会议服务复习提纲
单元1 常规会议室的布置
由于会议性质及其形式多种多样、参会人数有多有少，常规的会议室要应会方要求做相应的布置，并根据会议性质提供配套的服务。 常规会议室布置的规范化要领：
1、按讲座会议的要求，把会场布置成排桌排椅，并提供投影机、放像机等。椅子的数量要与参会人数相等，椅子的间距应按规范要求布置（15-20厘米）。
2、准备好会议物品、茶具。在摆放茶具时，按规范要求布置，应摆放在座位的右前方，茶杯下方应相应摆放杯垫（如放垫碟，还应放在一块方垫巾）。茶杯把手朝向客人右手方向，离桌边约30厘米。摆放时，每个茶杯要等距离。是否摆放烟灰缸应征求主办单位的意见，若放，应放置在两个座位中间，等距离成直线。
3、会场布置好后应提前让主办方察看一下，以免会前不妥来不及重新布置。
4、要留有主办方的联系电话、负责人名字，有事便于沟通，及时获得信息。
5、主管或领班要亲临现场指挥和督导员工按要求布置会场，发现问题及时纠正。
6、布置毕业后，要进行检查。具体检查内容有：照明、窗帘、卫生、各种饮品存量及其使用期限、空调系统（是否正常，无异味）、音响设备、文具用品、会议物品的放置位置。
7、一切准备完毕后，客房服务员要进行自查，包括仪表、仪容，要符合饭店要求。
单元2 会见的布置
1 会见的布置，应根据参加会见人数的多少、客房的形状和大小来确定布置形式。人数在几十人左右的会见，会见厅可按马蹄形、凹字形摆放。规模较大的会见，可以布置成会议厅形，即用桌子和扶手椅布置成T字形。 会见厅的布置要求：
1、根据会见活动的具体内容和宾客身份、人数、客厅的大小以及客人的国籍、习俗等，对客厅进行精心布置。一个布置成功的会见厅应该是：美观、雅致，桌椅摆放主次分明、协调对称，视听效果良好，还可适当点缀一些花卉。
2、会见厅座位的安排，根据实际情况，有时宾主各坐一边，有时也可以穿坐在一起。某些国家元首会见时还有其独特的礼仪程序。如双方简短致辞、赠礼品、合影等。根据我国的习惯做法，客人一般坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面；其他客人按礼宾身份，顺序在主宾一侧就座。
单元3 签字仪式、会场的布置
签字仪式会场的布置要求：
1、签字仪式会场的布置
在签字台的后面，应摆设两把高靠背扶手椅，两椅相距1.5米，在椅子背后1.2米处，根据人数多少摆放梯式照相脚架。照相架两侧陈设常青树或散尾葵。在两个座位前摆放待签文本，右上方放置文具。如是国际间的活动，还应在两个座位中间的前方摆放挂有两面国旗的旗架。签字厅两侧可布置少量的沙发，供休息使用。
2、签字仪式的安排
安排签字仪式，首先应在事前做好文本的准备。有关部门需按时做好文本的定稿、翻译、校队、印刷、装订、盖火漆印等项工作，同时准备好签字仪式上使
2 用的文具、旗帜等物品，安排好场地、时间，与对方商定好主签人员和双方助签人员。
（1）主签人员的安排
按照我国签字仪式的规范要求，应该是客右、主左，其他人员各按身份在签字人座位后面排好站立，助签人员分别在两个签字人的外侧协助翻本、指明签字处。
（2）多边签字人员的安排
多边签字人员仪式在国际交往和国内合作当中也时常可见，情况各有不同，一些重大项目，内容繁杂，投资巨大，经几方谈判最后达成协议。其签字仪式与上述相仿，只是需相应增添签字人员的座位、旗帜、文具等用品。 单元4 会谈厅（室）的布置 会谈厅（室）的布置方法：
1、长台或椭圆形台布置
布置时，根据会谈人数的多少，将长条桌呈横一字或竖一字形摆放，桌子的中线要与正门的中轴线对齐。然后在桌面上匀称地铺上台呢或白色台布。桌子两侧对称摆上扶手椅，主宾和主人的座位要居中相对摆放，座位两侧的空档应比其他座位略宽一些。如会谈桌呈横一字形摆放，主人应在背向正门的一侧就座。如果呈竖一字形布置，以进门方向为准，客人座位于右侧，主人于左侧，译员的座位安排在主持会谈的主宾和主人的右侧，记录员一般在会谈桌的后侧另行布置桌椅就座。如果参加会谈的人数较少，也可以安排在会谈桌前按身份顺序在末端就座。 （1）会议室摆设物品
3 1)种类。有文件夹、鲜花、烟灰缸（根据主办方要求）、奶勺杯、咖啡碟、、糖盅、矿泉水、杯子、杯垫纸。 2)摆设要求
1文件夹放于座位的正前方。 ○2杯把与桌面成45度角。 ○3咖啡匙放在杯右上边，与杯把平行。 ○4咖啡碟边与文件夹底部成一直线。 ○（2）会议室摆设文具 第二节 会见、会议服务 单元1 会见厅的服务
会见，有时也称为接见或拜会。凡身份较高的人士会见身份较低的客人，称之为接见，反之称为拜会。
会见就其内容来说，分为礼节性会见、政治性会见、事务性会见等。礼节性会见一般时间较短，政治性会见一般议题较为重要，保密性强。无论属于什么性质的会见，其服务工作都非常重要，都必须经过认真策划，充分准备，注重每一个环节，确保万无一失。
