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浅论秘书角色的多重性
中文系 侯娜娜 指导老师
李馥明
摘 要
社会学原理告诉我们，角色就是某一个体在社会关系中所处的地位以及这种地位要求的行为模式。任何人都以一定的角色存在于社会关系之中。秘书的角色，是由秘书在社会活动中的内容和活动方式规定的。秘书在社会实践中的职责并不是单一的，所扮演的角色也不是单一的。
关键词：1秘书，2角色，3多重性，4素质
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目 录
前言„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1
一、认识秘书角色多重性的意义……………………………………… 2
（一）有助于明确秘书的工作任务及职责„„„„„„„„„2
（二）有助于服务以后的工作„„„„„„„„„„„„„„2
（三）秘书之职重在参谋„„„„„„„„„„„„„„„3
二、秘书的多重角色及其应具备的素质……………………………….4
（一）秘书的“普通员工角色”及应具备的素质„„„„„„„„4
（二）秘书的“助理角色”及应具备的素质„„„„„„„„„4
（三）秘书的“作家角色”及应具备的素质„„„„„„„„„6
（四）秘书的“公关角色”及应具备的素质„„„„„„„„„7
三、培养秘书多重角色的途径…………………………………………9
（一）培养正确的秘书服务意识„„„„„„„„„„„„„9
（二）具备普通员工素质的途径„„„„„„„„„„„„„10
（三）具备助理角色素质的途径„„„„„„„„„„„„„10
（四）具备作家角色素质的途径„„„„„„„„„„„„„11
（五）具备公关角色素质的途径„„„„„„„„„„„„„11 结论…………………………………………………………………12 谢辞……………………………………………………………....13 参考文献……………………………………………………………14
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前 言
当前，随着经济社会及现代科技的迅猛发展，秘书人员所面临的挑战越来越多。面临新形势，我们秘书怎样才能更好地承担起参与处理事务和为领导提供服务的职能，真正起到秘书的作用？我认为很重要的一个方面就是要具备正确的角色意识。秘书的角色意识是做好秘书工作的重要保证，在秘书工作中，把握秘书的角色特征，调整秘书的角色定位，注重秘书角色意识的培养，才能更好的开展秘书工作。
目前我国官方尚没有做出明确的表述，但民间却有着各家之说。狭义的秘书定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员”。广义的秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务的助手”。领导工作少不了秘书，而要做好一个秘书就必须顺利完成领导交给的各项工作。了解秘书角色和角色意识，注重培养秘书的角色意识，加深秘书对自己的认识，对开发自身潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很强的现实意义和理论意义。
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一、认识秘书角色多重性的意义
秘书在实际工作中，必然与社会公众建立各种社会关系，随着这些社会关系的变化秘书的角色也会发生相应的变化。这就要求秘书扮演好并不失时机地变换自己的角色，充分发挥角色转换效应。
（一）有助于明确秘书的工作任务及职责
秘书的工作宗旨是做好“三服务”:为领导服务，为社会服务，为部门服务。秘书的主要职责有：辅助决策，沟通信息，协调关系，保守秘密，办文办会和管理事物等。相对于不同的服务对象，则扮演了不同的秘书角色。正确地把握好所担任的角色则能更好的清楚自己的职责以及需要解决的问题，以适当的身份角色去解决所面对的问题。则能更好地完成任务和达到更好的效果。如果不能正确把握好自己所扮演的角色，则会给工作带来更多的问题和矛盾。
（二）有助于服务以后的工作
