电子邮件的礼仪
——让我们高效地沟通
现状问题：
1． 主题不明确或缺失或冗长；
2． 未针对事件相关人群发送，不知何时抄送直属领导； 3． 内容不够规范，如：称呼、开头语、结束语； 4． 正文叙述长篇大论，重点/主旨不明确； 5． 对外发送的附件图片杂乱、不规整。
工作往来中的电子邮件代表着公司及自身形象，显示着公司及自身的水平和实力，直接影响到客户对公司、同事对自己的评估。所以，我们必须重视日常工作中的商务电子邮件的写作。结合我们员工在使用电子邮件时存在的上述几点问题，本文将简要叙述电邮格式及应遵循的有关原则。
一．标题
◆不要缺失标题，这是最失礼的。
◆一封电邮尽可能只针对一个主题，不在一封电邮内谈及多件事情。 ◆要反映邮件内容和重要性，不要使用含糊不清的标题，如 “某某收”。 ◆回复邮件时，可根据内容需要更改标题，不要“RE RE”或者“答复 答复”一大串。 ◆正确地标题写法，例如“关于xx会议的通知”、“xx项目预警”等。 标题是收件人了解邮件的第一信息，要使用简明扼要、意思明确的标题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
二．称呼、开头语、结尾语
◆开头要称呼收件人，在多个收件人的情况下可称呼“大家”、或“ALL”等。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x副总”；如果不清楚职务，则按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但须先搞清性别。 ◆开头结尾最好要有问候语，最简单的例如”你好”、“Best Regards”、“祝您顺利”、“顺颂商祺”等。再尊敬一点的开头结尾语，可向对方道谢或问候，如“感谢您出差期间的关照”、“好久不见，身体可好”等。 俗话说礼多人不怪，礼貌一些总是好的，即便你的邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
三．正文
◆写电子邮件切勿长篇大论，应尽量简单明了地表达。如果事情确实复杂，正文最好用
1、
2、
3、4列几个段落进行清晰明确的说明，如有需要可单独写个文件作为附件进行详细描述。 ◆尊重对方，经常使用“请”、“谢谢”之类的语句，轻易不要使用表示强烈的标点或字眼。 ◆尽量避免拼写错误和错别字，发送前自行检查，确认行文是否通顺，拼写是否无误，并保证一次邮件交待完整信息。 ◆合理提示重要信息，可用粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对重要信息进行提示，但不要过多。 ◆对于与技术相关信息的邮件，可利用图片、表格等形式来辅助阐述。 总的来说，邮件正文应遵循五大原则：准确、简洁、完整、清楚、礼貌。电子邮件是用于商务办公的，切勿使用电子邮件对他人或对他人意见进行评论。
四．附件
◆附件文件应按文件内容准确命名。
◆正文中应提示收件人查看附件，并对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 ◆附件为产品、零件图像时，应注意拍摄物整洁、周边无杂物，对外发放的图片信息直接代表公司形象。 ◆附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
◆如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 ◆如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。 五．结尾签名
◆末尾加上签名档是必要的。这样对方可以清楚的知道发件人信息，签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多。例如： 六．回复技巧
◆及时回复Email。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”已收悉。我们正在处理，有结果立刻回复”等等。 ◆进行针对性回复。答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，使问题和解答一目了然。 ◆不要就同一问题多次反复讨论。如果双方就同一问题的交流回复超过3次，这就说明电邮沟通不畅。此时应采用电话等方式及时交流后再做判断。 七．其他 ◆邮件转发
转发邮件之前，先确认该邮件内容是否有必要告知所有收件人。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，突出重要信息。不要将RE了N回的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 ◆ 抄送（CC）
带有重要信息需知会的，汇报事件结果的，需要部门主管决策的邮件，都应发送或抄送给主管领导。非特殊情况，应尽量避免越级汇报。
综上，准确规范的邮件，不仅能反应发件人的业务水平，还可以体现发件人为人处事的态度和风格，对内有助于建立良好的工作关系，对外对对最终达成贸易起到重要性作用。因此，有必要熟悉电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。
