武汉大学外事接待管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定和中央领导对有关厉行节约、反对浪费等方面的重要批示以及《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行[2013]533号）等有关涉外管理规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。
第三条 外事接待按照有关外事管理规定，实行归口管理，分级负责。国际交流部是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作，各二级单位负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。
第二章 接待管理
第四条 邀请外宾来访应结合各单位学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划，提高计划性，尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。
第五条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访
目的和访谈内容等做好充分准备，组织相关专业人员参加业务商谈，力求产生实际效益和成果。
第六条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作，包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等，并报国际交流部备案。必要时，应当报国际交流部审核批准。
第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。
第八条 接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必须做好背景资料等相关文本，并提前1个月报国际交流部和相关部门审核。
第九条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动，接待单位应提前2周将接待计划报国际交流部审核，由国际交流部报党委办公室、校长办公室邀请学校领导出席。
有下列来访人员或活动，可请学校领导出席会见： (一) 外国政府和国际组织重要官员； (二) 国外大学校级领导； (三) 国际知名专家学者；
(四) 曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表； (五) 国际知名研究机构和大公司高层管理人员及研究人员；
(六) 其他对我校有特殊贡献的人员； (七) 校际合作签字仪式；
(八) 在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动； (九) 重要捐赠仪式。
第十条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成后1周内，接待单位须向国际交流部提交接待工作总结（包括文字、照片、视频，内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等）。
第十一条 遇外国记者或其他外籍人士采访、调查，应立即报告党委宣传部酌情处理。
第十二条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助（赠）和开展社会调查等，必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助（赠）目的等情况，并书面向党委办公室报告，在得到同意的情况下方可实施。
第十三条 外事接待活动中一般不安排校外参观活动。 第十四条 接待过程中注意外宾安全，包括交通安全、人身安全、财产安全等，提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。
第十五条 外事接待中应注意保密，严格遵守有关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位，并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核，严格把关。
第三章 经费管理
第十六条 国际交流部应制订外事接待专项经费预算，用于学校外事接待开支。
第十七条 接待单位应从严、从紧控制外事接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得突破，不得以其他名目虚假列支接待费用。
第十八条 外宾接待费用开支范围主要包括宴请、赠礼等。
第十九条 外事接待原则上不安排宴请。确有需要的，应按照以下办法执行：
（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，应以工作餐为主。
（二）每批接待一般只宴请1次，学校已安排宴请的，二级单位则不再安排。
（三）宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控，选择合适的陪餐人员。接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外事活动，我方参加宴请人数应当按照礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含5人）以内的，中外人数原则上在1:1
以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。
（四）宴请外宾的费用标准：正校级领导出面举行的宴会，标准上限为每人每次400元；副校级领导出面举行的宴会，标准上限每人每次300元；中层领导干部出面举行的宴请，标准上限每人每次200元；工作餐标准上限为每人每次100元。
第二十条 接待外宾确需租车的，一般应从学校车队租用车况较好的车辆。
第二十一条 对外赠礼按照以下办法执行：
（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色、学校特色和纪念意义的物品、朴素大方，不求奢华。
（二）赠礼对象一般仅为对方团长，必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次，学校已赠礼品的，其他单位不再赠礼。如外方赠礼，则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。
（三）对外赠礼以我方或外宾方级别较高的一方的级别确定赠礼标准。外宾为国家元首或政府首脑的，每人每次礼品不得超过1000元；我方或外宾方为正、副部长级（含校级）人员的，每人每次礼品不得超过400元；我方或外宾方 5
为司局级（含学校中层）人员的，每人每次礼品不得超过200元；其他人员可以视情况赠送小纪念品。
（四）对访问我校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者，确有必要的，可按照正、副部长级别（含校级）人员标准执行。
第二十二条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任：
（一）擅自提高接待开支标准的；
（二）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的；
（三）使用虚假发票报销接待费用的；
（四）其他违反本办法的行为。
第四章 附则
第二十三条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。 第二十四条 其他未尽事宜，视具体情况处理。 第二十五条 本办法由国际交流部负责解释。 第二十六条 本办法自发布之日起执行。