秘书工作的指导思想就是服务。服务是秘书活动内容的实质。秘书在社会活动中扮演了一套角色系统，但在特定的时间、场合和条件下，可以转换为主角升为主导、支配地位。所以秘书角色具有多重性：既有配角的一面又有主角的一面；而配角是核心是实质，是秘书的基本角色。
社会对秘书的“角色期待”或行为模式的要求，决定了秘书必然对领导施加影响并予以遵从，也就是要认真领会领导意图。遵从不是表面的服从，也不等于盲从。秘书工作者应该有独立的人格，对于领导的缺点错误要敢于提出，想方设法促使其纠正。在大是大非问题上，要敢于坚持原则，绝不唯唯诺诺，阿谀奉迎。
秘书正确地确定好自己的角色，则能更明确自己的工作目标，从而可以从实际情况去有意识的培养自己所需的能力，更好的服务以后的工作。另外如果对秘书角色的认知偏差，则会影响秘书与领导，米看书与部门，
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秘书与群众之间的关系。
（三）秘书之职重在参谋
秘书参谋辅助定位主要是指围绕领导者的管理目标，决策思想，随时有效地
为领导者进行决策管理提供准确全面的信息，即时针对领导者的咨询给予切实明
确的回应，提出通过周密思索论证而形成的建议与方案，以及进行决策实施中的某些协调和督察辅助，乃至为领导拾遗补缺，提醒劝谏。
秘书参谋辅助性是秘书服务工作的根本要求，也是当今的秘书职业在各领域中的根本定位。秘书的参谋辅助性也是智能化和事务化的高度统一，过去那种“承上启下、收收发发、接传电话、写写报报”的事务性辅助工作，已不能体现现代秘书工作的本质含义。新时期的秘书不仅要熟悉国家大政方针，掌握国内外经济技术最新动向，了解企业生产、经营管理，而且还要具备较强的运筹策划、组织协调、随机应变和综合分析能力，这就对秘书的智慧、知识、能力和水准提出了更高的要求。随时以高度的职业敏感，从苗头性、倾向性、超前性问题和诸多表象中，捕捉各种信息，判断预测事物发展的趋势，辅助领导做好决策和决策的贯彻落实，这已成为现代秘书工作重要标志和一切工作的出发点和归宿。
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二、秘书的多重角色及其应具备的素质
秘书职责多样性决定了秘书角色的多重性。在秘书实际工作中，秘书的工作表现也是多种多样的。
（一）秘书的“普通员工角色”及应具备的素质
任何一位秘书都应该清楚地认识到自己也只是一名普通员工，应遵守员工守则和尽一名普通员工的义务去服务于公司。同时也应该告诉自己，自己也有属于自己的权利，随时要学会去保护属于自己的权利，做到遵纪守法。
秘书工作中一个最大的特点就是近身于领导，如果自我认知稍差的秘书人员则会利用这一特点而产生一种高人一等的优越感，从而导致做出和说出不合乎自己身份的行为和话语。
所以秘书人员首先得清楚自己是普通员工的身份。
（二）秘书的“助理角色”及应具素质备的
秘书既要参与政务，又要掌管事务；既要统筹全局、出谋划策、参与决策，又要周密组织、精心协调、推动决策的落实；起着承上启下、衔接内外、沟通左右、联系各方的桥梁和纽带作用。秘书工作的性质决定了秘书首先是领导机关和特定领导者的工作助手，必须发挥参谋助手作用。秘书是领导的参谋助手，处在十分重要地位，做好了秘书工作，也就保证了领导工作的正常进行。
参与政务。就是参与领导者的某些政务活动，为领导制定政策、解决重大问题出主意想办法提供依据和预案。秘书参与政务就是在领导决策中当好参谋，承办领导决策有关事务。秘书应在领导决策的整个过程中积极地为领导的决策提出建议，供领导决策时参考。
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首先是决策的准备。这个阶段包括决策目标的确立，拟定决策方案，直至决策信息的搜集。秘书要畅通各种渠道，广泛收集信息，尽可能地占有全面的系统的资料；科学的进行信息的整理、筛选、加工和分析、综合；然后提出各种可行的意见或方案，方便领导参考。
然后是决策的确定。领导对决策方案进行选择做出决定时，秘书应发挥好参谋作用。在各个方案送交领导前，秘书应进行必要的整理，对其中的疑难问题，要要求研究人员做进一步解释；分析各个方案的优劣，提出倾向性意见；要提供所需的资料，必要时给领导以适当提醒，促使领导下决心进行决策。
