2003年8月秘书四级试卷案例分析真题 说明：第
一、二两题均为先观看一段录像，然后按要求答题。考试开始，即播放第一题录像：考试开始后30分钟，播放第二题录像。每题录像均连续播放两遍。 考题一（30分）
请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中的至少15处正确或错误的地方。 (录像略) 考题二（30分）
请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中的到少15处正确或错误的地方。(录像略)
答案及评分标准 考题一 评分说明
1、本题满分为30分；
2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可给满分30分；
3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给1分，但最多给4分。总分不变。
参考答案
1、办公桌干净，文件夹摆放整齐。（√）
2、职业装规范。（√）
3、通知的标题错误。（×）
4、不应开空白介绍信。（×）
5、介绍信没在撕线处盖骑缝章。（×）
6、一张介绍信的落款处不应盖2个印章。（×）
7、电话接应不准时。（×）
8、电话接应不规范。如：第一次没有报上公司名称，第二次不说话。（×）
9、上班时间因私事长时间战友用电话，影响公务。（×）
10、有保密意识，不应在电话里向外人透露公司有关新研制成功的新产品及产品价格的变动。（×）
11、新印章在启用前，没将印模备案和上报就使用。（×）
12、在文件上盖印章没有作用印登记。（×）
13、盖印位置没有骑年盖月，盖章歪了。（×）
14、用印后未能及时收好印章。（×）
15、电话应对态度生硬。如“你找谁”和“他不在”等语言不礼貌。（×）
16、接电话不能一视同仁，态度不一样。（×）
17、不了解清楚对方就将上司的私人住址告诉陌生人。（×） 考题二 评分说明
1、本题满分为30分
2、以上各点每点计2分，答出上面中的15点，即可经满分30分；
3、如考生所写答案未包括在以上答案中，只要清楚有道理，每点可给1分，但最多给4分，总分不变。 参考答案
1、会议没准备签名和茶水、饮料等。（×）
2、主席台背景布置不规范，如会标等。（×）
3、能够认真做好会议记录。(√)
4、会议记录的开头部分没有，不完整。（×）
5、会议结束时，未请会议主席在会议记录上签字。（×）
6、钟秘书不应在先于专家和总经理退场。（×）
7、钟秘书不知道用录音记录来补充和修正记录的疏漏不全之处。（×）
8、会议简报的报头出现错误：会议简报报头中缺少名称“会议简报”。（×）
9、会议简报的报头出现错误：会议简报报头中缺少期号。（×）
10、会议简报的报头出现错误：会议简报报头中缺少制发单位。（×）
11、会议简报的报头出现错误：会议简报报头号中印发日期应：汉字大写，不可用阿拉伯数字。（×）
注：第
8、
9、
10、11点中，如果考生直接写出会议简报的正确报头样式，也可酌情给分。 宠远公司会议简报第（10）期宏远公司总经理办公室二OO三年八月三十日
12、能够抓紧时间，有时间管理观念。（√）
13、不懂简报应以“简”为中心，不能超过千字。（×）
14、对于涉密会议的记录不注意保密，放在办公桌上随别人任意取看。（×）
15、办公桌不整齐，文件乱放找不到。（×）
16、信息资料管理不到位，找不到交叉参照卡。（×）
17、钟秘书不会使用交叉参照卡，不懂得交叉参照卡的样式和作用。（×）
18、没有做好会议文件的清退工作。（×）
19、能够运用电话等方式收回提前离会人的保密文件。（√）
（第
一、
二、三题，第
一、二题各20分，第三题10分，共50分）
背景说明：您是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要您完成的几项任务。 考题一（20分） 电子邮件：
寄件人：suming@sina.com 收件人：zhongmiao@sina.com 抄送： 密送：
日期：2004.8.12 主题：关于工作日志
内容：近日，公司录用了几位新秘书。请帮我准备一份上司工作日志需要真写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。 谢谢
行政经理 苏明 考题二（20分） 便条
请你根据工作实践，从以下3个方面对承办周期制度进行具体说明，我将在下周部门全会上重申相关制度。
1、何为承办周期制度？
2、根据你的工作实践，至少提出5个方面工作的承办周期的具体要求，用表格开式展现。
3、公司在制定承办周期制度时，在内容和期限上需要考虑什么？
谢谢 行政经理 苏明 2004.8.12 考题三(10分) 便条
市场上出现了假冒我公司生产的空气净化器，消费者协会收到许多对这些假冒产品的投诉，直接影响了公司的声誉。为此，公司决定举办一次信息发布会以澄清事实炷说明此次信息发布会如何准备。
谢谢 行政经理 苏明 2004.8.21 答案及评分标准 考题一（20分） 评分说明
1、本题满分为20分。
2、备忘录格式正确，2分。
3、秘书协助填写上司工作日志的内容，10分。每答出下面中一点的主要内容给1分，进一步说明加1分。
① 上司在单位内部参加的会议，活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。
② 上司在单位内部接待的采访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。 ③ 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。
④ 上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。 ⑤ 上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡和礼物。
4、秘书自己的日时局内容，8分，其中：
答中“秘书日志内容要包括和记清上司的5项日志内容”，给3分；
秘书自己的日志内容为以下降点，每答出1点的主要内容给1分，进一点说明加1分，但3点给分最高不超过5分。
