对做好高校办公室工作的几点思考
摘 要：高校办公室是高校的综合办事机构，是“窗口”单位和“门面”单位，充分认识办公室的性质、地位、作用以及它的职能定位，在新形势下，面对新任务、新要求对做好高校办公室工作至关重要。
关键词：高校 办公室工作 “窗口”
中图分类号：G64
文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）12-182-02
作为重要“窗口”和“门面”的高校办公室，是高校综合办事中心，是沟通、协调各部门的桥梁和纽带，主要负责综合协调、督查督办、公文处理、组织会议、信访处理、对外联络、组织重要活动、信息调研、年鉴汇编等工作。当下，有部分高校党、政办公室合署办公，基本上是两块牌子，一套人马。不论采取单独办公还是合署办公室，办公室自始至终处于高校运转、协调的中心地位。在新时期、新形势下，面对新情况，如何做好高校办公室的工作，如何提高办公室的工作效率，通过学习，结合长期从事高校办公室工作实际及相关工作情况，谈些笔者对高校办公室工作的想法，仅供高校办公室工作的同行们参考。
一、充分认识高校办公室的性质、地位和作用
综合性、政治性、从属性和服务性是高校办公室的工作的本质。第一，它工作的内涵和外延都很广，不同于主管某一方面业务的职能部门。第二，办公室很多工作是在协助领导处理具体事务，工作稍有疏忽就可能造成比较大的负面影响。第三，办公室工作的从属性主要表现就是其自身不能独立存在，而是领导工作的延伸、延续。第四，办公室它是为领导、职能部门、全体教职员工和学生服务的。一方面，作为参谋和助手，办公室主要承担协助领导处理日常事务的任务，是高校领导的直接服务机构；另一方面，作为中枢神经，在高校中起着综合组织、协调各职能部门关系的作用；同时，办公室要负责接收接待上下级来文、来函，还要承担接待兄弟单位的调研、访问等任务，处在“门面”和“窗口”的位置。办公室的地位和特性，决定了其工作的特殊性和重要性。
二、充分认识高校办公室的职能定位
办公室是高校的综合协调部门，负责办理高校党委和行政的日常工作。其职能简单的讲就是“三办”，即“办文”“办事”“办会”。具体地说，办公室要负责高校重要或重大会议安排组织、文电处理、秘书事务、信息统计等工作，还要参与制定规章制度，为领导充当参谋和事务助手。它是承上启下、联系左右、传递信息、协调沟通各方的桥梁，是保证高校正常运转的枢纽。可以从以下几个方面去理解：
（一）参谋助手的作用
参谋助手作用发挥的程度，是办公室工作水平、工作效率的直接体现。作为高校领导层之下的起辅助作用的办公室，既要完成日常基础性的如信息统计、文稿起草、政策调研、协调督办等各方面工作，还要辅助领导指挥整个机构，又要代替领导在某些特定场合下作出判断、决定，因此、办公室在组织协调工作过程中，时常带有领导的意思、意图。发挥好参谋助手作用，要求办公室人员必须高瞻远瞩，夯实基础理论、培养全局观念，随时掌握学校情况和校园发展动态，为领导决策提供具有全局性、综合性、前瞻性、针对性参考信息。
（二）枢纽的作用
高校办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外联络的桥梁和纽带。办公室与其他职能部门虽然同属一个行政层级，但最大的区别是，职能部门具体负责某一项具体业务的管理和执行，例如人事处负责学校人才强校政策的贯彻与落实、队伍建设规划的制定与实施、人力人才资源的开发与管理、校内人事制度的改革与完善等，而办公室则不同，它属于中介层，主要负责上级主管部门文件的接收、办理，领导部分文稿的撰写，领导指示的处理，其他部门请示的承办，以及与众多上下内外单位的联系等，都需要办公室来办理，这些工作不可能由其他业务部门来承担。因此，作为指挥部的办公室既是一个承上启下、联系左右、传递信息的中介层，又是保证高校工作正常运转的枢纽。
（三）“窗口”、“门面”作用
处于一线位置的办公室要负责接待上级和兄弟单位的调研、参观、访问和各种公务往来，处理来信来访等事宜，其工作人员的精神面貌、言行举止、工作效率、管理水平如何，直接影响到?W校的形象和声誉。例如日常工作中的公文处理，不管是上行文还是下行文，如果书写格式或文种不规范，必然会影响单位的形象。
（四）做好保密
办公室是一个各类信息集中的高地，由于其地位特殊，各类情报信息第一时间会集中到办公室，很多机密资料办公室也会第一时间看到，因此，办公室工作人员一定要有高度保密意识，谨言慎行，该说能说的说，不该讲的坚决不讲。
三、高校办公室必须做好以下具体工作
（一）加强政策理论和业务知识的学习和研究，充分发挥领导的参谋和助手作用