最后是决策的实施。在这一阶段秘书首先是检查、督促决策的执行。领导做出决策，首先，秘书人员做好决策的贯彻落实工作。当执行部门行动迟缓，影响工作进程时，秘书就要按照领导意图及催促有关部门尽职尽责的完成工作。其次，是作好决策实施的信息反馈工作，协助领导实施追踪决策。随时掌握决策的执行情况，做到及时汇报，使领导能够适时调整决策目标或修正决策方案，从而保证决策更具有客观现实性。
搞好服务。服务性是由秘书的职责决定的，搞好服务就是为领导的决策创造方便条件，以提高领导者乃至全机关的工作效率。事实上，作好服务和参与政务是相辅相成的。若秘书的服务意识强烈，并身体力行，就会节省了领导者的宝贵时间。从这意义上讲，搞好服务就是间接参与政务，协助了领导决策。秘书要再以下三个方面具体体现：
1.提高为领导服务的能力。秘书有义务协调机关各部门之间的关系，为机关各部门提供良好的服务。因此，在工作中，凡是重要会议、重大活动或是紧急活动，都需要秘书全力以赴；不分份内份外，不计报酬；平时还要注意征求有关部门对秘书工作部门和服务人员服务质量的反映和建议，做到对正确的批评虚心接受；对好的意见、建议积极采纳。
2.提高为基层群众服务能力。秘书代表机关应以主动热情和耐心的态度为基层群众服务。
3.提高为机关部门服务的能力。秘书有义务协调机关各部门之间的关系，为机关各部门提供良好的服务。因此，在工作中，凡是重要会议、重大活动或紧急活动，都需要秘书全力以赴；不分份内份外，不计报酬；平时还要注意征求有关部门对秘书工作部门和服务人员服务质量的反映和建
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议，做到对正确的批评虚心接受；对好的意见、建议积极采纳。
管理事务。秘书负责掌管从办文办会到总务生活安排以及每一项决策的形成和贯彻等许许多多机关日常事务工作，必须做出时间安排，提供有关资料，发出通知；甚至在参加讨论时，要作好记录，当决策形成后，不仅有拟稿、修改、定稿和打印下发等工作，而且还要及时了解所下发执行的决定、决议是否切实可行，以实际情况有没有脱节的情况。如果发现执行单位拖延不办，就要通过发文、打电话等形式催办，或到单位查问，找出症结，限期办理。如有群众来信来访，还必须热情真挚地接待，并作出处理或转告给领导。秘书这些看似琐碎繁杂的工作，却能使领导者从事物工作中解脱出来，提高了工作效率，因为领导因限于时间和精力，不能一一处理，往往委托秘书办理。秘书也只有掌管了事务性工作，其作用才真正得以发挥。
（三）秘书的“作家角色”及应具备的素质
在党政机关和企事业单位的活动中，经常需要跟其他组织发生联系，无论是主动对外发文，还是答复其他单位的来文，都需要秘书人员进行文件撰写工作。撰写工作得好与坏，对于能否保证文件的质量和发挥文件应有的效用都很重要。因此要求秘书要有一定的写作水平，要熟悉应用文体的基本知识，自如运用各个文种，思路清晰，结构合理，语言生动，表达准确，能够在领导授意下，写作不同类型的文章。
协助领导起草讲话稿。这是秘书一项基本工作，要求秘书有一定的理论政策水平，有较强的政治敏感性和生活洞察力，更有敏捷的思维和锐利的目光，善于体察生活中的典型事例，并挖掘其典型意义。首先要认真领会领导意图，明确发言目的，这是行文的前提；其次要加强调查研究工作，充分占有材料；然后拟定提纲，安排结构，认真起草，反复检查，认真修改，写出既符合领导要求又切合实际的讲话稿。
根据领导意图，草拟各种公文以提供集体讨论。公文，尤其是指挥性、规范性、政策性很强的公文，必须符合党和国家的方针、政策和法律、法令，符合客观实际情况，充分体现本机关领导层的决策意图。而做到这些
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就必须认真做好公文撰写的准备工作。如何才能做好工作的准备呢，除了具有掌握公文的原理，具有相应的写作技巧外，最重要的是吃透“两头”和吃透“下头”。吃透“上头”就是要认真领会学习上级党和国家的方针政策和法律、法规。保证撰写公文与党政机关在政治上和思想上保持高度一致，具有权威性和指导意义；吃透“下头”就是要了解基层的实际情况，保证公文提出的解决问题的措施和办法切实可行，符合工作规律，具有针对性和可行性。只有吃透“两头”，才能在动笔之前成竹在胸，从而保证公文既有高度，又有广度和深度。
拟写调查报告。调查研究是秘书人员基本的工作手段之一，在秘书工作中，辅助决策、起草文稿、协调工作及答复询问等日常工作都离不开调查研究。调查报告则是秘书用文字形式把调查研究的结果表达出来，是整个调查研究过程的最后完成阶段。
