2014年公司行政办公室组织架构、人员编制
及所属人员岗位职责
一、组织架构及编制
（一）办公室：4人，其中主任1人，人事文秘专员1人，劳资保险专员1人，安全督察专员1人。
（二）保安：12人（指在立交商场与普惠商场合并之前应保持人数），其中：立交商场3人；普惠商场6人；普惠商场物流部库房夜间值班保安2，石佛岗车场保安1人。未计划普惠商场白天值班和新建中山路办公楼配备保安；未包括库管员中的兼职夜间值班保安2人。
（三）炊事员：3人，其中：石佛岗食堂2人，维修部食堂1人。未计划普惠商场食堂和中山路新建办公楼食堂可能增加的炊事员。
（四）保洁工：3人，其中：立交商场1人，普惠商场2人。未计划新建办公楼应配备的保洁工。
二、岗位职责
（一）主任工作职责：
1、对外联络方面：受总经理委托，代表公司负责牵头与政府职能部门和与公司行政、后勤工作相关联的其他单位进行工作联络、协调、接待工作。具体负责有关报告、申请、洽谈、合同（协议）起草、签订；出席有关会议、活动；办理公司营业执照变更、年检，公司活动占道许可申报等有关事项。
2、对内服务与管理方面：按照公司赋予的管理职能，受总经理委托负责全面领导管理行政办公室工作。具体负责：
3、主持行政办公室工作，召集行政部门会议，布置、检查、考核办公室工作人员工作。
4、负责公司行政规章等重要文件的起草或审核。
5、监督检查公司各部门对公司规章制度的贯彻实施情况，组织对重大违规违纪、失职、事故等事件的调查、处理。
6、组织召开公司办公会议及公司其他有关会议。
7、负责公司水电气费缴纳。集团通讯网络人员增减调整。
8、在总经理领导下，负责公司安全管理，布置、检查、督促专（兼）职安全管理人员的工作。
9、完成公司领导交办的其它临时工作任务。
10、指导、协调公司各职能部门行政管理工作。
11、审查对外报表（不含财务报表）、公函、报告。
13、审核各部门办公用品采购、生日礼金发放申请
13、审批转正申请。
（二）人事文秘专员：对部长负责。主要工作职责是：
1、人事管理：负责招聘、入职、离职、转正、劳动合同签订、职工调动、考勤、培训、建立人事档案和培训档案等具体工作。
2、文件管理：负责收文、发文的登记、保管；文稿的校对、打印、分发、借传阅、整理归档等具体工作。
3、负责公司办公会和行政部门工作会的会议记录。
4、负责职工食堂管理。
5、劳保用品和办公用品的（发放、台账）管理。
6、负责工会经费开支、职工生日慰问金发放和台账管理。
7、负责公司档案管理。
8、须具备团队协作精神，服从部长工作安排，主动配合本部门同事工作，完成领导临时交办工作任务。
9、应负责的记录、报表：
1）《职工花名册》：包括姓名、性别、身份证号、入职时间、所在部门、职务（岗位）、住址、联系方式等基础信息，每月统计记载，每年末编制电子版和纸质报表备案存查（统计信息截至12月31日止)。
2）《合同台账》：（流水账形式记录汇总，内容包括所有员工首次合同起止时间，试用期期限及起止时间，历次续签合同的起止时间、终止或解除、变更合同时间等基本内容）。
3）《人事变动情况月报表》：（月末在册职工人数及分布情况，当月人员增、减变化情况）
4）《出勤汇总统计表》：（分部门，到个人，“应出勤天数”、“实际出勤天数”、“迟到”、“早退”、“旷工”、各种假期名称及天数，数据无误，假条、证明、签字等手续齐全）
5）《加班统计表》：依据各部门报经领导审批同意加班报告，编制加班工资表。
6）职工食堂、工会经费、生日礼金收支明细表，做到收支有据、账目清晰、有领导确认。
7）公司收文登记薄、发文登记薄 8）会议记录、签到表
9）公司各部门办公家具用品、劳保用品台账记录（要求采购、领取发放、报损等手续齐全）。
10）其它与工作相关的记录资料及报表
11）每月10日前或年终，编制本职工作范围的相关统计报表（资料）报送部长，部长审核后各留存一份，用作备查和绩效考核。
（三）劳资及保险专员：对部长负责。主要工作职责是：
1、工资管理：负责每月按时编制公司在编人员应发工资人员名册、后勤人员工资表编制、公司应扣工资项目及金额报表，报主任审核，总经理批准，交财务部兑现。
2、保险管理：
1）社会保险：负责办理职工社会保险的申报参保、退保、保险费确认、工伤申报、伤残等级鉴定申报、工伤医疗费用报销、工伤赔付等事务。做到社保档案资料保管完善，参保人头、项目、缴费标准、缴费金额准确无误。
