浅谈对行政人事经理岗位的认识
——像政委一样干活儿
汇报人：刘寻
各位领导、各位同事：
非常荣幸能代表行政人事部向大家做工作汇报，不足之处敬请指正。
前言——
说到政委，大家一定记得前几年非常火的电视剧《亮剑》，大家对主角儿李云龙一定记忆犹新，但知道他的政委名字的人却寥寥无几，赵刚。虽是配角儿却也不是毫无用处，一文不值。我觉得政委这个角色在企业中就像HR，像行政人事经理。
我今天的述职报告将从三个方面进行： Chapter1干什么事？（主要职责）
2、如何干好？（工作思路与操作方法）
3、能否干好？（个人优势） Chapter
一、干什么事？
我们公司是行政人事部，其实严格说来算是综合管理部，也就是行政、人事后勤的工作。具体说来就是行政的六大模块+HR的六大模块+后勤工作。
简而言之：我们部门工作内容——
1、业务部门的合作伙伴
2、实现人力资源的增值
3、行政后勤管理之做好员工和公司的纽带
4、内外资源管理之做好公司的“形象代言人”文化价值观的诠释宣导传承。
岗位角色：
围绕团队目标：谋划者（想主意、出点子）、完善者（严格落实、任务分解组织）、凝聚者（凝聚人心、化解冲突）、协调者（内部沟通、外部协调）。
其中行政六大模块为：
一、流程制度管理：流程建设，制度管理。
二、会务外联管理：秘书服务，会议管理，活动管理，文书方案，公共关系，省市堪协、党支部、街道办等外联工作等。
三、文印资质管理：发文公告，印鉴管理，资质办理，信息管理等。
四、档案资料管理：档案管理，资料管理，图书管理，企业证书管理等。
五、采购资产管理：资产管理，采购领用，办公设备用品管理。
六、后勤安保管理：车辆管理，安全保卫，食堂管理，办公室工位管理，钥匙管理，名片印制，卫生事务，接待预定服务，报刊信函收发等。 HR也是六大模块：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理。
Chapter
二、如何干好？
一、工作思路
1.1人力资源管理
1.1.1招“合适的人”
根据项目进度，找到合适的渠道，招到合适的、认同企业的人才。
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1.1.2育“优秀的人”
进公司即制定个人职业规划，挖掘内部肯干、肯学勤思、总结的人员作为核心人才储备培养，有目标、有方向、有平台，让每一位优秀的员工都成为公司的内训讲师。
1.1.3留“干事的人”
留下认同域高文化、工作业绩优秀、专业能力强的员工，培养成域高的中坚力量，为企业内部输入人才。
1.2行政后勤管理
制度建设——没有制度不成方圆
8月份，在总工办制度整体调整的前提下，微调人事类制度9项，行政类3项，网络管理、客服中心制度7项，并补充上流程图，简化手续，不管谁上手都能办理。
客服中心档案管理工作 后勤安保工作 1.3内外资源管理
A：政府资源建立，核心办事员关系维护；
B： 外部合作伙伴资源建立；建立客户资料，将客户分成ABC三档，由客服中心维护关系。
C：各兄弟单位、各关联部门沟通与项目内部沟通协调；
二、工作思路
工作标准化——降低对人的要求，可复制性强。 2.1岗位工作事项标准化
2.1.1重新对部门各岗位进行工作分析，完成工作说明书编制及标准作业流程(SOP)，细化到比如：购买保险是出公司门如何坐车，填表如何填，给谭院长氧吧区金鱼喂食每次XX颗鱼饲料的细化、量化程度。
提出一个观点：工作标准化，降低对人的要求，有重复性工作，我们有几十个项目，能否将工作标准化固化，我们有新项目开工后，哪怕他业务能力不强，拿到SOP标准作业流程。我做了一件事情，将行政和HR工作做了详细分解，按照几大模块细分，梳理出来就是89件事情。确定每项职责，让每项事宜可控。 企业找到适合的人，标准化，要求就不会高，按照标准流程做，培养成企业的人才，这样他对企业忠诚度更高，成为培训基地，这样比花高薪挖人才，还不一定留得住更好。 管理缺陷表格
沉淀前人经验，将隐性知识显性化。对出现的问题，及时分析原因，找出解决改进方案，为该岗位的工作标准化做出贡献。
2.1.2行政工作图表化 商家图卡式资源库
