文秘管理与应用写作 一﹑填空 1.主旨﹑材料﹑结构﹑语言是一切文章的构成要 素.2.公文的发文字号是由发文机关代字﹑年份和序 号三个要素构成的.3.发文机关名称﹑发文事由和公文种类是构成公 文标题的三个基本要素.4.在一份比较复杂的公文中,正文一般包括开头﹑ 主体﹑结尾三个部分.5.公文正文的开头方式有许多种,常见的有:(1)目 的式;(2)根据式;(3)缘由式.6.依照有关法律发布行政法规和规章,宣布施行重 大强制性行政措施,嘉奖有关单位及人员,可 用命令( 令 ).7.命令的最大特点是具有强制性.8.命令主要包括发布令﹑行政令和嘉奖令等几种.9.对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单 位及人员 , 变更或者撤销下级机关不适当的 决定事项,可用决定.10.向国内外宣布重要事项或者法定事项,要用公告 ; 公布社会各方面应当遵守或者周知的事项 , 要用通告.11.批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属 机关的公文 , 传达要求下级机办理和需要有 关单位周知或者执行的事项 ,任免人员,可用 通知.12.按其内容和功用的不同,可将常用的通知分为以 下几种:(1)批示性通知; (2)指示性通知; (3) 告知性通知; (4)任免性通知.13.表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况,可 用通报.14.按其具体用途和内容的不同,可将通报分为三类: (1)表彰性通报; (2)批评性通报; (3)情况性 通报.15.通报的特点主要体现为: (1)严肃性; (2)教育性; (3)典型性; (4)时间性.16.各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大 会或人民代表大会常务委员会提请审议事项, 可用议案.17.向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的 询问,可用报告.18.从不同的角度,可对报告进行不同的分类,比如,按 其性质的不同,可将报告分为综合报告和专题 报告 ; 按其行文的直接目的的不同 , 可将报告 分为呈报性报告和呈转性报告.19.向上级机关请求指示﹑批准,要用请示.20.报告与请示的区别主要体现为 :(1) 具体功用不 同; (2)内容含量不同; (3)行文时机不同.21.答复下级机关的请求事项,一般要用批复.22.对重要问题提出见解和处理办法,要用意见.23.不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问 题,请求批准和答复审批事项,要用函.24.记载和传达会议情况和议定事项 , 要用会议纪 要.25.按其内容和功用的不同,可将常见的会议纪要分 为三类: (1)指示性会议纪要; (2)通报性会 议纪要; (3)消息性会议纪要.26.会议纪要所应具备的两大特点是 : (1) 纪实性 ; (2)提要性.27.机关编发的简报,大都是由报头﹑正文﹑报尾三 个部分组成的.28.调查报告的特点主要体现为: (1)真实性; (2)针 对性; (3)典
的言论为依据,对自己的观点加以证明的论证方法.
64.
学术情报又称科技情报,是在对学术文献或学术活动的内容进行概括,综合或分析,加工的基础上,抽取其精华,并集中将其提供给读者的一类学术文体.
65.
一次文献是全面,直接地反映作者所取得的学术研究成果的原始文献,学术论文以及研究报告,实验报告等都属于一次文献.
66.
二次文献是一次文献的基础上编制而成的,简明扼要地揭示一次文献的内容或指示一次文献的线索的文献,它可由一次文献的作者编制,也可由其他人编制,文摘和提要等都属于二次文献.
67.
三次文献是在选用一次文献的内容和利用二次文献的基础上编制而成的,对某种学术文献或某项学术研究加以介绍和分析的文献,综述和术语等都属于三次文献.
68.
文摘是以提供文摘内容梗概为目的,不加评论和补充注释,简明,确切地记述文献重要内容的短文.
69.
指示性文献是只提供文献的主题内容或者说是只指示文献的主题范围(也就是论述的是什么),而不涉及文献的具体内容的文摘.70.
报道性文摘是提供文献的内容要点,以使读者不必阅读原文献,便可了解文献的主要内容的文摘.
71.
综述是综合描述某项研究的具体情况的学术文献.它既是一种学术情报,同时也是一种研究文献,既能为科研人员提供有关某项研究的资料,使他们用较少的时间获取较多的信息,据此又可以考察作者对某项研究了解的程度甚至其专业功底.
72.
述评是描述和评论某项研究的具体情况的学术文献.