2）商业险：负责公司有关人员意外伤害保险和车辆保险办理及理赔工作，负责保险档案资料的整理、保管。协助乡镇经销商办理意外伤害保险及理赔工作。做到保险档案资料保管完善，参保信息准确无误（包括人员名单，参保项目名称，缴费标准，保险项目及金额标准，参保时间，保险到期时间等），负责保险理赔手续办理。
3）参与劳动争议、保险赔付方面的调解或诉讼事宜。
面的有关日常事务，包括招聘登记、报岗登记、合同签订、考勤记载、文件收发等工作。
4）服从部长工作安排，完成领导临时交办任务；
5）须具备团队协作精神，配合人事文秘专员共同负责办理人事、考勤、劳动合同管理方面的工作；配合安全督查专员共同做好安全保卫工作。
6）每月10日前或年终，编制本职工作范围的相关统计报表（资料）报送主任审核，各留存一份用作备查和绩效考核。主要报表如下：
A.应发工资人员名册（应与人事统计口径一致）
B.员工工资扣款统计表（考勤部分应与人事统计结果一致） C.社会保险报表：包括应缴、实缴社保费申报统计明细表、社保维护情况统计明细表、工伤、生育保险理赔情况统计表等 D.商业保险统计报表、资料 E.工作需要的其它报表或资料。
（四）安全及督察专员：对部长负责。主要工作职责是：对公司行政管理规章制度执行情况实施巡视、监督检察，具体主抓公司安全管理工作，直接领导管理各部门安全管理人员、保安（含商场、库房值班人员）。具体工作内容如下：
1、督察巡视工作：每天对商场巡查一次，每周对公司其它部门至少巡查一次，对纪律、制度执行情况、安全隐患情况等进行检查、记录、处理或报告。对违规违纪的处理流程及要求：
1）．记录：包括录像、摄影、《督察巡查记录》、《询问笔录》等；需告知当事人；文字、表格记录需交当事者所在部门负责人签字确认； 2）．处理：制度规定明确，情节轻微的，对照文件规定直接起草处理决定张贴公示，同时分别交所在部门领导、行政部、部财务各一份；事情重大，需向领导请示报告才能处理的，则向办公室主任报送调查处理报告（对《报告》的要求：事实经过描写详细清楚；询问笔录、监控记录、物证、证人证言等证据材料充分；定性准确；处理意见或建议的依据清楚、态度鲜明）。部长根据报告内容，决定是否再报总经理审批或由公司组织相关人员研究后再作处理决定。
2、安全管理工作：负责公司日常安全管理工作和对商场保安队和夜间值班员的领导管理工作，负责有关安全资料的整理建档。其工作内容是：
1）.巡查：在督察巡视的同时或单独对公司各部门安全生产经营、消防、治安等方面的安全情况进行巡视排查。
2）.记录：填写安全巡视记录、提出整改措施意见或建议、落实整改措施。重大问题向领导报告。
3）.处理：参与领导、组织公司各类安全事件处置（包括应急事故救援的预案制定和演练）
4）.负责对公司安全员、保安队、夜间值班员的工作情况、各种记录、违规失职情况等实施监督管理。
3.负责政府职能部门有关安全管理的报表资料的编制报送。一是公司内部报表或资料：包括消防设施（设备）台账记录、安全巡查记录表、督察巡查记录等；二是对外报表：包括安监局、商务局、消防支队等要求报送的各种报表或资料：包括安全隐患排查、治理登记台账、企业安全信息备案登记、巡查记录等；三是与工作相关的其它报表、报告或资料。
4.组织执行对公司各种活动安全保卫工作
5.负责办公家具管理。根据公司《办公用品管理制度》，接收各部门《办公用品申请》并报送部门领导、总经理核准；建立办公家用具台账（需对应部门和人员）和易耗品办公用品领用登记表，具体经办采购、发放、盘点、报损等相关管理事务。
（五）保安（值班）及各部门安全管理人员职责：
1、负责对办公室、商场营业厅、库房、通道、周边环境的安全巡逻、隐患排查、危险排除和事故报告或处理，以保障公司生产经营安全、消防安全和治安安全。
2、检查、保护、维护好消防、供水、供电、通讯等设施设备。 当班保安或部门安全管理人员应填报的主要记录、报表如下（由安全督查专员检查确认）：
1）《每日防火巡查记录》（平时自己保管备查，年末报行政部存档）
2）交接班记录（平时自己保管备查，年末报行政部存档） 3）日常安全巡查记录（平时自己保管备查，年末报行政部存档） 4）异常情况发现、处置记录、报告（发生时记录、编报）
（六）炊事员职责：
1、负责按时提供工作餐；
2、负责职工食堂清洁卫生;
3、按公司确定的伙食标准，合理搭配菜品；
4、随时保持个人卫生；
5、服从食堂管理人员工作安排。
（七）保洁人员职责：
1、服从工作安排。
2、注重个人卫生。
3、随时保持所管责任范围场地、物品的清洁、整洁。
2013年12月20日