另一件事情将行政工作图表化，历史资料无法积累，事项无法量化，降低传统的扣扣相传的经验传授，用旧社会的思维只能得到旧社会的结果。我们必须与时俱进，管理也需要创新。比如：餐饮娱乐的酒店分类，环境、消费标准、特色、房间的实际情况、消费场景情况，看似简单的行政工作做到如此细化，如此极致，我们将前面的工作做到很标准化。即便是新人也能很快进入角色，用不着考察市场，浪费人力成本。也把公司的资源沉淀下来。
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2.3干了什么？ HR--- 1.招聘：2013年，共招聘入职42位新员工，其中离职了10位新员工。招聘下 载筛选简历基本信息如下：
从2013年11月开始策划校招，同时开始社招，提前储备人才，以减轻春季招聘压力。提前储备了建筑副总工总2人、结构3人、方案实习生10-15名、景观方案2人，共计20名。
2.培训：从6月份开始组织并开展公司内训6次，置信公司保洁工具正确使用、职场商务礼仪、高效时间管理、office2007基本操作、新员工入职培训、打造职业化形象。2013年9月应谭院长要求，用时15天拟定域高设计学校的管理体系文件。秉承“学习是一把手工程，没有经过培训的员工是企业的最大成本”的原则，进行培训需求调研及分析，制订了2014年培训计划并提交院长审核。
3.绩效：梳理完成了部门员工的绩效考评KPI指标，并记录日常绩效实施情况，让部门员工围绕经营目标开展工作，有针对性进行绩效面谈。
4.员工关系：共完成13件员工关系事宜，包括员工生子探望、生病慰问等。（具体见附表《2013员工关系事件》）
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5.入离职：2013年，共入职42位新员工，共离职38位员工。为每位新员工办理入职手续，讲解公司部门分布情况，带领新员工参观公司；办理离职员工离职手续。不足之处是转正面谈和离职面谈没有深入做好，做了离职分析报告并呈报院长审阅，以便指导招聘工作顺利进行。
6.人事管理：A完成了劳动合同的清理，并完善了劳动合同电子台账，完成了新员工劳动合同的及时签订与老员工合同的及时续签。B完成每位员工个人档案电子化的工作，所有的档案资料扫描后存档，在电脑上即可查询。
7.人力资源规划：每月一次与所长、部门主管交流人员编制，汇总后向院长汇报，并结合公司实际情况，完成招聘及优化配置工作。
8.薪酬：2013年3月份对同行10家设计公司进行小范围薪酬调查，提出合理化建议，并协助财务部进行薪酬管理制度的梳理。 后勤安保管理：
一年来，共计接待客户达2000人次左右，从11月起接送晚归员工120人次，陶师大部分时间都是工作到1-2点。
客服中心工作：
1、遵守公司规章制度，严格按照用印、晒图、存档、派车流程开展工作，特别是加晒图纸时维护公司利益。全年累计处理用印2700余人次，仅4季度完成盖章675次，合同章27次，技术类用印327次，非技术类348次。
2、计划完成归档18个，目前完成17个，其中资料交接单273份。
3、完成派车上千次，第四季度完成268次，出差30次，为私车公用员工报销28757元，做好车辆出行登记台账、检查。
4、核算加晒图纸费用、效果图、文本等费用核算及管理工作，充分节流，保证公司利益。
5、经客户划分成ABC三档，对客户进行满意度调查、回访并维护关系，改善公司服务质量，秉承“服务创造价值”的核心价值观。 采购资产管理：
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将一道简单的公式做到极致：净利润=销售总额-总成本。我部门是职能部门，在无法行使开源的职能，就从节流出发，降低成本，就等于创造净利润。假定公司利润率是30%，节省的10W元成本，就等于创造了10W元的净利润，就相当于做了30W的业务，这个简单的公示都会算。部门人人头上有指标，每位同事需要创造大于自身工资总额的价值。
1、根据李践老师的《砍掉成本的12把刀》，建立每位员工的个人资产管理表，后期还会根据院长的思路建立个人资产损益表等考核表格，完善记录每位员工从入职到迄今为止的办公用品领取情况，做到每一支笔、每一张纸用到刀刃上。