① 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、拟订会议日程、草拟合同、订机票、订餐等。
② 上司交办的工作，例如为答字仪式联系地点、媒体报道等事宜。 ③ 自己职责范围内的工作，例如撰写半年工作总结、参加值班等。
5、若考生的问答在答案中没有出现，只要阐述符合情理，即可酌情给分。 参考答案 备忘录
发给：行政经理苏明 发自：钟苗
日期：2004年8月24日 主题：工作日志的内容 内容：
秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：
1、上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。
2、上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。
3、上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。
4、上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。
5、上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。
秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括：
1、上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。
2、上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。
3、自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。 考题二（20分） 评分说明
1、题满分为20分
2、承办周期制度的理解，5分。其中：答出承办周期制度是“针对时效性制度的规则”的含义给3分，进一步说明再酌情加分，但总的加分不超过2分。
3、5方面工作承办周期的具体要求，11分。其中： ⑴表格格式正确，给1分
⑵答出1方面工作行的1项具体时限要求，给2分。时限要求的时间数可以不同于答案，只要合理即可给分。
⑶若考生回答的工作行为在答案中没有出现，只要明确其具体时限要求，且规定得合理，每项工作行为也可给2分。
4、订承办周期制度时需要考虑的4要点共4分，每要点1分。 参考答案
1、承办周期制度是指企业接到客房或询问者的问题后处理并回复的时间规定。它是针对时效性抽订的规则，是在时效性上指导、约束人们行动的标准。制度中量化的标准易被人们接受和执行，也方便衡量和监督，是企业的一种管理方法。
2、承办周期的具体要求： 工作行为
承办周期
接外线电话
应在4次铃声以内接起
打电话回答、告知对方信息
按对方指定的回应电话时回答所要求的信息
回复信件
收到信件后2个工作日内发出
紧急信件应该在收到信件后当天发出
回复电子邮件
收到电子邮件后12个小时内发出
紧急电子邮件应立即发出
处理投诉
接到后立即处理
投诉信应收到24小时内发出回函
归档
当日完成，周末进行清理，保证没有积压
复印
紧急归档应在2小时内完成
日常文件应在24小时内提交
紧急文件应在收到3小时内提交
订购
收到订单当天发贷
紧急订购立即处理，并使用快递服务发贷
考题三（15分） 评分说明
1、本题满分为15分。
2、确定本次信息发布会的主题，1分。 本次信息发布会的主题解释性主题，1分。
3、选择本次信息发布会举行的时机，1分。
应选择第一时间，及时澄清事实，使组织形象的损失越小越好，1分。
4、确定信息发布会举行的地点，1分。
可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅进行，1分。
还要注意交通是否方便，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全，座位是否够和等，1分。
5、确定邀请对象，1分。 以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。根据拟订邀请名单，提前发出邀请，1分。
6、选择信息发布会的主持人和发言人，1分。
可由行政经理或公关经理主持，公司总经理或副总经理担任发言人，1分。
7、准备会议资料，1分。
包括：⑴发言稿：⑵回答提纲：⑶报道提纲：⑷其他辅助材料，如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示；有关鉴定机构的质量合格鉴定报告等，1分。
8、预算会议所需费用，1分。
应至少列举出3项具体说明，如：场租、交通费用、印刷费、音像设备租用费用、人员劳务费、茶点、礼品等，1分。
9、其他准备工作，1分。如会场布置，音响设备的调试、礼品的准备、工作人员胸卡的制作、服务人员的仪态举止训练等，1分。
10、以上第
6、
7、8点中答出任意两点即可。
11、如考生的回答在答案中没有出现，只要阐述符合情理，即可酌情给分，但总给分不超过2分。
参考答案
1、确定本次信息发布人的主题。本次信息发布会的主题属解释性主题。
2、选择本次信息发布会举行的时机。应选择第一时间，及时澄清事实。
3、确定信息发布会举行的地点，可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全、座位是否够用。
4、确定邀请对象。以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。
5、选择信息发布会的主持人和发言人。可由行政经理或公关经理主持，公司总经理担任发主人。
6、准备会议资料。包括： ⒈发言稿， ⒉回答提纲， ⒊报道提纲。
如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示，有关鉴定机构的质量合格。
7、预算会议所需费用，应至少列兴出3项具体说明，如：场租、交通费用、人员劳务费、茶点、礼品等。
8、其他准备工作，如会场布置、音响设备的调试、礼品的准备、工作人员的仪态举止训练等。
