对任何成功企业来说，优化现金流和避免坏账都是两个关键目标。建立良好的信贷控制系统是实现这两个目标的起点。
本简报将帮助您确定什么方法适合于您的企业所属类型——以及您应当如何与不同的客户打交道。
本简报解释了应该如何：
• 为客户确定赊销条款。
• 防止逾期付款。
• 与不能或不打算付款的客户打交道。 1.在您授信之前
1.1 要求每位客户填写一份赊销交易申请表。
这应包括：
• 企业的全称，以及企业是否使用其它不同名称开展经营。
• 注册号（如果已注册）。
• 所要求的信贷额是多少。
• 付款问询联系人是谁——包括详细地址、电话和传真号码以及电子邮件地址。
• 向哪里寄送发票，因为发票地址常常与交货地址不同。
核实对账单地址，因为这里也可能存在差异。
• 企业使用哪一家银行——名称、地址、银行代码和账号。
• 至少两个交易资信证明人的详细信息，它们应当是常用供应商。
• 关于同意取得银行资信证明人的请求，以及关于同意取得信用资信证明人的请求。
• 企业所有者和运营者的详细信息。
• 企业的法律地位。
1.2 在下订单阶段，与您的客户约定支付条款以避免之后出现混乱，并以书面形式对其进行确认。确保您的标准支付条款打印在您的贷款申请表中（同时也打印在包括发票在内的其它相关文件中）。 条款应包括：
• 所提供的信贷期限。例如，是否应在自发票开具日起的30日内付款。
• 您提供的任何折扣或回扣的详细信息。例如，与即刻付款或大宗采购相关。
• 您的价格是否不含运费（“现场交货”）。
• 您是否对逾期账款收取费用，如果是，收取多少。
• 列入一条“所有权保留”条款（规定在收到货款之前，商品仍属您的财产）可能是适当的。 2.核实商誉
利用向您提供的信息来核实新客户的商誉。
2.1 通过向信用咨询机构付款以获得即时公司检索服务，获知在线信用评级。
您会因此获得关于客户的有价值信息，包括：
• 过去三年内报告的财务信息。这些信息中的一些可能已经过期，但它通常可以使您能够很好了解公司的财务实力。
• 建议的信用额度。
2.2 从交易供应商处取得信贷资信证明。确保问询对象是该企业真正的核心供应商。在现实中，交易资信证明的价值是有限的，因为它们通常比较迟缓，经常受到保护，有时还存在偏差。
向提供资信证明的人士提出的问题为：
• 它们与您的潜在客户开展交易活动的时间有多久？
• 它们向客户提供怎样的信贷条款（额度和期限）？
• 您的新客户是否按照所提供的条款规定进行付款？
• 您客户的平均月度支出是多少？
• 除了作为独立的交易供应商之外，它们是否与您的客户的业务有任何形式的关联？
• 是否存在它们认为相关的任何其它信息？
通过电子邮件发送表格或提供电话号码，想办法尽快收到答案。
2.3 申请获得银行资信证明。
• 回复将使用标准措辞。您需要对这些内容进行解释，以确定它们是否属于负面证明。有时资信证明可能过于模棱两可，以至于无法参考。要求您的银行帮忙进行解释。立即向您的银行支付费用，并随附客户的同意书。 3.授信
是否向客户授信的决定权在您。决定一项信贷政策。
3.1 当您为每个客户设定最大信用额度时，要考虑：
• 客户希望得到多少赊销额度？
• 如果您不提供任何赊销，客户是否仍会下订单？
客户可能更希望得到一项“随单付款”的折扣。
• 您能承受多少信贷额？
巨额订单的长期信贷条款可能不会有问题，特别是在您不得不依照较短的信贷条款向供应商付款的时候。 • 您对客户的掌控程度如何？
如果您的客户能够很容易地转向另一家供应商，您的风险就更大了。
• 您能够承担多少损失风险？
应当定期审查信用额度。如果对手向客户提供了更多的信贷，您就可能失去业务。
3.2 使授信的风险降到最低限度。
• 作为开始，向新客户授予一个适中的信用额度。当您与客户的关系允许时，您可以提高信用额度。 • 开立一个信用卡商业账户。
向银行寻求建议。
• 考虑办理信用保险。
• 考虑使用大多数信贷咨询机构都提供的监控服务，以追踪您的客户的财务状况。
