及经审定的工程决算数和材料结算数，扣除已付工程数及垫付的各项费用，结算应付工程尾数，提出付款方案，报公司主管领导批准。 （3） 大工程办理决算，应由公司主管工程领导牵头，由工程部、设计部、财务部及其他有关部门人员组成工程决算小组，按照上述本制度规定的职责范围联合进行专项工程决算。
第三章 财产管理制度
1、公司财产的范围
（1） 公司财产包括固定资产和低值易耗品。
（2） 凡公司购入或自制的机器设备、动力设备、运输设备、工具仪器、管理用具、房屋建筑物等，同时具备单项价值在2000元以上和耐用年限在一年以上的列为固定资产。 （3） 凡单项价值在2000元以下或价值在2000元以上但耐用年限不足一年的用品用具均属低值易耗品。
2、公司财务部负责公司所有财产的会计核算
（1） 公司本部使用的所有固定资产及公司所有办公用品用具由综合事务部归口管理。
（2） 公司各施工工地使用机器设备,动力设备,工具仪器等由工程部归口管理。
（3） 综合事务部和工程部应指定专人负责公司财产的业务核算,应设立台帐，登记公司财产的购入，使用及库存情况，负责组织公司财产的保管，维修并制定相应的措施、办法。
3、财产的购置与调拨
（1） 综合事务部根据公司发展需要编制财产采购计划及进行市场询价工作，经财务部会签，报公司主管领导批准后方可采购。
（2） 财产购回后，应填写财产收入验收单，财产收入验收单一式两联，财务部凭财产收入验收单，财物发票及采购计划办理报销手续，财产归口管理部门凭验收单登记台帐。
（3） 财产购回后，财务部凭财物发票及采购计划办理报销手续，财产归口管理部门登记台帐。
（4） 财产在公司内部之间转移使用应办理移交手续，移交手续由财产归口管理部门办理，送财务部备案。
4、财产的清查、盘点。
（1）公司财产归口管理部门应定期进行财产清查盘点工作，年终必须进行一次全面的盘点清查。
（2）各部门的年终财产盘点必须有财务人员参加。
（3）财产盘点清查后发现盘盈，盘亏和毁损的，均应填报损益报告表，书面说明亏，损原因，对因个人失职造成财产损失的，必须追究主管人员和经办人员的责任。
（4）凡已达到自然报废条件的固定资产，财产归口管理部门应会同财务部组织评估，评估情况上报公司主管领导，由公司主管领导决定处理意见。
（5）凡尚未达到自然报废条件，但已不能正常使用的固定资产，使用部门应查明原因，如实上报。属个人责任事故的应由有关责任人员负责赔偿损失。属自然灾害或其他不可抗力原因造成损失的，应上报总经理，决定处理意见。主管工程和财务领导审核。
第四章 合同回款制度
1、回款是公司经营之根本，作为日常管理工作，总经理必须亲自抓回款工作。回款是相关各部门一把手的主要责任，回款指标是考核的关键指标。
（1） 财务部专门负责应收账款的管理，直接汇报给总经理。 （2） 财务部根据各工程项目交付使用的情况合理评估回款预计时间，从项目交付甲方审计直至结算付款到账为一个回款周期。
（3） 制定合同时，必须在合同内明确付款时间，明确到几个工作日内支付款项，做到催收回款有据可依。明确交工状态，我方做到哪一步才是交工状态，在合同上描述清楚以免日后责任不清影响回款。
（4） 交工手续，各个项目的甲方在最后交工验收时要求具备的手续是不一样的，所以当项目开工时就要向甲方的各部门问咨询清楚，验收交工时需要哪些资料手续，这些部门包括基建部、财务部以及甲方聘请的第三方机构等，凡是涉及到的部门都要咨询到，并详细记录下来，提前准备好相关手续与资料，不能因手续问题导致无法回款。 （5） 强化管理，实施责任人制度，明确奖罚制度 。
（6） 配备专职公关人员，应在市场部或项目部配备公关经理，其职责就是专门回收工程款，其工资应与回款直接挂钩，项目经理和公关经理都要主动和甲方保持联系，直到工程款全部要回，要给公关经理充分授权，权责利相结合业绩评价，利益挂钩，对业绩突出的公关经理要重奖，业绩差的通报批评或撤换。 （7） 各项目回款期限为90天
准呆账应收款逾期1至90天 呆账应收款逾期90-150天 坏账应收款逾期150以上
（8） 应收款预警期限：到期前90天开始预警
（9） 回款情况分析会：每周六公司经营例会研究应收款逾期原因提出有效可行的催收方案，如因工程质量手续问题等自身原因造成应收款逾期的查明原因责任到人。
根据目前公司经营状况与回款情况，由于合同本身利润点高，甲方拨付的预付款和中期款暂时可以支撑资金需求，但随着市场与业务的变化，本着长期发展的目标，目前的回款状况与管理不加强与改变，在未来的日子里可能会造成接的项目约多资金越紧张的局面，甚至会影响到企业生存。回款问题恶化是施工单位倒闭的主要成因，所以公司在运营的发展阶段就要把回款作为重中之重。避免出现“不干是等死，干是作死”的尴尬局面。