（四）秘书的“公关角色”及应具备的素质
公共关系旨在使组织的各项政策和活动符合于广大公众的要求，在公众中树立良好的组织形象，以谋求社会公众对组织的了解、信任、好感与合作，并获得共同利益、共同发展。秘书在组织中扮演着公共关系职业者的角色，简称为“公关角色”。通过对个体的人、团体的社会组织的交往与接触，为本组织广结良缘，以形成广泛的社会关系网络和有利于组织发展的社会环境。秘书从事交际性公共关系工作，灵活而富有人情味，即沟通了信息又联络了感情。秘书作为领导的助手，其工作往往是被动的，但有时候也有“代理”领导的时候，特别是处理本组织与社会公众的关系方面，更需要公共关系的艺术和技巧。一个组织要树立良好的形象，必须及时地向社会公众宣传和推广自己，有计划的“制造新闻”吸引新闻界和社会公众的注意和兴趣，争取媒介的报道，从而提高组织的知名度和美誉度。而秘书在组织中的特殊地位，决定其便于建立与社会公众的广泛联系，利于 及时地沟通社会组织与公众的信息交流，缩小与社会公众的心理距离，建立和谐的人际关系。公关活动是一个组织为创造优良的社会关系环境，争取公众舆论支持的一种协调、沟通、传播活动。公关活动包括日常的、自
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觉的、自发的、专职的等各种形式。企业中的公关部是专职的公关部门。虽然秘书人员不是专门的公关人员，在党政机关中也没有设立专门的公关部门，不过秘书人员平日里处理和协调各种关系的活动和工作中多少都带有公关的色彩。因此，不同于庸俗的关系，秘书的公关角色是为了更好地做好工作。
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三、培养秘书多重角色的途径
在21世纪的今天，随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视。如何使秘书人员适应这种时代的脚步和跟上这发展的速度，秘书人员应该从各个方面去不断的提升自己在各方面的能力，不仅需要专业的业务水平同时也应该不断的提升自己的素质和培养各方面的意识。
（一）培养正确的秘书服务意识
一个秘书能否经常意识到自己是“秘书”，意识到社会对秘书角色的期待，是能否进入秘书角色、适应岗位的关键。因此，秘书的角色意识是秘书人员对秘书角色的心理体验，是秘书工作活动中的心理活动。淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书自身的主观能动作用，只能做一个机械履行秘书职能的“机器”，不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。例如说秘书是领导的“高级保姆”，这就贬低了秘书工作，是对秘书工作性质的误判：秘书是“花瓶摆设”，这就轻视了秘书的工作。
因此，一名优秀的秘书人员，不仅应具备良好的业务素质，拥有熟练的操作技巧，正确的角色意识更是有助于秘书在工作中获得“事半功倍”的效果。因为秘书每天要处理的事情很多，要接触的人也很多，只有端正了态度，摆正了位置，才不至于犯“角色错位”的错误，才能在纷繁复杂的人和事中做到忙而不乱、从容应对，才能更好地为领导提供及时、准确、高效的服务。
必须树立和培养鲜明的服务意识。秘书工作总的指导方向与其他社会工作一样，都是为人民服务，为社会服务的。所不同的是秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务领导为直接目的，也包括间接为基层或其他部门服务。秘书必须把服务作为基本职能，树立自觉服务的意识，在领导活动和政务活动中甘当配角。
必须培养和树立强烈的服从意识。秘书是领导决策的坚定执行者和维护者，秘书必须坚定不移、毫不走样的贯彻领导决策，执行领导决定。秘
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书在执行领导决策中的创造性，只能实际形式上的创造和丰富，而不是内容上的偏离和改造。服从是秘书起码的角色意识和一种基本的职业道德品质，秘书应学会对不同领导的适应和心理调节,保持心态稳定和平衡.
必须培养和强化高度的责任意识。秘书人员身处领导身边，直接为领导服务，在社会生活中赋有重要责任。只有强烈的责任意识，在为领导活动服务的过程中认真履行自己的神圣职责，才能实现自己的价值.