• 考虑保理在现金流和信贷控制方面的优势。
3.3 为“不同客户如何支付其发票“做出规定。
• 除非有订单号，否则许多公司不会付款。
• 某些公司需要在某个特定日期之前将发票转至会计部门，否则会错过每月的支票开具期。 4.履行订单
4.1 立即得到订单信息。
如果它们不正确，客户就拥有延迟甚至拒绝付款的所有权利。
• 要求您的客户以书面形式确认订单，包括订单号。
如果您正在提供服务，比如咨询，那么订单就应当列明即将开展的工作。
4.2 获得商品的交货证明。
• 获得承认收到商品的签名。考虑使用经EMS记录或保证的交货服务。
• 在所有订单中都包含包装记录单，给出订单号并列出交付的物项。保留副本。
4.3 确保让客户满意。
• 如果有任何问题，则立即予以理清。 5.发票
5.1 一份清晰且易于理解的发票将有助于客户更快地付款。
除了客户所欠金额之外，您还要确保列入了下列重要详细信息：
• 商品的详细描述。
• 对订单号的引用。
• 约定的付款日期（与交易条款相一致）。
• 您的完整银行信息和地址。
5.2 在商品发送之日寄送出您的发票。
• 如果发票的寄送时间延迟，就会发出错误信息，在客户收到发票之前，您无法收到款项。
• 将发票寄送给适当的人士。
提前确定该人士的身份，或确定发票的寄送地址。
5.3 每个月都要尽早寄送出对账单。
在收到对账单之前，许多公司不会为发票付款。
• 列入所有当前交易的详细信息以及您的支付条款。 6.催款
6.1 如果您希望立即采取行动，那么打电话就是说服延期付款者付清款项的最快方式之一。在账款到期时立即开始催收款项。
始终关注：
• 首先是最大额的债款。
• 您认为可能处于财务困境中的客户。
• 时间较长的账款。
除非有特殊情况，否则超过一年的债款不太可能收回。
6.2 使成效最大化。
• 始终把客户的详细信息、发票号、日期和金额放在手头。
• 保留您所有电话记录，连同日期。 7.对待辩解
对辩解始终保持怀疑，因为它们常常可能只是延期还款的策略。将这些客户置于催收清单的前列。 当处理不付款的常见辩辞时，采用一种专业但友好的方法。
7.1 “我还没有收到您的发票。您是否能够寄送一份副本过来？”
• 核对发票地址是否正确。
• 立即将发票的另一份副本通过电子邮件（或传真）寄送给同您谈话的人士。
打电话确认发票是否已经收到，并核实您可以期望付款的时间。
7.2 “您的发票放在下一次支票开票期处理。”
• 核实客户采购分类账详细信息是否正确。
• 询问支票开票日期。
• 提前几天打电话，确保您的发票将得到支付。
7.3 “我将很快处理它。”
• 询问何时处理。
7.4 “您的发票尚未入账。”
• 要求您为之供货的买方授权付款。
然后向会计办公室打电话确认买方是否已经这样做。
7.5 “支票正在寄送途中。”
• 询问邮寄日期和支票号码。
7.6 “我们遇到了现金流问题”或“我们无法付款，除非得到别人的付款。”
• 这是一个极其严重的警告信号。 8.停止清单
停止清单是您不打算对其进一步授信的客户。
8.1 定期更新您的停止清单。
• 将其分发给适当的雇员以防止向其进一步授信。
8.2 不要再向清单上的客户供应任何商品，直到它们付清迄今为止的账款为止。
8.3 告知延期付款者，它们“被停止了”。
• 这样做能够促使它们付清账款，特别是当他们意识到他们打算进一步下订单的时候。 9.人为因素
通过信贷控制流程，与您的客户维护积极的个人关系。如果您采用友好的方式，就更可能得到您想得到的
答复。
如果您没有其它选择而只能采取法律行动，则通过采取下列步骤来维持这个方法：
9.1 与客户讨论您的状况。
• 向客户解释说，您很重视客户的业务。
• 向客户解释说，您已经收到了采取法律行动的建议。
要明确的是，仅在没有任何其它选择的情形下您才会采取这种方法。
9.2 如果可能，向公司的总经理或财务总监汇报情况。
• 公司总监与对方公司的同职位人员进行沟通，通常可以理清问题。
• 这种对话可以使您判断公司是否有付款资金。