三﹑简答 1.组织论文段落,主要应当依循哪些要求:1.段
意要明确.一个段落一般应有一个主要意思即段旨,在构段时,要把它清清楚楚地告诉读者;2.段意要统一.一个段落应当集中表述一个意思,而不要把与段旨无关的语句写入段中;3.段意要完整.在一个段落中,能围绕着一个段旨,采用必要而又充分的材料展开论述,使段旨得到了有力的证明和清楚的表达,段意就算是完整的;4.段的长短要适度.段的长短适度,是提高文章的整体效果的一个条件.论文的段的长短没有一个统一的标准在实际写作中,要根据文章的长短,段的性质,特别是表意的需要来确定;总之,段意明确,统一,完整,段的长度适中,是对学术论文构段的基本要求,完全符合这几项要求的段落就是规范化的段落,简称规范段.
2.制订计划的要求:1.要符合政策.制订计划必
须贯彻党和国家的有关方针,政策及上级指示精神,而不能与此相背离,否则计划就是毫无意义的,甚至会起相反的作用;2.要从实际出发.制订计划要把全局需要同本单位的实际情况结合起来,既不能说空话,更不能说假话,充分考虑客观条件,决不能单纯从主观愿望出发,按个人意志办事;3.要具体明确.要做的事情写得实实在在,才便于人们依照施行,也便于人们对照检查工作;4.要留有余地.不可预见的因素出现,在制订计划时要充分考虑到这一点,任务的提出和时间的规定等等,都要留有余地,也要有一定的灵活性,实际情况,合理地调计划.
3.合同的特点:1.合法性.合同的订立和履行,
应是当事人受到法律保护和监督的合法行为,合法性是有效合同所应具备的基本特征.合同的合法性应当体现在合同主体,内容,订立程序,表达形式等各个方面;2.合意性.合同不仅要反映当事人各方的利益,也要反映当事人各方的责任和义务.合同应为当事人实现自己的经济目的服务,合同内容应是当事人意愿的真实表述;3.平等性.合同的平等性首先就表现在当事人的法律地位是平等的,当事人之间应为平等互利的合作关系;其次表现在合同应在当事人平等协商,自主自愿的基础上签订,任何一方均不得以任何方式把自己的意志强加给对方;4.诚信性.签订合同时,当事人均应做到真诚坦白,实事求是;履行合同时,均应做到讲求信誉,格守信用.任何隐瞒真相或背离约定的作法,都是违背合同的诚信原则的;5.规范性.合同的规范性主要表现在形式的规范和语言的规范两个方面.
4.实用型文章的基本特征:1.主旨单一,集中,
明确;2.材料多样,真实,有力;3.结构合理,谨严,固定;4.语言准确,简明,平易,庄重.
5.公文的主要特点:1.法宝性;2.政策性;3.实
用性;4.时效性;5.规范性.
6.公文的基本功用:1.颁布法规,传达指示;2.
反映情况,请示工作;3.联系工作,商洽公务;4.宣传教育;5.依据凭证.
7.公文的构成要素:1.眉首部分;2.主体部分;3.
版记部分.
8.公文写作的基本要素:1.要熟悉党和国家的
方针,政策及有关法规,规定;2.要了解实际情况;3.要遵循各项行文规则.
9.写作命令(令)的注意事项:1.内容要符合有
关法律和政策;2.态度要鲜明;3.文字要简炼,结构要严谨,中心要突出,语气要肯定.5.发文机关要合乎要求.
10.决定的主要用途:
办法>>规定:决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决策事项.
11.写作决定的注意事项:1.要作好调查研究;2.
要做到观点鲜明.
12.
公告的主要用途:>规定:公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.
13.
通告的一般写法:1.是发文机关,事由和文种几个要素俱全的标题;2.是由发文机关和文种名称两个要素构成的标题;3.是省略发文机关,由事由和文种两个要素构成的标题;4.是只写公文名称,也就是只有”通知”二字的标题.
14.写作公告,通告的注意事项:1.要写得通俗;2.要写得具体;3.要写得清楚.
15.
通知的主要用途:>规定:通知适用于批转正统机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求上级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员.
16.通报的主要特点:1.严肃性;2.教育性;3.典型性;4.时间性.
17.写作议案的注意事项:1.要依照国家法律规定的职权范围行文;2.要言之有理.
18.
报告的主要用途:>规定:报告适用于向上级机关汇报工作反映情况,答复上级机关的询问.
19.
请示的主要用途:>规定:请示适用于向上级机关请求指示,批准.
20.
请示的一般写法:1.请求指示的请示是指针对工作中出现的具体问题,向上级机关申明情况,请求予以答复和下达处理意见的请示.写这类请示,应把重点放在情况的陈述和问题的强调上.2.请求批准的请示是就某一问题或事项提出本机关的处理意见,请求上级机关给予批准或表明态度的请示.写这类请示,要把重点放在意见,办法的说明上.
