延安大学学生爱心社第六届换届暨2008－2009年度表彰大会
总结报告
张元
二00九年十月二十日
爱心社第六届换届暨年度表彰大会已经完成，为以后更好的开展社团工作和活动，现将活动中存在的不足和改进的途径详细罗列如下：
一、在对待嘉宾上出现的问题。
1.本次大会共邀请了十五位嘉宾，在制作请柬时忘记了写大会的具体时间，导致第一批请柬浪费。关于类似的情况应该吸取教训，对外发布的公文或资料都要细心，至少两个人检查，确保没有错误后打印制作。
2.。这点错误，首先，要求社团的负责人平时无论是参加各种会议或一些公共场合，都要留意许多信息，包括学校的基本信息，各组织单位的信息等等，这样在具体用时才有所准备；其次，像请柬一类对外发布的函类，一定要通过尽可能多的渠道搜集准确的信息后再制作，不能大意，错别字很伤感情。
3.邀请的嘉宾座位排序出现了问题。这是一个教训，也是一次经验，嘉宾的坐次一定要细心对待，应该多学习一些公关方面的知识，同时要足够的了解你所在的地域内的各组织的性质，级别，挂靠单位。
4.台签制作应该两面都写组织的名称。虽然我们邀请的是各组织的第一负责人，但是不一定就是本人来，如果是委派人来，让委派的 1
人感觉很不舒服。
二、荣誉证书的制作内容出现了错误，不能在开头写成“你在爱心社表现突出”，应该写成“在爱心社表现突出”，多了一个“你”。出现这次错误有两点原因，首先，打印的人应该按照修订人的最终定稿去打印制作，而不应该按照自己做的资料去打印制作；其次，出现这样的错误更主要的是平时积累不够，平时应该多注意一些常识性的知识，如证书的内容和格式、请柬的格式，使自己对这些尝试有个基本的概念，当用时能够辨别错对，并不要求把要用的都记住。
三、事先准备不充分。
1.活动部负责的绶带，如果在当天下午四点多不审查数量，可能在现场用的时候会出麻烦。这件事，全权负责本次大会的人就应该向活动部负责人讲清楚绶带的用途、数量及什么时间必须拿到哪里待检查，在密切配合下保证工作顺利完成。
2.准备了音响，没有准备mp3下载歌曲。做事情要有连带性的习惯，拿到音响就应该想到mp3，否则为什么要拿音响。
3.会议要用的衣服（西装），在提前要借好，在会议要开始的前两个小时本应该是准备就绪的时候了，确衣服还没借到，借衣服的时间占用了其他更重要事情的时间。
4.教室申请表在会议开始前至少一小时应该送到楼管处，但是在会议开始前三十分钟竟然还没有送到，竟然忘记了。
5.办公室负责来宾登记和端递茶水工作，来宾登记应该只登记爱心社以外的人员，社团的无论是老社员还是新社员，他们都是爱心社
的人，就不属于来宾，让他们登记是对自己人的排挤和不尊敬。即使他们不知道，办公室负责登记的也应该询问一下，是不是爱心社的。端递茶水的工作人员应该事先把水和杯都准备好，在会场的前边等候，看到有台签的座位上有人坐下，就应该把水递过去，但是在第一个嘉宾（法学社）入座后，竟然没有倒水的工作人员，在大会开到一半时应该换一次或补一次茶水，但水没有了。
6.礼仪没有邀请成功。在星期五与礼仪协会谈及此事时，礼仪会长说，是下午把礼仪服装还到团委的，这件事是没有打好提前量。我们应该在星期四就与礼仪协会联系，即使他们没有服装，至少可以去借。
7.大会用的资料打印许多，但没有给各负责人发下去，没有发挥材料的作用。
从这些总的来看，应该改进的有：首先，全权负责本次大会的人不应该事必躬亲，但整体过程要用的人员及物品和整个流程在大脑里必须有个清晰的轮廓，把每一件事情都交给专人负责，待一定时间集中检查每件工作；其次，这样的大型会议，内容很多，要准备的工作复杂，所以就应该在至少提前3小时把要准备的东西全部准备齐，需要的现场工作的人员全部到位。这样做的原因是，每个人为了此次工作的顺利开展，几天以来肯定消耗了大量精力和时间，毕竟使自己有些烦乱，这是完全可以理解的一种现象，我们在工作正式开始前几个小时把所有要用的物品和人全部汇到一地，逐项的验收，即使有不足的和错误的地方，我们还有时间并且有足够的人去弥补；再次，学会