2、严格按照环保温度执行开关空调，晚上派专人巡检未关灯、未关电脑等情况，查实后与其确认并及时关闭，从7月份刚开始执行的每月17人次忘关电脑，到1月份只有1人次。在此也谢谢各位同事的配合，践行了环保低碳的新观念。从5月份开始，每天记录电费开销，对空调温度进行追踪，电费从当时的近3W每月，下降为1W左右，此项开支一年可为公司节省20-40W费用，而我们的几家兄弟公司每月用电量基本是我们的2-4倍，这个数据非常惊人，就相当于我们拿下一个100W-200W的合同。举例说明，市政所加盟后，有一晚忘关空调，陶师巡查发现后，在市政所门已经关闭、无法联系的情况下灵活处理，关掉总空调闸，避免一晚上损失1440度电，计2664元。此类事件不胜枚举。
3、每月盘点高值、低值、保洁劳保用品，动态监控物资情况，不闲置一台电脑，合理利用库存物资。电脑101台，其它电子设备9台，并本着经济适用的原则进行分析，对部分老旧设备提出处理建议，以满足正常的日常工作需要；
4、采购打印统计软件，统计打印机使用情况，减少浪费，及时提醒公器私用的员工（打旅游文件、电子书的员工），并将打印分析报告提交三位院长及部门负责人参考，如大家能做到节约每一张纸，打印每一份图之前预览检查，全年可节省纸张、墨粉、硒鼓等耗材5-10W元。
5、对各电子设备硬件故障尽可能地自行维修处理，避免产生维修费用，为公司节约成本；
6、学习打印复印机硒鼓加粉技术，为后续自行加粉积累经验，节约费用开支。
改善提案等建议报告共提交15份。基本上部门每个人每年都提了一次改善建议报告，内容涵盖CAD及图纸管理软件、电脑设备情况分析及建议、短信群发平台方案、物管现阶段存在问题报告3次（3月，7月，12月）、关于域高设计加班人员食堂晚餐情况及建议、客服中心报告（1月份）、硫酸图存放问题及建议方案、派车问题及建议方案、近3年离职分析报告、企业文化提纲梳理的建议、校招分析报告及建议方案、车辆维保建议方案。落地的有7项，不到一半。但我们始终不会放弃发现问题并提出解决问题的方案。这点坚持，得益于我偶然认识的一位电力系统的老总，他和我分享关于员工建议的感悟。“你向老板提了建议，老板不采纳，那是你的错，因为不适用或者是你没有汇报清楚。如果你在合适的时间、地点、场合、对合适的汇报对象，说了合适的话，老板还是没采纳，那还是你的错，因为这样的老板和公司，你都还要继续待下去！”他让我学会一句话“我是一切的根源”，不能因为老板不采纳，你就不再发现问题，这样下来，吃亏的是你自己，因为几年以后你会发现你连发现问题和解决问题的能力都丧失了。虽然我还达不到这种高度，但我在努力。
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Chapter三能否干好？（个人优势）
企业管理本科毕业，从业年限：8年，目前薪资等级5级。 2005年在中国工程物理研究院（CAEP九院一所）实习，顺利留在九院，获得人生第一份宝贵的职场经历，历任行政文秘、行政主管，兼任6S小组组长、内刊编辑、工会组织委员、党支部委员，久远集团团委书记等职务。2009年加盟域高，从院长助理到办公室主任再到行政人事经理三个岗位， 8年历程，从一名普普通通的职员成为现在公司的一名管理者，无论在什么岗位，我都秉承“热爱、承担、付出”， “平等、尊重、互信” 一直是我的人生信条，我是一个骨子里流着域高血液的域高人。
黄色性格的我具有执行力和责任心，信奉细节决定成败/不找借口，只找办法/追求客观，事实说话/有计划有执行有检查有改进，始终用PDCA管理循环指导工作。
8年行政人力资源管理经验/熟悉了解行政及人力资源工作方法及运用技巧/大型活动及会议的筹备经验/较强的人际沟通协调能力/，具有自省意识，知道自己起步晚，基础差，充分运用网络资源，坚持每周二三四，每晚2小时学习充电。周末参加线下培训累计41场，不管是和院长去北大去蹭课还是和HR同行免费学习，或者自费，我始终相信30岁前投资在脖子以上的部位是极其划算的一笔包赚不赔的投资，学习型组织之父彼得圣吉说过“学习力就等于竞争力”。同时注重加强自身资质建设，从2011年开始，在谭院长的鼓励下考取了助理政工师、人力资源管理师、劳动法法务师、测评师、BEC-vantage中级、企业文化管理师、TTT教练技术等证书。坚持干中学，学中干。学了就有用，用了就有效。
我一直是一个打鸡血，充满正能量、乐观的人，大事会做,小事愿做/相信办法总比困难多/一切唯心造！
