哈尔滨亿东科技发展有限公司费用申请与报销制度
公司为加强内部管理，合理控制费用支出，厉行节约的原则，制定以下规定
一、差旅费的申请与报销
1、公司员工因公出差需填写《出差计划申请单》，写明出差人员姓名、所属部门与职务、计划出差日期、到达地点、行程目的、预计借支金额。
2、《出差计划申请单》先由部门经理和部门高级业务经理审批同意，由总经理指示后，填写借款单到财务部借支出差费用，将《出差计划申请单》交与行政部。
3、出差人员回公司后需要5日内报销此次出差费用
4、报销时需填写报销单，并附原始发票或收据、《出差计划申请单》写明出差实际日期、交通费（包括市内车费）、住宿费、补贴费和其它应报费用（如复印费等）。先由部门经理和部门高级业务经理审核、行政部审核、财务部审核、总经理助理审核、总经理审批之后可到出纳员处报销。
5、出差补贴包括住宿补贴与伙食补贴，标准为黑龙江省内齐齐哈尔、佳木斯、牡丹江、大庆、满洲里为每天60元，黑龙江省内其它城市为每天50元；黑龙江省外（
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6、外出参加会议的伙食费由主办方支付的，不予报销，只报销交通费。
7、夜间做车超过7小时可乖卧铺，标准为经理及以上人员原则可乖软卧，其他员工为硬卧。
8、前次借支款未报销之前，不再给予借支；如超过15日未报，其借支款从工资内扣除。
二、招待费用的申请与报销
1、因工作需要支付招待费用时应遵循事先审批原则
2、填写《招待费用申请表》，写明招待对象、人数、招待项目（餐饮、娱乐、外出旅游、购买礼品）、预计费用
3、《招待费用申请表》先由本部门经理或本部门高级经理审核，行政部审核、总经理审批后可凭《招待费用申请表》到财务部填写借款单借款，将《招待费用申请表》交与行政部
4、招待后需在2日内报销此费用，报销时需有原始发票或收据、《招待费用申请表》填写报销单，经办人、时间、金额等事由。先由部门经理或部门高级经理审核、行政部审核、财务部审核、总经理助理审核，总经理审批后可到出纳员处报销。
5、申请表内的项目可以实报，超项目不给予报销。
6、陪同人员一般不可超过三人；饮酒是要适量，不可因饮酒误事，损坏公司形象。
三、日常与行政费用的申请与报销
1、日常与行政费用的支出应遵循事先申请原则。主要包括水费、电费、公司电话费、物业费、房屋租金、办公用品、日用品、低值易耗品等
2、公司发生的水费、电费与公司电话费发生时可凭发票报销。由行政部审核、财务部审核、总经理助理审核、总经理审批后可报销。
3、办公用品、日常用品与低值易耗品在预算内的由行政部提出申请，填写《办公用品购买申请单》，注明所购名称、种类、数量、预计单价、用途。
4、《办公用品购买申请单》由行政部经理审核、总经理助理审核、总经理审批后到财务部借支款项。
5、购买后需在2日内报销此费用，报销时需有原始发票或收据和所购物品清单、《办公用品购买申请单》填写报销单，经办人、时间、金额等等事由。行政部经理审核、财务部审核、总经理助理审核，总经理审批后可到出纳员处报销。
四、促销员费用报销
1、促销人员发生的费用应遵循事先申请原则，以实际发生为准
2、促销员的费用每月1日与15日各报销一次，其它时间不给予报销
3、促销人员发生的费用必需有原始单据加盖所在商场印章
4、促销人员在商场发生的促销费、服装费、培训费、布展费、打车费等，先由主管业务收集、整理、审核；填写报销单，注明发生费用商场名称、促销员名称、费用名称、发生费用时间、金额。部门经理与部门高级经理审核、行政部审核、财务部审核、总经理助理审核、总经理审批后可到出纳员处报销。
五、车辆费用的申请与报销
1、公司车辆的维修与保养应遵循事先申请原则，包括维修费、保养费、加油费、检车费、停车费等
2、公司车辆每行驶5000公里就应保养一次，更换三滤与机油
3、公司车辆维修与保养时应由车队主管填写《车辆维修与保养申请单》，注明车牌号码、上次保养行驶公里数、本次保养行驶公里数、需维修的部位、需更换的零部件、维修厂家名称（最好固定）预计金额，由行政部经理审核并做好车辆维修与保养登记工作、总经理助理审核、总经理审批后可到财务部借支维修费用。
4、车辆维修保养完毕后填写报销单，并附原始发票或收据、维修清单、《车辆维修与保养申请表》，由行政部经理审核、财务部审核、总经理助理审核、总经理审批后到出纳员处报销。
六、装卸费与运费的申请与报销
1、装卸费的报销应遵循事先申请原则
2、装卸费的发生应按以下原则执行：大件物品一次性到货500件以上，其它物品一次性到货800件以上，可申请装卸费
3、装卸费的发生应由负责人填写《费用申请表》，注明所到货数量、规格、名称、支付金额，由专卖店店长审核，报总经理审批，可到专卖店款台或出纳员处借支。
4、费用支付后由负责人填写报销单，并附原始发票或收据、《费用申请表》，由专卖店店长审核，总经理审批后出纳员给予报销。
其它费用的支付也应遵循事先申请原则， 以上流程适用于公司与专卖店所有部门