21.
写作请示的注意事项:1.要正确选用文种;2.要做到一文一事;3.要避免多头请示;4.要避免越级请示.
22.报告与请示的主要区别:1.具体功用不同;2.内容含量不同;3.行文时机不同.
23.
批复的主要用途:>规定:批复适用于答复下级机关的请示事项.
24.批复同复函的区别:1.行文方向有所不同;2.重要程度有所不同.
25.写作批复的注意事项:1.要态度鲜明;2.要全面周详;3.要迅速及时.
26.
意见的主要用途:>规定:意见适用于对重要问题提出见解和处理办法.
27.写作意见的注意事项:1.看法要明确;2.办法要具体.
28.
函的主要用途:>规定:函适用于不相隶属机关之间商洽工作,洵问和答复问题,请求批准和答复审批事项.
29.写作函的注意事项:1.文种的选用要正确;2.内容要简结;3.措辞要得体.
30.
会议纪要的主要用途:>规定:会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项.
31.会议纪要的注意事项:1.要作好会议记录;2.要突出会议要点;3.要善于整理会议意见.32.事务文书的特点:1.对象比较具体;2.格式比较固定;3.写法比较实际;4.时限比较紧迫.33.
事务文书的作用:1.贯彻政策,指导工作;2.沟通情况,联系工作;3.积累和提供资料;4.宣传教育,检查督促.
34.
简报的作用:就在于沟通情况,交流信息.说得具体一些,编发简报,能够迅速,准确地向上级机关反映情况,以便上级机关及时了解下情,作出正确的工作决策;在平级机关之间,简报可以起到加强联系,利于合作的作用;对于下级机关来说,简报则能及时反映上级机关的工作动态,使人们对上级机关的工作意图有所了解.
35.
编写简报的要求:1.选材要精当.“精”就是指选材精当;2.事实要准确.“准”就是指事实准确;3.编写要迅速及时.“快”就是指迅速及时;4.内容要简明扼要.“简”就是指复明扼要.
36.调查报告的特点:1.真实性;2.针对性;典型性.
37.
调查报告的写作要求:1.要认真进行调查研究,充分占有材料;2.要以正确的立场和方法,认真分析并合理组织材料;3.要讲究结构形式和语言特色.
38.计划的作用:1.具有预见性;2.具有指导性;3.具有约束性.
39.
撰写总结的要求:1.要充分占有资料,并实事求是地反映情况;2.要善于分析材料,并找出规律性的东西来;3.要合理地取舍内容,以突出重点;4.要深入研究问题,以写出特色.40.
撰写讲话稿的要求:1.针对性要强;2.主题要集中鲜明;3.内容要吸引人;4.语言要通俗生动,要有气势和文采.
41.
述职报告的作用:对于领导干部个人来说,撰写述职报告,可对自己的任职情况加以回顾和反思,有利于自我提高,也也有利于改进工作;对于一个单位或部门来说,要求领导干部提出述职报告,便于考核干部,也便于群众民主监督.
42.
经济消息的主要特点:1.真,是消息的生命;2.新,包含两方面的内容:一是指时间上的新,二是指内容的新;3.短,消息的篇幅大多简短,行文简洁,精炼;4.快,这是消息的主要特点,也是区分消息与其他文体的显著标志;5.活,消息的写作手法是灵活多样的.
43.
经济消息的作用:1.舆论宣传;2.信息传播;3.
经济流通.
44.
经济消息的写作要求:1.事实要准确.消息要求报道真人真事,尊重事实,用准确的无误的事实说话,反映事实真相,是对消息写作的起码要求,也是新闻工作者所应具备的职业道德;2.报道要及时.新闻报道最讲求时效性,应当快写快发,越快越好,只有选择一个合适的时机进行报道,才能取得最佳报道效果;3.表述要通俗,简练.新闻报道应当具有大众性,应当适应各阶层,各行业,各种文化程度的读者的需要,因而造词用语要力求平实易懂,篇幅比较短小,以尽可能经济的评议传达尽可能丰富的信息,朴实而不单调,概括而不枯燥.
45.产品说明书的作用:1.传播知识;2.指导消费;3.宣传企业.
46.产品说明书和广告的区别:1.目的不同;2.内容有别;3.形式各异;4.操作残途.
47.产品说明书的写作注意事项:1.要有责任意识;2.要有大众意识.
48.广告的作用:1.传递信息;2.传播知识;3.开拓市场;4.指导消费.
49.
