关于物资采购和费用报销的申请与批准程序
一、物资采购的申请与批准
1、公司对各部门物资供应采用归口集中采购机制，由公司采购部履行物资采购职能。
2、单件物资采购价格在3000元以下,或总价在10000元以下的，须经总经理批准后采购。
单件物资采购价格在3000元以上,或总价在10000元以上的，须经集团董事长批准（或授权批准）后采购。
3、各部门申请采购物资，填写《物资请购报告单》（格式见附件一），办理报批手续，审批人应对请购物资的必要性、合理性进行审核。
物资请购部门（请购人）应对所请购物资进行市场询价，并按《物资请购报告单》要求填写预估费用。
4、采购部在接到经批准的《物资请购报告单》后，对请购物资进行市场询价（原则上不得低于三家），填写《询价单》（格式见附件二）报送有关领导批准后，原则上应三天内会同物资请购部门共同采购。
5、《物资请购报告单》、《询价单》未经批准，采购部不得受理。 根据集团有关制度规定应签订供货合同的必须签订合同。 根据集团有关制度规定应履行招投标的必须履行招投标程序。
6、根据“谁请购，谁验收”原则，采购物资进公司后，采购员必须会同请购部门（请购人）、仓库管理员共同办理验收入库手续，填写《入库验收单》（格式见附件三）。
验收要件是：产品合格证、保修卡、产品使用说明书等技术文件是否齐全；产品质量和性能是否合格；数量是否正确等。
《入库验收单》一式三联，第一联采购部留存，第二联是仓库记账联，第三联由采购员随同购货发票交财务部报账。
未办验收入库手续的，一律不准报账。
7、公司办公室对以下物资按领用人设置领用登记册，领用人离职，由办公室负责收回： 影像设备：包括照相机、摄像机、摄像头、耳麦、投影仪、音响设备、电视机等；
办公设备与办公用品：包括电脑显示屏、电脑主机、笔记本电脑、传真机、复印机、打印机、扫描仪、监控器、优盘、移动硬盘、路由器、交换机、对讲机、计算器、空调等；
办公家具：包括办公桌椅、沙发、茶几、文件柜、保险柜、洗衣机、冰箱、热水器等。
二、费用报销的申请与批准
以下费用报销申请，填写《物资采购与费用报销单》，履行相关审核程序，并须提供由税务部门（财政部门）监制的发票（收款收据）。
（一）业务招待费
1、公司各部门在办公室内接待用烟，由接待人自理；在外业务交际需要用烟的，可以一次报销烟一盒。在办公室内接待用茶叶，向公司办公室领用。
2、公司各部门需要招待用餐的，经总经理批准后实施。
公司领导招待用餐人均标准不超过80元（含烟、酒）。其他人员招待用餐人均标准不超过50元（含烟、酒）。陪同参加招待用餐人数，原则上不超过3人。
招待用餐超出标准的，须经总经理审核批准后报销。
招待用餐报销时，须提供饭店出具的用餐菜肴（含烟、酒）清单、对方人员清单等资料。
3、馈赠礼品，须事前提出书面申请报告，说明事由、收受人、礼品名称和数量、金额。
公司领导需要馈赠礼品的，申请报告须经集团董事长签字批准后实施。 公司各部门需要馈赠礼品的，一次金额在1000元以下的，申请报告经总经理签字批准后实施；在1000元以上的，申请报告须经集团董事长签字批准（或授权批准）后实施。
报销时，要提交经批准人签字的申请报告。
（二）差旅费、市内交通费
员工因公出差、市内交通，参照《汇鑫公司差旅费报销及补贴制度》、阜汇集团字【2009】01号《考勤管理制度（试行）》第一章第八条规定执行。
（三）广告宣传资料费
1、公司各部门申请制作（发布）广告宣传资料，由部门经理提出申请报告，报总经理批准后实施。
2、委托制作（发布）广告宣传资料，应签订委托制作（发布）合同，并对合同编号，合同副本交公司财务部备案。
3、申请支付宣传资料费，应在《物资采购与费用报销单》“事由”栏叙述委托制作（发布）单位、发布时段、宣传资料数量等。
（四）员工学习费用
1、员工学习费用指，员工为取得学历、专业技术职称、专业技术资质等证书所发生的费用（包括学费、书籍费、考试费），以及参加有关单位举办的专业岗位培训所发生的费用。
2、员工为取得学历、专业技术职称、专业技术资质等证书，脱产、半脱产学习的，由本人提出申请报告，报总经理审核批准。
取得证书后，可以报销学费、书籍费、考试费，证书原件交由公司保管，员工离职，证书原件归还本人。
3、员工自学取得学历、专业技术职称、专业技术资质等证书的，在取得证书后，可以报销书籍费、考试费。证书原件交由公司保管，员工离职，证书原件归还本人。
4、员工参加专业岗位培训，由本人提出申请报告，报总经理批准。
5、申请支付学习费用，应在《物资采购与费用报销单》“事由”栏叙述学习专业、学期、专业证书名称、发证单位、培训单位等。
（五）其他费用
发生下列费用报销的，单项费用在5000元（含5000元）以下的，须经总经理批准；单项费用在5000元（不含5000元）以上的，须经集团董事长批准：
审计费、诉讼费及律师费、车辆使用费、办公设备修理费、会务费、专业书籍、报刊杂志、协会会费、赞助费、捐赠费、赔偿款、补偿款、咨询费（除工程外）、加班费等。
三、附则
1、本规定适用于阜阳汇鑫大市场置业有限公司巴中分公司、巴中市雄振房地产开发有限公司浅水湾项目部。
2、本规定中涉及需要总经理的职责，暂由阜阳汇鑫大市场置业有限公司副总经理行使。
3、本规定自发布之日起实施。
附件：
1、物资请购报告单
2、询价单
3、入库验收单