要做好会见厅的服务工作，关键要掌握以下几大环节。
1、服务前的准备 （1）了解情况 （2）制定计划 （3）召集会议
2、会见厅服务
4 （1）准备用品
通常会见服务所需服务用品包括：茶杯、垫碟、垫碟巾、烟灰缸、小香巾、火柴、便笺、圆珠笔或铅笔等。除茶杯外，其他用品应于会见开始前半小时在茶几或桌子上摆好。会见的招待用品通常有茶水，档次稍高还要上咖啡，时间过长还可以上点心，夏季上冷饮、矿泉水、冰激凌。茶水一般应在宾主入座后再送上。 （2）服务程序
参加会见的主人一般在会见正式开始前半小时到达现场。这时客房服务员要将其引领到休息室或会见厅，然后先用小茶杯为其上茶。当宾客到达时，主人会到门口迎送并合影。利用这个间隙，客房服务员应迅速将会见厅内用过的小茶杯撤下。宾主入座后，一般按两名客房服务员为一组，分别给宾主上茶或冷饮，杯把要一律朝向客人的右手一侧，并送上小香巾。上茶和小香巾时要热情地道一声“您请”。如果会见时间稍长，当中应为每一位主人和客人上一块热毛巾（洒有适量香水），每隔40分钟左右要为会见双方换一次毛巾、续一次水。送毛巾时要使用夹子。续水方法是：用左手的小指和无名指夹起杯盖，用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起，侧身，腰略弯曲，盖上杯盖。注意续水时，不要倒得过快、过满，以免使开水溅出杯外，烫伤客人或溢到茶几上。 在会见进行中，要注意观察厅内的动静，宾主有事招呼要随时应承，及时协助处理。会见结束后，要对活动现场进行检查，如发现宾客遗忘物品，要立即与客人联系，尽快物归原主，如客人已离开，可交主办单位代为转交，但要有转交手续。
会议会议厅服务的注意事项：
1、宾客抵、离时要热情迎送，但要注意分寸，不可喧宾夺主。
2、操作要讲究规范，注意安全。
3、服务过程中要做到走路轻、说话轻、操作轻，不能影响客人活动。
4、如有首长会见，注意不要主动与首长握手，要求合影。首长主动握手，服务员再热情与首长握手。
5、给宾客送小香巾一定要使用夹子。
6、领导人之间会谈时控制人员进出。
7、如属保密性会见，客房服务员可在场外待命。
8、若供应饮料，应由客人开启。
9、如果供应水果，须提供配套的用具、用品。 单元2 会议、签字仪式服务 会谈服务、签字仪式服务的要求：
1、会谈服务
会谈是指双方或多方就某些政治、军事、经济、文化等问题或共同关心的问题进行商谈、交换意见的活动。一般来说，会谈的内容和形式比较正规，政治性或专业性较强，时间往往也较长。
2、签字仪式的服务 （1）服务的准备
1）了解情况。了解以下内容：签字仪式的准确时间、参加人数以及主办单位等；场地安排及布置要求；主办单位的要求；签字程序
2）人员安排。根据签字仪式规模的大小，做好服务人员分工。如果是多方人员签字的仪式，应安排好充足的服务人员，责任落实到每个人。
6 3）物品准备。签字仪式服务所用物品主要包括签字桌、台呢（深绿色）、签字笔、托盘、酒及酒杯。如果是国际间的活动，还需要旗架和微型国旗。这些物品要由专人负责，提前准备好。 4）场地布置。
（2）签字仪式的场地服务
1）客房服务员提前到达签字厅，静候签字双方人员到来。
2）参加签字仪式的人员来到签字厅后，客房服务员首先为签字人拉椅让座，然后照应其他人员按顺序就位站好。
3）签字仪式开始后，客房服务员手托着放有斟好酒的香槟杯的托盘，分别站在距签字桌两侧约2米处。
4）签字双方签字完毕，站起握手，交换文本，这时，两名客房服务员上前迅速将座椅撤除，随后，托香槟酒的客房服务员立即将酒送至双方签字人员面前，与此同时，负责陪签人的酒杯也应及时送到。干杯后，应立即上前用托盘收回酒杯。
5）仪式结束后，为客人开门，按电梯，送别客人。 6）对现场进行检查，看有无客人遗留的物品。 注意事项：
1、会议室有会议时，楼层应保持安静，无关人员应回避。
2、会议室需用扩音、视听设备时，一定要专人看管，不能离开岗位。
3、客房服务员应配合保安人员做好安全工作。
4、会议过程中的添茶续水不易过于频繁，服务时要做到说话轻、走路轻、操作轻。
5、客人抵、离会场时，客房服务员要热情迎送，但不能喧宾夺主。
6、必须尊重主办单位的意见和要求。
7、如有合影，可事先安排好位置。位置安排要按主宾顺序，主人右边问主宾主客双方可间隔排列，但两端均应由主方人员把边。
8、有时在一次仪式上可能会同时安排几个签字活动，即由几组签字人员分别在几个文件上签字。对此必须事先了解清楚，有所准备，否则，当第一个签字活动结束时，客房服务服务人员在服务过程中动作要快捷、及时，不能因自己的原因造成混乱、冷场等情况。
9、大型会议可在会场附近设置茶水台和吸烟区，并有专人服务。
10、遇有会客、电话找人，应问清被找人的姓名，轻轻开门，低声向被找人讲明情况（如楼层服务台有工作人员，可交其处理）。