广告的写作要求:1.内容合法,情况准确;2.主题鲜明,定位合理;3.创意独特,形式新颖;4.情趣高雅,意境优美;5.结构简洁,语言精妙.
50.
经济活动分析报告的作用:1.总结经验,提高管理水平;2.了解情况,加强法制,更好地发挥政府职能部门的作用;3.掌握规律,预测未来,有助于正确决策;总之,经济活动分析报告有着多方面的重要作用,它是经济工作者特别是计划,统计,会计人员当好参谋的重要工具,也是从事现代经济管理的领导者按照经济规律办事,进行科学管理的一种有效的凭借.
51.经济活动分析报告的特点:1.科学性;2.及时性;3.指导性.
52.
经济活动分析报告的写作要求:1.要充分占有“活”的材料;2.分析要有全局观念;3.提出的建议和改进措施要具体可行;4.要及时完成报告.
53.
市场预测报告的作用:1.有利于作出正确的经营管理决策;2.有利于搞活市场,满足需求;3.有利于制订合理的生产经营计划;4.有利于改善经营,提高经济效益.
54.市场预测报告的特点:1.科学性;2.综合性;3.预见性;4.时效性.
55.
市场预测报告与市场调查报告的异同:1.相同点.1)都要以事实为基础;2)都要以科学的分析为手段;3)都是以得出正确的结论为目的.2.不同点.1)目的不同;2)要求不同.56.
市场预测的一般程序:1.确定预测目标;2.收集整理资料;3.选择预测方法;4.进行预测分析.
57.
可行性研究报告的作用:1.为领导者提供项目决策的重要依据;2.为保证资金来源提供条件.
58.可行性研究报告的特点:1.高度的科学性;2.严密的论证性;3.学科的多样性.
59.
可行性研究报告的写作要求:1.要实事求是,做好调查研究;2.要虚心学习,掌握有关专业知识;3.要认真研究,进行科学的分析.
60.招标,投标文书的特点:1.竞争性;2.公开性;3.简明性.
61.
招标书的写作要求:1.要作好调查研究;2.要实事求是地提出要求;3.要有法制观念;4.要做到表述准确,规范.
62.投标书的写作要求:1.要实事求是;2.要有针对性;3.要讲究时效性.
63.
合同的作用:1.合同是发展专业化协作的纽带;2.合同是促进企业经济核算的有效手段;3.合同是国家对企业实施监督的重要凭借;4.合同是维护当事人的合法权益的有力保障.
64.
合同的写作要求:1.内容要合法;2.格式要规范;3.条款要完备,具体;4.表述要准确,简明;5.字迹要清楚,文面要整洁.
65.
民事法律事务文书的用途:民事法律文书既是司法机关行使司法权,适用民事法律,法规,确认民事权利义务关系,制裁民事违法行为,解决民事案件的工具,也是公民,法人或其他组织维护自身合法权益的书面材料.
66.
民事起诉状的写作注意事项:1.要注意律师不宜代写民事起诉状的几种情况;2.要注意诉讼时效问题;3.要注意文书副本问题.67.
民事答辩状的写作注意事项:1.叙写答辩理由应当针锋相对,有的放矢;2.抓住要点和关键性问题进行答复和辩解,不在枝节问题上纠缠,以免分散精力;3.应当实事求是,以理服人;4.应注意援引有关的法律条款作为依据.
68.
刑事法律事务文书的用途:刑事法律文书既是司法机关行使司法权,适用于刑事法律规范,区分合法与违法行为和事实,制裁刑事犯罪,保证无罪的人不受法律追究的工具,也是公民,法人或其他组织维护自身合法权益的有力武器.
69.
刑事起诉状的写作注意事项:1.要正确确定行政起诉状的被告;2.要明确行政起诉状的适用范围;3.要清楚行政起诉状递交的时间期限.
70.
行政答辩状的写作注意事项:1.要正确确定答辩人;2.要注意递交期限;3.要明确递交答辩状的途径.
71.
学术论文的性质和功能:1.学术论文是用来探讨学术问题,进行学术研究的重要凭证;2.学术论文是描述科学研究成果,传播学术信息的主要工具.
72.
学术论文的基本特征:1.独创性;2.科学性;3.
理论性.总之,上面所说的独创性,科学性,理论性,是一篇合格的学术论文所必须具备的特征,因而也可以说是学术论文的必备条件.73.
选择科学研究课题的原则:1.要选择客观上有意义的课题.1)要选择具有社会意义的课题,2)要选择具有学术意义的课题;2.要选择主观上有见解的课题,1)要选择有能力完成的课题,2)要选择有兴趣完成的课题,3)要选择有条件完成的课题.
74.