合作，单丝不成线，孤树不成林，一个人的力量再大，也不可能完成一项让别人称赞的工作，除非自娱自乐。注重“我们”的力量，而不是“我”的力量；最后，使自己变得稳重、沉着，学会弥补错误，当突发事件来临时，一定告诫自己冷静，用自己已有的资源去争取尽可能少的损失，哪怕最后只是一点点的成绩。
四、现场全体社员没有发现投影仪没有打开的错误。大会已经开始了，但是投影仪的屏幕没有打开，导致前几分钟拍的相片有缺陷，社员应该始终心中有组织，组织一定会始终容下你。不论是何时何地，都不能忽略了咱们的身份，在延大除了你是一名大学生外，你还是爱心社的一名社员，这是你自己志愿加入的，你要用心去爱“她”。咱们参加大会不是嘉宾，不是被邀请的对象，而是自己的组织，自己的“家”有事情，本应该到场，但是到场并没有显示你是一位主人，因为没有主动融入到这次活动中，到了会场，应该去找事做，看不到事情应该问学长，问学姐，我能做点什么，总之不能闲着。
五、相片不清晰。照相的工作人员应该把自己看作是一名记者，要学会在瞬间抓拍镜头，勇敢的到适当的地点，找好角度拍下难忘的瞬间，而不是随便拍来拍去，相片不是求数量，经典的照片几张足以说明一次活动意义和规模等等，这次的照片没有一张是从前边拍到所有嘉宾的，没有一张是完整记录社员颁奖合影留念的。照相手稳，不能手持相机摇摆着拍照，这样的照片毕竟模糊。在有人上台讲话时，就应该到近距离拍一张完整的照片，但是我们现在的照片没有几张是可以用的，几乎都有问题。
六、主持人出现多次错误。第一点，介绍嘉宾，江吉炜是文学社社长兼《兰蕙园》报主编，而不是主编兼社长；第二点，颁奖时，社员由除了社联会和社长以外的嘉宾为其颁奖，但主持人让社联会和社长两次来为社员和干部颁奖，这样就违背了我们的初衷，显得社联会和社长没有分量；第三点，新任社长宣读完拟任命干部名单后，主持人没有组织与会社员举手表决通过，机械的直接宣布结果有效，使全场诧异；第四点，大会结束，主持人致闭幕辞后，应该欢送嘉宾，但当时却冷场。
七、在向校内网传活动照片时应该注意，照片的选取及照片说明的内容。例如新任社长上台就职演说的照片，肯定是没有拿演讲稿的演讲，不可能有事先准备的稿子，除非早有预谋，但是却传了一张手托文件夹公布常委名单的照片，说明是“新任社长就职演说”，还有一张是有老社长进行年度总结的全景照片，照片的说明竟然是“会场一角”，换届大会和表彰大会作为本次会议的主题内容，肯定所有的照片都要体现这两件事情，首先要把获奖的社员和干部合影必须传上去，其次老社长年度总结和新任社长就职演说的照片一定要有，而且封面是新任社长，不可能是其它照片。
以上说了很多这次活动的缺点，你们肯定认为我很不知足，大家都说好了，并且百度都能搜索到我们的活动了，为什么还挑这么多毛病，我们又不是专业摄影师，又不是专业服务员，又不是专业主持人。对，大家没有一个是专业的人员，爱心社没有一个专业的开展工作和活动的社员，所以我们来锻炼了，要是专业的人士，爱心社这谭潜水
能养住咱们吗？我们每次工作和活动都尽量开展的规模大一些，工作复杂一些，动用的人员多一些，这样肯定是超出了我们的操控能力范围，以此给我们提供犯错误的机会，给我们提供了学习的机会，进步的机会。假如每次活动都在我们的掌控之中，我们轻而易举的成功的一次又一次的开展工作和活动，我们也能服务同学，也能呼唤爱心，但是我们又有什么收获呢？我们只能是自欺欺人，自娱自乐，每天都是愉人节，开会就是一言堂，我们最后收获的是什么，一点名气，那有什么用，除了满足一点点虚荣心。我们不会的东西还是不会，会的反而被误导了，最终当我们走出爱心社，回首走过的路，如果你能说一句“我的张元学长交给了我许多宝贵的东西，多亏他务实，多亏他认真”，这我就知足了，也就欣慰了。
