电话礼仪和技巧
听到电话铃声,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。若长时间无人接电话或让对方久等是很不礼貌的。随时牢记5W1H技巧 (电话记录既要简洁又要完备,有赖于5W1H技巧。)
5W1H是的指:
1When何时
2Who何人
3Where何地
4What何事
5Why为什么
1How如何进行。
秘书要讲究说话用语
说话是一门艺术。俗话说:\"会说话的令人笑,不会说话的令人跳。\"秘书人员工作在领导中枢,负有沟通上下左右关系的责任,如果说话不讲究艺术,有时会带来不良或严重后果。
一字不当,令客商拂袖而去。
一海外客商到某地某公司商谈合资办厂事宜。公司经理在会客室专候,并准备了烟茶水果。客商进公司大门后,迎候在门厅的公司经理秘书和客商握过手,说:\"我们经理在上面(指二楼会客室),他叫你去。\"客商一听,当即一愣:他叫我去?我又不是他的下属,凭什么叫我?于是这客商转身,说:\"贵公司如有合作诚意,叫你们经理到我住的宾馆去谈吧。\"说完拂袖而去。如果那位秘书不说\"叫\",而说\"请\",情况又会如何呢?
一言不妥,令兄弟单位不悦。
\"喂,县统计局吗?我是县委办公室。今年上半年的各项经济指标完成情况你们统计出来了吗?\"这是某县委办公室一位秘书人员在给县统计局打电话。对方回答统计出来了。这位秘书又说:\"我们正在给领导写讲话稿,急等着要这些数字。你给送来吧。\"统计局的人听了这话,很不乐意,说:\"我们也正忙着,你自己来抄好了。\"叭,电话断了。如果那位秘书换一种口气,请求对方给予支持协助,情况又会如何呢?
一语不慎,险致领导失和。
某地党政两位一把手关系原本很好,一度因工作意见分歧产生小不愉快。正巧这时上级来了一个工作检查组,在陪同问题上,书记认为党政一把手有一人陪同就行了,不必两人都去。不料办公室秘书在向政府一把手转达书记意思时,却把话说成:\"书记说啦,你去他就不去。\"政府一把手听了,心里思忖:我去他就不去,这是什么意思?虽然勉强去了,总认为书记对自己有了成见。幸好这两位一把手以后谈心消除了误会。否则,还不知会〃酿成什么局面。 以上种种、只是笔者信手拈来的几则实例。在生活和工作实际中,比这严重的例子还有。比如因谈话不慎造成重大失密,因随意表态造成领导和全局工作被动等等。当然,由于秘书人员\"会说话\",使领导意图得以准确顺当贯彻,使左邻右舍关系处得亲密和谐,这样的例子也是不胜枚举的。由此观之,秘书说话关系甚大,秘书朋友岂可不慎哉!