（二）具备普通员工素质的途径
秘书作为公司内的一名职工，应该意识到自己和其他人一样，都是为了实现组织目标而工作的，只是工作分工不同、职责不同而已。秘书不要因为自己处在领导身边、接近领导而感到地位特殊，甚至高人一等。每一个公司员工都要有良好的政治素质和高尚的道德风貌。政治素质是指政治方向、政治立场、政治品德和思想作风；道德素质是指职业所要求的道德观念、情操、品质等。
第一，要有坚定正确的政治方向。办公室文秘人员必须坚持社会主义政治方向，时时刻刻保持政治上的敏锐性，关心国内外时事、政治、认真学习、深刻理解党和政府的重大决策，并尽可能通过对时事的研究，预测未来发展趋势，主动做好工作。
第二，要有敏捷高效的工作作风。办公室文秘人员必须有强烈的时间观念和效益观念，养成雷厉风行的工作作风。遇事反应敏捷，办事干净利落，抓紧时间，讲求效率。同时，高效必须优质，从辅助决策到办理事务，从理性分析道见诸文字，都要周密细致，各种数据一定要仔细核实，避免出错。
第三，要有忠诚可信的个人品行。忠诚是做人的根本之道，也是文秘人员必备的品质。细心周到、认真负责地为领导服务，为其他部门服务，决不当面一套，背后一套，或者把为领导服务作为捞取私利的筹码。
（三）具备助理角色素质的途径
秘书工作需要全方面的能力，对领导有很好的辅助和参谋作用，更需要有广博的知识和各方面的能力。这些能力主要有：第一，调查研究的能
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力。秘书人员要掌握多种调查研究的方法，能够准确及时的收集各方面的信息，听取不同意见，并善于分析综合，归纳总结，为领导决策提供可行的方案。第二，收集资料的能力。秘书人员要熟悉各种资料，熟练掌握各种资料检索方法，能够及时应用各种资料。同时还应注意收集资料建立自己常用的资料本，逐渐积累资料，以利于工作。第三，管理事务的能力。作为办公室的秘书要管理日常事务，诸如组织会议、接待、管理介绍信、照管办公室、收发文件、保管资料等，需要具备细心周到、有条不紊的管理才干。
（四）具备作家角色素质的途径
秘书的作家角色决定了秘书必须具备较强的文字表达能力。文字表达能力是秘书人员的一项基本功。秘书的文字工作范围，包括起草文稿、会议记录、编写简报、来往信件、调查报告等等。在写作中，要求观点正确，行文规范，内容符合党和国家的有关方针政策，符合实际情况，同时文字要简洁、表达要准确。与文字表达能力相关的，是秘书人员要有丰富的文化知识、较高的政治理论水平，以及熟悉有关法律法规，了解实际情况。
（五）具备公关角色素质的途径
秘书人员是公司与外界联系交往的桥梁和纽带，秘书必须要有良好的人际关系。这就要求秘书要具备良好的形象和较强的口头表达能力。对秘书人员口头表达能力的要求是口齿清楚、表达准确和一定的艺术性。因为秘书代表的是公司的形象，在工作中，秘书常常要与各式各样的人，各种身份的人交谈，在交谈中注意说话的艺术十分必要。
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结 论
总而言之，一个秘书要想干好自己的工作，首先必须清楚自己所担任角色的社会地位、身份及行为，必须深刻了解自己的角色本质，才能在头脑中形成一个秘书角色的立体形象，而秘书角色意识具有主观能动性能够驾驭其他心理活动的特殊功能。因为人们的工作、学习、生活等各种活动都是在意识的支配下完成，秘书的角色意识是对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知与认识自己周围人的种种角色关系的理解与协调。秘书的角色意识是做好秘书角色意识并培养秘书角色意识，才能充分地发挥秘书人员的主观能动性，才能树立正确的角色。秘书工作是一项综合性工作，对秘书多重角色的认识不仅是一个不一而论的理论问题，也是一个实践问题。秘书的不同角色及素质要求，并无意将秘书这一重要职业复杂化，其目的是使在岗秘书增强工作的应变能力和适应能力，防止出现角色错位和行为失当，尽可能根据工作的不同情况，恰当地转换角色，以巧取胜。
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谢 辞
本论文的工作是在导师李馥明教授的悉心指导下完成的，李馥明教授严谨的治学态度和科学的工作方法给我极大的帮助和影响。在论文完成之际，衷心感谢一年来李馥明老师对我的关心和指导。在本文的撰写过程中，李馥明老师在学术上，论文结构安排上，提出许多宝贵意见，在此表示衷心的感谢。感谢我的家人，是他们的理解和支持使我能够专心完成学业。最后，衷心感谢在百忙之中抽出时间来评阅论文和参加答辩的各位专家、教授。
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参考文献
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