也因为在域高办理业务的关系，我认识了我的爱人，完成了从女孩儿到女人再到职场女汉子的转变。
专心、专注、专业，8年的沉淀，8年的坚持，8年的成长
我始终坚信 ——深爱企业+敬业态度+勤奋学习+将任何一件工作做到极致=成功
——选对平台幸福一生、跟对领导智慧一生、成就团队影响一生！ 后记：
失败的领导下属不仅看他干活，还在看他的笑话。你做到部门负责人一定聚焦团队目标，看重团队目标，而不是个人的工作成果。团队都不错，个人也不会差到哪里去。
以上是今年我部门的主要工作内容，都是我的团队共同完成的。接下来我想给大家分享一下我今年的个人收获。 个人收获
1、今年最大的收获就是获得领导的信任，把我提为经理，我用了大半年的时间学会带团队，从假经理修炼成真经理，理顺了部门工作，带领我的团队往前冲，2013年11月份因校招有感写了篇文章，图文并茂，在中国人力资源论坛发表录了，在这个敏感的头条时代，上了首页，让我和我的团队无比荣耀。
2、9月份写了一篇《由假经理定义想到》的文章，因个人原因不发表，文章匿名在HR同行间流传。也因此，我受李伟老师邀请，免费收了13名HR徒弟，
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每天检查并指导他们的工作，提出指导意见，定期负责答疑解惑，帮助他们提升个人技能及职场竞争力，这些工作都是我用休息时间完成的，虽然很累，但收获很大，也就是所谓的教学相长。
3、在谭院长的鼓励下，公司开展内训课程6次，我和康康分别讲了2次，请欧时力、置信培训师分别讲了1次。同时逐步开发管理者十项基本技能、项目管理、5W2H、思维导图等课程，去西南交大和西华大学校招宣讲，以职业规划为切入点与毕业生分享，职场人的生涯规划，让我发现我自己其实是个很二的人，我指的是九型人格里面的2号，乐于分享，分享让我很快乐，我帮助一个人成长，帮助他规划他的职业生涯，让他变得如此不同，已经不是1小时多少课时费能买来我花费心思开发的课件。
4、被智联招聘选中，成为成都地区面试官，进入面试官名录系统。
感谢篇——
首先感谢我的团队，在这个信心比黄金还贵的年代，因为你们的信任，让我有能量和决心做好一个管理者。同时也感谢大家的包容，因为我是老虎性格、黄色性格，简单明快，直截了当，目标感强，要求高，难免会为了工作，简单粗暴。我们整个团队横跨4个年代，从60后/70到80/90。快三十而立，也是因为和大家的共同进步，共同成长，我才能在29岁的时候实现自己三十而立的目标，古人的立不是立业，而是确立目标。我们的院长也是33左右开始干事业，这个是管理学上非常有趣的“33岁现象”。 其次感谢同事的担待，在执行工作的时候，方式还有待加强，但谢谢各方面提出的建议和意见，我收到了，并且会思考运用起来。
末了，感谢谭院长5年来，对我的信任、包容和对我工作的支持，让我在这个平台上成长、成熟！我猜想也可能因为你是红色性格的人，总是会鼓励下属，带给人快乐，即便是出错了，你也会给予安慰，给我打气。
感谢何院长、韩院长、舒总、张总、黄总、赵总、陈静，从你们身上，我学会一件事“工作就怕认真二字”，比照你们，我未来的路还很长，但很清晰。
感谢我九院的第一任领导，田秋女士，因为你，我的胸怀和格局才会被委屈逐渐撑大。
感谢盖德管理公司的安权老师、中冶集团李伟老师，在我的工作和职业迷茫期，像明灯一样为我指路。
感谢我的父亲，让我树立了正确的价值观，人生观，因为你爱学习，求上进，也影响了我的一生。
感谢我的老公，陈静经常打趣”冯哥都成了域高一员了”，公司2月份搬迁，5点钟你就和我起床，7点前到现场，不仅充当司机，还要亲力亲为。校招，你负责接送，还帮我出点子，年会，你和我一起做奖杯、奖牌，很多事情都有你默默地支持，感谢你一直在我身边，理解并支持我的工作，虽然我还没有获得军功章，因为我的生命数字是1，注定是大器晚成型的选手。但是你一直懂我，理解我的目标和追求。同时，我感到非常抱歉，原本你以为娶的是个温柔如水的水货，结果收货之后才发现是个行货，还是全武行的女汉子，但你能接受每个阶段的我，给我点赞并好评，结婚两年多才发现我嫁对了，谢谢你！
我的汇报完了，感谢各位的聆听，敬请指正！谢谢大家！
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