毕业论文的选题注意事项:1.选题应以专业课的内容为主;2.选题要充分考虑主客观条件.
75.
提要的写作要点:1.是简介,即简明扼要地介绍文献的内容要点;2.是评论,即对原文献提出评论性意见,指明其学术价值或得失.这两项内容在一份提要中可以只写一个,也可以结合起来写.
76.
综述的主要特点:1.综合性,综述要在归纳与整理的基础上,对描述对象的全貌作出全面,系统的反映;2.是描述性,综述应是对某项研究情况的客观反映,作者不能加以评论或提出建议.
77.
综述的编写要求:1.要充分占有资料;2.要善于进行分析与归纳;3.要保持写作态度和写作方法的客观公允.
78.
述评的主要特点:1.是描述性,述评首先要对研究情况作出比较全面的介绍,要客观地反映研究情况,这是展开评论的基础;2.是评论性,述评的写作不能停留在研究情况的介绍上,要对研究情况进行理论分析,并提出较有深度的评论意见.
79.
述评的编写要求:1.要充分占有资料;2.要关于进行分析与归纳;3.要深入研究问题;4.要使“述”与“评”既能有机结合,又能有所区别.
四﹑文体分析
1.调查报告的分析(例子参考):例文的标题标明调查对象﹑调查的问题和文章种类,比较完整﹑规范.正文的第一个自然段也即前言部分,写明进行调查的背景﹑时间﹑地点﹑对象﹑范围等,这是对基本情况的介绍;主体部分全面﹑系统地报告情况﹑反映情况﹑反映问题.其中既有事实的客观描述,也有问题的明确及其原因的分析,最后是意见和建议的阐释,材料翔实,内容具体,对问题的分析比较深入,对问题的处理意见也颇具实用价值.在主体部分中,作者采用分层立项的写法7,并以序码加小标题的形式概括各部分内容要点,层次分明,条理清楚.从总体上看,主体部分的各个部分之间具有进层关系,由现状的描述到问题的明确及原因的探寻,再由原因的探寻到对策的提出,层层推进,衔接紧密.
2.计划的分析(例子参考):这是一篇对年度支教工作作出安排的专题性工作计划.标题由单位名称﹑适用期限和文种名称几个要素构成,据此可以看出这是哪个单位就哪个阶段的工作作出的安排.正文的前言部分指明中心任务,提出总体要求;在文体部分,作者是将“目的与要求”和“步骤与作法”放在一起写的,即提出一项工作任务,接着便说明完成该项任务的具体做法和措施,基本回答了“做什么”和“怎么做”的问题.另外,由于作者采用了译码加小标题和分条列项的写法,使得这一部分条理清楚,重点突出.这篇计划没有单设“结语”部分.
3.总结的分析(例子参考):这是一篇对一个地区一定时期内的某一项工作进行总结的专题性工作总结.标题包括地区名称﹑总结对象和文种名称等几个要素.主体部分的第一个部分“基本情况”部分;第二个部分“支教工作取得的成绩”;第三个部分“我们的一些做法”;第四个部分“存在的问题和困难”;第五个部分“建议与要求”.整篇总结先写情况,再写成绩,然后写经验,最后写问题和建议,一环紧扣一环.每个部分之前都有小标题,对每个部分所写的内容加以提示;每一个段落几乎都有段中主句,点明每个段落的中心意思,层次非常清楚,表意十分明确.
六﹑起草文件
1.转发通知(例子参考):
国务院办公厅转发ＸＸ部门 >的通知
各省﹑自治区﹑直辖市人民政府﹑国务院各部委﹑直属机构:
ＸＸ部﹑ＸＸ部>经国
务院同意,现转发给你们,请认真贯彻执行.(第一段)
评述工作的意见,总体的工作目标﹑要
求.(第二段)
(发文机关)国务院办公厅 (日期)比原日期多五天
2.复函(例子参考):
关于······的复函
ＸＸ部:
你部>(ＸＸ字[Ｘ
ＸＸＸ]Ｘ号)收悉,经研究基本同意,现答复如下:
一﹑······ 二﹑······ 三﹑······
(发文机关) ＸＸＸ (日期) 比原日期多五天
3.批复(例子参考):
国务院关于······的批复
ＸＸ人民政府﹑ＸＸ部:
你们>(Ｘ政文[ＸＸ
ＸＸ] Ｘ号,以下简称>)收悉.现批复如下:
一﹑原则同意>中关于······的意
见.
二﹑······ 三﹑······
>由你们根据本批复精神,作必要修
改后印发.
(发文机关) 国务院 (日期) 比原日期多五天