作为处在一个相对特殊工作岗位的办公室工作人员，既要为学校领导做好服务，也要为广大师生员工和其他职能部门做好服务，这就给办公室人员提出了更高标准的要求，只有具备较高的政策理论水平和理解、解决问题的能力，才能准确地领悟、把握并贯彻落实领导决策的意图；高校是高层次人才集中的高地，师生员工文化水平相对较高，政治敏感性也较强，这就对办公室工作人员的综合素质要求也相应提高。因此，作为高校办公室的一名工作人员，一方面，在工作中一定要自觉、认真学习党的政策理论，加强自身的政治素质修养，坚持用正确的政治理论武装头脑；另一方面，还要努力学习，刻苦钻研相关业务、法律、科技知识，不断充电，自觉提高自身的知识水平和业务水平。特别要对自己的工作不断总结并不断提升，提出具有创意、具有可操作性的工作思路；要善于收集、整理与业务相关联的各类有价值的信息；围绕学校中心工作和重点工作，经常到基层部门和普通师生中进行调研走访，及时掌握第一手资料，进行综合分析和融合，以便为领导决策提供依据和建议，真正发挥领导的参谋和助手作用。
（二）充分发挥综合协调作用
综合协调是集思想性、政策性、实践性为一体的艺术，贯穿于办公室办文、办事、办会的方方面面，是办公室的重要工作职责之一。高校领导工作千头万绪，面广量大，需要协调的工作很多，领导决策的贯彻落实，除需要领导亲自处理和协调的事情外，大都需要学校办公室来处理和协调。在具体工作中，一是坚持原则性和灵活性的有机统一，注意运用多种方式，加强沟通协调，促使各方面达成共识。首先，凡事都要按照程序和规定办事，尽量避免在处理和协调工作过程中出现随意性和盲目性；同时避免僵化刻板，做到具体问题具体分析，根据情况变化，对原有的思路和方法及时做出调整。其次，在灵活准确把握协调具体事项的根本的基础上，依靠各基层单位，充分发挥职能部门的作用，做到工作到位而不越位。三是要特别注意工作的方式方法。在全面了解和掌握情况的基础上，抓住问题的共同点，寻找到大家能共同接受的解决问题的方式方法。同时，日常工作中要注意加强与基层各部门的联系和沟通，为日后处理问题奠定感情基础。
（三）强化服务意识，做好服务工作
管理和服务都是办公室的重要职责，办公室是把做好服务作为工作出发点和落脚点的综合服务部门。做好这种全方位立体式的服务工作，一是要有服务意识。学会换位思考，多站在对象立场想问题，急对象之所急，想对象之所想；二是要讲工作效率。在最短的时间内以最快的速度解决问题，真正做到不误时，不误事。三是要树立办公室?o小事的观念。细节决定成败，办公室人多事杂，其工作特点可用一个“杂”字来加以概括，并且看起来都是一些不起眼的事务性的小事，如果一件小事处理不好，往往可能引起连锁反应，甚至可能导致较大的工作失误，带来极其负面的影响，往往难以弥补，例如学校每周会议安排，参加人员和会议室往往会重叠，这就要求办公室工作人员在安排会议时要非常认真仔细的去核实每一个细节，以免出现不该出现的差错。这些工作虽然细小，却要求办公室的工作人员有高度工作责任心，认真严谨、一丝不苟的工作精神。同时树立精品意识，用心、细心、专心做好每一件事情，保证学校各项工作正常和高质量的运转，牢固树立“管理就是服务”的理念，在提高服务质量的基础上，增强服务的主动性，要靠服务树形象，靠服务赢得认同。
（四）加强督查督办和落实工作
督察督办是办公室工作的职能之一。只有加强督察督办，才能将学校的各项决策真正落到实处。对于负责督查督办的工作人员，不仅要求其具备过硬的业务素质，还须具备办务实、严谨、雷厉风行的工作作风。督查督办工作首先要特别注重时间节点，务必在规定时限内完成督办事项；对由于一些特殊原因不能在规定期限内完成的，要及时向有关领导汇报并作出情况说明；其次要突出抓好重点工作的落实，要切实抓好校长办公会、党政联席会等重要会议的工作部署、安排的贯彻落实；第三就是要建立健全督查督办制度和督办工作专人负责制，切实抓好督查督办事项的跟踪检查工作。
（五）要实现OA办公，进一步提高工作效率和工作水平
随着网络技术和计算机技术快速发展、普及和应用，OA技术应运而生，OA已经成为许多办公室尤其是机关、高校办公室处理事务的重要手段，也是提高服务水平和工作效率的一项重要措施。进一步加强办公室软硬件条件和设施建设，努力提高和不断完善OA水平，积极推进网上办公新模式，实现无纸化办公。OA的实现不仅可以节约大量的时间、人力、物力，减少中间环节，而且可以成倍的提高办文效率，使办公变得轻松自如。
参考文献：
[1] 张浩主编.新编办公室主任必备全书.光明日报出版社，2003
[2] 河南省人事考试中心组织编写.文秘专业知识.中国人事出版社，2003
[3] 丁柏铨著.现代文秘原理.南京大学出版社2005
[4] 徐寒著.最新文秘写作.广州出版社，2005
[5] 孙昌增.把握关键环节 提高高校办公室工作效率.办公室业务，2009（08）
（作者单位：西安交通大学城市学院 陕西西安 710018）
（责编：纪毅）
